営業にもコツが必要！売れる営業マンのノウハウを新入社員に伝える方法

更新日：2024.05.28　/　営業ノウハウ

営業のノウハウは営業担当ごとに培った「秘伝のタレ」のような趣旨があります。その培われたノウハウを経験の浅い新人社員に指導するのは、非常に苦労しますし、新人社員にとっても負担が大きいです。しかし、SFA(営業支援システム)などを使えば、ノウハウを伝授する時間を短縮できます。
SFAツールは、「何でもできる魔法のシステム」ではありません。導入にあたっては、まずSFAでできることを知り、どうすれば自社の課題を解決できるかを考える事が大切です。

SFAはどんなツールなのか

SFAはどんなツール

SFAは「Sales Force Automation」の略で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。その名のとおり、日々の営業業務をサポートし、さらなる効率化を図るためのシステムです。

多くの企業にとって、営業は収益の入り口となる最前線。ですから、半期、あるいは四半期でどれほどの売上が見込めるのか、正確に予測する事は不可欠です。そのためには、顧客情報、案件の進捗状況、契約の確度(予測)、売上額と時期の予測など、より正確な情報が必要になります。それらの情報を一元管理し共有できれば、チーム全員で正確な現状把握ができますし、それを分析する事で次の営業プランを練る事ができるでしょう。こうした背景から、SFAツールは1990年代のアメリカで生まれました。

そもそもSFAとは何か？基本から徹底解説

SFAを通じてノウハウの共有も可能

SFA　メリット　日報

SFAツールでは、「情報の一元管理・共有」に加え、顧客とのコミュニケーション履歴を残す事もできます。いつ、どのような提案をし、どんな要望を受けたのか。それに対してどう行動したか。そして、どんなリアクションがあったのかを蓄積できます。今までの営業日報に記録していた内容を書き込んでおくことで、時系列に沿った行動履歴を振り返ることができます。

実は、この日報のデータこそが、営業担当者個人の「営業ノウハウ」の記録そのものです。そのプロセスに何か問題があれば、マネージャーが指導できますし、成績優秀な営業のノウハウをチームで共有できます。それらの事柄をベースに体系的にまとめられれば、標準的な営業スタイルを構築できます。

ですが、１年前の日報を振り返ることがあるでしょうか？ほとんどの人はそんな経験はないと思います。
さまざまな事例が詰まった日報は、営業担当から見れば提出したら終わりで、マネージャーから見れば提出された日報を確認して終わりなのです。実にもったいない話です。営業ノウハウの詰まった日報のデータが共有される事はそうそうないので、より一層、営業ノウハウが属人的になってしまいます。
もし、日報を振り返るとしても、いくつかのExcelのファイルを開く必要があり、圧倒的に時間が掛かってしまいます。その時間を、営業活動に割いた方がより効率的です。

日報を振り返る作業を容易にしてくれるのがSFAツールです。SFAツールがあれば、顧客ごと/時系列ごとに日々の活動を確認できます。時系列的に確認出来る日報をエビデンスとして、営業スタイルを構築出来れば、経験の浅い新入社員でも臆することなく、営業スタイルを身に着けることができますし、不安なことは、SFAツールに蓄積された先輩営業担当の過去の日報データを見ることで解消されるでしょう。

つまりSFAツールは、情報の管理・共有だけでなく、属人化しがちな営業ノウハウまでも共有し、チーム全体の営業力の底上げを可能にするツールなのです。

SFA　CRM　違い

SFAと並んで紹介されるツールに「CRM」があります。CRMは「Customer Relationship Management」の略で、「顧客関係管理」と訳されます。CRMは、顧客に関する情報を深く広く集め、それを分析・活用していく事でお互いの関係性を高め、マーケティング活動に活かしていくというものです。具体的なしくみというよりは「概念」に近く、その考え方から生まれたものがCRMツールです。

これまでの話をまとめると、SFAは営業活動に必要な顧客情報と、実際の活動によって得られた情報を管理し、次のアクションにつなげるためのものであり、蓄積された情報を分析する事で営業力を向上させるツールです。

一方のCRMは、顧客に関する多角的な情報を管理し、より効果的なマーケティングを行うための、顧客志向のマネジメントツールという事になります。

つまり、管理する対象が自分たちの行動なのか、あるいは顧客なのかという点が、SFAとCRMの違いということです。

まず、解決すべき課題を明らかにする

前項でお話ししたように、SFAとCRMには明確な違いがありますが、ツールの機能の面では、その違いは年々薄まりつつあります。

見込み顧客にアプローチをかけ、クローズさせるには、自社と顧客との適確なコミュニケーションが欠かせませんし、そのためにどの様な情報が必要かと考えれば、ツールに求められる機能はおのずと決まってきます。ですから、「SFAとCRMと、どちらにすべきか」という選択は、あまり意味を持ちません。

