商談管理システムとは？特徴や導入のメリット、おすすめのSFA9選

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優れた営業成果を出すには、顧客との商談履歴を適切に管理し、アプローチ方法をニーズに合わせて最適化することが重要です。しかし、膨大な取引先を抱える営業部門では、営業パーソンが一つひとつの商談を個人で管理するのは限界があります。そこで活躍するのが商談管理システムです。

今回は、商談管理システムの概要や特徴、導入のメリット、おすすめのツールについてご紹介します。

営業部門の商談管理でよくある課題

商談管理とは、顧客との商談の進捗状況を記録・管理するプロセスを指します。顧客のニーズが多様化する現代では、商談管理を適切に行うことで成約の手応えを把握したり、類似した場面での行動の最適化に役立てたりする必要があります。

しかし、営業部門は商談管理以外にも業務が多く、実際には必要な情報を集約できていないケースも少なくありません。こちらでは、営業部門の商談管理で多くの企業が感じている課題を2つご紹介します。

上長が商談の進捗状況を把握できない

営業部門では、一人ひとりの営業パーソンに複数の案件が割り当てられています。上司やマネージャーなどの上長は、部下が受け持つ商談の進捗状況を漏れなく把握し、必要に応じて指示や対策を講じる役割を担っています。しかし、案件数が増えると管理する情報の量が膨大になり、全部を把握しきれないケースも出てくるでしょう。また、営業パーソンの報告漏れによって商談の進捗状況を管理できない場合も少なくありません。

このように、多くの営業部門では、上長による商談の進捗状況の全件管理に課題を抱えています。

商談の成約率が低迷している

売上のアップには商談の成約率の向上が欠かせませんが、なかなかうまくいかない組織も多いでしょう。アプローチ方法が間違っていたり、ターゲティングが十分ではなかったりと、さまざまな要因が考えられます。商談は営業パーソンが個人で活動するケースが多いため、上長や同僚がアドバイスをしにくい点も課題です。成約率の低迷を改善するには、営業パーソンが個人で管理する商談の進捗状況を見える化し、多角的な視点から戦略を見直す必要があるでしょう。

商談管理の課題を解決するシステムとは？

営業部門が抱える上記のような課題を解決するのが商談管理システムです。営業パーソンが行っている商談の進捗状況を可視化し、情報共有やアプローチ方法の改善に活かす役割を担います。業務効率の向上や属人化の解消、成約率のアップなどさまざまな効果が期待できることから、多くの企業で導入されています。

現代では、多機能なSFAの商談管理機能を商談管理システムとして運用するのが一般的です。こちらでは、商談管理機能を搭載したSFAの特徴や具体的な機能をご紹介します。

SFA（営業支援システム）の特徴

そもそもSFAとは、「Sales Force Automation（セールスフォースオートメーション）」の略称で、日本語では「営業支援システム」と訳されます。営業活動で獲得した顧客情報や案件情報、商談の進捗状況、タスクなどを一元管理し、営業パーソンの業務の効率化・自動化を行うためのツールです。顧客のニーズの移り変わりが加速している現代において、営業活動に必要な情報を集約し戦略を最適化するSFAの重要性は高まっています。

SFAと混同されることの多いツールがCRMです。「Customer Relationship Management（カスタマーリレーションシップマネジメント）」の頭文字を取った単語で、「顧客管理システム」を意味します。SFAとCRMは、得意とする業務領域が異なります。具体的には、SFAが商談から成約に至るまでのプロセスを管理するのに対し、CRMは成約後の顧客との関係維持を担うツールです。両ツールをうまく使い分けることで、一連の営業活動を漏れなくフォローできます。

ただし、近年はSFA機能を搭載したCRMも多く登場しており、両者の垣根はなくなりつつあります。

SFA・MA・CRMは何が違う？特徴や機能、導入事例までご紹介

SFAの商談管理機能でできること

SFAの商談管理機能では、顧客との商談に関連するあらゆる情報を一元管理できます。主な項目を以下で簡単にご紹介します。

担当者

商談の担当者を記載する項目です。担当者を明確にすることで責任感が生じ、対応漏れや遅れを防止しやすくなります。また、システム上で担当者ごとに案件をソートできるようになり、視認性が良くなる効果もあります。

獲得チャネル

顧客の流入経路を管理する項目です。SNSやWeb広告など商材ごとの流入経路を分析することで、費用対効果の確認やマーケティング手法の見直しなどに役立ちます。

商談の進捗状況

商談のフェーズを管理する項目です。商談の発生直後や最終交渉など現在のフェーズを可視化することで、段階に応じた適切なフォローアップが可能になります。受注予定日の把握や売上予測にも活用できるでしょう。

