2017.11.13 / 営業ノウハウ 

営業目標達成に向けて、
営業マンが実践するPDCAサイクルの具体例

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月ごと、あるいは期ごとに設定される営業目標は、達成しなくてはならない数値です。
では、どうすれば目標を達成できるでしょうか?「頑張る」だけでは数値はついてきません。正確な情報に基づいた正しいPDCAサイクルの実行が必要です。今回は具体例をもとに、PDCAサイクルの回し方をご紹介します。

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PDCAサイクルの基本知識

PDCA 営業目標達成

まずは、「PDCAサイクル」の基本をおさえていきましょう。

 

PDCAサイクルとは?

“PDCA”とは、「PLAN(計画)」「DO(実行)」「CHECK(評価)」「ACTION(改善)」の頭文字を取った略称で、改善業務のフレームワークのことをいいます。
元は製造業の品質管理に用いられており、計画・実行・評価・改善の順に業務を進めることで、継続的な業務改善が可能です。近年では、ビジネス場面だけでなく、日頃の作業や家事など幅広い領域で使えるため、多くの分野で取り入れられるようになりました。

では、それぞれのステップのポイントについて簡単に確認してみましょう。

 

PLAN(計画)

このステップでは業務における目標設定と行動計画の作成をします。
目標設定のポイントは、具体的な数値やタスクに落とし込んで設定することです。事業全体の目標から逆算し、改善のためには何が必要で、どういったアクションをする必要があり、その結果どれだけの売上が見込めるのか、明確に設定します。

また、PDCAの考え方では一連のサイクルを継続的に回し続けることが大切です。そのため、目標設定をするだけでなく、各タスクや目標達成までの期限を設けるようにしましょう。目標達成までの期間が遠い場合は、大きな目標とは別に小さな目標設定を同時に設けるのもおすすめです。

計画の段階で目標設定や期限が曖昧だと、次に行う実行・評価・改善のステップが意味を成さないものになってしまうので注意しましょう。

 

DO(実行)

設定した計画に沿って業務を遂行します。次の評価や改善に活かせるよう、この段階で気になったことはメモなどに書き留めるようにしましょう。当初予定していた業務を実際にやってみると、上手くいかなかったり、新たに必要なものが分かったりします。
評価のステップで良質な意見を出せるように、材料を集めておくことがポイントです。

 

CHECK(評価)

これまでのステップについて評価・分析をして、課題を洗い出すステップです。計画通りにタスクは進んでいるか、目標を達成できているか、未達の場合はなぜ達成できなかったのかなど、現状の分析から課題を浮きぼりにします。

評価のステップでは問題点を見つめ直す方に注視しがちですが、成功したものについて分析することも大切です。成功の要因を把握することで、他の業務にも活かせるため、さらなる企業・チームの成長が期待できます。

 

ACTION(改善)

前のステップで洗い出した問題点を元に改善策を検討し、業務の改善を図ります。そして、これらの改善点を次の計画に盛り込み、パフォーマンスの向上を目指します。

 

このように、PDCAサイクルを円滑に回していくためには段階ごとにポイントを抑えておくことが重要です。一連のサイクルを繰り返していくことによって、好循環が生まれるはずです。

 

営業マンがPDCAサイクルを回すべき理由

汎用性が高く、多くの分野で取り入れられているPDCAですが、営業職では特にこのフレームワークが大切です。昨今は市場競争が激化していることもあり、外的な要因で売上が下がるケースも珍しくありません。一方で、外的な要因以外で売上が伸び悩んでいることもあるでしょう。

外的要因は自社だけで解決できないことも多く、長期的な施策が必要です。一方、それ以外の要因では営業プロセスの課題が影響して、売上が伸び悩んでいると考えられます。

そんな時、営業マンとして自社の売上を伸ばすために、まず取り組みやすい改善方法がPDCAを活用した見直しです。しかし、営業の仕事は多岐に渡るためおさえるべきポイントが分からない方も多いはずです。次の章では、営業職に絞ったPDCAのポイントについて解説します。

 

営業マンが実践すべきPDCAサイクルを回すときのポイント

営業マンがPDCAを回すときのポイントは、一体どのようなものでしょうか。ここでは、ポイント4つをご紹介していきます。

 

