【企業における情報共有の重要性とは？】共有方法まで徹底解説！

更新日：2024.02.29　/　営業ノウハウ

効率のよい業務を行うためには、社内での情報共有が欠かせません。しかし、中には情報共有がうまくいかず、うまく業務効率化まで行き着いていない企業もあるでしょう。

そういった企業の多くは、情報共有の方法に問題があったり、適切な環境が構築できていなかったりする可能性があるのです。

本記事では、企業における情報共有の重要性や共有方法などをご紹介します。

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情報共有の重要性

それではなぜ、社内でしっかり情報共有をする必要があるのか、その重要性を解説します。

無駄なコミュニケーションの削減

しっかり情報共有できる仕組みを構築しておけば、無駄なコミュニケーションの削減が期待できます。

日常的に情報共有をしておくことで、必要とする情報をメンバーに聞いて確認する必要がなくなります。さらに、担当者が休みの際でも情報共有されていれば、問題なく引き継ぎが可能です。

適切な情報共有ができていれば、社員同時の無駄なコミュニケーションを削減し、業務効率化が期待できます。

迅速な施策立案ができる

2つ目は迅速な施策立案ができる点です。

情報共有ができていれば、顧客の置かれた状況を素早く把握できます。そうすれば、それに合わせた施策が迅速に立てられるでしょう。顧客にいち早くアプローチすることは、他社との差別化につながります。

また、売り上げを最大化するには、営業活動の「見える化」が必要です。情報共有によって売れている営業マンのノウハウを共有することも、重要な施策といえるでしょう。

トラブルを迅速に解決できる

情報共有は、トラブルに対して迅速に対応・解決できるというメリットもあります。

「いつ、どこで、どんな」トラブルが起きたのかをいち早く共有できれば、それだけ早く解決策を提示することができるでしょう。

ビジネスにおいて、トラブルは初動が肝心とされています。情報共有ができていれば初動を素早く行え、トラブルによる被害を最小限に抑えることができるのです。

情報共有が不足すると…？

情報共有が不足すると、さまざまな問題が出てくる可能性があります。

ここでは、その一例をご紹介します。

業務効率が悪化する

情報共有がうまくできていないと、業務が非効率になってしまいます。

たとえば、以下のような問題が出てきます。

・似たようなトラブルが何度も起こる
・似たようなことを何度も質問される
・仕様変更などの情報が周知されておらず、現場が混乱する
・部署間で情報共有ができていないため、同じような企画を実施してしまう

伝達ミスなどが発生すると、現場が混乱したり、仕事のやり直しをしたりするなど問題が起こる可能性があります。場合によってはスケジュールを調整しなくてはならず、コスト増加につながってしまうでしょう。

このように情報共有が不足していると、業務効率の悪化につながるのです。

業務が属人化する

業務上知り得た知識や情報が共有されていないと、いわゆる属人化状態になる可能性があります。担当者しか詳しいことが分からないため、その社員が休んだら誰も対応ができません。

さらに、最低限の情報共有はできていても、効率的な方法や知識などのノウハウが共有できていない場合もあります。どれだけ有効なノウハウでも共有できていなければ、その社員が退社や異動などになった場合、失われてしまいます。

また、ノウハウは日常的な業務だけでなく、トラブル対処にも必要です。

たとえば、Aさんは以前同じようなトラブルの対応をしたことがあるので素早く対応できたとします。しかし、Bさんにはその対応方法が共有できておらず、時間がかかるなどが考えられます。

チームワークが悪化する

情報共有ができていないと、チームワークの悪化につながります。

情報を知っている社員とそうでない社員に分かれてしまうと、業務効率が大きく低下してしまうでしょう。

さらに、「言った」「言わない」「聞いた」「聞いていない」などの状態が発生する可能性があります。こうした状態は社員間で不公平感を生み、関係悪化につながる恐れも考えられます。

それを長期間放置していると、社員同士に壁ができてしまいます。信頼関係を築けない状態で仕事をすることは、誰しもが嫌がるものでしょう。最悪、社員の離職などを引き起こす可能性もあります。

情報共有を行う方法

社内で情報共有を行うにはいくつかの方法があります。

ここでは、主な2つの方法についてご紹介します。

＜方法①＞Excelやスプレッドシートを活用

手軽にできるのがExcelやGoogleスプレッドシートを活用する方法です。企業で使われるパソコンはすでにExcelが入っていることが多く、手軽に始められます。

Googleスプレッドシートは、クラウド型のGoogleのサービスです。複数人で作業・共有が可能で、情報共有に向いています。また、更新された情報がリアルタイムで反映されるので、社内で周知する必要もありません。

