「営業を効率化したい…」という悩みはITツールが解決！

更新日：2024.05.17　/　ツール紹介

働き方改革が叫ばれる昨今、テレワークなどの多様な働き方の採用や業務の効率化がより重要視されるようになりました。しかし、業務の効率化といっても、実際にはすぐに叶うものではありません。そんな時に役立つのがITを活用した「業務効率化ツール」です。技術が発達した現代だからこそ、顧客の管理や業務の自動化はもちろん、以前は難しかった営業活動もツールを使って簡略化できるようになりました。ITツールを使えば、なかなか進まなかった業務の効率化も早いスピードで実現することができます。

今回は、業務効率化に役立つITツールについて徹底的にご紹介します。効率の悪い業務に悩んでいる方はぜひご覧ください。

営業活動効率化の必要性

多くの企業で人材不足が叫ばれ、働き方改革をはじめとした営業活動の効率化や生産性の向上が必要になっています。ここからは、そのなかでも特に重要な項目について確認していきましょう。

売上増加

企業において、売上は「顧客数と客単価」で試算され、顧客は既存の顧客と新しい顧客に分けられますが、闇雲にアプローチしているだけでは顧客の獲得・維持はできません。

顧客数や売上を増やすためには3つの手段があり、それは「新規顧客を増やすこと」「より多くの商品やサービスを買ってもらうこと」「長い期間買い続けてもらうこと」です。この3つの手段を活用して効率的に営業できれば、訴求数も増えて売上増加につながります。

例えば、新規開拓営業を効率化することは、すべての企業が力を入れるべき優先事項ですが、多くの企業が新規開拓に取り組めていない現状があります。理由は人員不足や顧客のニーズを把握できていないなどさまざまです。

しかし、マーケティングを効率化・最適化できれば、少ない人員でも顧客に対して自社の商品やサービスをピンポイントに訴求することができます。企業活動において売上増加を目的にしたとき、営業活動の効率化は決して切り離すことのできないものなのです。

顧客満足度の向上

営業活動を効率化することで、新たに空いた時間を営業に質の向上に使えるようになります。特に、近年の営業では、商談のなかで顧客からヒアリングしてニーズを汲み取り、課題を発見して解決手段を提示することが重要とされています。

今まではただ数をこなすだけだった商談も、営業活動を効率化して浮いた時間で顧客への新しい提案の思索など今後の営業戦略を錬ることに回すことができれば、商談の質を高められるでしょう。的確な提案とヒアリングで信頼関係を築くことができれば、顧客満足度を大きく向上させることが可能となるのです。

営業社員の負担軽減

営業の仕事の最終目標は契約を取ってくることです。契約を取ってくる、というと営業担当者が商談をするために外回りの営業活動をしてくるイメージがあるのではないでしょうか。例えば、アポイントを取った顧客のもとに訪問し、商品説明を行い、契約を取ってくるなどの業務です。

しかし、営業担当者の仕事はいわゆる外回りだけではありません。顧客リストの作成や提案書の作成、既存顧客の依頼・要望への対処など、さまざまな事務仕事があります。

営業活動を効率化できれば、やるべきことの多い営業担当者の負担を軽減できます。例えば、営業担当者が社内で行うメール営業を自動化すれば、効率的な顧客の獲得、管理が叶います。また、アポイント獲得までを自動化することで、業務時間の削減とアポイント獲得のプレッシャーを軽減できるでしょう。

業務が効率化すると営業担当者の負担が減り、社内満足度も上がるのです。社内満足度を高い状態で維持できれば離職率も下がるのでノウハウが蓄積されやすくなり、長期的に売上を伸ばしていくことが可能です。

働き方改革

働き方改革とは、安倍晋三首相が掲げた「一億総活躍社会」を実現させようと、政府が主導で行っている取り組みのことです。働き方改革は長時間労働の是正や介護・子育てと仕事の両立をテーマとしています。

日本人は、外国人と比べて長時間労働の比率が高いというデータがあります。このような長時間労働を是正するために、政府はテレワークの推進やワークライフバランスを両立するためのさまざまな取り組みを行っていますが、労働時間の削減によって売上が下がってしまっては本末転倒です。そこで、短時間で今以上の成果を出すことが求められた結果、1人あたりの生産性の向上を目標とする必要性が出てきているのです。

