2018.03.12 / SFA 

そもそもSFAとは何か?基本から徹底解説

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営業管理のツールとして、多くの企業で利用されているSFAツール。
SFAツールは、「何でもできる魔法のシステム」ではありません。導入にあたっては、まずSFAツールでできることが何かを知り、どう使えば自社の課題を解決できるかを考えることが重要です。

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SFAはどんなツールなのか

SFAはどんなツールなのか

SFAは「Sales Force Automation」の略で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。その名のとおり、日々の営業業務をサポートし、さらなる効率化を図るためのシステムです。

多くの企業にとって、営業は収益の入り口となる最前線。ですから、半期、あるいは四半期でどれほどの売上が見込めるのか、正確に予測することは不可欠です。そのためには、顧客情報、案件の進捗状況、契約の確度(予測)、売上額と時期の予測など、より正確な情報が必要になります。
それらの情報を一元的に管理し共有できれば、チーム全員で正確な現状把握ができますし、それを分析することで次の営業プランを練ることができるでしょう。

こうした背景から、SFAツールは1990年代のアメリカで生まれました。

 

SFAツールでできること

営業業務の簡略化を求め、多くの企業がSFAツールを導入し始めています。では、SFAツールにはどんなことができるのでしょうか。ここでは、その疑問にお答えします。

 

営業活動の見える化

SFAツールにできることのひとつに、営業活動の見える化が挙げられます。営業活動に関わる全ての情報が可視化されることで、営業の進捗状況や顧客の情報をリアルタイムで把握できます。進捗が把握できることで、営業マネージャーはいつでも状況をチェックでき、的確なアドバイスを送ることが可能になります。個人や部署単位で予測を立てられやすくなるため、臨機応変にチームを動かすことができるようになるでしょう。

また、営業マンの行動を見える化をすることで、つまずいた箇所や失敗した原因をはっきり明確化できるようになります。プロセス上の問題が可視化されることで、改善への近道になるでしょう。問題点や突発的に起きている事象を発見しやすくなり、迅速に原因を分析することで、影響を最小限に抑えることができます。

さらに、SFAは蓄積したデータの分析が容易になります。さまざまな角度からデータを集計、分析するとともにデータを表やグラフなど分かりやすい形に置き換えることができるため、的確な判断を下すために役立ちます。

そのほかにも、営業個人で顧客情報を管理していると、担当者が退職、異動となったときの引き継ぎがうまくいかず、トラブルの要因となることがありました。しかし、SFAツールを使うことで、個人ではなく部署全体でデータを管理できるようになります。新たな担当者はSFAを確認するだけで簡単に詳細情報を得ることができるため、トラブルも最小限におさえることができます。

 

営業活動の効率化

SFAツールは、営業をサポートしてくれるツールであるため、営業効率を高めてくれるさまざまな機能が搭載されています。その代表的なものが、報告レポートの簡略化です。SFAツールには、営業日報や週報を作成する機能があります。あらかじめ用意されたフォーマットにデータを入力していくだけで簡単に作成することができます。作成した日報、週報などはそのままSFA上で共有できるため、メール添付や印刷といった手間がかかりません。営業責任者も報告資料をすぐに確認でき、タイムリーなフィードバックが可能となります。

また、外出先で入力できることもSFAツールでできることのひとつです。クラウド型のツールであれば、インターネット環境とスマホなどのデバイスがあれば、場所を問わず利用できて、日報や週報も、移動中にスマホで作成、送信ができます。
スケジュールの管理やワークフローの確認などもスマホがあればできるため、時間を有効的に使うことができます。

 

SFAツールを通じてノウハウの共有も可能

SFAツールでは、「情報の一元管理・共有」に加え、顧客とのコミュニケーション履歴を残すこともできます。いつ、どの様な提案をし、どんな要望を受けたのか。それに対してどう行動したか。そして、どんなリアクションがあったのか。

従来、営業日報に記録していた内容を書き込んでおくことで、時系列に沿った行動履歴を広く見渡すことができます。

これは、営業担当者個人の「営業ノウハウ」の記録そのものです。そのプロセスに何か問題があれば、マネージャーが指導できるでしょうし、成績優秀な営業のノウハウをチームで共有することもできます。それをベースに標準的な営業スタイルを作っておけば、営業経験の浅い新人であっても、一定以上の成果を上げることもできます。

つまりSFAツールは、情報の管理・共有だけでなく、属人化しがちな営業ノウハウまでも共有し、チーム全体の営業力の底上げを可能にするツールなのです。

 

SFAとCRMは何が違うのか

SFAとCRMは何が違うのか

SFAに似たものに「CRM」があります。CRMは「Customer Relationship Management」の略で、「顧客関係管理」と訳されます。

CRMは、顧客に関する情報を深く広く集め、それを分析・活用していくことでお互いの関係性を高め、マーケティング活動に活かしていくというものです。具体的なしくみというよりCRMは概念に近く、江戸時代の商家での内容を隈無く記した大福帳など、新しいコンセプトではなく、古くからあった考え方になります。そして、その考え方から生まれたものがCRMツールです。

