2019.09.25 / ツール紹介 

【2020年版】無料で使える名刺管理ソフト8選

無料版名刺管理ソフトのご紹介
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「連絡しようと思ったら名刺が見当たらない」
「SFAツール(営業支援システム)に名刺情報を入力するのが手間」
「簡単に安く(できれば無料で・・)名刺管理したい」
と思ったことはありませんか?

一見、時間と手間のかかる名刺管理ですが、効率よく名刺管理ができれば、最適な商談管理・顧客管理につながり、ゆくゆくは安定的に業績をあげる仕組みを作れます。 この記事では、無料で使える名刺管理ソフト(ツール)の特徴から、ご自身に合った名刺管理ソフト(ツール)を選ぶポイントまでご紹介します。

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企業が業績を伸ばすためには、名刺管理が必要不可欠!

名刺管理をしなければならない一番の理由は、「企業資産である顧客情報を活用し、効率よく業績をあげるため」です。
名刺管理をするメリットは、

・円滑に顧客とコミュニケーションをとれる(短期的メリット)
・営業活動・CS活動を効率よく行うことができ、生産性が上がる(中期的メリット)
・企業資産をしっかり活用するための土台を作れる(長期的メリット)
の3つが挙げられます。

名刺管理をすればすぐに業績アップする、ということはありません。しかし、名刺管理をする=顧客情報を管理することとなり、営業マンや担当者がすぐに顧客に連絡をとれたり、過去のやり取りを見ることでスムーズな引継ぎができたりと、業務が効率化します。こうした無駄のない営業により、企業の生産性が高くなります。

 

名刺管理する方法は大きく分けて4パターン

ここでは、名刺を管理する方法を4つご紹介します。

 

スマートフォンアプリ型

お持ちのスマートフォンに専用アプリをインストールして活用するタイプです。アプリを立ち上げればすぐに名刺を読み込めるので、外出が多い営業マンでも手軽に活用できます。無料で使えるサービスも多くあります。

 

スキャナ連動型

専用または任意のスキャナを利用して、名刺を読み込むタイプです。
一度に多くの名刺枚数読み込むことができるのが特徴です。商談管理や顧客管理ツールを導入、運用しており、顧客のデータを一元管理したい組織や企業におすすめです。
代表的なサービスにCMで有名なSansanがあります。 無料で使えるサービスもありますが、スキャナのレンタル代やソフト代が有料であることがほとんどです。本記事では、有料で活用できるサービスは番外編としてご紹介します。

 

スプレッドシートやExcel

名刺管理専用ツールではありませんが、完全無料で任意の項目で管理できるのが特徴です。
また項目やシートの作り方によっては、商談管理なども併せて実現できます。ただし、名刺のデータ入力を手作業もしくは、別サービスにてデータ化しなければならず、工数がかかってしまうのが難点です。

 

付帯サービス

他のサービスと連携しているもの、もしくはメインサービスの機能の1つとして名刺管理機能がついているものがあります。
名刺管理の目的は、お客様と円滑なコミュニケーションをとることで、効率よく営業活動やCS活動を行うことです。名刺管理機能だけでなく、SFAツール(営業支援ツール)やCRMツール(顧客管理システム)などとあらかじめ連携していることは生産性向上につながります。メインサービスの1つの機能として名刺管理機能があるので、番外編として紹介します。

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CRMとは?~基本的な意味から実践的な成功事例まで~営業力を押し上げる顧客関係管理のリアルな活用法 

 

【スマートフォンアプリ型】無料で使える名刺管理ソフト(ツール)4選

スマートフォンアプリ型の名刺管理ソフト(ツール)は、アプリ内カメラを起動させ、名刺を撮影すると名刺データを読み込む仕組みです。

Eight(エイト)

(画像引用:https://8card.net/)
名刺管理のCMでおなじみの株式会社Sansanが、個人向けに提供している名刺管理ツールです。「名刺でつながる、BusinessのためのSNS」というキャッチコピーの通り、特徴はアプリ内SNSがついていることです。Eightを活用すれば、名刺管理だけではなく、人脈を広げることも可能です。

無料で利用できる機能
名刺データ化枚数:無制限
保存期間・容量:無制限
備考:PCでも使用可
   データ化に制限あり(名刺のおもて面に記載された4項目)

有料プラン
金額:月額480円または年額4,800円
名刺のおもて面・うら面に記載された全項目をデータ入力
無料版の3分の1の時間でスピーディーにデータ化
名刺データのダウンロード機能
お礼メール送信機能
連絡先アプリと連携が可能
スキャナーや連携用ソフトウェアの利用
同僚との名刺シェア機能

 

myBridge(マイブリッジ)

