2020.10.19 / 営業管理のコツ 

【営業リストの作成・管理方法】質のいいリストの特徴とは?

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営業活動を効率的に行うために欠かせない業務のひとつが、「営業リスト」の作成です。営業リストとはその名の通り、営業に使われるリストのことで、主に顧客情報などが記載されています。

しかし、ただ顧客情報が記載されているだけのリストを用意するだけでは、効果的な営業活動は行えません。効果的な営業活動を行うには、「質のいい」リストを作成し、適切に管理する必要があるのです。

本記事では、なぜ営業リストは必要なのか、質のいいリストとはどんなものか、作成・管理するにはどうしたらいいのかなどをご紹介します。

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営業リストとは?

営業リストとは?

営業リストとは、その名の通り「営業のターゲットリスト」のことです。

テレアポを行なったり、新規顧客を開拓したりするために必要な情報が記載されています。たとえば、以下のような情報が記載されていることが多いです。

・企業名
・代表者名
・住所
・電話番号
・メールアドレス
・担当者名
・担当部署 など

また、顧客の情報のほかに、営業の確度やアプローチの回数や担当者などを記載することもあります。このような営業リストを活用することで、より効率的に営業を行えるのです。

 

営業リストのメリット

営業リストには、主に以下のようなメリットが考えられます。

 

・データの蓄積

担当者名や担当部署など、企業の情報を蓄積することで、必要なタイミングで必要な情報を取り出せます。

また、顧客の正確なデータは、それだけ顧客の課題を知る手掛かりとなります。顧客に商材を売り込む際に、話題づくりになったり、課題解決を探すヒントになったりするでしょう。

 

・作業の効率化

顧客の情報を適切に管理することで、作業の効率化にもつながります。

営業活動において行われることの多いテレアポやメール作業は、「いかに短い時間で多くの顧客にアプローチできるか」ということが重要です。

また、得た顧客情報をいかに正確に保管し、チーム全体に共有できるかということも大切でしょう。

営業リストを作成することで、これらの作業の効率を高めることにつながります。

 

・共有や報告が簡略化できる

営業リストを部署内で共有できる状態にしておけば、「だれがいつどのような営業活動を行ったのか」「だれがどの案件を担当しているのか」がすぐに分かります。

これらが適切に記載されているリストは、今後の方針を決めたり、営業活動を分析したりするうえでも役立ちます。それが結果として売上向上にもつながるでしょう。

 

営業リストを用意する前の準備

営業リストを用意するには、いくつかの準備が必要とされています。

ここでは、営業リストを用意する前の準備についてご紹介します。

 

営業戦略を構築する

営業リストを作成する前にはまず、自社の営業戦略を構築する必要があります。これは、営業戦略により、必要なリスト業者や情報取得ツールが異なるためです。

営業戦略は、以下のような手順で構築します。

1.SWOT分析などを使い、競合他社や市場などの外部環境を調査
2.外部環境を検証したうえで、自社の課題を明確にする
3.他社と差別化できる自社の強みや要素などを明確にする
4.1~3をもとに目標を立てる
5.目標達成につながる細かい営業施策を考える

このように営業戦略と営業施策を構築することで、どのような営業活動を行えばいいのかが明確になります。

あらかじめ営業戦略を立てておくことにより、営業リストを集める目的もはっきりして、また精度を高めることにもつながります。

 

営業戦略は社内で共有する

営業リストは受注確度を部署内で統一することで、営業活動の見直しを立てやすくする目的で作成されることが多いです。

やみくもに営業するよりも、リスト内に記載された顧客に優先して営業することにより、成約率を上げられるでしょう。そのためには営業リスト作成の目的や、構築した営業戦略を社内で共有することが求められます。

社内で共通した意識を持つことにより、より一体感を感じながら業務を行えるでしょう。

 

営業ターゲットを明確にする

自社の営業ターゲットを明確にしましょう。ターゲットが明確でないと、集めるべきリストも明確にならないためです。

ターゲットの年齢、職業、性別、年収など細かくペルソナを設定します。そして、ターゲット像に合った顧客だけをリストアップするようにしましょう。

 ターゲットにより、情報収集方法も変化します。

たとえば、若年層をターゲットにする場合は、SNSやWebサイトを利用した情報収集が適していると考えられます。専門的な業界がターゲットなら、展示会やセミナー、企業データベースの方が必要な情報が集まりやすいでしょう。このように、営業戦略に見合った情報の探し方を選択することが大切です。

