案件管理ツールとは？導入のメリットや選び方、おすすめのSFA9選
案件管理ツールは、営業活動に関連する情報を集約し、業務効率化や分析に役立てるデジタルツールを指します。営業パーソンの管理する情報が多様化・複雑化している現代において、案件管理ツールは欠かせない存在です。
本コラムでは、案件管理ツールの概要や導入のメリット、選び方について解説します。最後にはおすすめのツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
案件管理ツールとは
そもそも案件管理とは、営業活動をスムーズに行うために必要な種々の情報を管理することを意味します。管理する情報には、以下のようなものが挙げられます。
- 顧客情報
- 担当者
- 商談の進捗状況・フェーズ
- 顧客の流入経路
- 受注確率
- 受注予定日
- 予想売上額
そして、これらの情報の一元管理をサポートするために使用されるのが案件管理ツールです。こちらでは、案件管理の重要性やツールの特徴、エクセルによる案件管理との違いについて解説します。
案件管理の重要性
案件管理は、BtoBとBtoCのどちらの企業にとっても重要なプロセスです。案件管理を行うことで、案件ごとのさまざまな情報を可視化でき、営業活動の最適化に役立ちます。営業パーソンの業務を効率化し、組織全体の生産性を向上させるためには案件管理が欠かせません。
案件管理ができていない現場では多くの弊害が生じます。例えば、案件管理によって商談の進捗状況が共有されていないと、マネジメント担当者が受注確度を把握できません。見込みに応じたアドバイスやミーティングを行うことができなくなり、あと一歩のところで成約を逃す事態を招く可能性があります。
そのほかには、営業活動における課題を把握しづらくなる点も問題です。案件情報の管理を個々の営業パーソンに任せることで、失注案件の振り返りが難しくなり、営業プロセスにおける課題の把握・共有が進まなくなってしまいます。
このような問題を防ぐためにもチーム全体での案件管理が重要です。しかし、すべての案件情報を人力で管理するのは簡単ではありません。マネジメント担当者の業務負担が増大するリスクもあります。そこで、情報を一元化できる案件管理ツールの必要性が高まっています。
案件管理ツールの特徴
案件管理ツールは、個々の営業パーソンが保有する膨大な情報を一元管理して業務に活用できるため、多くの企業で導入が進んでいます。以前は案件管理に特化したツールも多く流通していましたが、近年ではSFAの顧客管理機能や商談管理機能などを案件管理ツールとして扱うのが一般的です。
SFAとは、営業活動に必要なあらゆる情報を管理し、業務をサポートするためのツールのこと。「Sales Force Automation」の頭文字から作られた略語で、日本語では「営業支援システム」を意味します。テレアポや見積書・提案書の作成、商談、クレーム対応など多岐にわたる営業担当者の業務の効率化・自動化を目的として、多くの企業で活用されています。
エクセルによる案件管理との違い
マイクロソフト社が提供するオフィス系ツールのエクセルは、案件管理に使用されることもあります。エクセルはすでに導入済みの企業が多く、従業員へのレクチャーや研修も必要ないことから、低コストで運用しやすい点が魅力です。豊富なテンプレートや関数機能などを活用すれば、案件管理以外にもさまざまな使い道があります。
一方、エクセルによる案件管理にはデメリットも。例えば、ファイルを複数人で同時編集できない点です。共有機能を使えば閲覧自体は複数人でも可能ですが、同時に編集しようとすると予期せぬエラーが表示される場合があり、データが消失する可能性があります。
そのほかには、エクセルは案件管理への使用を前提としたツールではないため、運用時に集計項目やフローを自社で考える必要がある点もデメリットです。初めて案件管理を行う場合など自社にノウハウがないケースでは、集計する情報や運用ルールの周知が不足しやすく、期待していた効果を得られないリスクがあります。
このように、エクセルによる案件管理には限界があります。案件管理は、ただ情報を集約するだけでなく、集めた情報を分析して営業活動を最適化し、成約率を高めることが目的です。そのためには、案件管理に特化した機能を持つSFAへの移行をおすすめします。導入時にはベンダーによるサポートを受けられるため、自社にノウハウがない場合でも効率良く運用が可能です。
SFAのその他の機能
SFAには、先に紹介した機能以外にも多くの機能が搭載されています。代表的なものを以下に列挙します。
- 営業活動管理機能
- 社内SNS機能
- ワークフロー機能
- モバイル対応機能
- スケジュール管理機能
- ファイル共有機能
- タスク管理機能
- 予実管理機能
- 外部ツールとの連携機能
SFAの導入目的に応じて、必要な機能は変わってきます。導入システムを選定する際は、目的を明確化したうえで機能ごとに優先順位を設定することが大切です。
案件管理ツールを導入するメリット
案件管理ツールを取り入れると、営業パーソンやマネジメント担当者にどのようなメリットがあるのでしょうか。こちらでは代表的なものを５つご紹介します。
案件ごとの進捗状況を見える化できる
