BIツールとは？機能や活用メリットから選び方まで徹底解説

近年では、社内で保有している大量のデータを一元管理して、より深い分析により経営判断に役立てる「BIツール」が人気を集めています。BIツールを活用すれば、データドリブンな経営判断を下せたり、分析業務を効率化できたりとさまざまなメリットがあるのも特徴です。

一方で、「BIツールとは何だろう」と、具体的な機能性やメリット・デメリットをイメージできず導入に踏み切れていない方も少なくありません。

この記事では、BIツールとはなにか、機能からメリット・デメリットまで徹底解説します。そのうえで、活用方法やBIツールの選び方についても解説しますので、あわせてご参照ください。

この記事を読んでわかること

✔︎ BIツールの機能 ✔︎ BIツールを活用するメリット・デメリット ✔︎ BIツールの選び方からポイント

そもそもBIツールとは？

BIツール（Business Intelligence Tool）とは、企業のデータを収集・分析し、意思決定をサポートするためのソフトウェアです。部署ごとに管理方法が違ったり、連携できていない情報があったりするときも、BIツールで集約・一元管理できる魅力があります。

その結果、今までは気付けなかったデータの関連性を発見できるほか、「視覚的にわかりやすいレポートの作成」「帳票データの自動作成」など、分析業務そのものを効率化する仕組みが搭載されているのも特徴です。

データに基づいてさまざまな経営判断を下せるようになるため、「感覚」から脱却するサポートをしてくれます。BIツールとは、データドリブンな経営に欠かせないシステムだと言えます。

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BIツールの機能4選

BIツールとは多様な機能が備わったシステムで、有効活用すれば企業のデータ管理や分析業務を効率的に行えます。BIツールの代表的な機能は以下のとおりです。
ここでは、BIツールの機能4選について解説します。

1. レポーティング

レポーティング機能とは、企業内に蓄積されたデータを視覚的に表現してわかりやすくグラフィカルに表示する機能です。売上や顧客データのグラフをチャートで表示し、トレンドを分析できるなど、自社ビジネスの状況を一目で把握しやすくなるメリットがあります。

また、ダッシュボード機能とあわせてリアルタイムにデータが反映されるのもポイントです。常に最新の情報で自社の状態を客観視できるため、適切な経営戦略を打ち立てやすくなります。

2. OLAP分析

OLAP（Online Analytical Processing）分析とは、複数の観点から多次元的にデータを掘り下げて分析する機能です。「スライシング」や「ドリルダウン」と呼ばれる手法で、統計に基づく深堀りを行えるため、マーケティングの最適化を行いやすくなります。

たとえば、地域別や時間別の売上データを分析して、特定の市場での成長機会を特定することが可能です。伸びる商材データを発見したのち、ドリルダウンして同商材の販売成績に優れた社員を発掘・営業戦略のキーパーソンに据え置くといった最適化も行えます。

加えて、為替レートや材料費など原価を考慮した将来の売上予測も実現できる機能もあります。複雑なシミュレーションによって、データに基づく精密な経営戦略・マーケティング手法を模索できる機能です。

3. データマイニング

データマイニングとは、大量のデータから有益な情報を抽出し、今までは気づけていなかったパターンを発見する手法です。顧客行動の予測ができるようになるほか、予測モデルの構築によってマーケティング施策を効率的に行いやすくなります。

たとえば、顧客の購買履歴をもとに次に購入される可能性の高い商品を予測、販売エリアを近づけたり、関連性の高い商品としてECサイト上に表示するなど導線を作りやすくなります。

データマイニングで、より詳細なターゲットに対してマーケティングを展開できるため、成約率や売上の向上を見込めるのがポイントです。

4. SFAとの連携

SFA（Sales Force Automation）とは、営業活動データを蓄積するツールです。営業パフォーマンスの分析や作業工程の効率化、ノウハウの蓄積からスキルの均一化まで図れるため、精度の高い営業チームを構築するのに役立ちます。

SFAツールとBIツールを連携すれば、顧客ごとの提案履歴や成約率、関心のある内容などを事細かくデータとして保存できるため、もっとも効果的な営業アプローチを見つけ出しやすいのがメリットです。

営業成績の向上を実現できるほか、日報作成をはじめとするさまざまな業務の効率化も実現しやすくなります。BIツールはあくまで情報の集約＆一元管理でデータを分析する仕組みのため、元となるデータ管理のプラットフォームとして、SFAツールとの連携は非常に大切です。

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BIツールの3つのメリット

BIツールを導入すれば、データに基づいた精密なビジネス運営を実現しやすくなります。BIツールの導入で得られる代表的なメリットは以下の通りです。
ここでは、BIツールの3つのメリットについて解説します。

メリット①：データ収集や分析の効率化と工数削減

BIツールとは、データの集約・分析を効率化できるツールです。データの収集から分析を行うまでのプロセスを自動化できるため、各工程にかかる時間の削減と業務の効率化を実現できるメリットがあります。

