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はじめまして。
昨年10月に入社した新卒エンジニアの鈴木です。現在情報システムグループで社内SEをやっています。
今回は社内SEとしてこの半年間やってきたことを振り返って行こうと思います。
(情報システムチーム 鈴木悠太 2020新卒でジーニーに入社。慶應義塾大学理工学部出身)

Contents

1 社内SEって?
2 直面した問題① 管理すべきものが多い!
3 GASとSlack Incoming Webhookで自動通知飛ばしてみた。
4 直面した問題② タスクがめちゃくちゃ多い!
5 Jira Core導入
6 さいごに

1 社内SEって?

社内SEの主な仕事は以下の3つです。
・社内のIT問合せ対応
・社内の資産管理・調達
・アカウントの管理・設定
社内のITコンシェルジュのような存在をイメージしていただければ分かりやすいかと思います。
一口に「問合せ」と言っても内容が非常に多岐にわたるので最初は仕事を覚えることに必死でした。
具体的にはPCやアダプタの貸出・交換対応やVPN設定、メーリングリストのメンバー管理など、一つひとつ列挙していくとキリがありません。
社内SEは社内全部署がお客様です。円滑なコミュニケーションや他部署への理解が求められます。コミュ障を自負する理系インキャの私でもコミュ力はついてきたかなと思います。
とにかく聞かれたことには適切な応答ができるように日々粛々と業務をこなしています。

2 直面した問題① 管理すべきものが多い!

社内SEが管理するものは非常に多いです。
・PC
・モバイル端末
・周辺機器
・各種アカウント
例えばgithubアカウントの登録やVPN接続などの申請はスプレッドシートで受け付けているのですが、社内SEはこれらのシートを毎日逐一チェックする必要があります。面倒くさがり屋の私としてはこのチェック作業は煩わしい事限り無しでした。

3 GASとSlack Incoming Webhookで自動通知飛ばしてみた。
チェックは人が行うものだからミスや発見遅れが生じる可能性があるよねってことで申請シートに記入されたらslackへ通知が行くような仕組みを作りました。
スプレッドシートとGAS(Google Apps Script)は非常に相性が良いです。シートの情報を自由自在に取得できます。

このようにシートの記入列にユーザ名が記入されたらセルの内容を取得してslackに通知を飛ばしています。(本記事ではサンプルコードを見易くするため、一部マジックナンバーをそのまま記載しています)

Webhook URLはここから取得できます。
以上の工程を経てSlackチャンネルに通知が飛んでくるようになりました

簡単な仕掛けではありますが2つの効果を生み出すことができました。やったぜ。
・毎日シートをチェックする時間をゼロに
・チェック漏れがなくなった
エンジニアブログっぽい感じにしたかったのでコードとか入れて格好つけました。普段はもっと泥臭いことやってます。現在は機器管理台帳と格闘中です。

4 直面した問題② タスクがめちゃくちゃ多い!

これには困りました。
社内SEの仕事に抜け・漏れは許されません。毎日様々な依頼や申請を捌きながら機器管理や入退社の定常業務をこなしていく必要があります。そのためにはタスクを正確に管理し、チームメンバー間でも進捗や課題を共有認識として持っておく必要があります。
スピード感を持ちながらもヒューマンエラーを限りなくゼロにしていく努力が求められるわけです。
現在社内のIT問合せは「情シス依頼」という形でSlackコマンドとGoogleフォームから受け付けています。

この仕組み自体は非常に便利でよくできています。しかしスプレッドシートでのタスク管理に難がありました。
・ひとつの依頼内容を1行で表現しているので横に長く見辛い
・タスクのステータス管理が難しい
・そもそもR&DではタスクをJiraで管理している

5 Jira Core導入

こういったタスク管理状況を改善すべくJira Coreというビジネス・運用チーム向けのタスク管理ツールを導入しました。
Jira Coreの特徴は以下の通り。
・カンバンボードでのタスク管理
・カレンダーによる期日の管理
・詳細画面があるのでタスクの全容が見えやすい
・サマリ・統計レポート機能
・UIがイケてるぜ
イケてます。Dopeです。
どのように情シス依頼タスクをJira Coreに反映させたかをかいつまんで説明していこうと思います。
はじめに浮上した問題はSlackコマンドとGoogleフォームの両方から依頼を受け付けていることでした。依頼があれば直接Jira Coreに反映させようとしたのですが全く違う窓口が2つあったのでこれは困難だということになりました。
こういった経緯で管理用のスプレッドシートに記入された内容を取得してJira Coreに飛ばすことに。

ここでもGASを使ってスプレッドシートに記入された依頼内容が自動的にJira Coreへ送られる仕組みを作りました。便利ですねGAS。スプレッドシートからもJira Core側のタスク状況を参照できるようにリンクも挿入しておきました。
スプレッドシートの内容取得は以下のように最終行から未タスク化依頼を探索して取得しています。

次にJira REST APIを叩きました。


先ほどスプレッドシートから取得した情報をJira Coreのフィールド情報として反映されます。

結果としてタスクの全容が非常に分かりやすくJira Core上で表示されるようになりました。とても分かりやすいですね。細長いスプレッドシートの行を凝視する苦行から解放されたわけです。

Jira Coreとスプレッドシートの連携によってタスクが分かりやすく表示され、ストレス無く管理をしながら仕事が進むようになりました。
社内SEが抱える多種多様なタスクを整理することは非常に大切です。ジーニー社員の皆さんが抱える問題を解消していくためにもミスなく迅速な対応を心がけています。

6 さいごに

ジーニーに入社してからこれまでの半年間はあっという間でした。毎日様々な小さいタスクに対応して、その積み重ねの日々だったと思います。
地味で目立たない仕事も多いですが社員の声をダイレクトに聞くことができるのでやりがいも大きいです。これからもジーニー全社員がストレスなく快適に仕事していけるよう努力していこうと思います。
最後にありきたりなことを言うと入社当初なにもできなかった私を助けてくれた情報システムチームメンバーには感謝しています。先輩からのアドバイスやレビューを通して私もなんとか今に至っています。隣人を大切にするカルチャーがジーニーの良いところです。

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