営業マンのスキルアップ

営業の効率化がなされれば、営業マンのスキルアップにもつながります。それは効率化することにより削減された時間を、教育や自らの勉強の時間にあてることができるからです。また、その時間を売上に直結する業務にあてることもできます。

たとえば営業活動時に使う資料作成や、顧客のフォローやサポートなどの時間を充実させられます。またテレアポやDMなどのダイレクトマーケティングなどの時間もいつもより取れるようになるでしょう。

このように、営業業務を効率化できれば、営業マンのさまざまなスキルアップにつながります。その結果、さらなる売上向上も期待できます。

営業を効率化する具体的方法

営業を効率化できれば、営業社員や企業全体にもさまざまなメリットがあります。

ここでは営業を効率化させるために具体的な方法についてご紹介します。

インサイドセールスの実施

インサイドセールスとは、営業効率を高めるための方法の一つで、非訪問型営業と訳されることが多いです。

顧客と直接対面して営業を行うのではなく、電話やメール、DM、Webサイトなどを利用して営業活動を行います。対面よりも効果が出るまでに時間がかかりがちですが、より幅広い顧客にアプローチできる可能性があります。

たとえばインサイドセールスで営業を効率化させるには、以下のようなプロセスがあります。

見込み顧客の優先順位をつける

インサイドセールスで営業を効率化するには、まず見込み顧客に優先順位をつけます。

購買意欲が高い顧客は、成約につながる可能性が高いので、優先順位を高くします。反対に購買意欲が低く、成約につながる可能性の低い顧客は、優先順位を低くしましょう。

購買意欲の有無は、顧客の行動履歴や属性などから判断します。必ずしもこの通りにいくわけではありませんが、顧客を選別し、効率的に営業を行う手助けとなります。

またITツールなどを利用すれば、これらの作業を自動化することも可能です。そうすれば、さらなる業務効率化につながるでしょう。

情報は社内で共有する

インサイドセールスで得た顧客情報は、社内で共有することも大切です。情報を共有することで、顧客にニーズに合わせた営業が可能です。

情報共有ができていないと、「どの顧客が見込み顧客なのか」「どの程度購買意欲があるのか」などが分からず、営業効率が下がります。

正しい情報を素早く共有することが、さらなる業務効率化につながるでしょう。

コンタクト履歴を管理する

インサイドセールスは、顧客に継続してアプローチをすることが大切です。そのためコンタクト履歴を管理できるようにしておきましょう。

コンタクト履歴が適切に管理できていないと、担当者が変わった場合、相手に同じ説明をしてしまう可能性があります。相手は同じ話をされても困りますし、場合によっては不快に感じることもあるでしょう。

せっかくの見込み顧客を失わないためにも「どんなアプローチをしてきたのか」「現状どうなっているのか」が、すぐに把握できるようにしておきましょう。

これらは営業効率を上げるだけでなく、担当者によって対応に差が出ないようにすることにも有効です。

Excelなどでの管理が難しい場合は、営業情報管理に特化したITツールなどを積極的に利用するのもおすすめです。

営業フローを見直す

効率的に営業活動が行えていないと感じたら、営業フローを見直してみることも一つの方法ではないでしょうか。

見込み顧客の創出、案件化、商談、受注、契約などの営業フローを洗い出し、効率的ではない部分はないかなどを確認しましょう。

たとえば一般的なBtoBの営業は、顧客に対してアポを取り、実際に顧客に提案しにいくといったことが一般的です。

ここで商談前に、顧客の温度感について把握しておくことがおすすめです。顧客の商品・サービスに対する温度感をしっかり把握する行為は、最適な提案につながります。

たとえば、Webサイトの問い合わせフォームに、顧客について知っておきたい情報を入力してもらう項目を設けるなどです。また電話でアポを取る際に、あらかじめ知りたい情報をヒアリングしておきましょう。

顧客の懸念点をあらかじめ理解しておくことで、ニーズにあった適切な提案が行えます。

ITツールの導入

社員だけの工夫で限界を感じたら、ITツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

近年では、営業活動を効率化するためのITツールが多く提供されています。

営業活動は、年々多様化しています。一昔前は対面での商談が一般的とされていましたが、現在ではオンライン商談などツールを活用する場面も増えています。そのため時代に合わせて、営業活動もアップデートしていくことが求められるのです。