案件管理ツールを活用すると、ある案件に関する担当者や営業活動のフェーズ、商談履歴などの情報が可視化されます。営業パーソンが個人で管理することの多かった案件情報をシステム上に集約することで、組織全体の営業活動の状況をリアルタイムで把握できるようになります。
また、案件管理ツール上には常に最新のステータスが共有されるため、マネジメント担当者の業務効率化にもつながります。進捗状況をチェックし、先回りして営業担当者のサポートを行いやすくなるでしょう。アラート機能やスケジュール機能を活用すれば、案件の対応漏れや遅れも防止できます。
情報の分析が容易になる
案件管理ツールには、集めた情報の分析に役立つ機能も多く搭載されています。グラフの作成機能や売上予測機能などが代表例です。これらの機能を活用して担当者や商材ごとの売上を比較したり、営業フェーズごとの失注要因を検討したりすることで、自社の営業活動における課題を把握しやすくなります。課題に応じて適切な対策を講じることができれば、成約率や売上の向上に役立つでしょう。また、得意分野の異なる従業員同士による意見交換やフォローアップも期待できます。
あらゆる情報と紐付けて管理できる
案件管理機能を搭載したSFAでは、案件情報以外にもさまざまな情報が管理されています。具体的には、取引先の会社名や担当者、連絡先、顧客からの問い合わせ内容などの情報が挙げられます。ツール内ではそれぞれの情報が紐付けて管理されているため、例えば案件情報の閲覧中に取引先の連絡先を知りたい場合には、ワンクリックで確認が可能です。
同じ量の情報をエクセルで管理する場合、情報ごとにシートやファイルを用意しなければなりません。複数のシートやファイルにまたがって情報を確認するケースも増えやすくなります。SFAを活用することで、エクセルと比べて情報管理にかかる手間を削減でき、業務効率化につながります。
営業活動の標準化が期待できる
案件管理ツールを導入すると、個々の営業パーソンが保有するノウハウや知見をチーム全体に共有することで、営業活動の標準化が可能になる点もメリットです。例えば、商談からクロージングへの移行率が高い営業担当者の知見をメンバーに共有できれば、生産性や売上の向上が見込めます。
また、営業活動の標準化は新入社員の早期戦力化にも役立ちます。案件管理ツールを有効活用して自社の営業ノウハウを蓄積することで、営業パーソンにとって必要な知識を新入社員に効率良く伝えられるためです。教育コストの削減にもつながるでしょう。
他部門との連携がスムーズになる
多くの案件管理ツールには、社内で使用している他ツールとの連携機能が用意されています。これにより、マーケティング部門や経理部門などとの情報共有がスムーズになり、連携が取りやすくなる点がメリットです。例えば、商談の進捗状況をマーケティング部門と共有しておくことで、施策の最適化やターゲットの見直しなどが行いやすくなります。
案件管理ツールの選び方のポイント
案件管理ツールには数多くの製品があり、それぞれ特徴や機能が異なります。自社に最適なツールを選ぶには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。こちらでは、案件管理ツールの選び方のポイントを解説します。
必要な機能を厳選する
自社の営業組織に適した案件管理ツールを選ぶには、まず営業部門の課題やツールの導入目的を明確にすることが大切です。自社の営業プロセスで改善すべきポイントやツールの導入で実現したいことなどを営業パーソンとマネージャーが協議し、具体化しましょう。
次は、課題の解決や目標の達成に必要な機能を厳選します。案件管理ツールに搭載されている機能の種類や数は製品ごとに異なります。多機能な製品を導入すれば良いと考えるかもしれませんが、そうではありません。機能が多すぎると「ツールを使う」ことが目的になってしまい、本来の目的である案件情報の集約や営業活動の効率化がおろそかになる可能性があります。
また、多機能な製品ほど導入費用や月額の利用料も高くなる傾向にあります。そのため、自社が設定した課題や目標に応じて機能を厳選することが重要です。
使いやすいUIのツールを選ぶ
案件管理ツールは、操作性が良く使いやすい製品を選びましょう。優れたツールを導入した場合でも、現場に定着しなければ期待した効果は得られません。シンプルで使いやすいUIのツールを選ぶことで、若手からベテランまで幅広い人材が抵抗なく利用でき、日々の業務の効率化につながります。
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モバイル対応が可能なツールを選ぶ
営業部門に導入するツールは、モバイル対応の有無も重要なポイントです。モバイルに対応していない場合、営業担当者はデータ入力のために重いパソコンを持ち運んだり、わざわざ帰社したりする必要が生じます。ツールの利便性が低下し、現場への定着を妨げる可能性も。
スマートフォンやタブレットに最適化されたツールを選ぶことで、営業パーソンが外出先でも利用しやすくなります。商談の結果や顧客の反応をすぐにシステム上に反映でき、リアルタイムでの情報共有の促進につながります。
導入実績が豊富なベンダーを選択する
案件管理ツールの導入を成功させるには、ベンダーの実績も確認しましょう。特に、自社と似た業種の企業への導入実績があるベンダーを選ぶと安心です。導入や運用開始時につまずきやすいポイントについてアドバイスを受けることができ、想定されるトラブルを未然に防止しやすくなります。