無料で使える点もメリットです。初期導入コストがかからないので、Excelと同じく手軽に始められます。

・Excelの活用例

Excelの列に、問い合わせ内容や回答例などを記入しましょう。トラブルとそれに対する対処例などもあれば記入します。

ただし、Excelでの情報共有は手間がかかります。複数人で作業することができないため、1人ずつの更新になります。

また、データ量が大きくなるとファイルが重くなります。さらに、社外からはアクセスできないため、すぐに確認してもらいたい場合は、社内の誰かに確認してもらう必要があるでしょう。

このため、大量の情報を継続的に共有していきたいなら、あまり向いていない方法といえます。

・Googleスプレッドシートの活用例

Googleスプレッドシートも基本的にExcelと同じように記入します。

Googleは、ファイルの保管や共有が可能な「Googleドライブ」や、文章作成が可能な「Googleドキュメント」などのサービスもあります。これらのサービスも一緒に使用することで、より情報共有しやすくなるでしょう。

Excelと同様の形式のため、操作方法が分かりやすい点もメリットです。

ただ、Googleスプレッドシートも、情報量が増えると把握しづらいというデメリットがあります。文書が増えてしまった場合、検索しても探しにくいのが現状です。

手軽に始められる方法ではあるものの、懸念点も多いため、どちらもあまりおすすめできません。

＜方法②＞情報共有ツールを活用する

2つめは情報共有ツールを活用する方法です。有料のツールなので費用はかかりますが、効率的に情報共有ができるようになります。

そのため、一般的にビジネスではこちらの方法が採用されています。具体的には以下のようなツールがあります。

SFA（営業支援）ツール

SFA（営業支援）ツールは、商談の進捗状況や営業活動の行動履歴などを蓄積、管理、共有できるツールです。

顧客情報や商談状況など、営業活動全般に関する情報共有に適しています。また、希望の条件でデータを抽出・分析することで営業活動に活用可能です。

情報はリアルタイムで共有できるため、業務が属人化することがありません。ノウハウを社員全員で共有することで、業務効率化も期待できます。

また、データを分析することで、より正確な売り上げ予測も可能になるでしょう。

CRM（顧客管理）ツール

CRM（顧客管理）ツールは、顧客情報を一元管理できるツールです。

顧客の名前、性別、所属部署などの基本的な情報はもちろん、購入履歴や営業履歴など、顧客に関するすべての情報を蓄積、管理、共有が可能です。

こうした顧客情報をひとつのツールで管理することにより、社員が同時に情報共有することが容易になります。

CRMは主に顧客と良好な関係性を維持するために活用されます。

顧客のデータを分析することにより、顧客も気付いていないニーズも読み取ることが可能になるでしょう。さらに、データを分析すれば、最適なタイミングを狙ってアプローチすることが可能になります。

これを続けることにより、顧客満足度の向上が図れるでしょう。

チャットツールとは、パソコンやスマートフォンなどを使ってリアルタイムでコミュニケーションが取れるツールです。

リアルタイムでやりとりができ、会話するような感覚で使えるので、今では多くの企業で導入されています。

チャットツールはメールと違い、複数人でのやりとりもできることが特徴です。特に、リモートワークを導入している企業では、直接顔を合わせないためにコミュニケーションに抜けや漏れが出る可能性があります。

そこで、チャットツールを利用すれば、やりとりが記録に残ります。後からこの履歴を見れば、抜けや漏れが出る可能性が少なくなるでしょう。

「言った」「言わない」などのトラブルも防げます。

さらに、リモートワークだけでなく、広い社内でも有効です。相手の席まででわざわざ行かなくてよいので、時間を効率的に使用できるうえに、メールよりも気軽にやりとりができます。

また、チャットツールは画像やファイル、動画などの送信も可能です。社内で、複数人で資料共有をしたい時にも向いているといえるでしょう。

ツールによってはメッセージだけでなく、カレンダー連携やタスク管理、ToDoリスト作成など、さまざまな機能を備えています。

情報共有を行う際のポイント

情報共有を円滑に行うには、いくつかのポイントを押さえておきましょう。

ここでは、情報共有を行う際のポイントをご紹介します。

現状の課題を洗い出す

まず、自社の現状の課題と目標を洗い出しましょう。課題によって導入するツールが変わってくるため、重要なポイントです。ただ、「便利そうだから」「多くの企業がこのツールを使っているから」という理由だけで決めてしまってはいけません。曖昧な理由のまま導入してもコストばかりかかり、活用できないまま終わってしまいます。

「自社に何が足りていないのか」「どんなシーンで利用したいのか」など、ツールを必要と感じた課題を明確にします。

たとえば、「一度しか自社製品を利用したことのない顧客に適切なアプローチできていない」ことが課題だったとします。そうすると、課題・目標は「その顧客に対して適切なアプローチを行なっていきたい」となります。

この例の課題を解決するには、顧客管理機能などが活用できるでしょう。対象者を条件指定すれば絞り込めるので、顧客ごとに適切なアプローチが効率的に行えます。

このように、自社の現状の課題は何なのかを明確にすることで、どのツールのどんな機能によってそれが解決できるのかが導き出せるようになります。