セールスフォースのダッシュボードとは？機能や作成手順、活用事例をご紹介

大手SFA/CRMの「セールスフォース（Salesforce）」には、ビジネスにおいて重要なデータを一覧できるダッシュボードの機能が搭載されています。本機能を利用することで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここでは、セールスフォースのダッシュボードの基礎知識をお伝えします。

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ダッシュボードとは

米国のセールスフォース・ドットコム社が提供し、SFA/CRMのなかでも世界的なシェアを誇る「セールスフォース（Salesforce）」。まずは、注目されている機能の一つであるダッシュボードの基本をお伝えします。

セールスフォース（Salesforce）の基礎知識

「セールスフォース（Salesforce）」は、営業支援（SFA）や顧客管理（CRM）などの機能を有するビジネスアプリケーションです。サービスを提供するのは、アメリカに本社を置き、各種クラウドプラットフォームを提供するセールスフォース・ドットコム社。大手SFA/CRMサービスとして高い知名度を誇ります。

セールスフォースのクラウド型顧客管理ソリューションを活用すれば、営業やマーケティングはもちろん、コマースやサポートなど幅広い部署で重要な顧客情報の一元管理が可能です。サービスは世界各国で展開され、大手企業での大規模なビジネスにおいても導入されています。

セールスフォースの特徴は、多数の機能の中から自社のニーズに適したソリューションを選び、組み合わせられる点です。代表的な製品として、営業支援で活躍する「Sales Cloud」、マーケティングを強化する「Marketing Cloud」、B2Bマーケティングを自動化する「Pardot」などが挙げられます。

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ダッシュボード機能とは

セールスフォース（Salesforce）には、自社ビジネスの現状を視覚的に捉える「ダッシュボード」の機能が搭載されています。ダッシュボードとは、複数のデータを一覧表示にした画面のことです。個人や社内全体のデータを幅広い観点から分析し、状況をリアルタイムで把握してビジネスに役立てられます。

ダッシュボードの画面上には、複数のデータが分かりやすいグラフ形式でまとめて表示されています。これらのデータは、いずれもセールスフォースのレポート機能から提供されたものです。システムに蓄積されたデータを有効活用できます。なお、どのデータを画面に表示させるかは、ダッシュボードエディタのツールから自在にカスタマイズが可能なため、自社のニーズに合わせて調整すると良いでしょう。

ダッシュボードの特徴

セールスフォース（Salesforce）のダッシュボードには、どんなメリットがあるのでしょうか。また、多くのSFA/CRMに搭載されているレポート機能とはどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、ダッシュボードの特徴を解説します。

ダッシュボードのメリット

ダッシュボードの主なメリットは、ビジネスに必要なデータを並べることで、複数を同時にチェックできる点です。独自のレイアウトを生かして画面上で全体を俯瞰したり、視点を変えたりしながら、データを有効活用しやすくなります。

また、ダッシュボードではデータを出力するグラフの種類が充実しているため、ユーザーが情報を直観的に捉えやすい形式で表示させられます。ダッシュボードエディタで選択できる形式は、折れ線グラフ・円グラフ・ドーナツグラフ・じょうごグラフ・散布図・ゲージ・テーブルなど多数。これらのグラフ形式に加工することで、ユーザーの速やかな理解を助けます。

SFA/CRMのシステムを利用する際は、社内で部署や役職の異なる従業員同士が連携することも珍しくありません。そんなときも、ダッシュボード画面では各ユーザーのデータアクセス権限に応じて情報が表示されるので安心です。ユーザーがアクセス可能なデータ以外は表示されない仕組みのため、データが各自の権限を越えて参照される心配がありません。

ダッシュボードの注意点

ダッシュボードに最新情報を表示させるには、データの更新を行う必要があります。更新を行っていない場合は、画面上に最終更新時のデータが表示されている状態です。前述の通り、ダッシュボードの各データはレポート機能から提供されるため、レポートの実行状況によっては更新に多くの時間がかかる可能性があります。多数のデータを表示させる場合は留意しておきましょう。

ダッシュボードを定期的に更新するには、自動更新を設定する方法があります。毎朝の特定の時間や週の始まりなどのタイミングで更新をスケジューリングすれば、常に最新情報をチェックする習慣をつけられます。その際、自動更新にともない通知メールを受信できるため、日常業務での確認に役立てると良いでしょう。ダッシュボードからリアルタイムな情報を得るためにも、データ更新にご注意ください。