(画像引用:https://jp.mybridge.com/home)
ラインが運営している名刺管理ツールです。特徴は、任意の組織間で情報共有できることです。またEightでは有料だった名刺情報のダウンロード機能や、スマホへの着信時に相手の名前の表示機能なども無料で使うことが可能です。

無料で利用できる機能
名刺データ化枚数:無制限
保存期間・容量:無制限
備考:PCでも使用可
   「おまかせスキャン」という名刺スキャン代行サービスが無料(期間限定)

有料プラン
なし

 

Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)

(画像引用:https://people.wantedly.com/)
ウォンテッドリーが運営する名刺管理ツールです。特徴は、1回の撮影で同時に10枚をデータ化できることと、アプリ内SNSがついていることです。myBridgeと同様に、名刺情報のダウンロード機能、スマホへの着信時に相手の名前の表示する機能なども無料で使用できます。

無料で利用できる機能
名刺データ化枚数:無制限
保存期間・容量 :無制限
備考:PCでも使用可

有料プラン
なし

 

CAMCARD light(キャムカード ライト)

(画像引用:https://www.camcard.jp/lite/)
世界中で使われている名刺管理ソフト(サービス)です。特徴は、16か国語対応にしており、メモ機能やリマインダ設定機能があることです。16か国語に対応しているため、海外出張や海外案件が多い方に特におすすめの名刺管理ソフト(サービス)となります。

無料で利用できる機能
名刺データ化枚数:記載なしのため不明(無制限の可能性が高い)
保存期間・容量 :記載なしのため不明(無制限の可能性が高い)
備考:PC・タブレットでも使用可

有料プラン
企業向けのビジネスプランがあります。企業向けのプランは、メール配信機能やアクセス権限管理などの機能が使えます。有料プランは、1,400円プランと2,200円プランの2パターンとなります。

 

【スキャナ連動型版】無料で使える名刺管理ソフト(ツール)

専用もしくは任意のスキャナを使用し、名刺を読み取るのが特徴です。大量に名刺をスキャンする必要のある組織におすすめです。 スマートフォン連動型と同様に、専用アプリ内カメラを起動させ、名刺を撮影する方法と並列して活用できるソフトが増えています。

 

名刺ファイリングCLOUD

(画像引用:https://cloud.mediadrive.jp/)
専用スキャナではなく、複合機を含むTWAIN対応の任意のスキャナを利用できる名刺管理ソフトです。OCR(光学文字認識技術)専門メーカーが提供している名刺管理ソフトのため、データの読み込み精度が高いと評判です。

無料で利用できる機能
名刺データ化枚数:100枚
保存期間・容量 :記載なしのため不明(無制限の可能性が高い)
備考:PC・タブレットでも使用可

有料プラン
100枚を超えるユーザー向けに7種類の有料プランが用意されています。 利用ユーザーが個人か法人、管理枚数の上限でプランが異なります。
1,000枚まで管理できる「名刺ファイリングCLOUD Standard」は、年間利用料 2,400円で利用が可能です。

 

<番外編>Sansan(有料プランのみ)

(画像引用:https://jp.sansan.com/)
有料プランのみの提供ですが、知名度が高いのでご紹介します。
特徴
・ほぼ100%の精度のデータ化
・自動名寄せ機能
・情報フォード
・タグ付け
スキャナレンタル代月額 10,000円/台
上記に合わせてアカウント使用料

 

【完全無料ツール】スプレッドシートやExcelでの名刺管理

名刺管理ソフトではありませんが、ビジネスマンであれば誰でも使ったことのあるスプレッドシートやExcelでも名刺管理ができます。

 

特徴

・管理項目を自由に設定できる
・(自由の延長で)顧客管理や履歴を残すことができる
・入力は手入力or他の読み込みサービスを利用するので手間がかかる

名刺管理ツールを選ぶポイント
名刺管理ソフト(ツール)を選ぶポイントは、

・目的を決める
・管理項目を決める
・セキュリティに問題がないか
の3つです。

 

目的を決める

名刺管理の目的を決めます。 名刺管理をする目的は大きく2つに分けれます。新規営業をしている方なら商談管理、既存営業やCS活動を業務としている方なら顧客管理がメインとなってくるでしょう。

 

管理項目を決める

会社名、ご担当者名、役職、メールアドレス、電話番号(携帯電話)、住所は基本項目として、自分たちの組織に必要な項目を洗い出します。 また商談管理が目的となる場合には、流入経路や初回接点日、商談状況など、顧客管理が目的なら契約内容や接触回数等は必須項目です。

 