受注確度

過去の事例を基に該当案件の受注確度を算出する項目です。受注確度を正確に計測することで、成約率の高い顧客に注力できるようになり、売上のアップが期待できます。また、受注確度の高い顧客には訪問を積極的に行い、受注確度の低い顧客にはダイレクトメールを配信するなど営業手法の最適化にも役立ちます。

SFAのその他の機能

SFAには、商談管理機能以外にも営業パーソンをサポートするさまざまな機能が用意されています。以下ではその一部をご紹介します。

• 顧客情報の管理機能
• 案件管理機能
• 営業活動管理機能
• ToDo管理機能
• ファイル共有機能
• ワークフロー機能
• スケジュール管理機能
• 売上管機能
• 日報管理機能
• モバイル対応機能

専用システムで商談を管理するメリット

商談管理は、エクセルをはじめとしたすでに導入済みのツールでも行うことが可能です。しかし、以下のような理由からエクセルによる商談管理は推奨しません。

• ファイルの同時編集ができない
• 最新版のファイルの管理が煩雑になる
• 情報量が増えるとファイルが重くなる
• 情報の分析に手間がかかる

本格的に商談管理に取り組む場合は、専用の商談管理システムを導入するのがおすすめです。続いては、専用システムで商談を管理するメリットをお伝えします。

商談の進捗状況を見える化できる

商談管理システムを活用することで、商談の進捗状況をリアルタイムに可視化できる点がメリットです。商談の進捗状況が営業パーソンのみで管理されていると、上長やほかのメンバーは商談の詳細を把握できず、ミスに対するアドバイスや軌道修正を行いにくくなります。気づかないうちに商談が失敗に終わってしまうケースも増えるでしょう。

商談管理システムによって営業部門全体で情報を共有することで、メンバー同士で連携して商談を進めることが可能になります。交渉のプロセスを最適化できれば、成約率や売上の向上が見込めます。

トップセールスのノウハウを共有できる

商談管理システムを導入すると、各営業パーソンがどのように交渉を進めているのか、そのノウハウやナレッジを共有しやすくなる効果が期待できます。特にトップセールスの知見を共有できれば、属人化の解消や組織全体の営業力の強化につながります。

また、集約したノウハウは新人育成にも活用が可能です。個々の営業パーソンが確立した営業手法を、商談管理システムを使って言語化することで、配属直後の新人にもアドバイスがしやすくなります。

営業部門のデータ分析ができる

商談管理システムには、過去から現在までの膨大な量の商談記録を漏れなく保管できます。これらのデータを分析することで、今後類似した商談に遭遇した際やトラブル発生時のマニュアルとして利用しやすくなります。そのほかには、業界・業種ごとの共通点を確認しておけば、交渉に先立ち戦略を立てることも可能になるでしょう。商談管理システムの活用によって商談の成功率アップが期待できます。

引き継ぎ時の手間を削減できる

商談管理機能を搭載したSFAに顧客や案件に関する情報を集約することで、引き継ぎ時の手間を減らせるメリットもあります。従来の営業手法では、個々の営業パーソンが顧客情報を管理していたため、引き継ぎ時に漏れが発生してしまうケースもありました。この点、SFAを活用すれば、システム上ですべての情報を確認できるため、引き継ぎをスムーズに行えるようになります。ミスの削減による顧客満足度の向上も見込めます。

商談管理システムの選び方

営業の現場に商談管理システムを定着させるには、どのような点に気をつけてツールを選ぶべきなのでしょうか。こちらでは、商談管理システムの選び方のポイントを解説します。

モバイル端末に対応しているか

商談管理システムを機能させるには、商談後できるだけ早くデータを反映させることが重要です。商談から情報の入力までにタイムラグがあると漏れが生じやすくなり、データを正確に収集できません。

そのため、商談管理システムはモバイル端末に対応した製品を選ぶのがおすすめです。スマートフォンやタブレットからデータの入力・更新ができれば、営業担当者は商談後に帰社する必要がなくなり、リアルタイムでの情報共有が可能になります。また、モバイル端末に対応することで、リモートワークやテレワーク時にも使用しやすいというメリットがあります。

顧客情報と紐付けて管理が可能か

商談管理システムで管理する情報は、顧客情報や案件情報と紐付けることで真価を発揮します。そのため、商談管理システムはそれぞれの情報を連動して管理でき、ワンクリックで行き来できるものを選ぶのが良いでしょう。情報の分析がしやすくなり、営業活動の効率化に役立ちます。

サポート体制が充実しているか

商談管理システムは、導入後長期にわたって使い続けることになるツールです。そのため、導入前のサポートだけでなく、導入後のトラブルに対する支援体制が充実しているベンダーを選びましょう。

