SFA(営業支援システム)の導入効果とメリットとは？

営業活動に効率化・見える化を実現するツールを活用する例が目立っています。特に普及しているのがSFA（営業支援システム）というツールです。すでに多くの企業で導入され、数多くの成功事例が報告されています。ツールを導入する際にはどのようなメリットがあるのか知っておくことが大切です。こちらでは、SFA（営業支援システム）の導入効果とメリットについてお話します。

SFA(営業支援システム)とは？基本概要やCRMとの違い、事例から学ぶ活用法を徹底解説

SFA(営業支援システム)導入のメリット①

SFA（営業支援システム）導入によるメリットとしてまず挙げられるのが「営業活動の見える化」を実現できる点です。具体的には以下のようなメリットが期待できます。

営業戦略の最適化

SFAには、各営業担当が入力した営業の進捗や取得した顧客情報が集約しています。また、こうした情報はリアルタイムで更新されていきます。営業活動では、マネージャーによる速やかな指示が求められる場面が少なくありません。SFAを利用することで各案件の状況を正確、かつ迅速に把握できるため、マネージャーは最適な指示を送れるようになります。
さらに、売上状況や売上予測を正確に出すことも可能です。このことにより、チーム編成を変える、案件ごとの優先順位を入れ替えるといったフレキシブルな対応が可能になり、戦略が最適化されます。

各営業担当の課題特定

SFAでは、各営業担当の行動を細かく把握可能です。また、わかりやすく表示されるため、チェックに時間がかかりません。このことにより、マネージャーによる営業プロセスの把握が容易になります。

各営業担当の行動を効率的に把握できるようになれば、不足しているスキルや失注に至った原因などの課題を解決しやすくなるでしょう。是正に向けた取り組みや、適性をいかした新しい営業プロセスの構築もしやすくなります。

イレギュラー案件の早期発見

営業活動のなかでは、進捗がない、大きな値引きが行われている、受注見込みが大きく下がるなど、案件にイレギュラーな事態が発生することがあります。マネージャーはこうした案件の状況を常に把握しておく必要がありますが、実際には困難なケースが少なくありません。抱えている案件の数が多い部署ほど、イレギュラー案件を見逃してしまう傾向があります。
SFAでは案件の状況がひと目で把握できるため、マネージャーはいち早くこうしたイレギュラー案件に気づくことができます。原因を特定して改善策を講じれば、影響を最小限に抑えることもできるでしょう。

経営判断に役立つデータ分析

システムによって可視化された営業活動の情報は、データ分析に活用することも可能です。多くのSFAには、データの集計・分析機能が搭載されています。営業担当別、商材別、案件別、チーム別、業種別など多角的にデータを分析できる点も大きなメリットです。さらに、分析結果やグラフや表などをわかりやすい形で出力できます。これにより、正確かつ必要なタイミングでの経営判断が可能になります。

レポート作成のスピード

会議など、営業活動においてレポートが必要になるケースは少なくありません。従来のExcelやPowerPointによるレポート作成作業は、担当者にとって負担になることがあります。SFAを活用すると、簡単なフォームの入力によりスピーディーにレポートを作成可能です。イレギュラーなデータが入力されると通知されるため、情報の正確性も向上します。

引き継ぎ後のトラブル防止

営業活動は顧客との関係性構築が重要になることから、属人化しやすい業務です。営業担当の異動・退職が起こると、引き継ぎをする必要がありますが、「情報が共有されていない」といった理由から引き継ぎ後に顧客との間でトラブルが起こることは少なくありません。SFAを利用している場合は、過去の対応履歴や商談情報がシステム上に記録されています。よって、引き継ぎ後も情報が共有された状態で対応できるため、上述したような不備を防ぐことが可能です。

SFA(営業支援システム)導入のメリット②

続いてご紹介するSFA（営業支援システム）のメリットは、「営業活動の標準化」につながる点です。このメリットにより、以下のような恩恵が期待できます。

教育のコストダウン

マネージャーにとって、新人教育は負担のかかる業務です。入社してから一人前の営業担当として機能するまでには、多大な手間やコストがかかります。一方で、育成を行ったとしても十分に力をつけてくれるとは限りません。

SFAは、過去の営業情報が蓄積されたナレッジとして活用できるため、新人はそこから学ぶことができます。そのため、教育にかかっていたコストを軽減することが可能です。マネージャーは、営業の指示出しなどコア業務に集中することができます。

情報の資産化

優秀な営業パーソンが持っているスキルや成功事例、人脈は企業にとってかけがえのない資産です。しかし、営業パーソンの退職・異動によってこうした資産が流出・点在し、うまく活用できない事態が起こってしまうこともあります。

SFAを利用すれば、こうした情報を資産として、同じシステム上にまとめておくことが可能です。営業パーソンの退職・異動が起きた場合も、他の営業パーソンが同じ情報にアクセスできます。

