顧客ノート（顧客カルテ）の作り方は？管理項目や作成のポイント・おすすめツールを解説
【30秒でわかる本記事のサマリー】
ゴール： 担当者が変わっても、お客様に「最高の顧客体験」を提供できる状態を目指す。
本質： 単なる「記録」ではなく「次に何を提案すべきか」を導き出すための戦略ツールである。
項目： 基本属性に加え、「BANT条件」「悩み・課題」「失注・成約の決定打」を押さえるのが鉄則。
運用： 紙やExcelは検索性と共有性に限界がある。データが蓄積されるデジタル管理が不可欠。
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顧客ノート（顧客カルテ）とは？
営業活動において、顧客情報は「会社の財産」そのものです。
しかし、多くの現場では「顧客ノート（顧客カルテ）」が担当者の頭の中にしかなかったり、形骸化したExcelで止まっていたりします。
本記事では、売上に直結する顧客ノートの作り方、管理すべき項目、
そして現場で無理なく運用し続けるためのポイントを解説します。
昨今、市場競争が激化し、多くの業界で製品やサービスの差別化が難しくなっています。
その中で競合に打ち勝つには、顧客一人ひとりのニーズを深く理解し、適切なタイミングで最適な提案を行う「One to One」の対応が欠かせません。
顧客ノートは、その戦略を実行するための土台となります
顧客ノート（顧客カルテ）を作成するメリット
顧客ノートを正しく運用・共有することは、
単なる事務作業ではなく、以下のような経営・営業上の大きなメリットを生み出します。
- 顧客理解を深められる
例えば「前回の商談で〇〇の課題について触れられていましたね」という一言があるだけで、信頼関係を強めることができます。
情報を時系列で整理し、顧客に寄り添うことのできる状況が仕組みとして整えることが可能です。 - 適切なアプローチができる
「いつ・誰が・何を話し・どう反応したか」が可視化されていれば、
ネクストアクションを起こすタイミングの判断をデータに基づいて下すことができます。 - 属人化を防止できる
企業にとって、退職や不在は大きなリスクです。詳細な顧客ノートがあれば、引き継ぎコストを最小限に抑え、組織としての営業ノウハウを蓄積することができるので、担当者変更があった際も顧客満足度を維持するためのポイントになります。
このように顧客情報の管理を徹底し、無駄な確認作業や引き継ぎ工数を削減することは、
営業部門全体の生産性を劇的に向上させるための第一歩となります。
顧客ノートに記載するべき項目
顧客にまつわる情報となると膨大になりますが、
ここでは一般的に管理していくべき項目を3つのカテゴリーに整理します。
- 基本情報
会社名、部署名、役職、担当者名、連絡先
企業のHP、事業内容、従業員規模などの属性情報 - 商談・接触の履歴
商談日時と内容： どのようなテーマで話し、どのような結論に至ったか。
BANT条件： 予算（Budget）、決裁権（Authority）、課題（Needs）、導入時期（Timeframe）。
競合状況： 他社製品の検討状況や、自社に対する懸念点。 - 顧客のパーソナルな特徴
意思決定のスタイル（決裁者、人脈管理など）
商談中の「こだわりポイント」や「懸念点」
趣味や家族構成、仕事に対する価値観（アイスブレイクのネタ）
顧客ノートにこれらの項目を蓄積することは、単なる情報の整理に留まりません。
蓄積されたデータを戦略的に活用することで、営業人員を補充することなく、既存のリソースだけで売上を最大化させる「高効率な営業体制」を構築することが可能になります。
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顧客ノート作成・運用のポイント
「作っただけで終わらせない」ための、戦略的な運用術です。
- 目的を明確にする
「上司への報告」のために書くのではなく、「自分の次の提案を楽にするため」「チームでフォローし合い売上を上げるため」という、営業担当者自身の利益に直結する目的をチームで共有してください。 - 記載ルール化・マニュアル化をする
「気づいた時に書く」では形骸化します。
「商談後1時間以内にスマホで入力する」「項目はプルダウンから選ぶだけにする」「アクションから1日以内に記載する」など、現場の負荷を徹底的に下げたルール作りが成功の鍵です。 - 情報を最新に保つ
情報の鮮度は命です。定期的な見直しを行うとともに、最終接触から一定期間が空いた顧客にアラートを出すなど、常に動いている情報を維持する仕組みを整えましょう。自動化で設定できるところは設定していくことで情報更新の負担を減らすことができます。
顧客管理ノートの作成・管理におすすめのツール
- アプリ・ノートツール
EvernoteやNotionなどは個人のメモとしては優秀ですが、チーム全体での数値集計や、営業プロセスの進捗管理には不向きです。 - Excel（エクセル）・スプレッドシート
手軽で低コストですが、データ量が増えると重くなり、同時編集によるミスも増えます。また、セキュリティ面や外出先からの利便性に課題が残ります。 - CRM・SFAツール
GENIEE SFA/CRM」のような専用ツールは、顧客ノートを「会社の資産」に変えるのに最適です。メール送信履歴が自動でノートに紐づき、スマホから数タップで報告が完了するため、現場の負担を最小限に抑えつつ、質の高い顧客カルテが蓄積されます。
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効率よく顧客管理を行うには？
では、効率よく顧客管理を行うための糸口が効果的なITツールの導入です。
ここでは、一般的な顧客管理ツールである「SFA/CRMツール」についてご紹介します。
SFA/CRMツール
おすすめ営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM」
「GENIEE SFA/CRM」は純国産の営業管理ツールです。全国約6,300社の導入実績があります。
日本のビジネスシーンに合わせた機能が搭載してあります。いずれの機能もシンプルなのが特長で、どなたでもストレスなく直感的に使うことが可能です。
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「GENIEE SFA/CRM」の特徴
・シンプルなインターフェース
雑然としていないシンプルなインターフェースなので、直感的に操作できます。また、最小限の入力作業でもデータを簡単に一元管理できるように設計しています。
・顧客管理に必要な機能を網羅
「GENIEE SFA/CRM」は顧客管理や営業活動に必要な機能を搭載しています。
新規顧客一覧や商談リスト、売上予測などはレポート化・グラフ化することもでき、一目見て分かりやすい設計となっています。工数を削減しつつも、必要な情報はすぐに取り出せるようになっているのが特長です。
「GENIEE SFA/CRM」の主な機能
・商談管理ビュー
商談状況をカンバン方式で一覧で表示、商談の進捗状況を一目見て確認できます。
・グラフ作成機能
売上実績や達成率などを、棒グラフや円グラフにすることが可能です。
予実管理やメンバー別の進捗率、受注率などを分析するのに便利です。
・名刺管理機能
アプリで名刺をスキャンすれば、自動的にデータを登録できます。
・タスク管理
顧客や自社のタスクを営業担当者ごとに登録できます。管理者が部下のタスクを把握できるので、より高精度なマネジメントが可能です。
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まとめ
顧客管理は、顧客の情報を一元管理するだけでなく、その情報をもとにマネジメントすることまでを指すことが多いのではないでしょうか。顧客管理を適切に行うことにより、「激化した競争を勝ち抜く」「顧客満足度の向上」「生産性の向上」などが期待できます。
また顧客管理を効率的に行うには、ツールの利用がおすすめです。顧客管理ツールは多くあるため、自社の業務内容や規模によって適切なものを選ぶことが重要となってきます。
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