2019.10.10 / 営業管理・顧客管理 

営業管理に欠かせない指標の設定から達成するまでのポイントを徹底解説!

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営業部門で営業活動における指標を設定、管理している人にとって、KGIを達成するためのKPIの設定と管理はとても重要なテーマです。ここではKPIの設定と管理のポイントについて詳しく解説します。この記事を読めば、KPIの設定方法と活用方法について理解ができるようになります。KPIを活用して、ぜひ日々の営業管理に役立ててください。

1.営業管理に設定すべき指標とは

まずは、営業管理のために設定すべき指標であるKGI(Key Goal Indicator)とKPI(Key Performance Indicator)について、具体的にどのようなものなのかを説明します。

1-1.KGI(Key Goal Indicator)とは

営業管理のための基準の一つであるKGIとは、Key Goal Indicatorの頭文字をとったものです。KGIは、重要目標達成指標と呼ばれ、ビジネスの最終目標を定量的に評価するための指標となっています。具体的には、売上高や利益率などがKGIに該当します。

1-2.KPI(Key Performance Indicator)とは

KGI以外に、もう一つの営業管理のための指標のとして、KPIがあります。KPIとはKey Performance Indicatorの頭文字をとったもので、重要業績評価指標と呼ばれています。KPIは、KGIを達成するために設定した中間目標を定量的に評価するための指数です。具体的には、訪問件数、受注率、案件数、受注期間などがKPIにあたります。

1-3.KGIとKPIの関係

営業管理のための基準として、KGIとKPIがあると説明しましたが、この2つの指標はどのような関係性なのでしょうか。それぞれの指標の特徴は、KGIは結果に対する指標であるのに対し、KPIは結果を達成するまでの過程に対する指標であるということです。そのため、指標の設定の仕方としては、まず最終目標としてKGIを設定します。そしてそのKGIを段階ごとの小目標に分割します。そして段落ごとのKGIを達成するために、KPIを設定するのです。

2.KPIを設定する目的

KGIというのは目標値であるため、設定しなければならない理由は説明するまでもありません。では、KPIを設定する必要があるのはなぜでしょうか。KPIを設定する目的には、主に3つのポイントがあります。1つ目は、営業過程における目標を定量的に設定するので、評価の基準が明確になるということです。結果のみにフォーカスしていては、過程を評価するのが難しくなりますが、KPIを設定することでそれが解決されます。2つ目に、指標を共通化することで個人ごとに設定された目標に対して適切に行動が取れるということです。営業プレーヤーもKPIがあることで具体的な営業プランを立てやすくなるのです。3つ目に、KPIを設定し目標達成のための過程を把握することで改善点を明確にしPDCAを効率化することができるという点です。KPIがあれば、営業プレーヤーと管理者が共通した指標を持つことができるので過程を把握しやすくなるのです。

3.KPI設定のポイント

では、KPIはどのように設定すればいいのでしょうか。ここからはKPI設定のポイントについて説明していきます。

3-1.数値化できる目標を設定する

KPIを設定するためには、まず目標を数値化する必要があります。数値化することで、現状での達成度や達成するためにこれからやるべきことが明確になるのです。逆に数値化しなければ、達成度ややるべきことがぼやけてしまいます。KPIは指標であるため、必ず数値で設定しましょう。

3-2.必ずKGIに結びつける

KPIを設定する際に注意しなければならない点は、KPI単独で考えてはいけないということです。KPIはあくまでKGIを達成するための過程なのです。そのため、KGIに結びつけて設定することが大切です。具体的な方法としては、まず全体目標としてのKGIを段階ごとに分解して、行動レベルで実行できる目標を設定します。そして、そのKGIを達成するためのプロセスごとの目標指数としてKPIを設定するのです。

3-3.達成可能で適切な目標を設定する

KGIももちろんですが、KPIを設定する際には達成可能な目標値にすることが大切です。KGIに届かないからと不可能な目標値を設定しても意味がありません。KPI設定の過程で達成が不可能だと感じたら、プロセス自体を見直す必要があるのです。達成可能なKPIを設定したら、その達成可能な目標に対してPDCAを行います。未達成なら改善策を施し、達成できれば新たに目標値を見直すのです。目標を達成することは、営業プレーヤーのモチベーションアップにもつながります。達成可能な目標値を設定することでモチベーションが維持できるという効果も期待できるのです。

3-4.設定したKPIをメンバー間で共有する

達成可能なKPIを設定したら、その数値をメンバー間で共有します。KPIを設定していてもそれが共有されていなければ意味がありません。そして、共有というのは設定した数値だけではなく、日々の営業活動の進捗状況として共有する必要があります。KPIを見える化することで、日々の営業活動の中で常に目標意識を保つことができます。ただ、進捗状況として常に最新の状況を共有することは、ツールがないと難しい場合もあります。そんなときは、SFAツールを活用すると効果的です。SFAツールを活用して定期的に進捗をチェックすると良いでしょう。

4.営業管理者がやるべき指標の管理

KPIは営業プレーヤーが日々の営業活動の中で、それを目標に動くための指標です。それと同時に、営業管理者はKPIの管理をする必要があります。ここでは営業管理者がするべきKPI管理について説明します。