たとえば、「自動レポート機能で毎日の売上データを自動で集計・レポート生成」「グラフィカルな分かりやすいレポートで自社状況をリアルタイムで把握」といった取り組みも自動化が可能です。

手作業でデータを集計・処理・加工するよりも、BIツールなら圧倒的な時間・コスト削減を実現できます。その結果、戦略考案や意思決定など、より生産性のある業務に浮いた人手を注力できるのも魅力です。

メリット②：課題を見つけやすい

BIツールとは、自社内に散らばっている大量のデータを集約し、多角的に分析できるツールです。今までは気づけていなかったデータの関連性を発見し、隠れた問題点や改善すべき課題を浮き彫りにできるメリットがあります。

顧客の購買パターンを分析し、特定商品がなぜ売上低迷になっているのかなどの原因を特定しやすいのが特徴です。原因や課題を発見しやすくなれば、速やかに対策を立案しやすくなるため、「問題が起きたときの対策」をコンスタントに打ち出せます。

自社の現状を把握しやすくなるだけでなく、見えていなかった課題を浮き上がらせ、企業成長に繋げやすくなるのは大きなメリットです。

メリット③： 質の高い意思決定ができる

BIツールとは、分散していたデータの集約・分析によって、客観的データに基づく意思決定を下せるツールです。

「◯◯の時期はこの商材が売れるから売り出そう」と感覚的に経営判断を下すシーンも少なくありませんが、BIツールを使えば、より具体的な数値・データに基づいて関連性を深堀りし、高品質な意思決定を行えます。

たとえば、市場分析データをもとに新しい市場への進出タイミングや戦略を決めたり、季節や天気などさまざまな外部要因で変化するニーズを追求して販売率を高めたりすることが可能です。

BIツールを活用すれば、細かいデータによって質の高い意思決定を行えるため、データドリブンな経営を目指すうえで必要不可欠な存在だと言えます。

BIツールの2つのデメリット

BIツールにはさまざまなメリットがある一方で、いくつかのデメリットが存在するのも事実です。具体的なデメリットとして以下の2点があげられます。
ここでは、BIツールを導入する2つのデメリットを解説します。

デメリット①：BIツール導入には費用がかかる デメリット②：導入に失敗することがある

デメリット①：BIツール導入には費用がかかる

BIツールを導入すると、ライセンス料やシステムなどの費用がかかる点はデメリットのひとつです。ツール単体の初期費用に加えて、月々使用するサブスクリプションやライセンス料金が発生するシステムが多くなっています。

料金体系は、システムの利用人数に応じて毎月料金が発生するツールがほとんどです。導入規模が大きければ多いほど人数も多くなり、その分だけBIツールの導入・運用コストが高額になってしまいます。

なかには無料のBIツールも登場していますが、導入前後や運用のサポートを受けられないほか、いくつか機能に制限があるなど自社内の学習コストが必要になる点が課題です。

ただし、BIツールの導入はデータの集約・分析業務を効率化するだけではありません。従来では発見できなかったデータの関連性から新しい市場を見つけられるケースもあるため、BIツールがもたらす恩恵は計り知れないのも事実です。

「単なる効率化ツール」として導入コストなどを比較検討するよりは、市場分析を経て何が得られるか含め考慮するのをおすすめします。

デメリット②：導入に失敗することがある

BIツールの導入は、かならずしも成功する訳ではない点がデメリットです。BIツールの導入は組織のニーズや自社の状況に合わせたツール選定が重要ですが、「IT人材のリソースが足りない」「そもそも自社内で分析に活かせるデータが蓄積されていない」などのトラブルも多くなっています。

なかでも、自社内にデータを蓄積するプラットフォームがない場合は、BIツールの導入で失敗しがちです。BIツールとはあくまでデータの集約・分析を行う仕組みであり、元となるデータベースがなければ魅力を最大限に発揮できません。

BIツールを導入する前に、SFAツールを始めとしたデータを蓄積する環境が整っているか振り返るのをおすすめします。

SFAとBIをセットで使うならジーニー

BIツールは、SFAツールと組み合わせることで、効果的な営業戦略・企業成長に繋げられます。もし、自社内に営業活動のデータを最大限活用する環境が整っていない場合は、「GENIEE SFA/CRM」と「GENIEE BI」のセット活用がおすすめです。

新しいシステムの導入は、思ったような現場定着が見込めず、「データが蓄積されない」「導入コストだけかさんでしまった」などのトラブル事例も後を絶ちません。

定着率99%を誇る「GENIEE SFA/CRM」なら、「データを利活用する土壌づくり」として十分な魅力を発揮します。確かな定着率でデータを蓄積する習慣をサポートするほか、「GENIEE BI」とのスムーズな連携力によって、効率的に分析業務を行えます。

効率的かつ戦略的な営業アプローチを実現しやすくなるため、BIツールの利活用に欠かせない「データを蓄積するプラットフォーム」が不足している場合は、ぜひセットでの導入をご検討ください。