ITツールを適切に利用できれば、非常に有用な手段となるでしょう。

では具体的にどんなITツールが適しているかを、次章でご紹介します。

営業の効率化を手助けしてくれるITツール

営業を効率化するためのITツールにはさまざまなものがありますが、ここでは近年注目が集まっている「SFA」「CRM」「MA」のITツールについてご紹介します。まずは、それぞれの特性をよく理解してみましょう。

SFA（営業管理）ツール

SFAとは、「Sales Force Automation」の略で営業支援システムやツールのことです。営業活動で用いる情報を一ヵ所に蓄積することで、業務を効率化できたり、分析に役立てたりできます。SFAツールには、主に顧客管理・案件管理・行動管理・予算管理・分析管理の機能が搭載されています。

顧客管理の機能では、クライアントの企業情報や担当者の名前、メールアドレス、部署などの基本情報の管理が可能です。情報がシステムに蓄積されるため、引き継ぎの際にも役立つでしょう。

案件管理の機能は、商談の進捗状況や案件の内容を管理する機能です。従来の管理方法では営業担当者に情報が属人化しやすく、商談の進捗や商談で決められた内容がブラックボックス化しやすい欠点がありました。しかし、SFAツールで管理することによって、案件の状況を可視化することができます。そのため、他部署でも案件の進度を確認でき、スムーズな連携が可能です。リモートワークなど、対面をともなわない業務形態で役立つのも魅力の1つでしょう。

行動管理は、営業担当者の商談回数や成約率、受注件数を管理する機能です。数値化して管理できるため、人事評価などに役立ちます。

予算管理の機能は、売上予測や実績数値、目標の達成率を管理できる機能です。こちらも人事評価に役立つ機能で、振返りの際にも役立つことでしょう。

以下のコラムでは、SFAについてさらに詳しくご紹介しています。あわせてご一読ください。

そもそもSFAとは何か？基本から徹底解説

SFA（営業管理）ツールの導入すべき企業の特徴

SFAツールを導入した方が良い企業には、いくつか特徴があります。

?1つ目の特徴が、従業員の数が多い中小～大企業です。社員の数が多ければ多いほど、管理にかかる工数も増えますが、SFAツールを導入することで管理工数を大幅に削減することができます。

2つ目の特徴が、管理系統が分断されている企業です。例えば、営業の売上数値や目標達成などの情報と案件管理が個別に管理されていたり、売上管理と業務日報が別々に管理されていたりする場合です。管理場所を一元化することによって、複数のツールを使う手間が減り、コピーして都度一定の場所にまとめ直すといった作業をする必要がなくなります。

CRM（顧客管理）ツール

CRMは「Customer Relationship Management」の略で、顧客関係管理と訳されます。顧客関係を強化したり、顧客の情報を管理したりするツールのことをCRMツールと呼びます。

CRMツールの多くにはマーケティング機能や分析機能など管理に役立つ機能が搭載されています。例えば、顧客に紐づけて顧客や企業の情報、役職や購買履歴、行動履歴などさまざまな情報を追加していくことで、顧客のニーズが浮き彫りになります。顧客の興味や関心をしっかりと把握することで、顧客が次に求めるものを先んじて把握して提案することができるでしょう。

また、既存の顧客との関係性を強化し、一介の顧客からロイヤルカスタマーにナーチャリングしていくことで、売上に大きく貢献するユーザーを創出できます。

CRMについてさらに詳しく知りたいという方は、ぜひこちらもチェックしてみてください。

CRMとは？～基本的な意味から実践的な成功事例まで～営業力を押し上げる顧客関係管理のリアルな活用法

CRM（顧客管理）ツールの導入すべき企業の特徴

CRMツールを導入すべき企業の特徴は、大きく分けて3つあります。

1つ目は顧客の管理が行えていないケースです。製品の利用後にフォローメールを配信したり、商談の後に継続的にヒアリングを重ねたりと小まめなアプローチは顧客との良好な関係を築くうえで非常に大切な作業です。CRMを導入することで複数の情報を確認する手間が省けるため、作業工数が削減できます。

また、CRMツールにはメール配信の機能を持ったものも多く、システム上でメールを作って顧客に配信することも可能です。あらかじめテンプレートなどを作成しておくと、さらに作業効率が高まり、業務が簡略化できるでしょう。