4-1.目標の管理

KPIを管理するうえでまず大切となるのが、目標意識を管理するということです。KPIはただ一方的に設定すればいいのではありません。数値目標を部下と設定、共有する際には、できるだけ具体的な根拠を説明し合意をとることが大切です。お互いに納得した目標であるからこそ、その達成に向かって進むことができるのです。KPIを設定する際には、実現可能な数値にする必要がありません。ただし、実現できない目標値は設定すべきではありませんが、何もしなくても達成できる目標では意味がありません。努力することで達成できる程度の高めの目標値を設定するのが大切です。

4-2.行動の管理

KPIを設定する目的は、結果だけでなくそこに至る過程をしっかりと数値で管理するということです。KPIの達成状況からその時点での課題を明確にし、各担当者の改善点を具体的に示し、やるべきことを認識させる必要があるのです。

4-3.案件の管理

KPIは、全体としてのプロセスだけでなく、案件ごとの進捗状況も管理する必要があります。KPIの進捗状況がKGIの達成基準に達していない場合、案件ごとに具体的な状況を確認します。そして、商談上でのボトルネックを早期に抽出し、担当者と対策案を検討する必要があるのです。KPIの達成状況が芳しくない場合には、現時点で担当者が抱えている案件の優先順位を指示し、目標達成のための最適化を図りましょう。場合によっては、目標数値の再検討や他の担当者への振り分けなどを行い、現在の状況から目標をいかに達成するかを検討します。

4-4.モチベーションの管理

KPIを管理するうえで、モチベーションの管理もとても重要な課題の一つです。まずは、担当者に対し、KPIを達成することでモチベーションを維持するという習慣を根付かせることが大切です。そのためにも、努力すれば達成できるレベルのKPIを設定することが重要になります。そして、定期的に担当者と面談し状況を共有します。KPIの達成状況をヒアリングするとともに、担当者それぞれに適したコミュニケーションを取ることが重要です。

5.CRM/SFAを活用したKPI管理のすすめ

たくさんの営業プレーヤーのKPIの進捗状況を、常に把握することはツールがなければとても大変な業務です。KPIをより効率的に管理するためには、CRM/SFAの活用がおすすめです。ここからはKPI管理のためのCRM/SFAの活用について詳しく説明します。

5-1.CRM/SFA導入のメリット

KPIを管理するにあたり、データを集計して状況を把握することは重要なプロセスです。しかし、その負荷が大きいとモチベーション低下や、実際の仕事の進捗に悪影響を及ぼす可能性があるので注意が必要です。KPI管理におけるこのようなリスクを避けるためにも、ツールを活用することをおすすめします。CRMとは顧客管理システム、SFAとは営業支援システムのツールのことです。

KPIなど、データを集計するツールとしてよく使われるのがエクセルです。エクセルはとても便利なツールですが、営業活動データの集計、分析作業には時間がかかってしまいます。また、リアルタイムで営業活動のプロセスを把握することが難しいというデメリットもあります。その点、CRM/SFAを活用すれば、集計、分析作業を誰でも簡単にすることができ、そして時間も短縮することが可能です。CRM/SFAを活用することで、営業活動のすべての行動をデータ化し、営業活動におけるプロセスを即座に見える化することができます。その結果、状況をいち早く把握し、集計・分析が簡単にできるのです。

CRM/SFAを活用することで、KGIに対するKPIの乖離箇所を早期に発見することも可能になります。特別な技術を使うことなく日々の営業活動におけるKPIの状況を把握し、改善点を明確にできるので最終目標であるKGIの達成をより現実的なものにすることができるのです。

5-2.おすすめのCRM/SFA

ここからは、おすすめのCRM/SFAを紹介します。CRM/SFAのツールを選ぶ際に最も重要なポイントとなるのが、誰でも簡単に使いやすいものを選ぶということです。簡単で使いやすいCRM/SFAなら「ちきゅう」がおすすめです。また、長期的な分析をするためにも、行動履歴を蓄積できるということも重要になります。「ちきゅう」なら、顧客や商談に紐付けた行動履歴を蓄積することが可能です。それだけでなく、その蓄積したデータを元に、過去の営業活動をチーム全員が共有できる機能も備えています。過去の状況をチームで共有することで、現在の適切な対応につなげることができるのです。

また、CRM/SFAツールを選ぶ際には、見やすい分析レポートが作れるかというのもポイントとなります。「ちきゅう」なら、蓄積した行動履歴を抽出してレポートを作成し、チームで共有できます。その結果、現場の課題に対して早急に対応することができるのです。データベースを自由に設計することができるため、自社の戦略に合わせて柔軟に対応できるというのもメリットです。

営業管理の肝はプロセス管理!KPIを管理してKGIを達成しよう!

KGIを達成するためには、まず適切なKPIを設定することが重要です。ですが、最適なKPIを設定するだけでは不十分で、KPIを達成するためのプロセスをいかに管理するかが重要なのです。営業活動のプロセスをリアルタイムで把握するためには、便利なCRM/SFAを導入すると効果的です。CRM/SFAツール「ちきゅう」なら簡単な操作で自社に最適な機能が実現できます。また比較的低価格で利用できます。まずは無料トライアルで試してみてはいかがでしょうか。

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