セキュリティに問題がないか

名刺に記載されている情報は全て個人情報となります。情報漏洩事故を起こさないためにも、サービス提供企業がしっかりとセキュリティ対策をしているか確認しましょう。ツール提供会社がプライバシーマークを保持していることや、データの暗号化対策を行っているかなどが「安心して任せられるか」のポイントです。

また、スプレッドシートやExcelで管理している場合、共有機能の設定ミスや他のデータと間違えて名刺データを送信してしまわないように注意しましょう。

 

有料の名刺管理ソフトを利用するメリット

名刺管理ソフトには、個人向けと法人向けの2種類があります。個人向けの名刺管理ソフトは無料で利用できるツールが多く、1人で管理する分には問題ありませんが、企業全体で名刺交換した相手の情報を一元管理するには不向きです。

 また、使える機能が限定的であったり、使用できる期間に限りがあったりと、長く使い続けるには適さないソフトもあります。さらに、中にはセキュリティが脆弱なソフトもあるかもしれません。したがって、個人向けの無料ソフトを法人で使うことは、使い勝手の面でも、セキュリティ面でも適さない可能性が高いでしょう。

一方、法人向けの有料名刺管理ソフトは、社内で名刺情報を共有することを前提として開発されているため、社員が交換した名刺を一括管理することができます。無料ソフトと比較すると文字認識能力の精度も高く、わざわざ取り込んだ情報に誤りがないか確認する手間を省くことができるでしょう。また、マルチデバイス対応で社内ではパソコンから、外出先からではスマホやタブレットなど状況に応じた利用が可能です。

さらに、ExcelやCSV形式のデータの出力も可能で集計・分析もしやすく、有料名刺管理ソフトの中には、導入前に無料トライアルを利用できるものがあるため、自社にあったソフトを選ぶことができます。ここでは、有料名刺管理ソフトのメリットをご紹介していきます。

 

制限なくデータ化利用できる

無料の名刺管理ソフトは、登録できる名刺データに上限があるケースがあります。また、企業名や氏名、住所といった基本的な情報しか登録できないソフトもあるため、名刺に記載されている情報すべてを取り込めないケースもあります。そのため、無料のソフトを利用しても有料版にアップグレードすることで枚数や登録する情報の制限を解除したり、別途有料の名刺管理ソフトを導入したりする手間がかかってしまいます。

一方、有料の名刺管理ソフトは登録できる名刺データに制限がないことが多いため、データ上限を気にすることなく、気軽にデータ化することができます。

 

その他の機能が充実している

有料の名刺管理ソフトには、社内での一括管理機能、CRMやSNSなどの外部との連携機能、昨今のグローバル化に対応した外国語読み取り機能などさまざまな機能が備わっています。ここでは代表的な機能例について詳しく解説します。

 

一括管理機能

有料の名刺管理ソフトの中には、全社で名刺情報の共有が可能なものがあります。複数人で名刺を登録した場合に、最新の情報が適用される名寄せ機能を持つものもあるため、都度名刺リストを見直す必要がなく、効率的に名刺管理ができます。

名刺データを社内で共有していないと、社員の退職とともに情報が失われてしまう恐れがありますが、一括管理すれば名刺情報をしっかり引き継ぐことができます。

 

外部システムとの連携機能

有料の名刺管理ソフトには、CRMツールやSFAツール、SNSなど外部ツールとの連携機能を有するものがあります。

CRMツールと連携させれば、DM配信や相手先の組織ツリー、人事異動の情報などを表示して最新の情報を得ることが可能です。SFAツールとの連携では、名刺情報から相手との商談内容を記録し転記する手間をなくしてくれます。また、SNSと連携できれば、企業の動きや担当者の近況を知ることができるうえに、SNS上でコミュニケーションを取ることもできます。本格的な商談前に効率的に情報収集が行えるでしょう。

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メール配信機能

相手と交換した名刺情報をビジネスで最大限活用するには、メール配信機能がある名刺管理ソフトの利用がおすすめです。名刺交換を行っているということは面識のある状態なので、メールによって効果的にリードナーチャリングを行えば、契約につながる可能性が高い見込み客です。したがって、メルマガやステップメールを継続的に送ることができる機能を備えた名刺管理ソフトがおすすめです。

基本的な機能として、一斉に顧客にメールを配信できる一括送信機能や、本文で使用する文章を登録しておくテンプレート機能、配信予約機能が備わっていると、メール配信を効率的に実施できるでしょう。また、メールによるリードナーチャリングは、効果測定を行うことも重要です。そのため、配信したメールの開封率や、URLのクリック率を分析できる機能があると、PDCAサイクルを回しやすくなります。

