お悩み08 「見込み案件のリードタイムを適正に管理したい」

「GENIEE SFA/CRM」のちえぶくろ  悩み08

Q

見込み案件のリードタイムを適正に管理したいのですが、顧客ごとに状況が大きく異なり、何を基準に管理すればいいのか悩んでいます。そもそも管理することにどれほどの意味があるのか、よく理解できていません。リードタイムの管理はどのように行うのが理想なのでしょうか？

A

リードタイムはその長短によって、大きな意味での生産効率が変化しますから、きちんと管理しておくべきです。まずは自社の商品やサービスの標準的なリードタイムを割り出し、それを基準にすると良いでしょう。ツールとしてはエクセルを使うケースが今も多いようですが、適したシステムを使えば、複数の案件を時間軸でトラッキングし、管理することができます。

解説

リードタイムというと「受注から納品まで」の期間を指すのが一般的ですが、業種によっては、受注以前のプロセスにより多くの手数がかかる、という場合も多いでしょう。今回のご質問もそのような趣旨に沿ったものですので、ここでは見込み顧客からのお問い合わせを受けてから受注するまで、つまり「リードタイム＝商談期間」という前提でお話ししていきます。

さて、ひとつの案件の商談が始まり成約するまでには、自社側でコントロールしにくいプロセスも出てきます。ことに商品に決まった形がなく、ソリューションとして提供しているような場合では、仕様の策定やコストとの兼ね合いの検討など、相手方社内での進行次第で、案件のリードタイムが大きく変化します。 といって「相手任せ」では話がなかなか進みません。無駄な時間と手間を減らし、効率を高めるためにも、適切なリードタイム管理は必須です。

ツールとしては今も多くの企業でエクセルが使われているようですが、リードタイム管理では商談のプロセスという時間軸に沿った管理が必要になります。これはエクセルではできない作業ですので、CRMあるいはSFAといった専用ツールを使うのが良いでしょう。

まずは自社の商談ルーチンをAパターン、Bパターン、Cパターンなどいくつか標準化しておき、パターンごとにいくつかの段階に切り分けて、それぞれに基準となる日数を当てはめておきます。 こうすれば「Aパターンは通常30日で成約するが、今回は時間がかかっている」など、どのパターンの案件がどの段階でどの程度の日数を要しているかが、ひと目でわかります。 さらに「Aパターンは商談開始から25日目にリマインドの連絡を入れる」など、基準となる日数の前後でアラートを出すように設定すれば、適切なタイミングで相手にフォローの電話を入れるなどして案件の塩漬けを防ぐことができます。

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