2つ目は案件の離脱が多いケースです。顧客が根付かずに常に新規顧客を開拓している状況が続くと、営業や顧客開拓の業務が増え、その他の業務に割く時間が減るため効率的ではありません。そこで売上を長期化し、安定化させるためにもCRMツールの導入が効果的です。

3つ目は顧客のニーズが把握できていないケースです。顧客に関する情報が取得できていても、断片的に管理されていることで各々の情報の関連性が見いだせず、潜在的なニーズに気付けていないケースは少なくありません。CRMのデータに基づいて整理し、顧客をより深く理解することで顧客のニーズを紐解き、確度の高いアプローチができるようになるでしょう。

MAツール

MAツールとは、「Marketing Automation」と呼ばれる、マーケティングのプロセスを自動化する役割を持ったツールのことです。リードの獲得から段階的なナーチャリングを行って成約に結び付ける、この一連の流れを自動化するプラットフォームや仕組みのことをMAと呼びます。MAはマーケティング機能に特化していて、メールの配信機能やWebページやサイトとの連携機能が多く搭載されています。

多くのMAツールに代表される主な機能として、ステップメール（シナリオ型メール）が挙げられます。これは顧客の興味関心の度合やステータスによって、自動的に複数のメールを出し分ける機能を持ったメールです。ユーザーの状況にパーソナライズしたアプローチを行うことで、効果的なナーチャリングができるとともに、全てのステップを自動化できるため手間がかかりません。

また、MAは失注顧客の再発掘にも役立ちます。フォローメール配信後、開封率や返信など顧客の行動に応じて次の段階のメールを自動送信し、関心を引き上げます。定期的なアプローチを行うことで、再度案件の受注につなげることが可能です。

さらに、MAツールの中にはサイトの入力フォームと連携したり、A/Bテストが簡単に行えたりするものもあります。入力フォームを手軽に作りたい、製作コストをかけたくない場合は非常に重宝するツールでしょう。

MAツールの導入すべき企業の特徴

MAツールを導入すべき企業の特徴は、リードを獲得できていない企業です。リードが獲得できなければ、優良顧客になり得るユーザーも創出できませんし、売上の見通しは立たないままです。

また、新規顧客を獲得できていない企業の多くは、従来の方式で新規顧客の獲得を行っているがゆえに労働コストが大きく、大量の商談件数をこなせないデメリットがあります。そのため、1度に多数のユーザーにアプローチできて、なおかつその過程を自動化できるMAを導入することで抱えている課題を一挙にクリアすることができます。

営業効率化に役立つツールの導入ステップ

ここからは、実際にツールを導入する際のステップとポイントを詳しく確認してみましょう。

課題の明確化

ツールを導入するにあたって、最初にやるべきことは自社の課題を明確にすることです。自社の課題が明確になっていないと、ツールを導入することで抱えている課題を実際に解決することができるのか否か、見通しがつきません。

また、課題が明確になっていないと、ツールを選ぶことも難しくなります。例えば、SFAツールを導入しようとしても提供するツールによって機能は異なりますし、似たような機能でも微妙に仕様が違ったり、自社の業態に合わなかったりするケースもあります。まずは、自社の課題を洗い出して可視化したうえで、実際にツールの導入でその課題を解決できるのかどうか、しっかりと精査しましょう。

目標決定

課題が明確化したら、次は目標を設定します。ツールを導入したうえで、どれだけの効果が得られるのか、どれだけの利益を生むのか、どれくらいの期間で目標を達成するのかといったことを策定しましょう。どのツールを導入するのにも振返りや改善は必要なので、直近に達成が必要な小さな目標と、長期的に達成が必要な大きな目標をそれぞれ設定するのがおすすめです。

営業効率化ツールの選定

続いてはツールの選定です。ツールを選定する際は自社の課題を解決できる機能は搭載されているか否かという観点を前提に選ぶようにしましょう。そのうえで、前段で建てた目標と照らし合せて、導入コストや運用コストを考慮に入れてツールを選定することが大切です。

業務効率を改善して成約率が上がっても、生まれた利益に対して導入費・運用費が上回ってしまったら元も子もありません。そのため、売上とツール費を比較して、1度シミュレーションを作成しておくと安心です。