 ただし、メールでリードナーチャリングを実施する際は、同じメールアドレスに重複してメルマガを送信しないように注意する必要があります。しかし、名刺データの登録件数が膨大になると、複数の社員が同じメールアドレスを持つ名刺を登録しているケースが発生しやすいのも事実です。同じメールを複数送信してしまうことは相手に不快な思いをさせてしまうため、送信リストに複数同じメールアドレスが掲載されていた場合は、ひとつにまとめてくれる機能があると安心してメールを送信できます。

 

外国語にも対応している

現代はグローバルにビジネスを行う時代のため、海外との取引や世界各地に支社を持つ企業も多いでしょう。そのため、名刺管理ソフトも外国語に対応しているものだと、言語の垣根なくビジネスに名刺を有効活用できます。

外国語対応の名刺管理ソフトは、日本語と英語対応には対応していますが、中国語やその他の言語にも対応しているソフトだと広い範囲をカバーできます。多言語対応していれば、現地へ出張して交換した名刺をすぐにスキャンして共有することができるため、名刺を情報資産としてスムーズに活用することができます。

 

有料の名刺管理ソフトの費用相場

有料の名刺管理ソフトは、定額制、従量課金制などソフトによって料金体系が異なります。

名刺枚数で金額が変わる従量課金制のソフトは、低価格で名刺管理ソフトを導入することができます。1枚数十円程度でデータ化可能ですが、スキャンでデータを取り込む場合とオペレーターに入力を依頼する場合では1枚あたりの価格が異なる場合があるため注意が必要です。 

定額制のものは、利用するユーザー数に応じて料金がかかりますが、低価格のソフトだと月額1,000円の利用料と1ユーザー400円の使用料で利用できるソフトもあります。なお、ソフトによっては専用スキャナーのレンタルが必須で、別途スキャナーのレンタル費用がかかるものもあります。

また、データ化した名刺情報の修正に別途費用がかかるケースもあるため、名刺管理ソフトを導入する際は使用頻度や企業の規模、必要な機能を見極めたうえで適したソフトを導入しましょう。

 

【番外編】名刺管理機能がついている商談管理・顧客管理ツール3選

名刺管理をすること自体が最終ゴールではなく、本来であれば商談管理・顧客管理をする必要があります。 名刺管理機能が付いている商談管理・顧客管理ができるツールをご紹介します。

 

ちきゅう

(画像引用:https://chikyu.net/)
特徴:誰でも使えるシンプルなSFA/CRMツールです。低価格ながら、カスタマイズ性が非常に高く、中小企業を中心に幅広い業種で利用されています。

金額:月4,980円~/1ユーザー ※名刺管理機能とSFA機能がついている最安プラン

ちきゅうは、30日間無料でお試し利用することができます。実際に利用してみることで、操作性や自社に合うか確かめることができるため、導入を検討している方は申し込んでみるといいでしょう。

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ナレッジスイート

(画像引用:https://ksj.co.jp/knowledgesuite/)
特徴:グループウェア機能がメインとなるツールです。ユーザーごとの課金ではなく、1企業ごとの課金(従量課金制)となるため、ユーザー数が多ければ多いほど1ユーザーあたりの利用金額は低くなるのが特徴です。

金額:月50,000円~/1企業 ※名刺管理機能とSFA機能がついている最安プラン

 

ホットプロファイル

(画像引用:https://www.hammock.jp/hpr/)
特徴:API連携によるさまざまな外部機能と組み合わせ可能な名刺管理ツールです。追加オプションは有料なので、組み合わせによっては利用料金が高額になるケースもあります。

金額:月5,000円~/1ユーザー ※名刺管理機能とSFA機能がついている最安プラン

名刺管理の目的を決め、最適なツールを選ぶことが重要
名刺管理ツールを選ぶときは目的を決めることが重要です。 名刺管理のゴールは、商談管理・顧客管理をし、顧客との関係を密にしたり、見込顧客の情報を共有したりすることで業績を伸ばすことです。 また「有名だから…」「高機能だから…」と決めるのではなく、自分たちの状況や要望に合った使いやすいツールを選ぶのも重要なポイントとなります。

 

まとめ

この記事では、無料で使える名刺管理ソフトを紹介するとともに、有料名刺管理ソフトのメリットもご紹介しました。スムーズに行うことが大切です。名刺管理には、無料・有料のソフトが存在し、無料のソフトはコストをかけずに利用できますが、社内全体で名刺情報を共有するには、法人向けの有料名刺管理ソフトがおすすめです。有料の場合は、名刺管理の他にも外部ツールとの連携やさまざまな言語に対応できる機能など、ビジネスで役立つ機能が充実しています。情報資産である名刺は、社内で共有することで思わぬ利益をもたらすことがあります。自社に合った名刺管理ソフトを導入して名刺をビジネスに役立てましょう。

名刺管理 CRM ちきゅう

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