「GENIEE SFA/CRM」を提供する株式会社ジーニーは、さまざまな業界・業種の企業様の営業活動をサポートしています。以下のページにて導入事例をご紹介していますので、ぜひご確認ください。
社内システムとの連携性に優れたツールを導入する
営業担当者の負担を軽減して、案件管理ツールを利用するハードルを下げるには、社内システムと連携しやすいツールを選ぶことが大切です。チャットツールや人事管理システム、カレンダーツールなど多くの企業ではすでに何らかのシステムを運用しています。案件管理ツールは、これらと連携可能な製品を選ぶことで業務改善の効果を実感しやすくなり、現場への定着が期待できます。
おすすめの案件管理ツール9選
こちらでは、おすすめの案件管理ツールを9個ご紹介します。ツールを選ぶ際の参考にしてください。
|
ツール名 |
特徴 |
価格（税抜） |
|
「GENIEE SFA/CRM」 |
|
月額：1ユーザーあたり3,480円〜 |
|
Senses |
|
月額：5ユーザーあたり27,500円〜 |
|
Sales Cloud |
|
月額：1ユーザーあたり3,000円〜 |
|
Zoho CRM |
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月額：1ユーザーあたり1,680円〜 |
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ネクストSFA |
|
月額：50,000円〜（10ユーザーまで） |
|
Knowledge Suite |
|
月額：50,000円〜（容量5GBまで） |
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kintone |
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月額：1ユーザーあたり780円〜 |
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Sansan |
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月額：要問い合わせ |
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eセールスマネージャーRemix Cloud |
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月額：1ユーザーあたり3,000円〜 |
「GENIEE SFA/CRM」
価格
初期費用なし 1ユーザーあたり月額3,480円～
形態
クラウド型
特徴
純国産の営業管理システムである「GENIEE SFA/CRM」は、親しみやすいシンプルな画面設計にこだわり、定着率99%を実現しました。入社したばかりの若手社員からベテラン社員まで、幅広い年代の人材が所属する営業部門でも抵抗なくご利用いただけます。
また、「GENIEE SFA/CRM」は、シンプルな設計ながらも営業パーソンの案件管理をサポートする機能が充実しています。具体的には、商談履歴を会社情報と紐付けて管理したり、活動履歴や商談状況などのデータを基にグラフを作成したりが可能です。MA（マーケティングオートメーション）ツールである「MAJIN」をはじめとした、外部ツールとの連携機能も豊富に用意されており、現場への定着を促進できます。
実際の使い勝手や導入した企業様の声を掲載した資料をご用意していますので、興味がある場合は公式サイトからダウンロードしてみてください。
Senses
価格
5ユーザーあたり月額27,500円（税込30,250円）〜
追加ユーザー1人あたり月額5,500円
形態
クラウド型
特徴
Sensesは、株式会社マツリカが提供するクラウド型SFAです。案件ボードでは、カード形式で個々の案件を管理することができ、進捗状況を一覧で把握できます。モバイルアプリを活用すれば、外出先からもスムーズにデータの更新・確認が可能です。
また、SensesはAIを活用した営業支援を得意としています。システム内に集約された情報から契約金額や受注確度などを算出し、アドバイスを受けられるのが特徴です。営業戦略を策定する際の情報として活用できるでしょう。
Sales Cloud
価格
1ユーザーあたり月額3,000円（税込3,300円）〜
形態
クラウド型
特徴
Sales Cloudは、アメリカのセールスフォース社が提供するSFAです。案件情報はもちろん、顧客の基本情報や商談の進捗状況、問い合わせ履歴など社内でバラバラに管理されることの多い情報をまとめて管理できます。豊富なアドオンを活用することで機能を強化でき、自社のニーズに適したシステムの構築が可能です。
ただし、Sales Force製品はアドオンや同社の別ツールとの連携で真価を発揮するため、ランニングコストが高くなりやすい傾向にあります。コスト面が気にならない場合や、すでにSales Force製品を利用している場合に検討するのが良いでしょう。
Zoho CRM
価格
無料プランあり 1ユーザーあたり1,680円（税込1,848円）〜