ナレッジからの分析・ヒントの発見

SFAを利用していくだけで、案件情報・商談情報がナレッジとして蓄積されていきます。進行中の案件と類似した案件が過去にあった場合は、どのようにクロージングしたのか確認することでヒントを得られるでしょう。蓄積する情報が多いほど、スムーズにクロージングするためのヒントが増えていくことになります。

さらに、各案件のデータを集約し分析すれば、新しい有効な営業アプローチを見つけることも可能です。営業部門の大幅な成長につながります。

SFAでのデータ分析が効果的？分析時のポイントまで解説！

SFA(営業支援システム)導入のメリット③

SFA（営業支援システム）によって営業活動を処理することで、大幅な効率化が期待できます。具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？　代表的な効率化の例を見ていきましょう。

モバイル端末による作業

SFAの提供形態の代表例がクラウド型です。インターネット経由でシステムにアクセスするため、インターネットを利用できる環境であればどこでもツールによる作業ができます。また、スマホやタブレットなどのモバイル端末で利用できる点もメリットです。

訪問営業の移動中は空き時間などを利用して、案件情報やスケジュールを入力できます。日報や週報の作成もスマホで可能です。さらに、入力したデータはシステム上でリアルタイムに更新されます。

マネージャーは各営業パーソンの動きや案件の進捗をすぐ確認できるため、スピーディーな指示が可能です。円滑なコミュニケーションにも役立ちます。

近年必須になってきたテレワークを実現できる点も強みです。自宅やレンタルオフィス、コワーキングスペース、カフェなどを、働く環境として柔軟に選ぶことができます。

日報・週報の確認時間短縮

日報・週報は各営業パーソンの状況や案件の動向を確認するために必要な業務ですが、作成や確認に時間がかかりやすい点がネックです。作成にはExcelを用いられていますが、更新ミス、ファイルの消失といった問題も発生します。メールに添付する場合なども、ダウンロード・展開といった手間のかかる作業は免れません。

多くのSFAには、日報・週報を作成する機能が搭載されています。システム上にアップロードされるため、マネージャーはすぐに確認可能です。従来の日報・週報確認にかかっていた時間を短縮できます。

SFAはテレワーク環境下での営業の救世主？活用方法を解説！

SFA(営業支援システム)導入のメリット④

上述したとおり、SFA（営業支援システム）の導入によって、営業部門のマネージャーには多くのメリットが期待できます。もちろん、各営業パーソンにとってのメリットも少なくありません。新しいシステムや仕組みを取り入れる際は現場からの反発も考えられますが、具体的にメリットを示せばスムーズに定着していくでしょう。SFA（営業支援システム）を導入する際には、以下のようなメリットを現場へ積極的に共有してください。

ストレスフリーなコミュニケーション

営業活動においてはマネージャーからの指示が求められる場面がありますが、適切なタイミングで指示が来ない、メールによるコミュニケーションが面倒など、ストレスを感じることもあるかもしれません。特に難しい案件や営業パーソンの経験が少ない場合など、マネージャーと営業パーソンがコミュニケーションをとりにくい状況は致命的です。

上述したとおり、SFAに営業パーソンが入力した情報はリアルタイムで更新されるため、マネージャーはすぐに状況を知ることができます。そのため、必要なタイミングで的確なアドバイスを得ることが可能です。マネージャーと営業パーソンとのコミュニケーションが強化され、一丸となって各案件に取り組めるようになります。

ナレッジの活用による成長

SFAに蓄積されている過去の案件情報は、営業パーソンにとって貴重なナレッジになります。能動的に案件情報を調べていくことで、着実に成長していくことが可能です。上司が教育のために割けるリソースや担当案件の数に関わらず、自発的に学んでいくことができます。モチベーションが高い営業パーソンであれば、早い段階で成果をあげることも可能です。

無駄な作業の軽減・時間の有効活用

日報・週報作成など、営業パーソンの基本業務はSFAによって大幅に効率化できます。また、スマホ・タブレットを利用すれば、移動時間や待ち時間を有効活用可能です。オフィスに戻ることなく多くの業務をこなせる点もメリットといえます。また、検索機能を利用し目的のデータに素早くたどり着ける点も魅力です。SFAの利用でリソースに余裕が生まれれば、営業手法の策定や新規開拓など、より利益を生み出す業務に集中できます。

【2021年度版】SFA（営業支援ツール・システム）おすすめ15選の機能・価格を徹底比較！

まとめ

SFAは営業活動に多くのメリットと効果をもたらすツールです。現状の営業フローに課題感を覚えている場合や、さらに営業の効率を上げ利益を拡大させていきたい場合は、ぜひ導入をご検討ください。システムによって機能や操作性に細かな違いがあるため、自社にあったものを慎重に探してみましょう。