 ターゲットとならない顧客に営業活動を行なっても、なかなか成約にはつながりません。しかし、ターゲット像にマッチした営業リストを作成できれば、成約率アップが期待できるでしょう。

 

必要リスト件数を明確にする

リストを作成する前に、何社分のリストが必要なのか、過去の受注率などを参考に必要件数を明確にしておきましょう。ただ数だけ増やしても、それを活用できなければ意味がないからです。それに、必要以上の数を取得すればその時間が無駄になります。

他社を参考にするのではなく、自社にとって必要な件数をきちんと計算しておきましょう。 

また営業リストを作る前に、顧客を「売上に貢献してくれそうなグループ」と「あまり売上に貢献してくれそうにないグループ」に分けるのがおすすめです。

売上に貢献してくれそうなグループに営業活動を行うほうが、より成約率を上げられるためです。必要リスト件数は、この「売上に貢献してくれそうなグループ」の件数を導き出すことが大切です。

 

“質のいい”営業リストとは?

"質のいい"営業リストとは?

営業リストは営業活動を行ううえで便利なものですが、ただ情報が羅列されているだけのものは、質がいいとはいえません。

「ただ情報が列挙されただけのリスト」ではなく、「効果的な営業を行うためのリスト」を作成するということを意識しましょう。

ここでは、質のいい営業リストを作成する際のポイントについてご紹介します。

 

最新情報のリスト

営業先の情報、時間と共に変化することが多いです。そのため、効果的に営業を行うためには、常に営業部門内で最新情報を共有している必要があります。

たとえば、営業先の企業名が変わったり、住所や電話番号が変わったりするケースです。「営業リストに記載されている番号に電話→つながらない→新たな電話番号を調べる」という手間が発生し、タイムロスにつながってしまいます。

また、営業先からアプローチを控えて欲しいと依頼をされる場合もあります。こういった情報が更新されていないと、再び営業活動を行ってしまい、営業先に迷惑をかけてしまうことも考えられます。

このようなことを起こさないためにも、最新情報が記載されたリストはとても重要なのです。

 

重複がないリスト

重複がある営業リストは、質がいいとはいえません。

情報が重複していると、同じ企業に何度も営業を行ってしまい、相手企業に悪い印象を与えてしまう可能性があります。

たとえば以下のような問題が発生しかねません。

・DMやメールを同じ人に何度も送ってしまう
・一斉メールを送信した際に、複数のメールを1つの企業に送ってしまう
・どれが最新の情報が分からないため、どう更新して良いか分からない

このような事態が何度も起こると、企業としての信頼を失ってしまいます。そのため、入力する項目や規則は社内で統一することが大切です。件数が多いほど管理や修正が難しくなるため、丁寧にリストを作りましょう。

 

ターゲットが絞り込まれているリスト

ただ企業の情報が記載されているだけの営業リストでは、ターゲットを明確にするのは難しいでしょう。

作業効率を上げるためには、営業リストにどれだけターゲット企業が含まれているかが重要です。ターゲットが絞り込まれていないリストを使うと、営業活動の効率悪化につながります。商材が求められていない企業に営業をかけても成果は出ず、作業が無駄になってしまうためです。

そのためには、企業分析が十分にできているかも重要です。この企業分析は、競合との比較や株価情報などの情報を踏まえて分析するもので、これがあれば営業活動はかなり行いやすくなるでしょう。

たとえば、以下のような分析を行います。

・中長期戦略における経営者の意向
・強いと弱み など

ただし時間のかかる作業のため、これらを効率的に行えるツールなどの導入を検討することがおすすめです。

 

営業リストの作成方法

営業活動を効率的に行うには、上記のような質のいい営業リストの作成が欠かせません。

リストを作成するには、まず企業情報を収集する必要があります。ここでは、営業リストの作成方法のポイントについてご紹介します。

 

