2019.11.26 / 営業管理・顧客管理 

名刺管理を徹底し個人情報を守るためのツール選びをわかりやすく解説!

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顧客情報を営業活動やマーケティング活動に活かすには、名刺を一元管理することが重要です。また、名刺管理は個人情報漏洩の防止にもつながります。そこで、自社に適した名刺管理ツールを探している人や、名刺管理ツールを活用したいと考えている人のために、名刺管理の注意点や、名刺管理ツールを選ぶ際のポイントなどをわかりやすく説明します。

1.名刺管理と個人情報取り扱いの注意点

名刺の管理は、個人情報保護法という法律と深い関係があります。トラブルを防ぐためにも、名刺を管理する際の注意点について知っておきましょう。

1-1.名刺管理の注意点

改正個人情報保護法が2017年5月に施行されてから、大企業から中小企業、小規模事業者まで、全ての事業者が個人情報保護法の対象になりました。取引先や顧客から受け取った名刺も、保管するべき個人情報にあたります。紙の名刺は机の上などに放置せず、鍵のついた場所など、セキュリティ対策を行いましょう。持ち出す際のルールも、あらかじめ決めておきます。また、処分する際はそのまま捨てず、シュレッダーで処理するなど、プライバシーを保護するための対策が欠かせません。

1-2.個人情報取り扱い時の注意点

個人情報を取得する際は、本人に利用の目的を告知します。ただし、名刺交換など、連絡先の交換が必要なシーンでは、わざわざ告知する必要はありません。自社のWebサイトや書類から個人情報を取得する際は、必ず利用目的を公表しましょう。基本的に、個人情報は事前に告知した利用目的以外に使うことはできません。事前に告知していた目的以外に使用する場合は、改めて本人の同意を得る必要があります。利用目的を設定する際は、さまざまな状況を想定することが重要です。なお、個人情報は本人の同意を得ず、第三者に渡してはいけません。自社の中でやりとりをする場合は問題ありませんが、グループ企業などは第三者に相当するため注意が必要です。

2.名刺管理の目的

名刺管理はプライバシーを保護するためだけではなく、企業の生産性を向上させるためにも非常に重要です。名刺管理のメリットを最大限に引き出すためにも、なぜ名刺管理をしなければいけないのかという目的を知っておきましょう。

2-1.業務効率の向上

日頃から適切に名刺管理をしておけば、いざ名刺が必要になったときに、探すための時間が省けます。無駄な時間を削減することで、生産性の向上が期待できるのです。逆に、名刺管理を怠ったために、連絡したいと思った相手の連絡先が見つからず、ビジネスチャンスを失ってしまう可能性もあります。また、名刺とラベル作成機能を連携させることにより、ダイレクトメールやメールの送信時に使う宛名リストを簡単に作成できるのも大きなメリットです。

2-2.情報漏洩の防止

万が一、名刺を紛失したり、個人が管理する顧客情報が外部に漏洩してしまったりすると、他者に悪用されてしまうおそれがあります。悪用はされないまでも、競合他社に情報をとられた結果、ビジネスチャンスを失う可能性も考慮しなければいけません。さらに、情報漏洩した事実が発覚した場合、自社のセキュリティに対する信頼も失われ、多大な損失を招くでしょう。顧客からの信頼や自社の評判を損なわないためにも、名刺は徹底して管理しなければいけません。

2-3.顧客に関する情報をチーム内で共有する

人脈を可視化できるのも、名刺管理のメリットの一つです。集めた顧客情報を社内に共有することで、新規見込み客を開拓し、新たなビジネスチャンスを生むことができます。また、担当者の変更に引き継ぎが必要な場合も、名刺管理をしておけば、速やかに次の担当者へ引き継げるでしょう。仮に名刺管理をしていなかった場合、引き継ぎのために改めて人脈を整理する必要が生じ、無駄な作業が増えてしまいます。

3.名刺管理の注意点

ビジネスにおいてメリットの大きい名刺管理ですが、適切に名刺を管理するには、いくつかの注意点があります。

3-1.クラウド上で名刺管理する場合

クラウド上での名刺管理は、社内で共有しやすいことから、多くの企業で採用されています。ただし、プライバシーマーク取得事業者がクラウド上で名刺管理をすると、問題になる可能性もあるので注意しましょう。プライバシーマークとは、個人情報の保護体制が適切に構築されている企業に対して、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が付与する認定制度です。プライバシーマークの認定基準は非常に厳しく、個人情報を外部に委託する場合にも、細かいルールや制約が設けられています。

プライバシーマーク取得事業者は、クラウド上で名刺管理を行うことにより、プライバシーマークの認定が取り消しになる可能性も考慮しなければいけません。また、利用するサービスを決めるときは、サーバーの管理状況にも注目しましょう。万が一、火災や停電、破損などのトラブルが生じても個人情報が守られるよう、物理的に保護されているかに注目します。もちろん、物理面だけではなく、技術面の安全措置についても見逃せません。サーバーへのアクセスに対し、認証や権限の管理、記録を実施していることはもちろん、不正なソフトウェアからの攻撃に備えて暗号化などの対策を実施しているかという点にも気を付けましょう。

