2019.10.15 / 営業管理のコツ 

Googleスプレッドシートでで顧客管理!
無料で始める顧客管理の方法とは?

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顧客管理が大事な要素であることは、ビジネスマンなら誰もが理解しているはずです。しかし、できるだけ費用はかけたくないと思っている人が多いのではないでしょうか。その様な人にとっておすすめなのがGoogleスプレッドシートです。
本記事では、無料で使えるGoogleスプレッドシートで顧客管理を行う方法や問題点を説明します。

1. 顧客管理は営業活動に必須の時代

人口の減少、顧客ニーズの多様化、情報の氾濫などの影響で、新規の顧客獲得は簡単ではなくなってきています。顧客情報の蓄積が不十分な企業は、ビジネスチャンスを逃す可能性が高くなるでしょう。過去の情報がきっかけでビジネスチャンスにつながることも多いため、顧客情報はとても重要です。

2. Googleなら無料ツールで顧客管理ができる?

顧客管理を行う際に役立つツールとして、GoogleのG Suiteがあります。G Suiteにあるスプレッドシートを活用すれば、MicrosoftのExcelと同等の作業が無料で実施できるのです。クラウド上で管理や編集が可能なため、データのやり取りにかかる手間が省けます。仕事を一緒にしているメンバーにURLさえ共有しておけば、メンバー全員で同じシートを確認できるので、内容を誰かが更新すればリアルタイムで反映されます。

顧客管理をするためのシステムとしてCRM(顧客管理システム)を使う会社は多いですが、CRMはランニングコストがかかります。導入する際にかかる初期費用だけでなく、導入後も管理と運用にコストを割かなくてはなりません。システムを運営する担当者をアサインするための費用も必要です。ビジネスの規模があまり大きくない企業は、CRMを導入するのではなくスプレッドシートを活用した顧客管理でも対応ができます。ビジネスの規模に応じて、使用する顧客管理ツールは選択するようにしましょう。

3. Googleスプレッドシートを使った顧客管理の方法

この段落では、Googleスプレッドシートを使った顧客管理の方法について、詳しく説明していきます。

手順1.Googleスプレッドシートを開く

Googleスプレッドシートを作成するには、まずGoogle Chromeで自分のGoogleアカウントにログインしてください。
もしGoogleアカウントを持っていないのであれば、新規で作成することが必要です。Googleアカウントにログインができたら、アプリと記載されている箇所をクリックし、アプリのなかにスプレッドシートという項目があるので選択します。スプレッドシートの画面になったら、画面右下にある「新しいスプレッドシートを作成」をクリックしましょう。これらの手順を踏むだけで、Googleスプレッドシートを利用できる様になります。さらに、シートのタイトル部分へ任意で題名をつけましょう。顧客管理をするのであれば、それが一目で分かる様なタイトルをつけてください。

手順2.項目の入力と固定

顧客管理用のタイトルが入力できたら、顧客管理に必要になりそうな項目を入力していきます。No、氏名、住所、連絡先などは必須と考えてよいでしょう。備考欄なども用意しておくと、なにかと便利です。項目が決まれば、項目部分は固定しておくのがおすすめ。顧客情報が膨大になると、見づらくなりがちですが、1行目にある項目を固定しておくと、スクロールしても追尾してくれます。項目部分が常に出ている状態ですので、見やすさを保つことができるでしょう。メニューから「表示」「ウィンドウ枠の固定」「1行」の順で操作すれば項目の固定は簡単にできます。

項目の部分は、文字のサイズを大きくしたり、太くしたり、枠の色を変えたりすると見やすくなるため、必要に応じて項目のレイアウトは変えていく様にしましょう。また、不要な部分を非表示にするのも見やすくするためのアプローチとして有効です。列は、A~Zまでありますが、いらない部分はどんどん非表示にしていきましょう。

手順3.データ入力規則を活用

同じテキストを何度も繰り返し入力するのは手間がかかります。その様なときは、データの入力規則を設定し、クリックで選択できる様にしておきましょう。手順は「データ」→「データの入力規則」→「条件」の順に選択し、「リストを直接指定」をクリック。その後、「項目をカンマで区切って入力します」と薄いグレーで記載されている入力欄に、設定したいテキストを打ちます。例えば、「a,b,c」と入力すれば、セルのなかで「a,b,c」が入力可能となるのです。設定によっては、無効なデータを拒否したり警告を出したりする様にもできます。入力後は設定を保存して、機能が正しく動いているかどうかを確認するようにしましょう。

手順4.共有の範囲を決める

最後に、設定する項目として共有設定があります。管理する情報次第では、公開できる社員の範囲を絞っておくほうがよいです。特定のユーザー間で共有したいケースでは、「ユーザー」の箇所に共有したいメールアドレスを入力してください。共有したい社員が多い様であれば、「共有可能なリンクを取得」を選択します。そこで、どの様な権限を与えるかを検討しましょう。「リンクを知っている全員が編集可」「リンクを知っている全員がコメント可」「リンクを知っている全員が閲覧可」の3つから共有したい範囲を選択できます。

全員で編集できる様にしたいときは、「リンクを知っている全員が編集可」を設定すれば問題ありません。逆に、全員が編集できてしまうと都合が悪い場合は「リンクを知っている全員が閲覧可」を選び、設定を完了させましょう。

4. Googleスプレッドシートで顧客管理をする問題点

Googleスプレッドシートは、無料で使用でき操作もシンプルではあるものの、利用については問題点があることも押さえておきましょう。この段落では、Googleスプレッドシートのデメリットについて説明していきます。