効果検証

ツールは導入がゴールではありません。導入後は運用をしたうえで、定期的に効果検証などの分析業務を行いましょう。導入前に決めた目標設定やスケジュールと付き合わせて、実際の達成率を測定します。業務効率の改善などは数値で可視化できない場合もあるので、従来の方法に必要な工数と、導入後の工数を記録しておくのもいいかもしれません。

営業効率化を目指すなら…◯◯なツール！

営業効率化を目指すなら、「営業支援ツール」の活用をおすすめします。また、営業支援ツールと言ってもさまざまなものがあります。ここでは、営業支援ツールをタイプごとに分けて確認していきましょう。

必要機能を搭載しているツール

自社に必要な機能が搭載されているかどうかも重要なポイントです。ツールによって搭載機能が異なるため、事前に自社に必要な機能が搭載されているかしっかり確認しましょう。

ありがちな失敗として「とりあえずたくさんの機能が搭載されているツールを選べばいい」と、多機能なツールを選んでしまう例があります。

たしかにたくさんの機能が備わっているのは魅力の一つですが、あまりに多機能だと実際に現場で使いこなせず、持て余してしまうという現象も起きかねません。

特にツール専任の担当者を置かない（置けない）企業では、ツールに関して誰に質問していいか分からず、そのまま放置されるというパターンもあります。

まずは、自社が解決すべき課題を洗い出し、それを解決するための機能を挙げましょう。そして導入を検討しているツールにそれらが備わっているか確認します。

「多機能だから」という理由だけで決めるのではなく、必要な機能が備わっていることを重視して決めましょう。

操作がシンプルなツール

ツールを選ぶときには必要な機能があるか確認することが大切です。しかし、便利なツールであっても、画面レイアウトが使いづらかったり、データの入力が難しかったりするものは毎日使うツールとしては不向きです。ツールの利便性が高くなければ、期待するような効率化が実現できません。

そこで、直感的に操作が理解できるように、操作性がシンプルな営業支援ツールを使うことをおすすめします。シンプルな営業支援ツールは、導入後に利用する営業担当者の混乱や不要な労力を減らすことができます。ツール導入の効果も十分に発揮してくれるでしょう。

導入実績のあるツール

営業活動の効率化をサポートしてくれるツールですが、何よりも自社に合った信頼性の高いツールを導入することが大切です。ツールやシステムの導入にあたり、信頼できるシステムであるかを判断する基準として、導入実績を参考にすると良いでしょう。過去に自社と似たような業種の企業が導入したことがあるのかを確認することで、導入を検討する際に役立ちます。

また、導入したツールをどの程度の期間、使用し続けているかというツール継続率を確認することで、ツールの信頼度や長期的な使い勝手の良さを判断することができます。

ツールやシステムの導入にはコストがかかります。1度導入したら継続して使用していくものなので、検討する段階で導入実績をよく確認し、納得のいくツールやシステムを見つけましょう。

サポートが手厚いツール

営業支援ツールを導入しても、使いこなすまでに時間がかかってしまい定着しないケースがあります。経営層から見れば魅力的なツールでも、操作する営業担当者が使いこなせなかったら営業支援ツールを導入した意味がありません。

ツールの定着を成功させるには、サービス提供側のサポートが手厚い体制かどうかがポイントです。お問い合わせに即時対応してくれるかどうか、対応の種類はメールなのか電話なのかなど、あらかじめ確認しておきましょう。

?また、ツールを効果的に使うために自社内の体制を整えましょう。企業によってツールの運用方法はさまざまですが、サポートと連携しながら自社にとって利用しやすい枠組みを作っていくことが大切です。

無料トライアルができるツール

営業支援ツールを使い始める前に、まずは無料トライアルを試してみましょう。無料トライアルであっても、有料版とほぼ同じ機能を試せるものもあり、実際に営業支援ツールを使うイメージを掴むことができます。

また、トライアルを試す前には、まずどんな機能を備えているのかを確認しましょう。多機能だから自社に合うとは限りません。必要な機能をリストアップし、無料トライアル中に確認を怠らないように気をつけましょう。

さらに、実際の現場での使いやすさにも耳を傾けるようにしましょう。使うのは現場であり、経営者ではありません。無料トライアル期間中にツールの扱いやすさを確認せずにいると、その後のツールの定着率に影響が出ます。この段階では、無料トライアルを営業担当者に試してもらいましょう。実際の案件情報を入力し、営業活動を再現して試用してみることが重要です。