正しい情報を常に確認しておく

目標達成のためには、その目標にどれくらい近づいているのか、常に認識しておくことです。

日々の業務に忙しい現場の営業社員は、「自分は今、目標に対して、どこまで達成できているのか」ということを忘れがちです。そのため、月末近くなってから「あと2社くらい契約が取れないと、今月の目標に届かない!」などと慌てたりします。

こうしたことのないよう、「正確な現状を、リアルタイムで把握しておく」ことが不可欠なのです。 多くの企業では、この作業にExcelなどのスプレッドシートを利用しています。Excelなら誰でも使えますし、新たにツールを導入する手間やコストもかかりません。ですが、機能という点で限界があり、決して満足できるものではありません。情報の抽出や切り出しをするには、複雑なマクロを組まなければいけませんし、やがてExcelファイルのメンテナンスだけで、リソースを割くようになってしまいます。

ところが、SFA(Sales Force Automation/営業支援システム)を活用すれば、この問題は解決できます。SFAツールなら、Excelよりも簡単に案件の金額や商談状況をはじめとするあらゆる情報を、一瞬で集計できます。また、複数の要素を組み合わせてのデータ抽出も得意ですから、「今月中に成約できそうな案件がどれくらいあるか」「そのうち、確度の高い案件の総額はいくらか」というような、必要なデータをすぐに引き出すことができます。

最適なツールを使い、案件に関する正確な情報と目標への到達状況をリアルタイムで知っておく。目標到達のためには、このことが一番大切です。

そもそもSFAとは何か?基本から徹底解説 

 

できるだけ短いスパンでPDCAを回していく

現状が目標値に届いていなければ、改善してその結果をさらに評価する、つまりPDCAサイクルを回していく必要があります。ここで重要なのは「PDCAはできるだけ短いスパンで回す」ということです。 例えば、1ヵ月の達成目標に対する行動目標を1ヵ月単位で設定すると、前述のように月末になって慌ててしまうことになります。達成目標に対して、1週間あたり、さらに1日あたりに細分化して行動目標を設定し、日々PDCAを回していくのです。

単純化してお話ししましょう。まず、売上目標と商材の単価から、月あたりの必要成約件数は算出できます。さらに、アポイントからの成約率や、テレアポ獲得率を掛け合わせれば、月に何件のアポイントが必要か、さらに何本の電話を入れればいいのか分かります。それを営業日数で割れば「1日何本のテレアポが必要か」がはっきりします。

仮に「1日に新規の電話アポイントが30件必要」ということになれば、そのハードルを日々クリアできているかどうかをチェックし、クリアできなかったのなら「なぜできなかったのか」を考え、改善するのです。単に時間がなかったというのであれば、メンバーの時間の使い方を見直す必要があるかもしれません。また、メンバー全員が毎日30件ずつ電話をしたのに、アポイントがほとんど取れなかったのなら、トークスクリプトに問題があるのかもしれません。

このように、1ヵ月の目標を日々の行動目標にまで落とし込み、短いスパンでPDCAを回すのです。それを日々積み上げていけば、月末になって慌てることも少なくなるでしょう。

 

目標は具体的に

営業職の場合、目標は具体的かつ作業ベースに落とし込みすぎないことがポイントです。というのも、営業職の仕事は客先と連携をとることも多く、進度をコントロールできない場面も多くあります。また、「1週間に〇件の架電」「月内に〇件訪問」と作業ベースの目標に落ちてしまうと、数をこなすだけで終わってしまうリスクもあります。
そのため、営業職で目標設定をする場合は本質に沿った指標にしましょう。具体的な例として下記のようなものが挙げられます。

・〇件の商談を常にキープする
・既存顧客にアプローチしてニーズを〇件以上ヒアリングする
・社内MTGは基本的に30分で切り上げるようにする

 

問題の本質を見極める

改善業務を行う時は、常に問題の本質を見極める意識を持つことも大切です。例えば、月内にキープする商談の目標件数が5件あったとします。AさんもBさんも共にこの目標をクリアしましたが、商談を獲得する進度に着目すると違いがあります。

Aさんは提案から受注までが早い一方、見積もりにかかる期間が長い特徴が分かりました。対してBさんは、提案の準備までに時間がかかるものの、その後のフローは迅速に処理できていました。

