中小企業にSFAは必要？おすすめSFA5つを比較してご紹介！

更新日：2024.02.28　/　SFA

SFAツールは、業務効率化や生産性向上につながるツールですが、中小企業でも必要なのでしょうか。SFAツールは少なからずコストがかかります。そのため、事業規模を考えた際に、Excelなどで充分と感じている企業も多いのではないでしょうか。

しかし、Excelの活用にはいくつかリスクが隠れています。

本記事では、中小企業でもSFAを導入すべき理由や選ぶ際のポイントなどをご紹介します。

中小企業にもSFAは必要？

SFAは、営業活動を効率化してくれる便利なツールです。しかし、抱える案件数、社員数も大手企業に比べると少ない中小企業に、SFAは必要なのでしょうか？

ここでは、中小企業におけるSFAの必要性を解説します。

ビジネススタイルの変化

まず挙げられるのが、近年のビジネススタイルの変化です。

サブスクリプションビジネスなどの浸透により、顧客との関係をしっかり構築していくことが重要とされるようになりました。

特に、中小企業は大企業などに比べると、人的リソースや資本力に限りがあります。限りがある中で売上を上げるには、Excelなどの管理では不十分です。

リソースを効率よく活用するために、SFAなどのツールは活用不可欠といえるでしょう。

Excel（エクセル）管理の限界

中小企業でSFAの代わりに使われることが多いのが、Excelです。

多くの企業のパソコンは、すでにExcelが入っているため、「コストをかけずに試してみたい」というニーズにマッチします。

しかし、Excelでの管理には、以下のリスクがあります。

共有管理の限界

Excelは複数の管理者での管理がしにくく、共有しにくい面があります。情報はチーム内で共有することが大切ですが、Excelだとリアルタイムで共有ができません。また複数の人が同時に操作したり、保存したりすることもできません。

そのためExcelデータを更新するたびに、いちいち更新内容をチームで共有するという作業が発生します。そのためデータの誤りや、共有し忘れが発生する恐れもあります。

また、誤って最新ではないデータを更新してしまうと、メンバー間で違う情報を共有している状態になってしまいます。

データ量の限界

Excelはデータ量が多くなると、データが重くなり、入力や共有に時間がかかります。さらに重くなると、Excel自体が作動しなくなる問題もあります。

またExcelで複数の情報を紐づけて管理する場合は、関数スキルが必須です。データを効率的に管理するには、高度な関数スキルが必要であり、対応できる人が限られてしまうでしょう。また関数は少しでもズレると機能しなくなることも多いです。エラーが起きて修正しようとしても問題の箇所を見つけるのに時間がかかります。

関数をいくつも活用すると、さらにExcelの動きが遅くなる傾向にあります。そのため、Excelは長期間かつ大量のデータを蓄積・管理・共有をしようと考えた場合には、向いていないでしょう。

セキュリティ面の限界

企業が保有するデータには個人情報が含まれる場合もあるため、管理には細心の注意を払わなくてはいけません。

しかし、Excelだとセキュリティ面が不安です。たとえばExcelファイルは、USBメモリなどの外部メモリに入れたり、メールに添付したりなど、比較的簡単に持ち出せてしまいます。また悪意がなくても、社員が「家で作業しよう」と持ち出してしまった場合、紛失や盗難などが起こると情報漏えいの可能性があります。

パソコンにパスワード設定をすれば最低限のセキュリティ対策は可能です。しかし個人情報などの重要なデータを管理するには、最低限のセキュリティでは十分とはいえないでしょう。

さらにExcelにはユーザーごとにアクセスレベルを設定できません。利用者全員が情報を見ることができてしまいます。データを適切に管理・活用するためには、アクセスレベルを設定できるような環境が良いでしょう。

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中小企業向けSFAの特徴

SFAはさまざまな特徴がありますが、中小企業向けのSFAの特徴についてご紹介します。

搭載機能がシンプルなSFA

中小企業が最初にSFAを導入する場合、搭載機能がシンプルなものを選びましょう。

大手企業向けのSFAだと多くの機能が搭載されていたり、カスタマイズ性が優れていたりします。

こうしたSFAはできることも多いですが、そのぶんコストもかかります。また、搭載機能が多すぎても使いこなせず混乱を引き起こしたり、費用がもったいないなどの問題が起こったりする可能性があります。