ダッシュボードとレポートの違い

セールスフォース（Salesforce）では、ダッシュボードのほかにレポート機能でもデータをチェックできます。レポート機能では、指定したデータをリストで抽出し、詳細な分析を実現できるのが特徴となっています。また、ダッシュボードと同様にデータをグラフ形式で出力することも可能です。

ダッシュボードとレポートは、それぞれ異なる目的で利用されます。レポートは、データの詳細な分析に適した機能です。セールスフォースにおいては、データをグルーピングできるほか、集計項目や検索条件などの細かな指定にも対応しています。大量のデータを取り扱い、かつ詳細に分析する際は、レポート機能の活用を検討しましょう。

システム上に蓄積されたデータをグラフ表示するレポートは、セールスフォースに限らず多くのSFA/CRMに搭載されている機能です。ツールを利用すれば、表計算ソフトを使う場合のように、わざわざデータをグラフに変換する手間がかかりません。簡単な操作のみでデータを直観的に読み解ける状態になるため、業務効率化につながります。ダッシュボードと併せて、SFA/CRMの代表的な機能を押さえておきましょう。

他のSFA/CRMにもダッシュボードの機能はある？

セールスフォース（Salesforce）以外のSFA/CRMのなかには、ダッシュボードの機能を搭載したツールもあります。ツールによりダッシュボードに配置できるデータの数やグラフ形式などが異なります。場合によっては、ユーザーの好みに応じて画面のデザインをカスタマイズできることも。セールスフォースのダッシュボードと比較しながら、導入するツールを検討してはいかがでしょうか。

その一方、必要最低限のレポート機能を備えることで、ダッシュボードを搭載していないSFA/CRMツールもあります。機能面が充実したSFA/CRMは、多彩な分析を実現できる反面、現場では多くの機能を活用しにくいというデメリットも懸念されます。その際は、業務に必須の基本的な機能を絞り込み、コストパフォーマンスを重視してツールを選ぶのも一つの手です。

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ダッシュボードの作成手順

セールスフォース（Salesforce）のダッシュボードを作成するには、ダッシュボードエディタを使用します。ダッシュボードエディタでは、「コンポーネント」と呼ばれる項目を画面上に追加・削除したり、レイアウトを編集したりできます。

ダッシュボードを作成するには、まず「新規ダッシュボード」のボタンをクリックして、ダッシュボードエディタを起動してください。エディタの画面上でドラッグ＆ドロップの操作を行い、必要なコンポーネントを追加していきましょう。各コンポーネントは、コンポーネントエディタ上でグラフ形式の変更や、詳細設定が可能です。

ダッシュボードのカスタマイズが完了したら、「保存」ボタンをクリックしてください。こちらの手順で、ダッシュボードが完成となります。作成したダッシュボードを編集するには、ダッシュボード一覧の画面で既存のダッシュボード名をクリックしましょう。管理画面では、不要なダッシュボードの削除も行えます。

ダッシュボードの活用事例

セールスフォース（Salesforce）のダッシュボードは、具体的にどのように活用できるでしょうか。最後に、企業の営業活動でダッシュボードを活用するためのアイデアをご紹介します。

1.営業パーソン（個人）のダッシュボード

各営業パーソンが自身の営業活動を振り返り、成績向上へつなげるためのダッシュボードです。個人の「訪問件数」「見積件数」「受注率」などの項目を一覧表示させることで、現状の営業成績や今後の課題が明らかになります。

2.マネージャーやリーダーのダッシュボード

組織を率いるマネージャーやリーダーが、マネジメントにおいて重要なデータを把握するためのダッシュボードです。チームの活動記録や商談の進捗状況、営業部門の売上予測といったデータを配置することで、管理者が的確な指導やフォローをしやすくなります。

3.営業部門（チーム）のダッシュボード

営業部門がチーム全体で閲覧するダッシュボードです。営業パーソンの成績などのデータから、各自の状況を見える化することで、チーム内での健全な競争を促します。営業パーソンのモチベーションを高め、日々の営業活動に責任を持たせる施策としても有効です。

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まとめ

今回は、セールスフォース（Salesforce）のダッシュボードについて解説しました。ダッシュボードの機能があれば、複数の重要なデータを一覧表示させられます。独自にカスタマイズした画面に、分かりやすいグラフを並べて表示。多角的な分析を叶え、SFA/CRMに蓄積されたデータを有効活用しやすくなります。

一方で、詳細なデータ分析が目的の場合には、多くのSFA/CRMに搭載されているレポート機能が適しているといえます。ダッシュボードは利便性が高いものの、目的や活用場面を改めて確認してみましょう。SFA/CRMの導入を検討されている企業様は、自社に必要な機能を見極め、現場に定着しやすいツールをお選びください。

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