教育機関向けDX 業務改革に最適なCRM/SFAツール比較6選

更新日：2025.06.11　/　SFA

Summary

教育機関は少子化や業務効率化、経営力強化など複数の課題に直面しており、デジタル化が不可欠となっている。
学校と学習塾・予備校では、それぞれ長期的な関係構築や競合差別化、短期成果管理など異なる課題がある。
CRMは顧客情報の一元管理やコミュニケーション履歴の記録に、SFAは営業活動の効率化や進捗管理に効果的である。
導入前の現状把握やベンダーとの協力、段階的な導入、充実した研修・サポート体制が成功の鍵となる。
教育機関向けCRM/SFAは機能性、運用適合性、コスト、サポート体制を総合的に評価し選定することが重要。
AI活用やデータ駆動型マネジメント、システム連携の進展により、CRM/SFAは教育の質向上を支える戦略的プラットフォームへ進化している。

教育業界を取り巻く環境変化と課題

教育機関を取り巻く環境が大きく変化する中、従来の紙ベースの情報管理や属人的な業務プロセスでは、新たな課題への対応が難しくなっています。現在、教育機関は主に以下の3つの大きな課題に直面しています。

少子化による競争環境の変化

文部科学省の「2040年を見据えた高等教育の課題と方向性について」（URL）によると、18歳人口は2040年に約88万人まで減少すると予測されています。この人口動態の変化により、教育機関間の競争は一層激化すると見込まれています。

業務効率化と働き方改革の推進

文部科学省の「学校における働き方改革推進のための取組状況調査」（URL）では、教育現場の業務改革が喫緊の課題とされています。国としては、以下の取り組みを重点的に推進しています。

校務のデジタル化など学校DXの推進による業務効率化
教師が本来の教育活動に専念できる環境整備
業務の役割分担と適正化の推進
在校時間の客観的把握と「見える化」

経営力強化のためのデジタル化対応

教育現場では、上記の課題に加え、経営面での競争力強化も求められています。特に以下の点が重要視されています。

営業活動の効率化と戦略的な学生募集
学生・保護者データの一元管理による関係強化
蓄積されたデータを活用した経営判断の実現

これらの課題に対して、CRM（顧客関係管理システム）やSFA（営業支援システム）、MAの導入は、校務のデジタル化や業務効率化を実現する有効な解決策として注目されています。

次章では、学校と学習塾それぞれの特徴的な課題について詳しく見ていきましょう。

教育機関が直面する課題とデジタル化の必要性

教育機関ごとに課題は異なりますが、業務効率化を図るデジタル化は共通の重要課題です。ここでは、学校（大学・専門学校等）と学習塾・予備校の特徴的な課題を整理します。

学校（大学・専門学校等）の課題

長期的な関係構築の必要性

入学検討から卒業後まで、数年にわたる関係維持が求められる
学生本人、保護者、卒業生など複数の関係者と継続的にコミュニケーションを行う
進路指導や就職支援など、個別状況に応じたフォロー体制の構築が重要

複雑な手続き管理

入学願書、学費納付、奨学金申請など多岐にわたる手続きを管理
学生情報の更新・変更に伴う事務作業が増加
成績管理や出席管理など日常的な学務処理の負担も大きい

これらの複雑な業務を効率的かつ正確に処理するため、システム化が急務となっています。

学習塾・予備校の課題

競合との差別化

地域内の競合他社との差別化が必要
独自の教育メソッドや成果を可視化し訴求
オンライン授業と従来型授業のハイブリッド運営への対応

季節性の高い商談管理

入塾時期や講習会など季節変動の大きい問い合わせ対応
効果的な時期別プロモーション展開
繁忙期・閑散期の人員配置の最適化

短期的な成果管理

定期テストや模試結果に基づく指導計画の調整
生徒ごとの学習進捗の可視化
保護者への定期的な成績報告と改善提案

短期成果の可視化と迅速なフィードバックにより、生徒・保護者の信頼獲得が可能です。

これらの課題解決には、システムによる業務効率化と情報の可視化が不可欠です。

次章では、CRM/SFAを活用した具体的な解決策について解説します。

CRM/SFA活用による解決の方向性

CRMとSFAによる教育機関の課題解決

前章で述べた教育機関の課題解決に向けて、CRM（顧客関係管理システム）とSFA（営業支援システム）の2つのシステムが注目されています。まずは、それぞれの特徴を理解しましょう。

CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）とは

CRMは顧客との関係強化・維持を目的としたシステムです。教育現場では以下の活用が可能です。

入学希望者から卒業生までの情報を一元管理
保護者とのコミュニケーション履歴の記録
個々の学習状況や成績データの管理
イベント案内や各種連絡の自動配信

SFA（Sales Force Automation：営業支援システム）とは

SFAは営業活動の効率化・可視化を支援するシステムで、教育機関では主に以下の場面で活用されます。

入学相談や資料請求の対応管理
オープンキャンパスの集客状況把握
入学検討者とのやり取りの進捗管理
説明会や個別相談の予約管理

MA（MarketingAutomation：マーケティング自動化システム）とは

MAは主に一度接点を持った学生とのコミュニケーションやナーチャリング活動の効率化・可視化を支援するシステムで、教育機関では主に以下の場面で活用されます。

オープンキャンパス来場者への定期的な情報発信、リテンション
模試や説明会参加者への定期接触や受験申し込みへの興味付け
学校ホームページ閲覧者（興味関心層）への訴求やリマーケティング

顧客接点の一元管理による業務効率化

教育機関の「顧客」は多様な関係者を含みます。主なステークホルダーは以下の通りです。

入学検討者・在校生・保護者
卒業生とその就職先企業
高校や専門学校などの連携校
大学の研究室が持つ取引企業や共同研究先
インターンシップ受入企業
地域コミュニティや教育委員会

特に大学や専門学校の研究室では、産学連携や共同研究のパートナー企業との関係管理も重要です。これら多様な関係者との接点を効率的に管理することで、以下の効果が期待できます。

問い合わせ履歴や対応状況の可視化
関係者ごとの最適なコミュニケーション実現
重要情報の見落としや対応漏れ防止
産学連携プロジェクトの進捗管理
研究成果の共有や特許申請状況の管理

情報を一元管理することで教職員間の情報共有がスムーズになり、質の高い対応が可能となります。また、研究室と企業の連携も戦略的に進められます。

業務プロセスの標準化

属人的な業務プロセスをシステム化し、効率的な運営を実現します。標準化できる主な業務は以下の通りです。

入学希望者への資料送付から出願までの流れ
在校生の成績管理や出席管理
保護者への定期連絡や緊急連絡
卒業生へのフォローアップ施策

業務の標準化により、担当者が変わっても一定水準のサービスを提供できます。

データに基づく意思決定支援

CRM/SFAに蓄積されたデータを分析し、効果的な施策立案を支援します。

入学検討者の動向分析による募集戦略の立案
学習進捗データに基づく個別指導計画の作成
退学リスクの早期発見と予防措置
教育プログラムの改善点特定
産学連携プロジェクトの進捗・成果の可視化

※文部科学省「令和4年度大学等における産学連携等実施状況について」（URL）によると、民間企業との共同研究における研究費受入額は約977億円に達し、特に1件当たり1,000万円以上の大型共同研究が約561億円を占めています。こうしたデータ活用により、戦略的な産学連携推進が可能です。

このように、データ活用により教育サービスの質向上と経営判断の高度化が期待されます。

次章では、これらシステムの導入・運用の具体的ポイントを解説します。

教育機関におけるCRM/SFA 導入・運用のポイント

教育機関におけるシステム導入のポイント

教育機関でのシステム導入は、単なるツールの変更ではなく、業務改革の重要な一歩です。本章では、円滑な導入・運用のための実践的なポイントをご紹介します。

導入前の現状把握がカギ

現場でよくあるシーン

「とにかく早く導入したいので、来月から使い始めましょう！」
「まずは入試広報部門だけで使ってみて、うまくいったら他の部署にも広げましょう」
「既存の紙データは、夏休みに教職員で手分けして入力すれば間に合うはず」

