Googleスプレッドシートで顧客管理をする方法！テンプレートもご紹介
Googleスプレッドシートで顧客管理を始めたいものの、何を入力すべきか、どこまで無料で対応できるのか不安に感じていませんか？専用ツールを導入する前に、まずは費用を抑えて顧客情報を整理したいと考えるのは自然です。
この記事では、Googleスプレッドシートで顧客管理を行う方法、無料テンプレートの使い方、メリットとデメリット、CRMを検討すべきタイミングを解説します。最後まで読めば、自社がスプレッドシートで管理を続けるべきか、CRMに移行すべきかを判断できます。
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顧客管理は営業活動に必須の時代
人口の減少、顧客ニーズの多様化、情報の氾濫などの影響で、新規の顧客獲得は簡単ではなくなってきています。顧客情報の蓄積が不十分な企業は、ビジネスチャンスを逃す可能性が高くなるでしょう。過去の情報がきっかけでビジネスチャンスにつながることも多いため、顧客情報はとても重要です。
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顧客管理が重要視されている背景
顧客管理の重要性は、明白です。IT技術の発展や人口減少による営業社員不足など、ビジネスを取り巻く環境はこの数十年で大きく変化しました。さらに、新たなビジネスモデルとなりつつある「サブスクリプションサービス」の台頭によって、顧客管理の重要性を多くの企業が見つめ直すようになりました。ここでは、綿密な顧客管理が必要となった背景について、さらに具体的に迫ってみましょう。
- IT技術の発展
- サブスクリプションサービスの台頭
- 人手不足の影響
IT技術の発展
IT技術が発達する以前は大規模な広告を使って、自社ブランドや製品・サービスに対する顧客の購買意欲を高めるのが一般的でした。しかし、インターネットの普及によってデータベースツールが台頭したり、顧客の行動パターンが多様化したり、他業種の業界参入が起こったりと、消費者の行動や市場はより複雑なものになりました。
とりわけ、製品・サービスの選択肢が増えたことで、企業が多額の金銭を投資して最先端の製品・サービスを開発したとしても、競合他社に奪われてしまい、あっという間に陳腐化してしまうようになったのです。
こうした環境の変化の中で、顧客の状態をつぶさに記録し、変化に合わせて対応を行うニーズが高まったことで顧客管理の重要性が表面化しました。市場に出回る商品の質が均一化されていく中、自社の製品を顧客に選び続けてもらうためにはプロダクト以外の付加価値を提供する必要性が生まれたのです。
その他にも、IT技術の発展によって顧客の流入経路が増えたことも、顧客管理の需要を後押ししています。現代ではX（旧Twitter）やInstagramといったSNS経由で商品を購入するユーザーも多いため、取得できる顧客情報も増加しました。
IT技術の発展により大量の情報をまとめて蓄積・管理可能になったことで、現代は企業の顧客管理の重要性がより高まっています。
サブスクリプションサービスの台頭
新たな収益モデルとして、定期購読や継続課金で売上を伸ばす「サブスクリプションサービス」が登場しました。製品やサービスを買い切る従来の方式とは異なり、動画配信サービスや定額クラウドサービスなどを、利用した期間に応じて料金を支払う方式です。通信技術の発達によるデジタルコンテンツの充実化や比較的安価で利用を開始できるコストの低さから需要が増加しました。
サブスクリプションサービスは、顧客が解約しない限り定額料金が支払われ続けるため、企業は安定した収益が見込めます。一方で、顧客が満足しない製品やサービスを提供したり、受動的なケアを続けたりするだけでは継続的なサービスの利用は望めないでしょう。
サブスクリプションサービスを提供する企業は、1度の購買やコンバージョンだけでなく、利用後の満足度を高めるアプローチを行う必要があります。そのため、顧客満足度を高めるのに役立つCRMなどが広く使われるようになったのです。
人手不足の影響
昨今は人手不足により、多くの企業が効率の良い営業活動を実現する方法に頭を悩ませています。