そのため、自社の課題を解決できるような最低限の機能が備わったものを選びましょう。

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運用コストが低いSFA

運用コストも考えましょう。SFAは基本的に多機能になるほど高コストです。できることも増えますが、使わない機能も増えるため、運用コストも増えてしまいます。

そのため、まずは運用コストが低いSFAから始めてみるのがおすすめです。そうすれば、もし合わなくてもダメージが少なくて済みます。

慣れてきて「もっと多機能なツールが欲しい」と思ったら、乗り換えを検討しましょう。

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操作性に優れるSFA

機能だけでなく、画面デザインや操作性も確認しておきましょう。

SFAツールは、基本的に営業に関わるすべての社員が利用することを前提としています。しかし、中にはツールなどに慣れておらず、ITリテラシーがあまり高くない方もいます。

そのため、管理画面が見づらかったり、操作がしづらかったりすると、社員が使いこなせず失敗に終わってしまう可能性があります。

大手企業ならSFAの担当チームなどを設けて、社員などにレクチャーするなどが可能となります。しかし、中小企業はそこまでリソースを割くことができないことも多いのではないでしょうか。

そのため、直感的に誰でも操作できるようなSFAを選びましょう。

自社の社員のITリテラシーを把握し、そのレベルに合わせたツールを導入することが大切です。

サポート体制が充実しているSFA

SFAを導入して社内で定着させるまでには、社員の教育や業務フローの再構築など、多くの作業があります。こうした作業は製品マニュアルで対応できない部分もあり、ツール側のサポートが欠かせません。

特にSFAツールの導入が初めての企業の場合、導入・運用・定着・活用の支援、ノウハウの提供、実務的なレクチャーなど、総合的なサポートがあるツールを選ぶのがおすすめです。

また自社がどんなサポート体制を求めているのかも検討しましょう。

無料トライアルが提供されているSFA

多くのSFAツールでは、無料トライアルが提供されています。無料トライアルでは、実際にツールを導入した後の業務フローはどう変わるか、操作性に問題はないか、使いやすいかなどを確認します。

多くのツールでは、無料でも有料版とほぼ同じ機能を試せます。実際の業務フローと同じように使用することで、導入後のイメージがしやすいでしょう。

大切なのは、現場で使いやすいかどうかです。決定権のある上層部だけが試すのではなく、実際に使う現場の社員に試してもらいましょう。

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SFAを選ぶときのポイント

ここでは、中小企業でSFA選ぶ際のポイントについてご紹介します。

費用対効果が高いSFAを選ぶ

SFAツール導入はコストがかかります。せっかくツールを導入するなら、費用対効果の高いものを選びましょう。

単に価格だけでなく、機能・サービスなど総合的に考慮して選ぶことが重要です。

課金方式や支払い方法もチェックしておきましょう。ツールには月額制、従量課金制、オーダーメイドのものも存在します。この中から、自社にとって最も費用対効果が高いものを見極めましょう。

ツールによっては、利用時間や利用人数によっても費用が変わります。また、単に価格が安いということだけなく、機能や付属サービスなどもしっかり確認しましょう。

たとえば、サポート体制が手厚いかどうかです。特に、ツールを利用したことのない企業は、導入だけでなく運用面でもサポートしてくれるツールを選ぶことをおすすめします。

ツールは、継続して使用することで効果を感じるものです。導入後にどれだけ社員が使いこなし、継続して使用するかが重要です。

導入後は操作に慣れず、なかなか活用できないこともあります。その際、ツールの運用や活用方法についてのサポートがあれば安心です。

たとえば、マニュアルはしっかりしているか、トラブル発生時にどんな対応をしてくれるのかなどです。

機能、費用、そのほかの付随サービスを比較検討して、総合して費用対効果が高いツールを選びましょう。

現場にヒアリングを行う

導入前に、実際にツールを使用する現場の社員の声を聞きましょう。

現場の声を聞かずに勝手に決めてしまうと、必要な機能が搭載されていなかったり、不要な機能が多かったりする可能性があります。

まず、実際に使う社員に、「どのような機能があったらいいのか」「どのような課題があるのか」などのヒアリングを行いましょう。

そして、実際に使用する社員にメリットのあるツールの中から選びます。

ツールを導入することにより、業務フローがどう変化するのか、どう業務が効率化するのかを、導入前に具体的にイメージできるかが大切です。できるだけ現場の負担が少なく、企業として必要な機能がきちんと搭載されているツールを選びましょう。