このように1つの課題を取ってみても、分析の粒度を細かくすることで社員一人ひとりの問題点が見えてきます。このケースでは、Aさんは見積もり業務を見直すことで改善が図れるでしょう。Bさんは提案までの時間を短縮することで、よりスピーディに仕事ができるはずです。そして、見積もり業務で工数がかかる要因は何か、なぜ提案までの時間が長いのかなど、さらに深堀をしていくことで問題の本質をつかむことができます。

 

売上目標達成に関するマネージャーの役割

前項とも関連するのですが、目標どおりに事が運ばなかった場合は、今までの行動を見直す必要が出てきます。そのとき、マネージャーはリカバリープランの設定について、メンバーをしっかりサポートすることが必要です。

特に、営業を始めて2~3年という経験の浅いメンバーは、営業という業務について多くの引き出しを持っていません。そこで、マネージャーの出番です。受注までの道筋を踏み外してしまった場合、どのようにリカバーすればいいかを指導し、若いメンバーの「仕事の引き出し」を増やしていくのです。もちろん、指導する側がどれほど多くの引き出しを持っているかが大切ですから、マネージャーの手腕が問われるところでしょう。

そして、もう1つのマネージャーの役割は、半期あるいは四半期といった中長期のスパンごとに、営業目標を達成できた、あるいはできなかったのはなぜか、個々のメンバーに自らを振り返らせることです。

自らの行動を振り返ることで、目標を達成するにはどう動けばいいのかが分かります。それを、半期あるいは四半期ごとに振り返っていくのです。つまり、短期と中長期の2つのサイクルで、PDCAを回していくということになります。

日々の業務を積み重ねて、中長期の結果に結び付けていく。それが、営業目標達成のための基本姿勢と考えましょう。

営業マンがPDCAを回すにあたってのSFAの役割

営業マンがPDCAを回すうえで、SFAを活用して業務の効率化を図ることができます。先ほどご紹介したように、SFAにデータを蓄積していくことで、必要な時に必要な情報を瞬時に引き出せるようになります。また、集計や請求書の作成機能などが搭載されているツールであれば、見積もり業務もスムーズに終わります。

PDCAを回すうえで大切なことは、改善点に対するアクションを早いサイクルで進めることです。そのため、営業マンにとっては改善点を洗い出す「評価」と「改善」の行程が特に重要になります。早くサイクルを回すためには、見積書の作成や書類の整理といった作業系の仕事はなるべく簡略化し、戦略を練る時間を多く持つ方が効果的でしょう。営業活動の進捗管理や各種書類の整理を簡素化し、浮いた時間で提案の質を上げたり、顧客対応の時間を多くとったりすれば、顧客満足度の向上も期待できます。

SFAツールは、営業マンがやらなければならない本質的な仕事の時間を確保してくれるパートナーのような役割を果たしてくれるのです。

 

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ちきゅうは商談管理や売上の達成率、名刺管理など営業業務に役立つ機能が搭載されています。例えば、商談の進捗に合わせて自動でメールを配信したり、商談情報から見積書を出力したりする機能があります。ビジュアライズされた画面で、設定や更新も直感的に操作できるので運用もスムーズに行えます。

また、スマートフォンやチャットツール、MAツールと連携できるのも魅力の1つです。ちきゅうで蓄積した顧客情報とMAツールを組み合わせれば、さらに効率的に売上を拡大できるでしょう。

これらの標準機能に加えて、ちきゅうではアレンジ可能なカスタムオブジェクトの機能も搭載されています。そのため、不動産の物件情報など各業界に合わせて活用できます。リーズナブルな金額で導入できるため、企業の大小を問わずに使えることも魅力的です。

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PDCAを回して営業目標を達成しよう

営業目標達成のためには、綿密な計画と振り返りが欠かせません。PDCAサイクルはたくさん回すほど、欠点が改善され業務が効率化していきます。
また、SFAツールでチ―ムの商状況が可視化されれば、苦戦しているメンバーの改善点や、好成績のメンバーの成功要因が分かり、次に生かすことができます。
あなたもPDCAサイクルを高速化させるSFAツールを使って、営業目標を着実に達成しませんか?

 

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