問題点1. 営業現場に最適化されたツールではない

顧客満足度を上げていくためには、営業部内のスムーズな連携や顧客情報の共有が必要不可欠です。スプレッドシートで顧客の管理ができるのは確かでしょう。
しかし、システムとして熟成させるためには、手間と時間がそれ相応にかかります。また、顧客管理は顧客や担当者のデータベースを連携させる必要もありますが、スプレッドシートはデータベースの連携に適しているとはいえないのもネックです。汎用性が高いことはスプレッドシートのメリットですが、営業現場に特化したツールではないことを忘れないようにしましょう。

問題点2. Excelの参照機能を活用できない

異なるシート同士のデータを一元化し、別のシートから値を引っ張ってこられる参照機能は、Excelを使用するうえで助かる機能の一つです。Excelに慣れている人にとっては、あたり前の機能ですが、スプレッドシートでは「参照元・参照先のトレース」ができません。その影響で、データの更新や修正に手間取る可能性があるでしょう。顧客別に売上の比較をする際にも時間がかかってしまうため、スプレッドシートは顧客管理に最適なツールとはいえません。

問題点3. 外出先では利便性が低下する

スプレッドシートは、オリジナルのテンプレートを作成することで、顧客管理を行えます。ただし、スマートフォンのアプリでオリジナルのテンプレートは使用できません。外出先での使用にデメリットがあることは十分に認識しておきましょう。例えば、外出先で顧客と打ち合わせや商談をした際、すぐに情報を更新しようとしても、スマートフォンからの更新は不可能です。そのため、内容をメモなどに控えておき、商談後にパソコンで打ち込む必要があります。スピーディな営業活動が求められるなか、その場で更新できないのはかなりのデメリットです。迅速に更新できないことで、チャンスを逃してしまう可能性も否めません。

問題点4. スプレッドシートのノウハウが少ない

スプレッドシートは、Excelとほぼ同じことができるので使いやすいです。しかし、Excelと比較するとノウハウ本やサイトが少ない傾向です。そのため、スプレッドシートで顧客管理をする際には、自分自身で考えながらフォーマットを作り上げていく場面が多くなり、どうすればよいのか迷ってしまうときもあるでしょう。顧客へ素早く対応するためのデータ管理をしているのに、操作や作成方法に手間取るのは効率的とはいえません。そのおかげで、失注や顧客の不満につながるリスクも発生するでしょう。

無料でシンプルに使えるといっても、効果的な使用ができないのは考えものです。スプレッドシートをうまく扱えないようなら、ノウハウが確立されたCRMの導入を最初から検討したほうが賢明でしょう。

5. 顧客管理に注力したCRM

ここまでスプレッドシートでの顧客管理について述べてきましたが、運用していく間に、残すべき情報や、不必要な情報などが見えてくるでしょう。管理すべき顧客数が少なく、実際に顧客と接触する営業担当の人数が少ない状況であれば、引き続き、Googleスプレッドシートでの顧客管理で問題ありません。ですが、会社やプロジェクトは順調であれば成長していき、顧客数や営業担当の人数も増えて、スプレッドシートの顧客管理は限界に近づいていくでしょう。ですが、ここまでスプレッドシートでの顧客管理が運用できているのであれば、そのノウハウがある状態でしっかりとツールの選択を間違わなければ、CRMの移行はスムーズに出来るでしょう。

6. 顧客管理は「ちきゅう」がおすすめ!

顧客管理システムの1つに、SFA/CRM「ちきゅう」があります。「ちきゅう」は、CRMとしての機能はもちろん、SFA(営業支援システム)の機能も備えているのがポイントです。9600社以上の導入実績があり、見たいデータを簡単操作でグラフ化できるため、現状の把握や戦略も立てやすくなるでしょう。作成したデータは、横や縦に拡大することもできるため、自分の考えている内容に合わせてレイアウトを変更することも可能です。

プロジェクトに追加されたメンバー同士で会話ができるので、コミュニケーションが活発になることも期待できます。ユーザーインターフェースは、シンプルな作りになっているため、誰でも直感的に活用できるのが売りです。ただ、会話をするだけでなく、やることリストを直接登録できる機能も役立つでしょう。画像ファイルの共有機能を使用すれば、ビジュアルを利用した情報でコミュニケーションを取る事ができます。

CRMの導入は、コストの面でもハードルが高いと思われがちですが、「ちきゅう」の料金設定は続けやすいように低価格になっています。多機能なCRMは、社内にシステム担当の専任者を置くケースがよくみられますが、「ちきゅう」であれば専任者がいなくても運用出来る様に設計されています。使わない機能は、極力削除し本当に使うものだけを残していく事によって、柔軟なカスタマイズ要求に対応できる様になっています。しかし、いくら使いやすいとはいっても、最初はどうすればよいのかよくわからない企業がほとんどだと思います。導入の際には、業界別での導入事例などを元に、基本的な活用方法を丁寧に説明するのでCRMに詳しくない企業でも安心です。

「ちきゅう」を活用して収益向上に繋げよう!

Googleスプレッドシートには、メリットが多くあります。無料で使いやすいのは、確かに魅力的です。しかし、顧客管理で活用するとなると限定的になるデメリットをかかえています。「ちきゅう」なら収益向上につながる顧客管理に特化しており、あらゆるケースに対応が可能です。しっかりとした顧客管理をしたいのであれば、「ちきゅう」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。顧客管理 ちきゅう

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