3-2.セキュリティに不安のあるツールを使用しない

個人情報を安全に管理するためにも、名刺管理アプリを使用するなら、安全なアプリを選ばなければいけません。名刺管理アプリの中には、名刺の連絡先へのアクセス権限を求めて来るものがあります。このようなアプリを使用すると、運営元が個人情報を勝手に利用してしまうおそれがあるので、使用するべきではありません。なお、プライバシーマークは、名刺管理アプリを選ぶ際にも一つの基準になります。プライバシーマークを取得している企業が提供するサービスであれば、セキュリティの安全性は保証されているということです。

4.名刺管理ツールの選び方

多くの企業から名刺管理ツールが提供されている中、どうすれば安全で使い勝手の良いツールを選べるのか、気になっている人もいるでしょう。ここからは名刺管理ツールを選ぶ際に気を付けるべき4つのポイントを紹介します。

4-1.セキュリティ対策が万全であること

改正個人情報保護法が施行されたこともあり、どの企業も個人情報の取り扱いに対して最新の注意を払わなければいけません。特に、名刺管理アプリは個人情報を管理しているだけではなく、外部のツールやシステムと連携するシーンも増えつつあります。情報の漏洩を防ぐためにも、セキュリティ対策が万全に施された名刺管理アプリを選ばなければいけません。特に、クラウド上で名刺管理を行う場合、データの暗号化対策やログイン認証の二重化などの対策が欠かせません。

4-2.外部ツールと連携できること

セキュリティと同様、使い勝手も名刺管理アプリを選ぶ重要なポイントです。社内はもちろん、社外にいても瞬時に情報を登録できるよう、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから使えるマルチデバイス型のツールを選びましょう。スマートフォンで撮影した画像を、クラウド上のOCR機能でデータ化する機能があれば、正確かつスピーディにデータを処理できます。CRMやSFAに、データのインポートとエクスポートができる機能も必要です。登録した情報をCRMやSFAに反映させることで、より効果的なマーケティング活動や営業活動につながるでしょう。

4-3.データの取り込みが早く正確であること

せっかく名刺の情報を素早く登録できるようになっても、内容が間違っていたら意味がありません。識字率が低いツールだと、小さいフォントが読み取れなかったり、名刺の色味によっては読み取りエラーを起こしたりする場合もあるため、注意が必要です。識字率はデータの処理に大きく影響するため、作業効率を上げるためにも、データの正確さと取り込みのスピードを重視しましょう。

4-4.ユーザー数が多いこと

安全性が高く信頼できるツールを選ぶために、ユーザー数を基準にするのも一つの方法です。ユーザー数が多いほど安全性が高く、信頼を得ているという証拠になります。ユーザー数が多いだけではなく、ある程度の期間運営している名刺管理アプリなら、ユーザーからの意見や要望も集まりやすく、使い勝手が良くなるよう改良されている可能性が高いです。

5.おすすめの名刺管理ツール

ここまでは名刺管理の重要性や、名刺管理ツールの選び方について紹介してきました。早速名刺管理の方法を見直そうと考えている人もいるでしょう。そこで、初めて名刺管理ツールを導入する企業でも使いやすい名刺管理ツール3つを紹介します。

5-1.Eight

EightはSansan株式会社が提供する名刺管理ツールです。プライバシーマークを取得している企業が運営しているため、セキュリティの安全性や信頼感は非常に高いです。Eightに登録したデータは全て暗号化されます。データセンターも、セキュリティ審査機関による認定を受けているため安心です。ユーザー数は200万人にも及び、シンプルで使いやすい機能が人気を集めています。Eightはもともと個人向けの名刺管理アプリでしたが、企業向けに有料版の「Eight企業向けプレミアム」がリリースされました。利用料は基本使用料が1社あたり1万円、アカウント量が利用者1人あたり400円です。

5-2.myBridge

myBridgeはコミュニケーションアプリ「LINE」で知られるLINE株式会社が提供する名刺管理ツールです。データ通信は全て暗号化されており、信頼感の高いセキュリティシステムを導入しています。2018年5月にリリースされた比較的新しいツールなのでユーザー数は少ないものの、全ての機能が無料で使えるのが大きな魅力です。登録した名刺の情報をExcelファイルとしてダウンロードしたり、CSV形式でデータを出力したりなどの機能も充実しています。

5-3.Wantedly People

Wantedly Peopleはウォンテッドリー株式会社が提供する名刺管理ツールです。データ送信は全て暗号化されており、データセンターも高水準のセキュリティ環境を備えているため、安心して利用できます。さらに、AIがデータ処理を行うため、人力で処理するよりも情報漏洩のリスクが少ないのも特徴です。無料で使えるうえに安全性が高いことから、2016年11月のリリース移行、わずか2年でユーザー数300万人を突破しています。

5-3.Wantedly People

Wantedly Peopleはウォンテッドリー株式会社が提供する名刺管理ツールです。データ送信は全て暗号化されており、データセンターも高水準のセキュリティ環境を備えているため、安心して利用できます。さらに、AIがデータ処理を行うため、人力で処理するよりも情報漏洩のリスクが少ないのも特徴です。無料で使えるうえに安全性が高いことから、2016年11月のリリース移行、わずか2年でユーザー数300万人を突破しています。

名刺管理はセキュリティ対策万全のツールで個人情報を鉄壁管理!

個人情報保護法の改正により、データ化された名刺の情報は、企業が責任を持って管理する必要があります。また、クラウド上で管理する顧客情報は社内で共有し、営業活動に活用することが重要です。ただし、情報漏洩などのトラブルが起きないよう、慎重に情報を管理しなければいけません。セキュリティの信頼性も実績も高いツールを導入し、営業活動に活かしましょう。

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