2019.09.09 / 営業管理のコツ 

Excelで顧客管理するには?
データベースの作り方をわかりやすく説明

エクセルで顧客管理する方法のイメージ画像
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名刺や顧客情報を管理する方法に、名刺管理ソフトがありますが、Excelの機能を活用すれば、顧客情報を無料でデータベース化できます。ただし、Excelで顧客管理をするには、情報の入力や、作成後のデータの確認、追加など多くの作業が必要になります。そこで、Excelを使ったデータベースの作り方や、注意点を紹介します。

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Excelにおいて顧客管理のデータベースを作成する手順

データベースを作成するときは、高価なソフトや専門性の高いソフトは必要ありません。Excelを利用すれば、簡単にデータの整理が可能です。ここではExcelでデータベースを作るための基本的な手順を説明します。

 

項目名の決定・データ入力

Excelにおいて顧客管理のデータベースを作成

実際にデータを入力する前に、まずはどのような項目を作るかを考えましょう。
BtoCなら、会員番号や名前、住所、電話番号
BtoBなら、企業名、担当者名、連絡先
など、必要となる項目は企業によって異なります。
必要な項目を決めたら、横方向に項目名を入力していきます。入力項目が多いと、途中でスクロールバーが表示され、項目名が見づらくなりますが、折り返さずに入力しましょう。入力フォームを使えば、1つの項目に入力されたデータを1画面に表示することができるので、問題ありません。

項目分けが完了したら、Excelにデータを取り込みます。データの入力はExcelシートとユーザーフォーム、どちらでも入力が可能です。
このとき、かならず1つの行に1件のデータを入力しましょう。また、1つの列には同じ種類のデータを入力します。列の順番を入れ替えたいときは、列全体を選択してから切り取り、順番を変えたい部分に貼り付けましょう。

 

データベース化する

エクセル 顧客管理 方法

項目名とデータの入力が完了したら、データベース化を行いましょう。まずは入力したデータの中から、データベース化したい範囲を選択します。次に、画面上部のホームタブを開き、「テーブルの書式設定」を選択しましょう。「テーブルの書式設定」では、さまざまなデザインや色のテーブルから、好きなスタイルを選べます。スタイルを選択したら、データベース化は完了です。

Excelでデータベースを作ると、データの検索や並び替え、フィルター機能などを使って、簡単にデータを管理できます。機能を使いたいときは、データベースの項目の横にある三角形のマークをクリックしましょう。ソート、フィルター、検索のメニューが出てくるので、使いたい機能を選択します。その他にも、データベース関数を使用すれば、データベース内のデータを分析することも可能です。

 

Excelにおいて顧客管理のデータベースの使い方

Excelにはソートやフィルターの他にも、データを管理するうえで便利な機能が多く備わっています。使いこなせれば、さらに効率よく顧客情報を管理できるようになるでしょう。そこで、データベースの便利な使い方について紹介します。

 

フォーム機能

エクセル 顧客管理 方法

Excelで管理する顧客情報が増えると、編集や入力がしにくくなってしまいます。画面を見やすくしたいときは、フォーム機能を活用しましょう。

Excelのフォーム機能を活用すれば、1件の顧客データの全体を見ることができるようになります。ただし、フォーム機能は最初から有効になっているわけではありません。フォーム機能を使いたいときは、まずは設定を変更して、フォーム機能を使えるようにしましょう。

まず、メニューからオプションを選択し、「クイックアクセスツールバー」をクリックします。その後、「すべてのコマンド」の中から「フォーム」を選び、クイックアクセスツールバーに追加します。最後に「OK」ボタンを押したら、フォーム機能の設定は完了です。無事に設定ができていれば、画面上部のクイックアクセスツールバーにアイコンが表示されるので、次からはアイコンをクリックするだけでフォーム機能が使えます。

 

ウィンドウ枠の固定

エクセル 顧客管理 方法

Excelにデータを入力すると、縦方向にスクロールした際に項目名が画面の外に出てしまい、どれが何のデータなのか分からなくなってしまうことがあります。さらに、項目数が多くなると、横方向にスクロールしたときに、顧客の名前が見えなくなってしまうこともあるでしょう。項目名が見えにくいときは、Excelのメニューにある「ウィンドウ枠の固定」を使用すれば、スクロールしても項目名が隠れないようになります。

まずは画面上部のタブから「表示」を選択し、「ウィンドウ枠の固定」というアイコンをクリックします。その後、固定したい列や行、セルを選択すれば完了です。固定した部分はスクロールしても表に残ります。固定を解除したいときや、固定する部分を選び直したいときは、再び「ウィンドウ枠の固定」をクリックしたら、「ウィンドウ枠固定の解除」を選びましょう。