BIツールの活用方法について

BIツールは、ただデータを集めて視覚化するだけでなく、それを経営戦略に活かせるのが特徴です。営業分析やマーケティング分析を通して、企業としてのパフォーマンスを大幅に向上させる効果が期待できます。

BIツールの活用方法としては以下のような手段があげられます。

BIツールの活用方法

売上・営業分析：部門ごとに分断されがちなデータを集約し、属人化しがちな営業業務を可視化。ノウハウを組織全体に共有して売上機会の創出を見込める。 経営・財務分析：自社の売上・財務等を自動反映。手作業集計よりも圧倒的なスピードで現状を把握でき、経営層がタイムリーに経営判断を下せる 人材・労務分析：人材ごとのスキルを適正に評価し、プロジェクトごとに適した人材を発見。また残業時間などの可視化・原因究明で、労働環境を改善し優秀な人材を確保しておける。

ほかにも、さまざまなデータからソースを取得して予実管理システムを構築したり、帳票作成を自動化して作成工数を削減したりと、さまざまな活用方法が存在します。

なかでも、営業部門の属人的なスキルやノウハウを共有できる体制づくりは、企業の売上向上や成長力にも直結します。BIツールとSFAツールを連携させれば得られるメリットは大きく広がるため、企業の成長を高めるためにも営業分析の仕組みづくりがおすすめです。

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BIツールの正しい選び方

BIツールにはさまざまなメリットがあり、近年多くの企業で導入が進められています。しかし、その機能や魅力を最大限引き出すには、自社にあったツールの選び方が大切です。BIツールの正しい選び方として以下の点があげられます。

ここでは、BIツールの正しい選び方について解説します。

BIツールの操作が簡単

BIツールを選ぶときは、操作が簡単で直感的に理解しやすいシステムを選ぶことが大切です。自分が求めているグラフやチャートを手軽に作成できるか、グラフィカルなレポートを作成できるかなどに着目して比較検討するのをおすすめします。

そのうえで、使い勝手に優れたインターフェースも重要です。ユーザーフレンドリーなデザインは社内で受け入れられやすいほか、実際の利活用にも繋がりやすくなります。

BIツールのなかには、簡単なドラッグ＆ドロップでダッシュボードのデザインを変えられるシステムもあります。操作が複雑だと敬遠されてしまい、「システムを導入したのに活用されない」といった状況を招くためご注意ください。

BIを導入する目的を明確にする

BIツールを導入するときは、「何の目的で導入するのか」を明確にする必要があります。データ分析ひとつをとっても、「顧客行動を知りたいのか、購買パターンを知りたいのか、営業スキルを高めたいのか」など実際の内容は異なります。

BIツールの導入目的を明確にしなければ、導入後にどのような効果を得られたのか、効果検証もあやふやになってしまうため注意が必要です。各部署がどのようなデータを求めているのか、各担当者にヒアリングしたうえで導入目的を明確にします。

SFAやCRMなど基盤システムと連携できるBIツールを選ぶ

BIツールを選ぶときは、SFAやCRMなどの基盤システムと連携できるかどうかが非常に大切です。自社の基盤システムに蓄積されたデータの分析・活用には、BIツールと基盤システムとの連携が求められます。

仮に互換性の低いBIツールを導入してしまうと、蓄積されたデータの加工が必要になるなど、余計な手間が生まれてしまうのも事実です。業務全般の効率化を実現するためにも、基盤システムとの連携力は欠かせません。

ジーニーでは、「GENIEE SFA/CRM」と「GENIEE BI」を自動でデータ連携できる「GENIEE DATA CONNECT」をご用意しております。超高速でリアルタイムにデータ変換・加工できるため、データの集約作業を完全自動化できるのが特徴です。

「現在導入しているSFA/CRMの使い勝手が悪い」「部署ごとにデータ管理の方法がばらついている」「データを蓄積するプラットフォームがない」といったお悩みを抱えている場合は、ぜひお気軽にジーニーまでお問い合わせください。

SFA/CRMツールの設定からBIツールの導入まで、複雑な環境構築をプロが代行するため、お客様の手を煩わせる心配もありません。構築後のアフターフォローも充実しておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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まとめ：営業のデータ活用ならGENIEEがおすすめ

BIツールとは、会社に散らばっているさまざまなデータを集約・分析して企業の成長に繋げられるツールです。誰もが簡単にデータ分析を行えるようになるほか、複雑なレポーティング業務の自動化によって分析業務の効率化も望めます。

また、自社の状況をリアルタイムで把握できるため、データドリブンな意思決定を行えるのもメリットです。加えて、SFAと連携すれば相乗効果によってお互いの魅力を最大限発揮できるのも注目を集めています。

とはいえ、BIツールを活用するにはベースとなるデータのプラットフォームが必要です。もし、営業データなどを利活用するプラットフォームが整っていない場合は、ジーニーまでお気軽にお問い合わせください。

ジーニーではSFAとBIを両方提供しており、定着率99％を超える使い勝手の良さで、データの利活用が進む確かな土壌づくりをサポートいたします。