インターネット上で情報収集を行う

まずは、インターネット上で情報収集を行う方法をご紹介します。インターネットは無料で簡単に情報を集めるのに最適のツールです。

業種名などを絞って検索すると、該当する企業がヒットします。そのホームページを見て、自社の商材を営業するのに適しているかどうか確認してきます。

無料で手軽に営業リストを作成できる分、インターネットを活用する方法は手間も時間もかかります。その点、よく考慮するようにしましょう。

インターネット上での情報収集は、いくつかの方法があるため、以下でご紹介します。

 

法人番号公表サイトを活用する

法人番号公表サイトを活用することもおすすめです。法人番号とは、法人や団体に割り当てられる13桁の番号です。国税庁の法人番号公表サイトにアクセスすれば、企業リストをダウンロードできます。

 

業界団体のホームページをチェックする

その業界に所属する企業が一覧で掲載されているので、情報収集の効率が上がります。

さらに特定の業界をターゲットにするなら、その業界の属する企業を対象としている展示会やセミナーなどの情報を検索してみましょう。

 

SNSを活用する

近年は、SNSで情報を発信する企業も増えています。

そのためBtoCだけでなく、BtoBの商材でも顧客リストを作成することが可能です。リストを作成する際には、自社の商材と関連性が高いアカウントを選びましょう。また更新頻度の高いアカウントを見つけられれば、コンタクトも取りやすくなります。

さらにSNSでつながっているアカウントを見れば、顧客リストを充実させられる場合もあるでしょう。

 

社内の名刺情報を集める

営業担当者や社内で共有している名刺の情報を集めましょう。営業担当者が個人で保管しているものや展示会で得た名刺、過去の取引企業の名刺などの中には、見込み客も多いのではないでしょうか。

特に活用されないままで放置されている名刺があれば、名刺情報を掘り起こしてみましょう。そして、再びアプローチできるかどうか検討するため、リストを作成します。

 

営業リスト作成ツールを活用する

営業リストの作成には、少なからず手間がかかります。営業マンは、営業リストの作成以外にも、さまざまな業務を抱えています。そして、使える時間は少しでも顧客のために使いたいと考えている営業マンも多いでしょう。そんな営業マンのためにも、営業リスト作成に関する工数をできるだけ減らすような体制作りが必要です。

その内の一つが、営業リスト作成ツールの積極的な活用です。

営業リスト作成ツールとは、営業対象となる企業を見つけやすくしてくれるツールなどのことです。検索したい情報を効率的に手に入れられるので、リスト作成に関わる時間を短縮できます。またAIを用いたサービスもあります。

また、ツールによって特徴が異なるので、自社に合ったものを選びましょう。

 

リストを購入する

自社でリストを作成するだけでなく、購入するという方法もあります。営業リストに費用をかけられるのであれば、作成の手間を省くことができるため有効な手段とされています。

リスト販売会社によって、記載情報などが異なります。そのため、どのような情報が記載されているのかよく確認し、自社に必要な営業リストを見極めて購入するようにしましょう。

 

営業リスト作成の手間を省くには…?

質のいい営業リストを作成するには、手間も時間もかかります。ここでは、できるだけ手間を省いてリストを作成するにはどうしたらいいのかなどをご紹介します。

 

営業リストの作成に時間がかかっていると?

営業リストには、企業のピックアップから細かい企業情報の入力が必要なため、どうしても時間や手間がかかります。しかし営業マンは、リスト作成だけでなく商談や資料作りなどさまざまな業務を抱えています。そこに営業リスト作成が加わると、さらに負担が大きくなります。

すると通常業務にも支障が出てしまい、営業パフォーマンスの悪化にもつながるでしょう。それが結果的に売上減少につながってしまう恐れがあるのです。

営業効率の向上や業績向上を目的として営業リストを作成するのに、本来の業務に影響が出てしまっては本末転倒です。そのため、営業マンの負担にならないような、リスト作成方法を考える必要があるでしょう。

 

 

効率的な営業リストの作成を

通常の営業活動に影響が出ないようにするには、効率的なに営業リストを作成する必要があるでしょう。前章でご紹介した中では、リストを購入するかツールを活用して用意することがおすすめです。

