SFAを導入したけど失敗してしまったパターンとは？成功させるためのポイントもご紹介

更新日：2024.09.10　/　SFA

「SFA（Sales Force Automation／営業支援システム）を入れてみたけれど、デメリットばかりで失敗してしまった」。

このような失敗事例は、しばしば聞かれますが、導入失敗の理由を探ってみると、いくつかの原因に突き当たります。それらを教訓とすれば、失敗しないSFA導入ができるはずです。

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SFAの基本知識

ここでは、SFAの基本知識について解説していきます。

また、導入した際のメリットにも触れ、CRM（Customer Relationship Management／顧客関係管理システム）との違いも見ていきましょう。

SFAとは？

SFAとは、「Sales Force Automation」の略語です。企業の営業部門において、営業活動全般をデータ化して蓄積し、分析をすることができるシステムのことを指します。

企業は、人手不足から生産性向上が重要な課題となっています。複数の案件を効率的に管理するには人の手では限界があるため、近年はSFAを用いた管理が注目されるようになってきました。

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SFAの主な機能

SFAは、簡単にいうと「営業を支援するためのツール」で、営業活動において便利な機能が多く搭載されています。以下では、SFAに搭載されている基本的な機能についてご紹介します。

・案件管理
営業活動の進捗を詳細に管理できるほか、案件が成約に至る可能性や受注金額などの情報も紐づけて管理できます。

・顧客管理
顧客や企業の基本情報を記録できます。また、今までの商談データも記録できるため、営業担当者以外でも履歴さえ見れば対応することも可能になります。

・予実管理
積み上げたデータをベースに、グラフ化して売上予測と実績を出すことができる機能です。データが蓄積するほど、正確な予測が可能となるので営業方針の改善にも活用できます。

・行動管理
営業活動において、行動や結果を記録します。営業マンの訪問回数や商材数、受注率を管理し、営業活動の改善に活かすことができます。

・レポート管理
日報や週報といった活動報告をサポートする機能です。必要な項目に入力を済ませるだけで業務報告が完了できます。各営業マンの成果を共有、把握する機能も搭載されています。

SFAの導入メリット

ツールの導入を検討するにも、メリットがないと導入したいとは思わないでしょう。では、SFAの導入メリットはどういったものなのか、以下でご紹介します。

営業活動を可視化できる

SFA導入のメリットのひとつが「営業活動を可視化できる」ことです。可視化されることで、さまざまな課題の改善を図ることが可能になります。以下では、可視化によって得られることの具体例をご紹介します。

・最適な営業戦略を立案できる
営業の進捗や顧客の情報など日々の営業状況を把握できることで、的確な対応を考えることができます。注力する案件にリソースを使うことができるようになるため、戦略的に目標達成を目指すことができます。

・営業上の課題を発見できる
営業担当の行動やプロセスを可視化することで、失敗したポイントや原因を特定できます。課題を発見できることで、改善への近道となるでしょう。

・イレギュラーに気付ける
例えば、大きな値引きをした案件が見つかる、しばらく動いていない案件がある、などの通常の管理では見落としやすいことにもすぐに気が付くことができます。早期の発見で影響を最小限に抑えられるでしょう。

・引き継ぎがしやすい

異動、退職での引き継ぎで、ノウハウが十分共有できないなどのトラブルになったことはありませんか。SFAを使うことで部署全体で情報を管理できるため、SFAを確認するだけで引き継ぎが簡単にできます。

営業活動を効率化できる

もうひとつのメリットが「営業活動を効率化できること」です。これは、営業に人材を多く割けない中小企業にも大きな効果を発揮するでしょう。

日報や週報といった報告資料を作成する際にSFAが活躍します。SFAへ入力するだけで、報告資料を作ることができるのです。作成した日報、週報はSFAですぐに共有可能なので、メールでわざわざ日報を送付するような手間から解放されます。

また、クラウド型のSFAであれば、インターネット環境さえあればどこにいてもアクセスでき仕事ができます。いつでも日報や週報の作成や送信ができ、ワークフローなども管理できます。営業マネージャーである場合、外出先でも部下の報告を確認することが可能となります。

CRMとの違い

SFAは「営業支援システム」という名の通り、営業マンの行動を支援し効率化することが目的です。

一方、CRMは「顧客関係管理システム」ともいい、顧客の情報、年齢や性別といった属性や、購入、利用、問い合わせの履歴から、さまざまな顧客情報を管理できるシステムです。顧客情報を管理し、活用することで、リードの育成や既存顧客へクロスセルすることが可能となります。また、顧客の状態に応じたフォローをすることで、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