少数精鋭での営業活動では、一人ひとりが抱える日々の営業活動の負担が増えます。本来であれば商談に直結する業務に専念したいものの、目の前の事務処理作業に追われて切迫した日々を送っている方も多いのではないでしょうか。
そういった状況で効率の良い営業活動を行うためには、顧客管理システムをインフラ化して、整える必要があります。このように、人手不足による業務効率の低下も、顧客管理の重要性が叫ばれる理由のひとつです。
Googleスプレッドシートなら無料で顧客管理が可能
顧客管理を行う際に役立つツールとして、GoogleのGoogle Workspaceがあります。Google Workspaceにあるスプレッドシートを活用すれば、MicrosoftのExcelと同等の作業が無料で実施できるのです。クラウド上で管理や編集が可能なため、データのやり取りにかかる手間が省けます。仕事を一緒にしているメンバーにURLさえ共有しておけば、メンバー全員で同じシートを確認できるので、内容を誰かが更新すればリアルタイムで反映されます。
顧客管理をするためのシステムとしてCRM（顧客管理システム）を使う会社は多いですが、CRMはランニングコストがかかります。導入する際にかかる初期費用だけでなく、導入後も管理と運用にコストを割かなくてはなりません。システムを運営する担当者をアサインするための費用も必要です。ビジネスの規模があまり大きくない企業は、CRMを導入するのではなくスプレッドシートを活用した顧客管理でも対応ができます。ビジネスの規模に応じて、使用する顧客管理ツールは選択するようにしましょう。
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顧客管理に便利なGoogleスプレッドシートの無料テンプレート
Googleスプレッドシートで顧客管理を始める場合は、無料テンプレートを活用すると初期設計の手間を減らせます。テンプレートには、顧客の基本情報、取引ステータス、コンタクト情報などを記録する項目が用意されています。
最初から必要項目をすべて自作するよりも、テンプレートをもとに自社の商談管理に合わせて調整する方が運用を始めやすくなります。
Googleスプレッドシートで顧客管理を行うメリット
Googleスプレッドシートで顧客管理を行うメリットは、以下のとおりです。
- コストがかからない
- Excelと操作が類似している
- 共有も簡単に可能
- どこからでもアクセスできる
コストがかからない
Googleスプレッドシートの大きなメリットは、Googleアカウントがあれば基本的に無料で使える点です。専用ツールを導入すると初期費用や月額料金が発生しますが、スプレッドシートであれば必要な項目を追加しながら費用を抑えて始められます。小規模な顧客リスト管理には、取り入れやすい方法です。
Excelと操作が類似している
GoogleスプレッドシートはExcelと操作感が似ているため、社内に浸透させやすい点もメリットです。Excelに慣れている人であれば、Googleスプレッドシートでも操作でつまずく可能性は低いです。新しいツールの操作方法を一から覚える必要が少ないため、導入時の教育コストを抑えられます。
共有も簡単に可能
Googleスプレッドシートは、複数人で同じデータを共有しやすい点が強みです。営業チーム全体で同じ顧客情報を見られるため、最新版のファイルを探す手間や、重複入力のリスクを減らせます。閲覧のみ、編集可能といった権限設定を使えば、担当者に応じた管理もしやすくなります。
どこからでもアクセスできる
Googleスプレッドシートはクラウド上にデータが保存されるため、インターネットに接続できる端末があれば、場所を問わず顧客情報を確認できます。また、外出先で顧客情報を確認したり、商談後にすぐ記録したりできるため、営業活動のスピードを高められます。移動が多い営業担当者にとって、場所に縛られない点は実用的なメリットです。
Googleスプレッドシートでの顧客管理のデメリット
Googleスプレッドシートでの顧客管理のデメリットは、以下のとおりです。
- 顧客管理に特化はしていない
- データ量によっては処理速度が低下する可能性がある
顧客管理に特化はしていない
