チャットボット運用の課題と解決策｜成果を出すための実践ガイド

チャットボットを導入したものの、期待した成果が得られず運用に課題を抱える企業は少なくありません。成果の可視化が難しい、ユーザーに利用されない、離脱率の高さ、保守負担の増大、想定外の運用コストなど、実際の運用段階で直面する問題は多岐にわたります。しかし、これらの課題は適切な対策により改善可能です。

本記事では、チャットボット運用時に企業が直面する代表的な課題を整理し、それぞれに対する具体的な解決策を提示します。さらに、実際の成功事例も紹介し、運用改善のヒントを提供しますので、チャットボット運用に課題を感じている方は参考にしてみてください。

1 チャットボット運用時に直面する課題
2 チャットボット運用時における課題に対する解決策
3 チャットボット運用の成功事例
4 チャットボット運用に関するよくある質問
5 まとめ
6 チャットボット型EFOツール「GENIEE CHAT」

チャットボット運用時に直面する課題

チャットボット運用では、導入後に成果の可視化の難しさ、利用率の低さ、離脱率の高さ、保守負担や運用費用の増加など、さまざまな課題に直面することがあります。

ここでは、チャットボット運用時に直面する課題について解説します。

成果がわかりにくい

チャットボット運用において最も頻繁に発生する課題が、導入効果の可視化が困難である点です。多くの企業が電話やメールでの問い合わせ削減を目的として導入しますが、明確な評価指標を設定していないケースが目立ちます。

結果、実際にどれだけの業務効率化が実現できたのか、顧客満足度は向上したのかなど成果を数値で把握できず、経営層への報告や予算確保が難しくなりがちです。また、効果測定の仕組みが整っていなければ、どの部分に改善の余地があるのか判断できないため、チャットボットの精度向上や運用改善につながりません。

課題を解決するには、導入前の段階から具体的なKPIを設定し、定期的にデータを分析する体制を構築することが重要です。

チャットボットが使われていない

チャットボット運用における課題として、実際の利用率が想定よりも大幅に低いという問題があります。企業側が顧客や社員の疑問に対応できるよう充実したコンテンツを準備しても、そもそもチャットボットの存在に気づいてもらえなければ効果は発揮されません。

課題の背景には、導入時の告知不足やアクセスしにくい場所への配置などの要因が考えられます。Webサイト上で目立たない位置に設置されていたり、社内ポータルの奥深くに埋もれていたりするケースが典型例です。

利用促進には、ユーザーへの継続的な周知活動が欠かせません。メールでの案内に加え、チャットボットの設置場所を見直し、ユーザーが困ったときにすぐアクセスできる動線を確保することが運用成功のポイントです。

離脱率が高い

チャットボット運用で見過ごせない課題が、利用途中での離脱率の高さです。離脱とは、ユーザーが求める回答にたどり着く前に利用を中断してしまう状態を指します。チャットボットへのアクセス数が多くても、最終的な解決に至らなければ顧客満足度の向上や問い合わせ削減など本来の目的は達成できません。

一度「使えない」「解決できない」と判断されると、次回以降ユーザーがチャットボットを利用しなくなる点には注意が必要です。せっかく構築した仕組みが徐々に形骸化し、最終的には利用率の大幅な低下を招く恐れがあります。

離脱率を下げるには、想定される質問に対する回答精度を高めるとともに、会話の流れを見直しユーザーが迷わず目的の情報に到達できる設計が求められます。

保守負担がかかる

チャットボット運用において継続的に発生する課題が、保守作業に伴う業務負担の増加です。導入後も高い回答精度を維持するには、定期的なチューニングやメンテナンスが欠かせません。具体的には、次の作業が継続的に求められます。

ユーザーからの質問内容の分析
回答できなかった問い合わせへの対応追加
FAQデータの更新

導入段階で明確な運用体制を構築できていない企業では、これらの保守業務が担当者の大きな負荷となり、本来の業務を圧迫する事態に陥りがちです。結果として、メンテナンスが後回しになり、チャットボットの回答品質が低下する悪循環が生まれます。

課題を防ぐには、導入前から担当者の役割分担を明確にし、定期的な改善サイクルを回せる体制を整備することが重要です。

運用費用が高額

チャットボット運用で見落としがちな課題として、想定以上に運用費用が高額になるケースがあります。初期構築費用だけでなく、月額利用料やカスタマイズ費用、保守費用などのランニングコストが積み重なり、費用対効果が見合わない事態に陥る可能性があるため注意が必要です。

高機能なAI搭載型のチャットボットでは、利用規模に応じた従量課金制を採用しているケースも多く、想定よりも利用が拡大すると予算を大幅に超過するリスクがあります。課題を回避するには、導入前の段階で期待する効果を明確にし、初期費用とランニングコストを慎重に比較検討することが重要です。

