SFA（営業支援システム）の機能をご紹介！SFAに何ができるのか徹底解説

営業活動を効率化するソリューションとして多くの企業で導入されているのがSFA（営業支援システム）です。多彩な機能が搭載されたシステムとして評価されていますが、実際にはどんな機能があるのでしょうか。こちらでは、SFA（営業支援システム）の機能についてくわしく解説します。

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SFA(営業支援システム)の主な機能

SFA（営業支援システム）は、営業活動を効率化するシステムとして多くの企業で導入されています。実際に導入する場合は、SFA（営業支援システム）によって何ができるのか把握しておくことが大切です。具体的には、どういった機能があるのでしょうか。

実際には、提供されている製品によって機能に細かな差異があります。以下では、SFA（営業支援システム）の一般的な機能一覧をご紹介します。

【機能1】顧客情報管理

SFA（営業支援システム）の中核を担う機能が「顧客情報管理」です。社名、連絡先、所在地、規模、担当者、決裁者、役職といった基本情報をシステム上で管理できます。条件を設定して、瞬時に検索することも可能です。

多くのSFA（営業支援システム）には、対面で受け取る名刺と顧客情報を紐付ける機能が搭載されています。名刺をスキャンするだけで、上述したような顧客情報を読み込むことが可能です。手入力が必要ないため、顧客情報の登録が容易になります。保管していた名刺も有効活用できるでしょう。
こうした顧客情報管理は、以前はExcelなどで行われるのが一般的でした。一方で、入力の手間や同時更新の不備など、Excelによる顧客情報管理に関する問題は少なくありません。営業部内での情報共有が滞ってしまうという課題もあります。

SFA（営業支援システム）の顧客情報管理機能は、複数の営業担当で利用し、情報を共有することが可能です。これにより、情報伝達の不備による機会損失を防ぐことができます。

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【機能2】案件情報管理

「案件情報管理」は、顧客、とりわけ見込み顧客へのアプローチを管理するための機能です。受注までのプロセスを、いくつかのフェーズや項目に分けて管理します。リードの情報や顧客側の担当者、提案中の商材や営業の進捗などが代表的な管理項目です。

見込み顧客ごとに確度を設定することもできます。顧客ごとの見込み度を数値化することで、営業活動に割くリソースの最適化が可能になります。このことから、営業活動の指示や状況の確認を行うマネージャー向けの機能といえるでしょう。

営業部において一般的に実施されている日報の代替となる機能です。記載に手間がかかる日報は営業パーソンの負担になるほか、マネージャーによる確認が機械的になる傾向があります。SFA（営業支援システム）の案件情報管理機能であれば確認がしやすいため、マネージャーは指示を的確かつ必要なタイミングで出すことが可能です。

【機能3】商談内容管理

「商談内容管理」とは、商談の履歴や担当者、提案金額など、商談に関する内容を管理できる機能です。顧客が抱えている課題や商談の目的など詳細な情報についてもまとめておけるほか、決裁書などの書面を管理する機能も内包されています。顧客に対するアクションを検討するうえでは重要な機能です。

商談の進捗を管理することが主な用途ですが、過去の商談のデータベースとしても利用できます。過去の例を参考にすることで、より確度の高い営業活動を実現可能です。また、過去の優秀な営業担当者の商談実績を詳細に記録しておけば、営業部で継続的に活用できるナレッジとなるでしょう。

【機能4】営業活動管理

「営業活動管理」のように、各営業パーソンの営業活動を管理する機能もあります。訪問件数、提案商材数、成約率、受注率など、その営業担当の実績を数値で確認可能です。こうした情報は、主に各営業担当の評価に用いられます。

顧客中心のビジネスにシフトした現在では、顧客とのコミュニケーションが重要視されています。実績としての評価対象となるのも、顧客とのコミュニケーションに費やした時間や接点を増やすための活動です。こうした活動を評価、または積極的に実施するように指導することで、優秀な営業担当を効率的に育成します。

【機能5】売上予測・予実管理

「売上予測・予実管理」は、各営業担当が抱えている商談の売上や部署全体の売上を予測する機能です。顧客、商品・サービスなど、さまざまな条件を設定して、売上の着地点を予測できます。予測と実績を分析する予実管理機能も搭載されており、結果を分析していくことで予測の精度を向上させることも可能です。

精度の高い予測をもとにすれば、案件の優先度を決めることができます。例として、受注見込みの高い案件や期待できる売上が多い案件にリソースを割くことができるでしょう。売上の不足から、月末に業務が集中するようなケースも防ぐことができます。

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SFA(営業支援システム)の便利な機能

SFA（営業支援システム）の基本的な機能についてご紹介しました。以下では、上述した基本機能以外の便利な機能をご紹介します。

【機能1】スケジュール管理

マネージャーは各営業担当のスケジュールを日常的に確認する必要があります。朝礼などで時間を設けて口頭で確認するのが一般的ですが、効率的ではありません。SFA（営業支援システム）の「スケジュール管理」機能では、各営業パーソンがスケジュールを入力し、マネージャーにリアルタイムで共有できます。各営業担当のスケジュール確認に時間がかからないことに加え、マネージャーを含め全員にスケジュールが共有されるため、必要に応じてサポートに入ることも可能です。また、スケジュール情報は、売上予測を立てる情報としても活用できます。