Googleスプレッドシートは便利ですが、本来は表計算ソフトであり、顧客管理専用ツールではありません。営業活動を効率化するための専用機能は備えておらず、必要な機能をユーザー自身で設定する必要があります。
顧客管理システムなら定着率99%の国産ツール「GENIEE SFA/CRM」
顧客管理システムを導入するなら、「GENIEE SFA/CRM」がおすすめです。シンプルで直感的に操作できるため、はじめてSFA/CRMを導入する企業でも使い始めやすく、定着率99％を誇ります。
データ量によっては処理速度が低下する可能性がある
Googleスプレッドシートは、小規模な顧客管理であれば扱いやすい一方、データ量が増えると動作が遅くなる可能性があります。顧客管理の目的は業務効率化ですが、読み込みや計算に時間がかかると逆に営業活動の妨げになります。大量データを扱う予定がある場合は、専用ツールの導入も検討しましょう。
Googleスプレッドシートを使った顧客管理の方法
この段落では、Googleスプレッドシートを使った顧客管理の方法について、詳しく説明していきます。
- 手順1.Googleスプレッドシートを開く
- 手順2.項目の入力と固定
- 手順3.データ入力規則を活用
- 手順4.共有の範囲を決める
手順1.Googleスプレッドシートを開く
Googleスプレッドシートを作成するには、まずGoogle Chromeで自分のGoogleアカウントにログインしてください。
もしGoogleアカウントを持っていないのであれば、新規で作成することが必要です。Googleアカウントにログインができたら、アプリと記載されている箇所をクリックし、アプリのなかにスプレッドシートという項目があるので選択します。スプレッドシートの画面になったら、画面右下にある「新しいスプレッドシートを作成」をクリックしましょう。これらの手順を踏むだけで、Googleスプレッドシートを利用できる様になります。さらに、シートのタイトル部分へ任意で題名をつけましょう。顧客管理をするのであれば、それが一目で分かる様なタイトルをつけてください。
手順2.項目の入力と固定
顧客管理用のタイトルが入力できたら、顧客管理に必要になりそうな項目を入力していきます。No、氏名、住所、連絡先などは必須と考えてよいでしょう。備考欄なども用意しておくと、なにかと便利です。項目が決まれば、項目部分は固定しておくのがおすすめ。顧客情報が膨大になると、見づらくなりがちですが、1行目にある項目を固定しておくと、スクロールしても追尾してくれます。項目部分が常に出ている状態ですので、見やすさを保つことができるでしょう。メニューから「表示」「ウィンドウ枠の固定」「1行」の順で操作すれば項目の固定は簡単にできます。
項目の部分は、文字のサイズを大きくしたり、太くしたり、枠の色を変えたりすると見やすくなるため、必要に応じて項目のレイアウトは変えていく様にしましょう。また、不要な部分を非表示にするのも見やすくするためのアプローチとして有効です。列は、A～Zまでありますが、いらない部分はどんどん非表示にしていきましょう。
手順3.データ入力規則を活用
同じテキストを何度も繰り返し入力するのは手間がかかります。その様なときは、データの入力規則を設定し、クリックで選択できる様にしておきましょう。手順は「データ」→「データの入力規則」→「条件」の順に選択し、「リストを直接指定」をクリック。その後、「項目をカンマで区切って入力します」と薄いグレーで記載されている入力欄に、設定したいテキストを打ちます。例えば、「a,b,c」と入力すれば、セルのなかで「a,b,c」が入力可能となるのです。設定によっては、無効なデータを拒否したり警告を出したりする様にもできます。入力後は設定を保存して、機能が正しく動いているかどうかを確認するようにしましょう。
手順4.共有の範囲を決める
最後に、設定する項目として共有設定があります。管理する情報次第では、公開できる社員の範囲を絞っておくほうがよいです。特定のユーザー間で共有したいケースでは、「ユーザー」の箇所に共有したいメールアドレスを入力してください。共有したい社員が多い様であれば、「共有可能なリンクを取得」を選択します。そこで、どの様な権限を与えるかを検討しましょう。「リンクを知っている全員が編集可」「リンクを知っている全員がコメント可」「リンクを知っている全員が閲覧可」の3つから共有したい範囲を選択できます。