問い合わせ削減による人件費削減効果や顧客満足度向上といった定量・定性の両面から、コストメリットがあることを確認したうえで導入を判断すべきです。

チャットボット運用時における課題に対する解決策

チャットボット運用時の課題を解決するには、戦略的なアプローチが求められます。ユーザーへの認知促進や情報の更新、有人チャットとの併用、運用体制の構築、適切なKPI設定、活用方法の提示といった施策が有効です。

ここでは、チャットボット運用時における課題に対する解決策について解説します。

チャットボットの存在をユーザーに認知させる

チャットボット運用における利用率低下の課題を解決するには、まずユーザーにその存在を明確に認知させることが重要です。どれほど優れた機能を備えていても、ユーザーが気づかなければ活用されません。

効果的な手法として、Webサイト上に目立つバナーやテキストリンクを配置し、自然な形でチャットボットへ誘導する導線設計が挙げられます。よくある質問ページや問い合わせフォームの近くに設置することで、ユーザーが疑問を持ったタイミングで即座にアクセスできる環境を整えられます。

また、ページの右下に常時表示されるチャットアイコンを配置する方法も有効です。社内向けチャットボットの場合は、ポータルサイトのトップページへの配置や、メール署名欄での案内、定期的な利用促進キャンペーンなどを通じて、継続的に存在を周知することが運用成功のポイントです。

情報を常に最新に保つ

チャットボット運用で利用率を維持するには、提供する情報を常に最新の状態に保つことが不可欠です。古い情報や誤った回答が続くと、ユーザーは「役に立たない」と判断し、次回以降の利用を避けます。

課題を解決するには、定期的な利用状況の分析が重要です。回答できなかった質問の内容や離脱が多いポイントを洗い出し、不足している情報を追加したり、時代に合わなくなった回答を更新したりする継続的なメンテナンスが求められます。

商品情報や料金体系、制度変更など頻繁に更新される内容については、関係部署と連携して迅速に反映する体制を構築すべきです。地道な運用努力により、ユーザーからの信頼感を維持でき、チャットボットの利用率低下を防げます。

有人チャットとの併用

チャットボット運用における離脱率の高さの課題に対しては、有人チャットとの併用が効果的な解決策です。チャットボットだけでは複雑な問い合わせや個別性の高い相談に対応しきれないケースが必ず発生するため、解決できない場合に有人窓口へスムーズに引き継げる導線を設計することが重要です。

チャットボットが一次受付として定型的な質問への回答や簡単な手続きを自動化し、より専門的な対応が必要な場面では有人チャットへ自然に切り替わる仕組みを構築します。有人対応の連携により、ユーザーは途中で離脱することなく最終的な解決まで到達でき、顧客満足度の向上につながります。

同時に、企業側も単純な問い合わせ対応の負担を削減しながら、本当に人手が必要な案件に注力できるため、業務効率化の観点からも有効な運用手法です。

運用体制を構築する

チャットボット運用における保守負担の課題を解決するには、明確な運用体制の構築も欠かせない要素です。企業規模やニーズによって最適な体制は異なりますが、一人の担当者に任せるのではなく、複数人のチームで運用することが推奨されます。

単独運用では知識やスキルが特定の個人に集中し、担当者の異動や退職時に大きな支障が生じるリスクがあるためです。チーム体制を整えることで、FAQの更新、データ分析、回答精度の改善といった業務を分担でき、一人あたりの負担を軽減しながら運用の効率化を図れます。

また、専門知識を持つメンバー間でナレッジを共有することにより、属人化を防ぎ、継続的な改善サイクルを回せる環境が整います。定期的なミーティングで課題を共有し、役割分担を明確にすることが、長期的に安定したチャットボット運用を実現するポイントです。

適切なKPIを設定する

チャットボット運用で成果がわかりにくい課題を解決するには、適切なKPIの設定が重要です。KPIとは重要業績評価指標のことで、最終的な目標達成に向けた過程で測定すべき具体的な数値目標を指します。

例えば、問い合わせ削減率、チャットボット利用率、解決率、平均対応時間といった指標を事前に定めることで、導入効果を客観的に把握できます。定期的な効果測定によりKPI未達成の項目が明らかになれば、原因を分析し、回答精度の改善や導線の見直しといった具体的な対策を講じられることがメリットです。

PDCAサイクルを繰り返すことで、チャットボットの機能は継続的に向上していきます。また、明確な数値目標があることで、運用担当者のモチベーション維持や経営層への効果報告もスムーズになり、予算確保の根拠としても活用できます。

