2019.12.11 / 組織作り 

セールスフォースでカレンダーを他ユーザーと共有する方法を解説

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セールスフォースでは、他のユーザーとカレンダーを簡単に共有できます。また、システム管理者は組織全体の共有範囲を最適化することも可能となっており、ビジネスに活用すればきっと業務を円滑に進めることができるでしょう。本記事では、セールスフォースの新版「Lightning Experience」と、現在も一定層に使われている旧版「Salesforce Classic」について、カレンダー共有の仕様や方法について解説していきます。

1.カレンダー共有の基本的な設定とは?

セールスフォースでは、システム管理者がカレンダー共有のレベルを設定することで、ユーザー間が相互のカレンダー情報にアクセスできる範囲をコントロールすることができます。スタッフ同士で共有したい業務スケジュールは、この機能をうまく活用すればプロジェクトチームごとに分けて細かく共有したりといったことが簡単に実現できます。

旧版「Salesforce Classic」の場合、自分が所有するレコードに関連付けられた行動は、自分よりも階層が上位のユーザー全員に表示されることになります。他ユーザーの行動に「関連先」または「名前」の登録がない場合は、詳細を参照したり編集したりすることはできませんが、そのユーザーよりも上位のユーザー、任命先ユーザー、システム管理者であればアクセス可能となっています。

そのほか、行動の「関連先」または「名前」が登録されていてもカレンダー情報が非公開にされている場合がありますが、フルアクセス権があるユーザーであれば参照、編集が可能です。

2.セールスフォースでカレンダー共有する際の設定レベルとは?

セールスフォースでカレンダー共有する際は、アクセスレベルを4段階のなかから選ぶことができます。個々のユーザーは、他のユーザーが自分のスケジュールにアクセスできる範囲を設定できることはもちろん、許可レベルも細かく設定できるので、プライバシーに立ち入られる心配はありません。

「詳細を非表示」に設定すれば、他のユーザーには所定の時間が空いているかどうかのみが表示されます。4つの設定のなかで一番プライバシーレベルが高く、個人で利用するのに向いている設定といえるでしょう。

「詳細の非表示、新規行動の追加」に設定すると、他ユーザーには所定の時間が空いているかどうかのみが表示されることに加え、他のユーザーが行動を追加することができるようになります。プロジェクトの運営チームや営業チームなどが利用する際に役立てられるでしょう。

「詳細の表示」に設定した場合は、他のユーザーには所定の時間が空いているかどうかだけでなく、行動の詳細も表示されることになります。スケジュールだけでなく、行動の詳細まで把握されるのでより柔軟にビジネスに活用できますが、他のユーザーが行動を追加することができないのでチームで利用するのには向いていません。

「詳細の表示、新規行動の追加」の場合は、他のユーザーにはカレンダーの行動の詳細情報が表示されるようになることに加え、他のユーザーが行動を追加することもできます。4つの設定のなかで最もプライバシーレベルが低いですが、一番柔軟な使い方ができる設定で、うまく活用すればビジネスにも好影響をもたらすことができるでしょう。

「Salesforce Classic」の場合は、さらに「フルアクセス」という設定があります。「フルアクセス」に設定すると、行動の詳細情報が表示されるだけでなく、他ユーザーが行動を追加したり、既存の行動を編集できるので、より幅広くマーケティング活動を展開することができます。

3.「Lightning Experience」での共有

「Lightning Experience」で、自分のカレンダーを他のユーザーと共有したり、他のユーザーの行動を表示したりするにはどのような操作が必要になるのでしょうか。ここで、その具体的な方法について確認しておきましょう。

3-1.自分のカレンダーを共有する場合

「Lightning Experience」で自分のカレンダー(「私の行動」)を共有する場合は、カレンダーを表示するか、行動を追加するためのアクセス権を他のユーザーに付与しなければなりません。自分のカレンダーにその他のアクセス権を他のユーザーに付与するには、カレンダー共有オプションを変更する必要があるので、次の手順に従って操作を進めていきましょう。

まず、「カレンダー」タブから「私の行動」カレンダー横にあるカレンダーオプションで、共有したいユーザー名を検索し、アクセスレベルを選択します。アクセスレベルは、「詳細を非表示」「詳細の非表示、新規行動の追加」「詳細の表示」「詳細の表示、新規行動の追加」のなかから選択できるようになっているので、先ほど解説した内容を踏まえて好みのものに設定しましょう。最後に「アクセス権のあるユーザー」ボタンをクリックし、ユーザーのアクセスレベルが反映されていれば操作完了となります。

3-2.他ユーザーのカレンダーを表示する場合

他のユーザーのカレンダーを表示するには、「カレンダー」タブから、「他のカレンダー」の横にあるカレンダーオプションをクリックして「共有カレンダーの追加」を選択しなければなりません。カレンダーを表示したい他ユーザーの名前を選択し、「追加」をクリックすると共有カレンダーが追加されます。操作が完了すると、自分のカレンダービューにその人物の行動が重ねて表示され、いつでも相手のスケジュールを確認できるようになります。

他のユーザーのカレンダーを表示すると、自分のカレンダービューと照らし合わせるかたちで相手の予定を確認できるため、スケジュール管理もスムーズに行えるでしょう。ただし、他のユーザーのカレンダーの行動詳細を表示したり、行動の作成を行ったりするにはアクセス権が必要となります。相手の設定次第で確認できることが変わるということはあらかじめ理解しておきましょう。

4.「Salesforce Classic」での共有

旧版「Salesforce Classic」で自分のカレンダーを他のユーザーと共有したり、他のユーザーの行動を確認したりする場合はどのような操作が必要なのでしょうか。ここでは、「Salesforce Classic」の詳細な操作方法について紹介していきます。

4-1.自分のカレンダーを共有する場合

「Salesforce Classic」で自分のカレンダーを共有する場合も、「Lightning Experience」と同様に、共有したい他ユーザーにアクセス権を付与してあげなければなりません。共有方法は、「個人設定」にて「カレンダー共有」を選択してから「追加」 をクリックして、活動をカレンダーに表示するユーザー、ロール、またはグループを選択します。自分のカレンダーを表示、編集するアクセス権を付与できる相手は、同僚、非公開グループ、公開グループ、ロール、ロール&下位ロールとなっているので、状況に応じて設定しましょう。

もともと、自分が所有するレコードに関連付けられた行動は、ロール階層で自分より上位にある全員に表示されるようになっています。また、システム管理者は組織全体のカレンダー共有レベルを設定でき、これに応じてカレンダーの共有範囲を広くすることも可能です。

4-2.他ユーザーのカレンダーを表示する場合

ユーザーによって、カレンダーの行動詳細の表示、行動の編集、または、行動の作成のためのアクセス権は異なります。アクセス権は、システム管理者が組織の設定を行ったり、同僚がカレンダー共有オプションを選択することによって変更が可能になります。ただし、もともとロール階層内で自分よりも下位ユーザーが所有する全ての行動は表示されているので、アクセス権の有無に影響を受けることはありません。同僚のカレンダーを表示するには、カレンダー上部の名前の横にある「変更」をクリックして、表示したいカレンダーを選択しておく必要があります。

多機能なセールスフォースのカレンダー共有を活用しよう

セールスフォースは多機能なCRMシステムで、カレンダーの共有についてもアクセス権を細かく設定できるようになっていますが、シンプルな機能が好みであればSFA/CRM「ちきゅう」を利用するのがおすすめです。ToDoを担当者や期限などの情報と共に管理でき、煩雑な入力や設定も不要なので、CRM初心者でも簡単に使えるでしょう。

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