リストを購入することで、営業リストの作業時間を短縮できます。また営業マンが「時間がない」と思いながら作ったリストよりも、精度の高いリストを構築できる可能性が高いです。

ツールを利用する方法も、作業時間の短縮につながるでしょう。ツールを活用した質の高い営業リストを利用すれば、より効率的に営業活動が行えるようになります。

効率的な手法を積極的に取り入れることにより、営業マンの負担を減らせるのです。

 

 

営業リストの管理方法

営業リストの管理方法

営業リストは作成するだけでなく、正しく管理する必要があります。リストを活用するためにも、更新や管理を徹底して行いましょう。

主に、以下のような管理方法があります。

 

Excel(エクセル)を活用する

費用を抑えて始めることができる方法が、Excelを活用した管理です。Excelであれば、手軽にリストの作成や管理が行えます。自社で管理しやすいように必要な情報をまとめましょう。

一例としては、横軸に企業情報や受注確度、縦軸に顧客ナンバーなどを振ります。

新規の見込み顧客が増えたら、その都度情報を追加します。また商談を重ねて受注確度が変わった場合も随時更新しましょう。顧客数が多くなった場合は、Excelのフィルター機能などを駆使すれば時間を短縮できます。

ただし、Excelは営業活動用に最適化されたものではありません。そのため、入力の手間がかかったり、ミスをしたりなどの可能性も高くなります。

ミスがあると、営業活動に大きな支障が出てしまうので、丁寧に入力しましょう。

また、Excelは更新するたびにチームで共有する必要があります。リアルタイムで情報が更新されないため、メンバー同士ですれ違いのようなトラブルが発生したり、共有し忘れるメンバーが出てくる恐れがあったりします。

Excelは最低限の管理は可能ですが、長期的に営業リストを管理していくという企業にはおすすめできないでしょう。

 

外注する

リストの作成と管理を専門の外注業者に発注する方法もあります。外注することで、担当者の負荷を大きく軽減できます。

ただし外注業者は、どれだけ機密保持に関しての契約を締結していても、情報漏洩のリスクをゼロにできません。一度情報漏洩が起きてしまうと、顧客からの信頼を取り戻すのは非常に困難になります。

そのため、外注業者を選ぶ際には慎重になる必要があるでしょう。

 

顧客管理システムを活用する

自社で管理する際にExcelよりも効率的に行えるのが、顧客管理システムを利用する方法です。Excelよりもコストはかかりますが、より成果につなげやすいシステムとして知られています。

顧客管理システムとして代表的なものが、「CRM」と「SFA」です。それぞれ以下のような特徴があります。

 

CRM

CRMとは、Customer Relationship Managementの略称です。顧客の売上高や利益などの定量情報だけでなく、顧客の属性や自社の接触履歴などの情報も管理できます。

 

SFA

SFAは、Sales Force Automationの略称です。営業支援ツールと略されることもあります。複数のリストを関連付けることもできるので、入力の手間を大きく省くことが可能です。

また顧客の属性と自社が行なった営業活動の情報を記録・管理・分析ができます。

また営業活動によって得た情報をリアルタイムで共有できるので、業務の効率化にもつながります。

CRMとSFAの両方の機能を備えたツールも多いので、それらを導入するのもおすすめです。

 

以下のコラムでは、CRMとSFAそれぞれについて詳しく解説しています。ぜひ、営業リストの作成をお考えの方は、こちらもご一読ください。

そもそもSFAとは何か?基本から徹底解説

CRMとは?~基本的な意味から実践的な成功事例まで~営業力を押し上げる顧客関係管理のリアルな活用法

 

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まとめ

営業リストは、効率的な管理を行うために必須とされています。しかし正しい情報を正しく管理できていなければ、最適な活用は行えないでしょう。

営業すべき企業をしっかりとリストアップできているか、リストは最新の情報に更新できているかを常に確認しましょう。

またリストを管理するには、Excelや専用のツールを利用するのがおすすめです。特に顧客管理システムは、顧客管理・共有・分析に特化しています。そのためより効率的にリストの作成や管理ができるでしょう。

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