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SFAを導入する前には以下のような点に気を付けましょう。

目的を明確化する

SFAツールは導入して終わりではなく、それを活用することが求められます。

しかし実際にSFAツールを導入したが、活用できずに失敗してしまっている企業も多いです。

その原因の一つが、導入の目的が明確になっていないことです。

SFAツールにおける情報収集は、始まりに過ぎません。そこから進捗状況、顧客情報などの入力を続け、分析することで今後の営業に活かす必要があります。

しかし「導入すること」「入力すること」自体がゴールになってしまうケースも見られます。データを入力しても、社内でそれを活用する方法が十分に周知されていないと「入力するだけ」になってしまいます。

こうした失敗を防ぐには、導入する目的を明確化しておきましょう。SFAで「どんな課題を解決したいのか」「どう活用したいのか」を考えましょう。

たとえば「案件ごとの進捗管理をしたい」「属人化してしまっている情報を社内で共有したい」など、導入目的を明確にすることが大切です。

管理項目を決める

SFAツールには情報管理に役立つ多くの管理項目が設定されています。しかし多機能なツールは、入力項目が多く、現場が混乱してしまうケースもあります。

こうした失敗を防ぐには、自社が必要な管理項目に絞りましょう。「多くの企業が入れているから」「あった方が何となく便利だから」など、曖昧な設定するのは避けてください。

自社に必要な機能を考えるには、「目的」が大切です。目的が明確になっていないと、不要な項目や見当違いの項目を設定してしまう場合があります。

たとえば、「各フェーズのKPIを比較して改善したい」が目標だった場合、こうした目的に沿った項目のみを設定しましょう。「あったら便利」といった機能は、かえって業務の妨げになる可能性があるので設定から外します。

最初はシンプルな機能だけに絞り、まずはツールに慣れてもらうことが大切です。

担当者・チームを決める

SFAツールを導入する際には担当者・チームを決めておきましょう。どんなツールでも、1人以上の担当者かチームを置く必要があります。

初めてITツールを導入する場合、使い方などの疑問などが社内で発生します。その際に担当者・チームが決まっていないと、誰に質問していいのか分からず、社内が混乱します。

こうした状態が長く続くと、現場でストレスがたまってしまい、ツールが敬遠される可能性もあります。そのため、質問に対して対応する担当者を設定しておけば、現場が混乱しなくてすむでしょう。

導入担当者やチームは、主に以下のような業務を担当します。

・顧客情報の登録
・SFAシステムの使用方法の説明
・マニュアルの作成
・運用方法の変更の検討
・成果測定

こうした業務を担当する社員やチームが決めておけば、スムーズにSFAを導入できるでしょう。

【中小企業向け】おすすめSFA5選

ここではおすすめのSFAツールをご紹介します。

「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」

「GENIEE SFA/CRM」は、営業の働き方改善が期待できる国産の営業管理ツールです。

誰でも親しみやすいシンプルな画面が特徴で、直感的に設定、入力、分析が可能です。これにより本来の業務に集中することができます。

「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」の特徴

・低コストで多機能
「GENIEE SFA/CRM」では、必要な機能と項目を選択することができます。いくら業務効率化が期待できるツールでも、コストが高過ぎては意味がありません。「GENIEE SFA/CRM」では、1,480～9,800円の間から自社に合わせた機能を選ぶことが可能です。

・誰でも見やすいシンプルな画面
ツールを定着させるには、使いやすさも大切です。「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」は親しみやすいシンプルな画面で、設定や入力、分析などが直感的に行え、ストレスの無い運用が可能です。効率よく運用できれば、本来の業務に集中でき、業績向上も期待できます。

・短期間で運用開始できる
「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」はすぐに運用開始できるのも魅力です。平均1ヶ月で運用が開始できます。また、項目設定やデータ移行などの必要な設定は、ドラッグ＆ドロップで簡単に行えます。さらに、受注に必要な行動が分析できるので、早く運用を開始したい企業ほどおすすめです。

「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」の機能の一例

「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」は、さまざまな営業課題を解決できる機能を搭載しています。