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導入の目的が曖昧なままだと失敗する

いろいろな所でお話しすることですが、SFAは魔法のツールではありません。

「何のために導入するのか」という目的意識が詳細かつ明確でないと、導入しても活用しきれません。
まして、「うちの会社も、こういうツールを入れたほうがいいんじゃないか」という、導入すること自体が目的化していると、まず失敗します。

特に、それまでSFAに触れたことのないチームであれば、「入力の手間が増える」という意識が先走りがちです。導入する意義や、それによって得られる価値を各メンバーが理解できていないと、情報入力が疎かになったり、活用が形骸化したりといったマイナスの現象が起こり、結果「たいして使えないね」で終わってしまいます。
これは、SFA導入において起こりやすい失敗例です。

SFAを導入したけど失敗してしまったパターンとは？

SFA　成功例

SFA導入にあたって目的意識をしっかり持つことは重要なことですが、それ以外にも導入失敗を誘発する要素はいくつかあります。導入失敗につながる主な要素を挙げてみましょう。

1) 入力すべきデータの属人化が著しい

営業の各メンバーが個々に管理するデータは、程度の差こそあれ属人化しているものです。
その粒度、例えば情報の細かさや、商談に対する予測の精度などはそれぞれに違うので、同列に比較することができません。

これらのデータは基準のない「個人的感覚」に近く、データとしては不適格なものです。まずは、入力するデータについて、認識合わせと定義付けが必要となります。

2) 手持ちのデータを全て入れ込もうとする

１）でお話しした不適格なデータをSFAに入れ込んでしまうと、SFA本来の特性である正確なデータを引き出すことができません。

ならば、いっそのこと旧来の情報は切り捨て、これから情報を蓄積していくつもりでスモールスタートを切るほうが、遥かに効率的です。
「今までのデータを入れること」は本来の目的ではないはずなので、まずは現状動いている商談だけを入れる。その後で、徐々に過去のデータを移植していくという考え方です。

3) 入力項目が多く、作業負荷が高まる

最初の設定の段階で、入力項目を欲張りすぎてしまうと、入力の負荷がかかってしまい、「情報を打ち込むのが面倒だし、手間がかかる」ということになりがちです。
こうなると、営業メンバーにとって、SFAへの情報入力は「余計な手間」であり、結果として運用が成り立たなくなってしまいます。

SFAは導入してすぐに効果が出るものではありません。まずはSFAというツールを現場に定着させる必要があります。
ですから、運用の前に、入力すべき項目をできるだけ絞り込み、現場の負荷が軽い状態で始めるといいでしょう。
どうしても必要な情報があるなら、後から追加すればいいことです。

4) SFAを使うメリットや価値がメンバーに浸透していない

導入の目的を明確にするのは大前提ですが、それをチーム全体に浸透させるのは簡単なことではありません。
ですから、導入前はもちろん、導入後も運用が安定するまでは、SFAのメリットや価値について、繰り返し伝えていく必要があります。

これは、マネージャー、さらには経営トップが積極的に働きかけることが有効です。難しい案件に悩んでいるときには励ましやアドバイスを与えたり、成約に辿り着いたときにねぎらいのメッセージを送ったりするなど、SFAだからこそのコミュニケーションも大いに役立つことでしょう。

また、こうしたコミュニケーションがメンバー間で頻繁に行われるようになれば、全ての案件がすべてのメンバーにとって他人事ではなくなり、知恵を出し合い、力を貸し合うという文化の形成にもつながっていきます。

数々のメリットを備えたSFAツール

導入に失敗しないための注意点

これまでに挙げた事項を含めて、SFA導入に失敗しないための注意点を、改めて書き出しておきましょう。
これからSFAを導入する、あるいは乗り換えるというチームは、これらの要素について再度チェックしてみてください。

・入力項目を絞り込み、入力の負荷を軽くする
・後から再計算する必要がないよう、初期の設定は慎重に行う
・確度の定義など、属人化しやすいデータは数値化の定義を定めておく
・組織全体のマネジメントにより、入力を徹底する
・入力項目を適宜見直し、活用されない情報はカットして入力負荷を抑える
・SFAのメリットと価値を浸透させ、情報入力と活用を習慣化させる
・SFAの必要性や導入目的を常に振り返り、営業活動を推進するツールとして活用する

SFAツール導入後は”効果検証”を欠かさない

SFAツールの導入後も効果を最大限に引き出すには、戦略を設定して検証しながら展開していく必要があります。営業や企画部門が設定した施策を実行し、SFAで可視化してデータを蓄積していき営業活動を分析することで、リアルタイムで効果検証を行うことができます。何を改善すべきかが従来よりもすぐに分かるので、的確に改善を図っていくことができるでしょう。