 

重複のチェック

エクセル 顧客管理 方法

顧客管理を行ううえで、定期的にデータが重複していないかチェックすることは非常に重要です。顧客情報が増えるほど、データが重複するリスクも高くなります。

データ重複をチェックするときは、まず画面上部のホームタブを選択し、「条件付き書式」というアイコンをクリックします。次に、「重複する値」を選択し、重複がないか確認したい項目を選択しましょう。万が一、重複しているデータがあればハイライトされるため、一目で分かります。さらに、項目名の横にある三角形のボタンを押し、ソート機能を使ってデータを並び替えれば、重複しているデータが並ぶので、処理も簡単です。

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Excelにおいて顧客管理のデータベース作成時の注意点

Excelでデータベースを作成するときは、いくつか注意しなければならないポイントがあります。データベースの作成を検討しているのであれば、ここで紹介する注意点を確認したうえで作業を始めましょう。

 

データを横方向で入力しない

まず注意しなければならないのは、データを横方向に入力しないことです。
項目名を縦方向に入力し、データを横方向に入力してしまうと、フィルター機能やソート機能が使えなくなってしまいます。Excelで顧客管理を行うにあたり、属性ごとにデータを並び替えたり、フィルター機能を使ってデータを絞り込んだりする場面は非常に多いです。データを入力する際は、必ず項目名を横方向、データを縦方向に入力しましょう。

 

データ同士の行間をあけない

データを入力する際は、データ同士の行間をあけたり、空白のセルを作ったりしないよう注意しましょう。空白のセルがあると、データが見えにくくなったり、データベースが途中で途切れてしまったりするおそれがあります。
また、行間があいていると、フィルター機能やソート機能が使えなくなってしまうので、非常に不便です。データベースを見やすくしたいときは、行間をあけるのではなく、セルの高さや幅を調節してみましょう。

 

タイトルとテーブルは1行間隔をあける必要がある

データベースを作るときは、何に関するデータが入力されているのか分かるよう、「会員情報」などのタイトルをつけることもあるでしょう。タイトルと表の間には、1行以上間隔をあける必要があります。間隔がないと、表がデータベースとして認識されず、情報がうまく表示されない可能性があるためです。なお、データ同士の間に空白がある場合とは異なり、タイトルと表の間に間隔があっても、ソート機能やフィルター機能が使えなくなることはありません。

 

Excel以外にもある?顧客管理を効率化するための方法

Excelを使った顧客管理は、気軽に挑戦できる一方でデータベースを作成する手間がかかり、時間と労力がかかります。特に、顧客情報が多いと、データを入力するのも管理するのも大変な作業になるでしょう。

そこで、顧客管理を効率化したいときに役立つのが、CRMツールです。CRMとは「Customer Relationship Management」を略した言葉で、日本語なら「顧客関係管理」や「顧客管理」と訳されます。CRMツールはその名の通り、顧客関係を整理したり、顧客データを管理したりするためのツールです。

CRMツールを活用すれば、顧客情報を一元的に集約し、データベース化したうえで管理できます。一元化した情報を社内で共有すれば、担当者が外出しているときや休んでいるときに顧客対応をしたり、顧客の嗜好や購入履歴に基づいたアプローチをしたりすることもできます。CRMツールを活用して顧客対応の質が上がれば、顧客満足度や信頼も向上するでしょう。使い方次第では、既存の顧客のデータを管理するだけではなく、リピーターや新規顧客の獲得に生かすことも可能です。顧客データの管理を効率化したいときや、データベースによるデータ管理を検討しているのであれば、ぜひCRMツールの導入も視野に入れてみましょう。

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CRMツールの選ぶときのポイント

一口にCRMツールといっても、ツールの機能や価格はさまざまです。「CRMツールを導入したいけれど、どれを選べば良いのか分からない…」という人もいるでしょう。CRMツールに求める機能は企業の規模や業種によって異なるので、一概にこのツールが良いとはいえません。ただし、「導入のしやすさ」と「運用のしやすさ」は、必ず押さえたうえで選びましょう。
費用が安い物なら導入がしやすく、長期間運用しても負担が少ないです。また、操作が簡単なツールなら、顧客管理ツールやデータ管理に詳しくない人でも気軽に使えるので、スムーズに運用ができます。

CRMツールは、導入しただけでは効果が発揮されません。情報を蓄積し、更新し続けることでデータに価値が生まれ、営業活動に役立つのです。したがって、運用のしやすさ、すなわち定着のしやすさはCRMツール選ぶうえでとても重要な指針となります。

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