活用方法や例文を提示する

チャットボット運用における利用率向上の課題に対しては、具体的な活用方法や例文を提示することが効果的です。ユーザーがチャットボットの使い方を理解できていないと、せっかくの機能も活用されません。具体的な質問例を示すことで、チャットボットの存在意義や対応範囲が明確に伝わり、利用のハードルが下がります。

例えば、次のような例文が該当します。

配送状況を確認したい
返品方法を知りたい
営業時間を教えてほしい
パスワードをリセットしたい

典型的な質問パターンをチャット画面の初期表示に配置すると効果的です。ユーザーはこれらの例文をタップするだけで即座に回答を得られるため、入力の手間が省けます。また、例文を見ることで「こんな質問にも答えてくれるのか」などの発見につながり、次回以降の自発的な利用促進にもつながります。

チャットボット運用の成功事例

チャットボット運用の効果を実感するには、成功事例を参考にすることが有効です。ここでは、チャットボット運用の成功事例について紹介します。

購入導線設計に成功した事例

メンズスキンケア市場で世界シェアNo.1を目指す株式会社バルクオムは、チャットボット運用により購入導線の最適化に成功した代表的な事例です。同社が導入したチャットボット「GENIEE CHAT」を活用することで、CVRを約1.5倍に向上させる具体的な成果を達成しました。

成功の要因は、ユーザーが商品を購入しやすい導線設計です。チャットボットが顧客の疑問や不安を即座に解消し、スムーズに購入ページへ誘導する仕組みを構築したことで、離脱率の低下と成約率の向上を同時に実現しました。

さらに、導入後も継続的な改善サイクルを回すための手厚いサポート体制が整っていたことも重要なポイントです。定期的なデータ分析と改善施策の実施により、チャットボットの運用効果を最大化できた事例といえます。

関連記事：株式会社バルクオム様　導入事例

スピード・CVR・成果の3UP

健康食品や美容品など約70種類の商品を展開する「さくらの森」を運営するさくらフォレスト株式会社では、チャットボット「GENIEE CHAT」の運用により「3UP」の明確な成果を実現しました。

顧客対応のスピード向上、CVRの改善、そして売上などの具体的成果の増加の3つの指標すべてで成果を上げています。特に注目すべきは、CPAの削減にも成功している点です。獲得コストが下がった分、予算を他のマーケティング施策に再配分できるようになり、好循環が生まれています。

事例が示すのは、チャットボットが単なる顧客対応ツールではなく、ビジネス全体の効率化につながる戦略的な投資である点です。CVR改善やコスト削減などの課題を抱えている企業にとって、チャットボット導入は有効な解決策となり得ます。運用体制を整えれば、継続的な成果向上が期待できる施策です。

関連記事：さくらフォレスト株式会社様　導入事例

チャットボット運用に関するよくある質問

チャットボット運用を検討する際、多くの企業が共通の疑問を抱えています。運用改善の具体的な方法や、チャットボットが苦手とする領域、実際の失敗事例など、導入前に把握しておくべき情報は少なくありません。

ここでは、チャットボット運用に関するよくある質問について解説します。

チャットボットの運用を改善するにはどうしたらいいですか？

チャットボットの運用改善には、KPIに基づいた継続的なデータ分析とPDCAサイクルの実践が不可欠です。まず、ユーザーの行動ログを詳細に分析し、どこで離脱が発生しているか、どの質問に回答できていないかを把握します。

結果をもとに、回答精度の向上や新しいFAQの追加を実施します。また、チャットボットだけで解決できない複雑な問い合わせについては、有人対応へスムーズに連携できる導線を整備することも重要です。

チャットボットの弱点は何ですか？

チャットボットの主な弱点は、複雑な質問や想定外の状況への対応が困難である点です。事前に設定されたシナリオにない質問や、複数の論点が絡み合う複雑な問い合わせ、あいまいな表現を含む質問には適切に回答できないケースが多く見られます。

また、感情や非言語的なニュアンスを理解できないため、繊細な配慮が必要な場面では限界があります。特にAI型チャットボットの運用では、学習データに基づいてもっともらしい誤情報を生成する「ハルシネーション」と呼ばれる現象が課題です。

チャットボットの失敗例は？

チャットボットの代表的な失敗例として、利用されない、回答精度が低い、費用対効果が出ない、目的が不明確、運用が続かないなどのケースが挙げられます。導入失敗の背景には、自社のニーズに合わないツール選定、FAQ数の不足、有人対応への引き継ぎ体制の欠如、想定外の質問への対応不備、導入後の改善活動の停滞などの課題があります。

特に、明確な目的設定やKPI設定がないまま導入すると、効果測定ができず改善サイクルが回せません。失敗を防ぐには、事前の計画策定と継続的な運用体制の構築が不可欠です。