また、SFAもCRMも、導入したからといってすぐに営業力が上がるというものではないというのはご想像のとおりです。どんな目的で、どのような機能を使うかという点が最も重要なのです。そうした認識がないままツールを導入してしまうと、あれもこれもと機能を欲張ってしまい、入力項目が多くなりすぎ、さして使わずに終わってしまう…ということにもなりかねません。

ですから、まずは「解決すべき課題は何か」を明らかにし、解決のために何が必要なのかを検討しましょう。その上で、必要な機能を持ったツールを導入してスモールスタートを切れば、SFAでもCRMでも、ツールを有効に活用できるしょう。

次章では、SFAやCRMを導入するときの事前準備をもう少し詳しくみていきます。

SFAを導入する前の準備

SFAツールを導入するには、事前準備が必要です。では、SFAを導入する前に準備しておきたいことについて、3つのポイントをチェックしてみましょう。

現状を明らかにする

まずは、SFAツールを活用してクリアにしたい課題を明らかにしておくことが必要です。というのも、現状の課題を明確に把握していないと、どういった課題をどれだけ改善したいかというボリュームを把握することもできません。

現状の把握をおざなりにしてしまうと、SFAの導入に無駄なコストをかけすぎてしまったり、全く方向性が違う施策を打ち出してしまったりと、ツールの費用対効果を得られない可能性があります。そのため、まずは現状を明らかにして、導入効果を測定しやすい状況を作り出しましょう。

例えば、営業部門内でナレッジ共有ができていないという課題を抱えているとしましょう。このような状況を解決したいと考えているのなら、操作性に優れたSFAツールを導入してデータを一か所に集約することで解決できます。

SFAツールを導入するだけでも、訪問記録や提案内容、商談情報といった営業情報を共有できるようになります。そのうえで操作性に優れたツールを選ぶことで、誰でも簡単に欲しい情報にアクセスできるため、ナレッジ共有の効率が上がるのです。

また、売り上げをアップさせたいが何から着手したらよいか分からないという状況であれば、データ分析機能に優れたSFAを導入することで現状把握が容易になります。営業活動をすべて可視化して詳細なデータ分析を行うことでKPIの策定が可能となり、売上向上に効果的なアクションを取ることができます。

SFAの導入を社員に理解してもらう

SFAツールの導入にあたり、社員に理解を促すことも重要なステップです。上層部が現場の社員に説明もなくSFAの導入に踏み切ってしまうと、SFAの定着が進まない恐れがあります。

現場の社員にとっては、SFAのデータ入力というタスクが生じるため、社員にSFAツールの概要や導入の意義、活用の際に注意すべき点などを明確に伝えましょう。その際、SFAは短期間で効果が実感できるものではなく、長期的な視点で運用していうことが大切であることも伝えるのがおすすめです。

また、SFAツールの導入によって、これまでの業務フローが大きく変わる可能性があります。特に、ナレッジ共有をする場合は、これまで独自のやり方で蓄積してきたノウハウを、他の社員と共有することに難色を示す古参の社員もいるでしょう。そのような場合は、ナレッジ共有がもたらすメリットをしっかりと説明し、ノウハウを持つ社員の不利益にならないことを理解してもらう必要があります。

このように、導入前に社員に周知を行って導入の意義を理解してもらい、足並みを揃えておくことがSFA導入の成功の鍵なのです。

運用ルールを決めておく

最後にSFAツールを導入するにあたり、運用のルールを定めておきましょう。情報をSFAツール上にどこまで記入するのか、入力する項目の優先度などを明確にする必要があります。また、企業名や担当者名の表記ルールも統一しておきましょう。

運用ルールが明確になっていないと、「株式会社」と「（株）」の表記違いにより同一企業が別々の企業として登録されてしまう、必要な情報が抜けているといったことが起こります。これは、SFAの使い勝手にも大きく関わる部分です。いくら優れたSFAであっても、運用ルールが統一されていなければ効果的な運用はできません。

導入前にある程度の運用ルールを決めておき、運用を開始した後は適宜ルールを追加・変更していくことで、自社に合ったSFAの運用を目指しましょう。