【機能2】タスク管理

営業活動は、各営業担当が目標意識を持ち、何をすべきかを明確に把握したうえで実施する必要があります。無計画に営業活動を実施したとしても、実績の最大化は期待できません。タスクをバランス良く割り振ったうえで営業活動を行うことが求められます。SFA（営業支援システム）では営業部内のタスクを管理する機能が搭載されており、各営業担当が目的意識を持って業務に望む姿勢をサポートします。タスクの優先順位が明確になるほか、業務と担当者のマッチングも判断できるため、マネージャーにとっても役立つ機能です。業務の負担が1人の営業担当に集中するようなケースも防止できます。

【機能3】アクションアラート

営業活動におけるアクションは実施するタイミングが重要です。しかし、マネージャーによるGoサインや各営業担当の判断では、ベストなタイミングを逃してしまうことも少なくありません。対応漏れや遅延は販売機会を逃してしまうだけではなく、顧客との信頼関係に悪影響を与えることもあります。SFA（営業支援システム）の「アクションアラート」機能は、蓄積された営業活動の情報をもとに最適なタイミングでアラートを出してくれる機能です。各種帳票の作成や商談の準備など、タイミングを逃しがちな業務に対して細かくアラートを設定できます。アラートの条件も柔軟に設定可能です。重要な場面で未着手になっている業務に気づき、慌てるようなケースを防止できるのは大きな魅力です。すべてのSFA（営業支援システム）に搭載されているわけではありませんが、タイミング遅れによる不備が多い場合は利用を検討すべき機能といえます。

【機能4】日報

日報は非効率な業務として廃止する営業部も増加していますが、情報管理が促進される、個々の営業パーソンによる能動的な業務の振り返りが期待できるなど、プラスの面も少なくありません。特に日本では、社内に根付いている監修から日報の業務をすぐには廃止できないケースがあります。いくつかのSFA（営業支援システム）では日報の機能が搭載されており、こうしたニーズに対応できます。入力の操作は簡単なため、日報の作成時間を短縮できるのがメリットです。業務負担が軽減され、コア業務にリソースを割けるようになります。作成した日報はSFA（営業支援システム）上で共有されるため、マネージャーによる迅速なアドバイスが可能です。

【機能5】見積書作成・承認

商談において発生する作業が見積もりです。顧客の要望をもとに見積書を作成し、責任者の承認を得たうえで顧客へと提出する必要があります。見積もりの内容は顧客が決裁を判断する重要な要素ですが、同じように重視されるのが提出までのスピードです。商品・サービスを導入する際には同業他社との相見積もりを行うのが基本なため、見積書の提出が遅いとそれだけで競合に顧客が流れてしまうケースがあります。SFA（営業支援システム）上では、見積書を作成することも可能です。テンプレートを編集して登録できるため、社内の仕様に合わせることができます。さらに、作成した見積書はダイレクトに承認フローへまわすこともできます。書面で出力したのちマネージャーに提出、その後、マネージャーが承認印を押して顧客に提出……といった煩雑なプロセスを回避できるため、顧客への見積もり提出がスピーディーに。結果的に受注率の向上が期待できるでしょう。

【機能6】情報集計・分析レポート

売上や営業活動の履歴などを分析することで、営業活動の効果測定や営業指針を決めるための有益な情報になります。一方で、分析は時間がかかり、負担になりやすい業務です。また、会議などで分析結果を共有する場合は、資料を作成する手間も発生します。一部のSFA（営業支援システム）には営業活動の分析機能が搭載されており、BI（ビジネスインテリジェンス）として機能します。営業担当ごと、商材ごと、案件ごと、エリアごとといったさまざまな軸によって分析できる点も魅力です。またレポートを出力する機能も搭載されるため、会議では活躍するでしょう。抽出するデータの範囲を任意に選択できるため、資料作成を効率的に行えます。

【機能7】モバイルデバイス対応

クラウド型のSFA（営業支援システム）も一般的になっています。インターネットを利用できる環境であれば、どこでも、端末を選ばず利用可能です。特に、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスに対応しているSFA（営業支援システム）がおすすめです。営業パーソンは訪問営業など社外での業務が基本です。モバイルデバイス対応のSFA（営業支援システム）であれば、移動中のワークフロー更新、日報の作成など、時間を有効活用できます。

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まとめ

SFA（営業支援システム）の機能についてご紹介しました。Excelでの営業管理を行っていた企業も、SFA（営業支援システム）の導入によって明らかな効率化を体感しています。現状の営業管理に課題を覚えている場合は、ぜひ国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM」の導入をご検討ください。