形態
クラウド型
特徴
Zoho CRMは、Zoho社が提供するSFA/CRMです。自社が管理する顧客に関するあらゆる情報を、営業活動と紐付けて記録・管理することで業務効率化や売上アップを目指します。MA機能も搭載されており、集約された情報から顧客へのアプローチ方法を最適化できます。
そのほかには、ワークフローを活用した業務の自動化機能も特徴です。営業活動では、あらかじめ業務手順を設定しておくことで、見積書の提出と発注が完了すると自動的に請求書が作成・送付されます。
ネクストSFA
価格
初期費用なし 月額50,000円（税込55,000円）〜（10ユーザーまで）
11ユーザーから1ユーザーあたり月額4,000円（税込4,000円）
形態
クラウド型
特徴
ネクストSFAは、株式会社ジオコードが提供する案件管理ツールです。現在受注している案件をリストの形で一覧表示でき、必要に応じて細かく条件を絞って抽出することが可能です。フェーズ表示機能では各案件の進捗状況を把握でき、案件ごとの優先順位の設定や営業戦略の見直しに役立ちます。
そのほかにも予実管理機能や商談内容の記録機能など、多彩な機能を搭載しています。ただし、メールの一括配信機能やセールスマップ機能など、一部の機能は追加料金が発生するため注意しましょう。
Knowledge Suite
価格
容量5GBまで月額50,000円（税込55,000円）〜（ID数無制限）
形態
クラウド型
特徴
Knowledge Suiteは、ナレッジスイート株式会社が提供するオールインワンタイプの案件管理ツールです。多くのツールで採用されている月額料金制ではなく、管理するデータ容量に応じた従量課金制を採用しているのが特徴。データ容量が少ない場合はコストを抑えて運用できます。
性能面については、案件管理や営業支援、名刺管理など基本的な機能を網羅しています。マルチデバイスにも対応しているため、オフィスはもちろん外出先やテレワーク中でもストレスなく利用することが可能です。
kintone
価格
初期費用なし 1ユーザーあたり月額780円（税込858円）〜
形態
クラウド型
特徴
kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する業務効率化ツールです。プラットフォームに必要なアプリを導入し、自社独自の案件管理ツールを構築することができます。コメント機能やファイル共有機能などはあらかじめ用意されているため、ドラッグ&ドロップなどの簡単な操作でツールに組み込むことが可能です。ただし、より細かなカスタマイズを実施したい場合は、専任のエンジニアがいると安心です。
Sansan
価格
要問い合わせ
形態
クラウド型
特徴
Sansanは、Sansan株式会社が提供する営業DXサービスです。組織内でバラバラに管理されている情報をデータベースに蓄積し、顧客理解を深めることで営業力の強化につなげます。営業パーソンが入力したデータはもちろん、請求書や契約書などのファイルも蓄積可能です。
Sansanは価格が公開されていないため、導入時にはベンターへ問い合わせる必要があります。初期費用や運用支援費用、ライセンス費用、オプション費用などがかかります。
eセールスマネージャーRemix Cloud
価格
1ユーザーあたり月額3000円（税込3,300円）〜
形態
クラウド型
特徴
eセールスマネージャーRemix Cloudは、ソフトブレーン株式会社が提供するSFAです。シングルインプットとマルチアウトプットにこだわっており、一度システム上にデータを入力すると、ダッシュボードやタイムラインなどに自動で反映されます。最小限のコストで営業工数の削減が可能です。
eセールスマネージャーRemix Cloudには、マネジメント向けの機能も多く搭載されています。アナリティクスを活用した経営判断のサポート機能や案件シナリオの設定機能などが代表例です。マネジメント担当者の負担軽減にもつながるでしょう。
まとめ
今回は、案件管理ツールの特徴や重要性、導入のメリット、選び方についてお伝えしました。案件管理ツールは、営業活動の属人化を防止し、チーム全体の業務効率化や案件分析に欠かせないツールです。エクセルなどの表計算ソフトでも管理は可能ですが、操作性や機能面を考慮すると案件管理機能を搭載したSFAの導入がおすすめです。今まで社内に点在していた情報をシステム上に集約できるようになり、メンバー間の情報共有や営業戦略の策定の効率化が期待できます。また、営業活動に必要な情報がシステム上で一元管理されるため、引き継ぎ時の負担を減らせる効果もあります。
営業現場への定着率の高いサービスをお探しの場合は、国産ツールの「GENIEE SFA/CRM」の導入をご検討ください。シンプルな画面設計で、案件管理に必要な設定・入力・分析の3つの操作を直感的に行えるため、ITリテラシーに関係なく誰でも使いこなしやすいのが特徴です。エクセルでの案件管理に限界を感じている場合や、他社ツールが定着しない場合にも安心してご利用いただけます。導入や運用設定に関するサポートも実施していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
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