純国産の営業管理システム「GENIEE SFA/CRM」を提供する株式会社ジーニーでは、導入支援だけでなく運用開始後の効果検証やフォローも実施しています。カスタマーサクセスチームが一丸となって貴社への定着をサポートいたしますので、商談管理にお困りの際はぜひ「GENIEE SFA/CRM」の導入をご検討ください。

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直感的な操作が可能か

導入した商談管理システムを年代やITリテラシーの異なる営業パーソンに使ってもらうには、ツールの使いやすさも重要です。マニュアルを確認しながら操作しなければならないシステムの場合、全員が使いこなすのは難しいでしょう。情報の入力や削除、項目の選択、ファイルの共有などの基本的な操作を直感的に行えるシステムが望ましいといえます。無料トライアルを提供しているツールも多いため、事前に使い勝手を確認するのがおすすめです。

おすすめの商談管理システム9選

商談管理システムの必要性は理解しているものの、自社に最適な製品が判断できないケースも多いでしょう。そこでこちらでは、商談管理に強みのあるSFAを9個ご紹介します。商談管理システム選びの参考にお役立てください。

「GENIEE SFA/CRM」

価格

初期費用なし　1ユーザーあたり月額3,480円～

形態

クラウド型

特徴

「GENIEE SFA/CRM」は、株式会社ジーニーが提供する純国産の営業支援・顧客管理システムです。商談管理機能を活用すれば、営業パーソンが訪問日や取引先の担当者、受注見込時期などの情報を入力することで、商談状況を見える化できます。商談が現在どのフェーズにあるのかについては、ボード形式で表示されるようになっており、ドラッグ＆ドロップで簡単に操作が可能です。

また、蓄積した情報は、システム上で集約してグラフ化することもできます。わざわざエクセルに出力する必要がなく、情報の収集から分析までをワンパッケージで実現できるのが「GENIEE SFA/CRM」の魅力です。業務効率の改善や営業活動の属人化の防止に役立ちます。

「GENIEE SFA/CRM」には、そのほかにも数多くの機能が搭載されています。顧客管理機能やタスク管理機能、名刺管理機能、外部ツールとの連携機能などが代表例です。各機能の使い勝手や導入事例を確認できる資料をご用意していますので、興味がある場合はぜひお気軽にお問い合わせください。

ネクストSFA

価格

初期費用なし　月額50,000円（税込55,000円）〜（10ユーザーまで）

11ユーザーから1ユーザーあたり月額4,000円（税込4,000円）

形態

クラウド型

特徴

ネクストSFAは、株式会社ジオコードの提供する営業管理とMA（マーケティングオートメーション）を融合したSFAです。MAとは、顧客獲得のためのマーケティング活動を効率化・自動化するツールを指します。

ネクストSFAの商談管理機能は、使いやすさと見やすさを追求しているのが特徴です。管理画面では商談のフェーズごとに案件数や金額が表示されるようになっており、ドラッグ&ドロップで操作すると自動的にそれらの数字も変更されます。直感的な操作が可能なため、ベテラン社員の多い営業部門でも安心して利用できるでしょう。

Senses

価格

5ユーザーあたり月額27,500円（税込30,250円）〜

追加ユーザー1人あたり月額5,500円

形態

クラウド型

特徴

Sensesは、株式会社マツリカが提供するSFAです。案件の進捗に関する情報をカード形式で記録することができ、チーム内や会議における共有をスムーズに行えます。レポート機能では、集約した数値データを見やすい形で表示することも可能です。分析や営業戦略の立案に活用することで、アクションの最適化につながります。

また、行動管理機能では、営業パーソン一人ひとりの営業活動を時系列で表示できます。各営業パーソンが現在どの業務に従事しているのか把握しやすくなり、マネジメント担当者の業務効率の改善に役立つでしょう。

Knowledge Suite

価格

容量5GBまで月額50,000円（税込55,000円）〜（ID数無制限）

形態

クラウド型

特徴

Knowledge Suiteは、ナレッジスイート株式会社の提供するオールインワンタイプのSFAです。名刺などを活用した顧客情報の取り込みと営業報告書の作成の2ステップで営業活動を管理できる、シンプルな設計が特徴のツールです。クラウドタイプのため、外出先からでも気軽にアクセスが可能で、商談前に顧客情報を素早くチェックできます。

Knowledge Suiteは従量課金制を採用しており、ユーザー数を気にすることなく利用しやすいのが魅力です。ただし、管理するデータ容量が増えると料金も高くなる傾向にあるため、事前に自社の顧客数や想定されるデータ容量を確認しましょう。