これまでの話をまとめると、SFAツールは営業活動に必要な顧客情報と、実際の活動によって得られた情報を管理し、次のアクションにつなげるためのものであり、蓄積された情報を分析することで営業力を向上させるツールです。

一方のCRMツールは、顧客に関する多角的な情報を管理し、より効果的なマーケティングを行うための、顧客志向のマネジメントツールということになります。

つまり、管理する対象が自分たちの行動なのか、あるいは顧客なのかという点が、SFAツールとCRMツールの違いということになります。

SFAとCRMの違いや関連するシステムを解説 

 

SFAツールを導入する前の準備

SFAツールの導入に、不安を感じている方もいるでしょう。たしかに、何を目的にどのようなことを解決したくて導入するのかなど、事前に考えておかないといけないこともあります。ここでは、SFAツールの導入にあたり事前の準備について具体的にご紹介します。

 

まず、解決すべき課題を明らかにすること

前項でお話ししたように、SFAツールとCRMツールには明確な違いがありますが、ツールの機能の面でいうと、その違いは年々薄まりつつあります。

見込み顧客にアプローチをかけ、クローズさせるには、自社と顧客との適確なコミュニケーションが欠かせませんし、そのためにどの様な情報が必要かと考えれば、ツールに求められる機能はおのずと決まってきます。
例えば、売上の内訳を見た時に、新規顧客の売上比率が高い場合はSFA的な観点で、既存顧客、継続顧客の売上比率が高い場合はCRM的な観点を持って、ツールの導入を検討が出来ます。
ですので、「SFAツールとCRMツールとどちらにすべきか」という選択より、「何を目的にしているのか」を明確にしてください。

また、SFAツールもCRMツールも、導入したからといってすぐに営業力が上がるというものではないというのはご想像のとおりです。どの様な目的で、どのような機能をどう使うかという点が最も重要なのです。そうした認識がないままツールを導入してしまうと、あれもこれもと機能を欲張ってしまい、入力項目が多くなりすぎ、さして使うこともなく終わってしまう…ということにもなりかねません。

ですから、まずは「解決すべき課題は何か」を明らかにし、解決のために何が必要なのかを検討することです。その上で、必要な機能を持ったツールを導入してスモールスタートを切れば、SFAツールでもCRMツールでも、有効に活用できることでしょう。

 

目標を立ててKPIを設定する

SFAツール導入の最終的な目的は売上の増加ですが、SFAツール自体はあくまでツールであり、導入しただけで売上が増加するということはありません。前述した通り、進捗状況が可視化されることにより、ビジネスが進めやすくなります。しかし、可視化されたデータをもとに何を改善していくかは、ツールではなく営業マンが主導的に行う必要があります。

そのため、実際にSFAツールの導入で売上の増加を達成させるには、具体的に目標を立てて「KPI」を設定し、営業活動に落とし込んでいく必要があります。KPIを達成していくことで、売上増加に一歩ずつ近づいていくのです。KPIの設定を怠ると、どのように売上を上げていくかの指針が持てず、失敗の要因になっていまいます。

例えば「売上の10%向上」を目標としたとします。この目標は、受注率を5%、受注単価を5%増額することで達成できます。そこで漠然と数値を目標として置くのではなく、「新規見込み客増加」、「リピート率増加」、「高単価案件数増加」などの具体的なアクションにつながるKPIを設定することで、次の一手の設定も容易に考えられるようになります。

KPI設定のポイントは、計測可能な項目を設定し、シンプルで分かりやすい内容にすることです。SFAツールを導入する前に、このKPIを必ず設定し、アクションプランを策定しておきましょう。

 

SFAツールの必要性を営業社員に理解してもらう

SFAの導入で失敗する原因として、ツールの導入によって営業社員のタスクが増えてしまい、負担がかかることがあげられます。特にツールの導入初期は、基本情報など社員には入力の手間が発生するため、中には導入に反対する社員もいるでしょう。

反対されることも想定して、SFAツールを導入することで得られるメリットを社員に理解してもらう必要があります。導入することで営業活動が楽になることが分かれば、社員も導入に前向きになることでしょう。

そのうえで、社員の負担にならないようにするためには、入力作業が簡単なツールであることも重要です。さまざまな機能が備わっているSFAツールですが、多機能すぎるものは逆に社員の負担になるケースがあり、注意が必要です。そのため、自社にとって必要最低限の機能があるSFAツールを選択するようにしましょう。

 

中小企業におすすめ!SFAツール「ちきゅう」

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ちきゅうの特徴

インタフェースは、直感的な操作が可能なシンプルな仕様です。誰でも簡単に扱うことができ、営業組織ですぐに活用できます。機能も必要なものを厳選して搭載されており、表示項目も自由に設定可能で自社に最適化された画面で利用できます。

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