・顧客管理
取り引き中など、ステータスに応じて企業情報や人物情報を管理できます。

・商談プロセス管理
商談内容やステータスなどを管理できます。商談ステータスに合わせたカード形式で表示されるため、直感的な案件管理が可能です。

・活動報告
顧客とのやりとりを時系列順に管理できます。

・グラフ作成
確認したいデータを簡単にグラフ表示にできます。直感的にグラフが作成できるのが、分析のための時間が短縮可能です。

「GENIEE SFA/CRM」について詳しくはこちら

「GENIEE SFA/CRM」の無料トライアルはこちら

ネクストSFA

ネクストSFAは、使いやすさを重視したSFAツールです。シンプルで見やすいインターフェースは入力しやすさを考えており、営業履歴から最適なアプローチをサポートしてくれます。

クラウドサービスなので、端末があればどこでもリアルタイムで情報を更新できます。

・操作はドラッグ＆ドロップ
案件操作画面は、案件や金額をひと目で確認できます。また、進捗状況に合わせて、案件をドラッグ＆ドロップで簡単に操作できます。数値が変更になった場合でも、すぐに変更、確認、共有が可能です。

・専門知識がなくてもカスタマイズが可能
ネクストSFAは豊富な設定項目があり、ツール初心者でも簡単に設定可能です。必要があれば、企業の管理方法に合わせた設定方法などもサポートしてくれます。また、複数部署で使用する場合は、細かい権限設定も可能です。

・自分だけの管理画面を作成できる
ログイン後に最初に表示される画面はダッシュボードになっています。ここでは、自分で自由に表示する項目を設定することが可能です。入力フォームも簡単に設計されており、円グラフや棒グラフ、カレンダーなども手軽に作成できます。

Knowledge Suite（GRIDY SFA）

GRIDY SFAは、グループウェア、SFA/CRMの機能が連動したクラウド型統合ビジネスアプリケーション「Knowledge Suite」の機能のひとつです。

SFAに特化したアプリケーションで、顧客情報と営業報告だけで、営業のプロセスを可視化してくれます。

・簡単なステップで有益なデータを蓄積できる
GRIDY SFAでは、顧客情報に関する行動履歴を最短3ステップで入力可能です。営業報告（日報機能）に入力するだけで、有効な顧客情報を蓄積できます。

・項目のカスタマイズが可能
自社の業務内容に適した項目にカスタマイズが可能です。顧客、顧客担当者、商品の項目、商談などの項目を、使いやすいレイアウトにカスタイマイズできます。独自に項目を追加したり、不要な項目を削除したりすることも可能です。

JUST.SFA

JUST.SFAは、個人や企業の「継続成長」を支援してくれるクラウドサービスです。

営業活動に必要な機能を、見やすいインターフェースで提供しているのが特徴です。日々の報告業務の負担を軽減することで、営業活動に有効な情報を自然に蓄積できます。

・必要な情報が一画面に集約されている
JUST.SFAでは、営業活動に必要な情報を一画面に集約できます。案件状況の確認はもちろん、過去の営業履歴、見積もり内容の閲覧などが可能です。一画面に収集することで、情報確認の時間を削減し、効率的に営業活動管理ができます。

・データをリアルタイムに集計
入力されたデータは、リアルタイムで集計され、さまざまなチャートで表示可能です。このチャートにより、営業活動の課題や改善ポイントをすぐに把握できます。そのため、新しい施策の立案につなげられます。

Zoho CRM

Zoho CRMは、レポート作成、メール送信などの業務を自動化できます。営業担当者が庶務に対応する時間が減らすことで、本来の営業活動に注力できる環境を整えられます。

・導入がしやすい
Zoho CRMは、低コストで利用できるツールです。初期費用がかからないので、導入しやすい点が特徴です。また、スプレッドシートなどからデータを移行することも簡単なので、スムーズに運用を始められます。

・使いやすさを重視
Zoho CRMのインターフェースは、直感的で分かりやすいことが重視されています。初めてCRMツールを使う人でも、比較的すぐに使いこなせます。使いやすいため、現場での定着率が高い点が特徴です。また、販売戦略に合わせて柔軟にカスタマイズできるため、長期的な運用も対応できます。

・カスタマイズが簡単
タブの項目はドラッグ＆ドロップで簡単に追加や編集が可能です。また、業種に合わせたページレイアウトに変更することもできます。

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