全員で編集できる様にしたいときは、「リンクを知っている全員が編集可」を設定すれば問題ありません。逆に、全員が編集できてしまうと都合が悪い場合は「リンクを知っている全員が閲覧可」を選び、設定を完了させましょう。
Googleスプレッドシートで顧客管理をする問題点
Googleスプレッドシートは、無料で使用でき操作もシンプルではあるものの、利用については問題点があることも押さえておきましょう。この段落では、Googleスプレッドシートのデメリットについて説明していきます。
- 問題点1. 営業現場に最適化されたツールではない
- 問題点2. Excelの参照機能を活用できない
- 問題点3. 外出先では利便性が低下する
- 問題点4. スプレッドシートのノウハウが少ない
問題点1. 営業現場に最適化されたツールではない
顧客満足度を上げていくためには、営業部内のスムーズな連携や顧客情報の共有が必要不可欠です。スプレッドシートで顧客の管理ができるのは確かでしょう。
しかし、システムとして熟成させるためには、手間と時間がそれ相応にかかります。また、顧客管理は顧客や担当者のデータベースを連携させる必要もありますが、スプレッドシートはデータベースの連携に適しているとはいえないのもネックです。汎用性が高いことはスプレッドシートのメリットですが、営業現場に特化したツールではないことを忘れないようにしましょう。
問題点2. Excelの参照機能を活用できない
異なるシート同士のデータを一元化し、別のシートから値を引っ張ってこられる参照機能は、Excelを使用するうえで助かる機能の一つです。Excelに慣れている人にとっては、あたり前の機能ですが、スプレッドシートでは「参照元・参照先のトレース」ができません。その影響で、データの更新や修正に手間取る可能性があるでしょう。顧客別に売上の比較をする際にも時間がかかってしまうため、スプレッドシートは顧客管理に最適なツールとはいえません。
問題点3. 外出先では利便性が低下する
スプレッドシートは、オリジナルのテンプレートを作成することで、顧客管理を行えます。ただし、スマートフォンのアプリでオリジナルのテンプレートは使用できません。外出先での使用にデメリットがあることは十分に認識しておきましょう。例えば、外出先で顧客と打ち合わせや商談をした際、すぐに情報を更新しようとしても、スマートフォンからの更新は不可能です。そのため、内容をメモなどに控えておき、商談後にパソコンで打ち込む必要があります。スピーディな営業活動が求められるなか、その場で更新できないのはかなりのデメリットです。迅速に更新できないことで、チャンスを逃してしまう可能性も否めません。
問題点4. スプレッドシートのノウハウが少ない
スプレッドシートは、Excelとほぼ同じことができるので使いやすいです。しかし、Excelと比較するとノウハウ本やサイトが少ない傾向です。そのため、スプレッドシートで顧客管理をする際には、自分自身で考えながらフォーマットを作り上げていく場面が多くなり、どうすればよいのか迷ってしまうときもあるでしょう。顧客へ素早く対応するためのデータ管理をしているのに、操作や作成方法に手間取るのは効率的とはいえません。そのおかげで、失注や顧客の不満につながるリスクも発生するでしょう。
無料でシンプルに使えるといっても、効果的な使用ができないのは考えものです。スプレッドシートをうまく扱えないようなら、ノウハウが確立されたCRMの導入を最初から検討したほうが賢明でしょう。
スプレッドシートのテンプレートでは不十分？顧客管理に最適のツールとは
顧客管理に特化するならCRMの導入もおすすめ
ここまでスプレッドシートでの顧客管理について述べてきましたが、運用していく間に、残すべき情報や、不必要な情報などが見えてくるでしょう。管理すべき顧客数が少なく、実際に顧客と接触する営業担当の人数が少ない状況であれば、引き続き、Googleスプレッドシートでの顧客管理で問題ありません。ですが、会社やプロジェクトは順調であれば成長していき、顧客数や営業担当の人数も増えて、スプレッドシートの顧客管理は限界に近づいていくでしょう。ですが、ここまでスプレッドシートでの顧客管理が運用できているのであれば、そのノウハウがある状態でしっかりとツールの選択を間違わなければ、CRMの移行はスムーズに出来るでしょう。