このような「急いで導入」は最大の落とし穴です。準備不足だと以下の問題が起こりやすくなります。

データ入力ルールが統一されていない
部署間の情報共有がスムーズでない
システムの使い方が人によってバラバラ
古いデータの移行に予想以上の時間がかかる

導入前の確認ポイント

現状の業務フロー整理
- 各部署の業務の流れを図式化
- 部署間の情報連携を把握
- 重複作業や非効率なプロセスを洗い出す
データの現状確認
- 既存データの形式や保管場所を確認
- 紙データとデジタルデータを仕分け
- 必要・不要データを選別
- データの正確性と最新性をチェック

丁寧な現状把握は、導入後の混乱を防ぎ、結果的に時間短縮につながる重要な投資です。

ベンダーと協力して進める

システム提供企業（ベンダー）は豊富な導入実績とノウハウを持っています。専門的な分析や技術検証はベンダーと協力して進めましょう。

ベンダーと共に行う主な作業

システム要件の定義
- 必要機能の洗い出し
- 既存システムとの連携検討
- セキュリティ要件の確認
- 運用体制の設計
データ移行計画の策定
- 移行対象データの選定
- データクレンジング方針の決定
- 移行スケジュール作成
- テスト環境での検証
運用ルールの策定
- データ入力ルールの統一
- アクセス権限の設定
- バックアップ体制の確立
- 問い合わせ対応フローの整備

ベンダーの支援を受けながら進めることで、教職員は教育活動に専念できます。

段階的な導入で確実に進める

現場でよくある失敗例

「新学期から全機能を一気に使い始める」
「研修は1回だけで済ませる」
「マニュアルは後で作ればよい」

これらは混乱を招きやすいため、段階的な導入を推奨します。

推奨される導入ステップ

パイロット運用
- 特定部署や機能に限定して試験運用
- 問題点の早期発見と対策
- 運用ルールの検証・改善
段階的な機能展開
- 基本機能から徐々に応用機能を追加
- 利用者の習熟度に合わせて展開
- 各段階で効果測定と見直し
全学展開
- 成功事例の共有
- 部署別の詳細マニュアル整備
- サポート体制の確立

効果的な研修とサポート体制の構築

研修のポイント

役割別に研修を設計（管理者、一般利用者、データ入力担当者）
実務に即した演習を実施
トラブル対応方法の共有と質疑応答時間の確保

サポート体制の整備

学内に相談窓口を設置し情報を集約
トラブル対応フローとナレッジを蓄積
ベンダーと連携し定期的に運用状況を確認
システム更新や緊急対応の手順を共有

継続的な改善サイクルの確立

システム導入はスタートに過ぎません。以下の改善サイクルで効果を最大化しましょう。

定期的な効果測定
- 利用状況の把握（アクセスログ分析）
- 業務効率化の定量評価
- ユーザーフィードバックの収集
運用ルールの見直し
- 新たな業務ニーズへの対応
- 非効率なプロセスの改善
- ベストプラクティスの共有
システムの最適化
- 必要に応じた機能カスタマイズ
- 他システムとの連携強化
- セキュリティ対策の更新

システム導入は一朝一夕には進みませんが、段階的なアプローチと適切なサポート、継続的な改善で確実に成果を上げられます。教職員の皆様が教育に専念できるよう、システムを有効に活用していきましょう。

ここまで、教育機関におけるCRM/SFAの導入・運用のポイントを解説しました。

次章では、実際の導入実績がある代表的なCRM/SFAツールをご紹介します。

各ツールの特徴や強みを理解し、自校に最適なシステム選定の参考にしてください。

教育機関に最適なCRM/SFAツールの選び方

教育機関向けのCRM/SFAツールを選ぶ際は、導入目的や組織の規模、予算などを総合的に検討することが重要です。また、導入や導入後のカスタマーサポートが充実していることも忘れてはなりません。本業に支障をきたさないよう、手厚いサポート体制が求められます。ここでは、教育現場での活用実績が豊富な代表的なツールをご紹介します。