Sales Cloud

価格

1ユーザーあたり月額3,000円（税込3,300円）〜

形態

クラウド型

特徴

Sales Cloudは、アメリカに本社を構えるセールスフォース社が提供する世界的に有名なSFAです。商談に必要なあらゆる情報を一元管理することで、現在のフェーズや競合相手などをひと目で判断できるようになります。営業プロセスの効率化につながり、生産性の向上や属人化の防止などの効果が期待できます。

また、Sales Cloudは豊富なアドオンも魅力です。導入後に足りない機能をプラスでき、自社独自のSFAを構築できます。ただし、アドオンを追加するごとにコストが高くなる点には注意しましょう。

eセールスマネージャーRemix Cloud

価格

1ユーザーあたり月額3,000円（税込3,300円）〜

形態

クラウド型

特徴

eセールスマネージャーRemix Cloudは、ソフトブレーン株式会社が提供する商談管理ツールです。マルチアウトプットに強みを持つソリューションで、活動報告書を作成すると自動的に顧客情報や商談リスト、スケジュールなどへデータが同期されます。営業情報をリアルタイムに共有しやすくなり、戦略の最適化や営業部門の連携強化に役立ちます。

また、eセールスマネージャーRemix Cloudでは、訪問や電話などによる運用サポートも実施しています。システムの使い方やデータの活用方法、収集した情報を使った営業戦略の立案などに関するアドバイスを受けることが可能です。

Zoho CRM

価格

無料プランあり　1ユーザーあたり1,680円（税込1,848円）〜

形態

クラウド型

特徴

Zoho CRMは、Zoho社が提供する営業支援・顧客管理システムです。SFAの商談管理機能では、案件の進捗状況に関するデータを一覧表示し、施策の検討や優先順位の設定を行えます。フィルターやソート機能が充実しているため、商談数が膨大に増えた場合でも安心です。案件ごとの優先度はスコア形式で管理でき、営業パーソンは優先度の高い案件から着手しやすくなります。

また、標準搭載のAIを活用すれば、案件ごとの受注確度も確認できます。「30日以内に受注」「失注可能性高」など具体的に表示されるため、受注確度の高い案件から商談へ移行することが可能です。

kintone

価格

初期費用なし　1ユーザーあたり月額780円（税込858円）〜

形態

クラウド型

特徴

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する営業支援アプリの作成サービスです。商談管理や請求書管理、生産管理などの自社に必要なアプリを、複雑なプログラミングの知識を使わずに作成できます。デザインや設定の自由度が高く、自社にとって使いやすい形のアプリを実装できるのが魅力です。

一からアプリを作成するのが面倒な場合は、用意されたサンプルアプリをカスタマイズすることもできます。例えば案件管理アプリの場合、受注確度や活動履歴の確認、データの集計機能などがあらかじめ搭載されています。ただし、より高度なアプリを作成するためには、一定のプログラミング知識が必要になるケースもあるため注意しましょう。

WaWaFrontier

価格

初期費用なし　1ユーザーあたり月額2,000円（税込2,200円）〜（別途基本料金が必要）

形態

クラウド型

特徴

WaWaFrontierは、株式会社アイアットOECが提供するSFAです。シンプルな画面設計とわかりやすい操作性が魅力のツールで、商談を含む案件の進捗状況を管理できます。営業パーソンが個人で管理することの多い情報を手軽に共有できるようになり、組織全体の効率化が期待できます。

また、WaWaFrontierはレスポンシブデザインに対応しているのも強みです。スマートフォンやタブレット、PCなど利用する端末に応じて表示が最適化されるため、外出の多い営業パーソンからマネージャーまで誰でもスムーズに利用できます。

まとめ

今回は、商談管理における課題や商談管理システムの特徴、導入のメリット、おすすめのSFAについてお伝えしました。商談管理システムは、営業パーソンの顧客に対するアプローチ状況を可視化し、戦略を最適化するために必要なツールです。営業パーソンが個人で記録していた情報をシステム上で管理することで、顧客との商談に注力しやすくなる効果もあります。自社に最適な商談管理システムを導入し、営業活動の効率化を実現しましょう。

現場への定着率が高く、使いやすい商談管理システムをお求めの場合は、純国産ツールの「GENIEE SFA/CRM」の導入をご検討ください。営業における日本特有の課題や強みを踏まえたツール設計となっており、最短での業務効率化や業績向上を目指せます。また、ツールの導入が目的にならないよう、必要な機能や項目を厳選しており、運用コストや定着に向けた現場の負担を最小限に抑えて導入できる点も魅力です。貴社の商談管理の状況を伺ったうえで最適なプランをご提案いたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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