CRMを導入するメリット
CRMを導入するメリットは入力ミスを減らし、顧客情報を分析しやすくして顧客満足度の向上を期待できる点です。
スプレッドシートでは、入力ルールが担当者ごとにずれたり、行や列の編集ミスが起きたりする可能性があります。CRMであれば、顧客情報や商談履歴を決まった形式で管理しやすくなります。また、蓄積した情報をもとに顧客の状態を把握しやすくなるため、適切なフォローを行いやすくなります。
CRMを導入するときの注意点
CRMは顧客との関係構築に最適なツールです。しかし、短期的な成果が期待できなかったり、導入効果と比例してランニングコストがかかったりする弱点もあります。CRMはあくまで顧客情報を管理するためのツールです。導入後に手応えを感じることがなく、運用に対して消極的になってしまうケースもあるでしょう。しかし、そこで運用を止めてしまうのではなく、長期的な視点を持って使い続けていくことが大切です。
ちなみに、CRMはツール定着まで運用プロセスの見直しを繰り返して行う必要があるため、ノウハウやフォローが充実したCRMツールを選ぶのがおすすめです。近年は便利で安価なクラウド型のツールが増えていますが、サポート機能やオプションを追加すると費用がかさんでしまうこともあります。導入前には自社に必要な機能を洗い出し、最低限の機能を持ったものに留めましょう。しっかりと準備・検討を行って無駄を省くことで、ランニングコストを最小限に抑えられます
Googleスプレッドシートで顧客管理に関してよくある質問
Googleスプレッドシートで顧客管理に関してよくある質問は、以下のとおりです。
- Googleの顧客管理ツールは無料で使えるの？
- スプレッドシートの弱点は何ですか？
- 顧客管理ツールのおすすめは？
Googleの顧客管理ツールは無料で使えるの？
個人向けのGoogleアカウントを持っていれば、Googleスプレッドシートは無料で利用できます。しかし、独自ドメインのメールアドレスと連携させる場合には、有料のGoogle Workspace契約が必要になります。
スプレッドシートの弱点は何ですか？
スプレッドシートの弱点は、データ量が増えたときの動作遅延や、セキュリティ、進捗管理の難しさです。
顧客データが数千件、数万件と増えると、ファイルの読み込みや関数の計算処理が遅くなります。複数人で同時編集できる一方で、誤って行や列を削除したり、関数を書き換えたりするリスクもあります。また、担当者ごとの細かな権限制御や、顧客ごとの商談履歴を時系列で追う進捗管理には限界があります。
顧客管理ツールのおすすめは？
顧客管理ツールは、企業規模や目的に合わせて選ぶ必要があります。候補としては、定着率が高い「GENIEE SFA/CRM」、高度なカスタマイズ性を持つ「Salesforce」、無料から使い始めやすい「HubSpot」などが挙げられます。
GENIEE SFA/CRMは日本の商習慣に合わせて開発された国産ツールで、画面が見やすく操作がシンプルです。スプレッドシートから移行する場合でも現場が混乱しにくく、99％という高い定着率を誇る点が強みです。
Googleスプレッドシートを活用して効率的に顧客管理を行おう
この記事では、顧客管理をGoogleスプレッドシートで行う方法について解説してきました。
Googleスプレッドシートは、無料で始められ、共有もしやすいため、小規模な顧客管理には有効です。一方で、顧客数や商談履歴が増えると、入力ミス、処理速度の低下、権限管理、進捗の見えにくさが課題になります。
顧客管理システムの導入を検討しているのであれば、「GENIEE SFA/CRM」がおすすめです。会社情報の項目を自由にカスタマイズでき、商談履歴を会社と紐付けて管理・登録できます。直感的に操作しやすく定着率99％を誇るため、顧客管理の改善を後押しします。
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- SFAやCRM導入を検討している方
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