【ウェビナーとは？】開催メリットやポイントなどを解説！

リモートワークの普及により、ウェビナーが盛んに行われるようになりました。ウェビナーとは「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語です。オンライン上で行われるセミナーのことを指します。

「参加者がどこにいても開催できる」「会場を設置しなくてもよい」などさまざまなメリットがある方法です。しかし比較的新しい会議方法なので、戸惑う人も多いのではないでしょうか。

本記事では、ウェビナーの開催メリットや開催時のポイントや注意点などをご紹介します。

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ウェビナーとは？

ウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を合わせた造語です。Web上で行われるセミナーを指します。略さずに「Webセミナー」や「オンラインセミナー」と呼ばれることもあります。

近年、このウェビナーを取り入れる企業が増えています。その理由の一つが、次でご紹介する「新型コロナウイルス」です。

新型コロナウイルスの感染拡大で広がるウェビナー

2020年、新型コロナウイルスの感染拡大により、在宅勤務体制をとる企業が増えました。感染防止のため、対面で行うセミナーや会議の開催が難しくなり、ウェビナーを実施する企業が増えているのです。

顧客も新たな情報を欲しがっているなか、ホームページだけでは伝えられる情報に限界があります。そこで企業はウェビナーを開催することで、従来のセミナーと同等の情報発信を行い、新規顧客の獲得や既存顧客へのフォローなどを行なっているのです。

ウェビナーを開催するメリットとは？

コロナウイルスの感染拡大により従来のセミナーが行えなくなり、ウェビナーに移行せざるを得ない状況に陥りました。

しかし、悪いことばかりではありません。ウェビナーは従来のセミナーにはないさまざまなメリットがあるのです。ここでは、ウェビナーならではメリットをご紹介します。

低コストで実施できる

ウェビナーは従来の対面型のセミナーと比べて、低コストで実施できます。対面型のセミナーは、会場のレンタル費用や運営スタッフの人件費、交通費、宿泊費などが必要です。また参加者側も、交通費や宿泊費などがかかります。

ウェビナーは、パソコンとインターネットの接続環境があればどこからでも参加できる点が特徴です。そのため、従来の対面型セミナーにかかっていたような会場のレンタル費、人件費などのコストを削減できます。

また、コストを削減できることで、従来のセミナーではコストに見合わず開催をあきらめていたような少人数のセミナーも開催することが可能です。さらにセミナーの回数を増やすことで、新規顧客も獲得しやすくなるでしょう。

そしてウェビナーは録画することも可能です。その映像を再利用して「録画配信」としてコンテンツ化することもできます。

さらに会議室などの会場を予約しなくてもよい点でも、コストと時間が節約できます。たとえば、東京で収容人数10人ほどの会議室を予約する場合、1時間あたり1,500～3,000円、50人の場合5,000～10,000円ほどの費用がかかるケースが多いようです。

一回あたりのコストは大きな負担ではありませんが、何度も積み重なると無視できないコストとなるでしょう。

また直近でセミナーが決まった場合、使い勝手のよい人気の場所は既に予約が埋まっていることも多くあります。そのため思ったようなスケジューリングができないこともあるでしょう。

一方で、ウェビナーであれば会場の予約などを気にすることなく、安定して開催できます。

悪天候の影響を受けない

ウェビナーは移動する必要がないため、天候の影響を受けません。従来の対面型セミナーであれば、台風や大雨、大雪などの悪天候時には交通機関に影響が出るため、現地にたどりつけない可能性があります。さらに参加者や社員にも危険が及ぶため、中止にせざるを得ない場合もあるでしょう。

ウェビナーであれば、悪天候でも問題なく開催できます。

会場設営の手間がかからない

ウェビナーは、会場のレンタル費がかからないだけでなく、会場設営の手間がかからない点も特徴です。

従来のセミナーは開催時間前に会場に到着し、設営作業を行う必要があります。また開催後は片付けをしなくてはいけません。さらに開催時の受付・案内が必要なため、講演者以外にも社員を配置する必要があります。

ウェビナーであれば、こうした会場設営の手間はかかりません。また受付や案内の人員も不要で講演者さえいれば開催できるのです。

日本全国から参加できる

ウェビナーは、インターネット環境とパソコンがあれば参加できるため、日本全国から参加者を募集できます。これまでの対面型セミナーはどうしても距離や時間による制限があり、近隣のエリアしか集客できませんでした。

東京・大阪・名古屋などの大都市であれば交通網が発達しているため、充分な参加者を集められます。しかし、それ以外の地方では集客が見込めないことから、セミナーの開催自体が難しいという問題がありました。

ウェビナーであれば、距離を気にすることなく日本中から参加者を募集できるため、地方の企業でも開催しやすくなります。また日本だけでなく海外からでも参加者を集められるので、新たな顧客の掘り起こしもつながるでしょう。

ウェビナーの懸念点

メリットが多いウェビナーですが、まだまだ新しい方法です。そのためいくつかの懸念点があることも知っておきましょう。

ここでは、ウェビナーの主な懸念点をご紹介します。

集中力が切れやすい

ウェビナーの懸念点の一つが、参加者の集中力が切れやすいことです。

ウェビナーだと他の作業などを、主催者側に気づかれることなく行えます。そのため、「この部分は興味ないな」「あまり面白くない内容だ」と思われたら、すぐに聞く気を失ってしまうでしょう。

対面型のセミナーの場合、会場の空気感などもあいまって、参加者は比較的セミナーが終わるまで集中してくれます。途中退場をしたり、スマホを出したりなどの行為をすることはあまりないでしょう。

しかしウェビナーは参加者側の顔を見られない設定にもできるため、面白くない・興味がない内容だとすぐに参加者が離脱してしまう恐れが

あります。

「どこからでも気軽に参加者が集まるが、集中力が切れやすく離脱しやすい」のがウェビナーの懸念点といえるでしょう。

通信環境に左右されやすい

ウェビナーは通信環境が悪いと、配信の途中で止まるなどのトラブルが起きる可能性があります。始める前には、必要な最低限のスペックを事前に確認しておく必要があるでしょう。

また通信環境のトラブルは、主催者側の通信環境に問題がなくても、参加者側の通信環境が悪ければ発生してしまいます。

そのため、ある程度の遅延は織り込み済みで実施する必要があるでしょう。

また、マイクやカメラなどの機材のチェックも行います。ウェビナーはカメラの映り具合で印象が決まるので、カメラ選びは重要です。映像が荒いと表情が読み取りにくくなってしまいます。ウェビナーに適したカメラを用いることで、顔が明るく映り、参加者に好印象を持たれやすくなるでしょう。

パソコンにもカメラが内蔵されていますが、あまりおすすめできません。通常のオンライン会議などで使用する分には問題ありませんが、セミナー用として使うには画質が悪いものも多いです。またパソコン内蔵カメラは通信負担が多くなるため、遅延などのリスクがあります。

マイクも同様に内蔵のものではなく、専用のものを用意しましょう。

一般的なセミナーと同様に、参加者が集中できるような環境をつくり上げることが大切です。

ウェビナーの開催ポイントとは？

ウェビナーは従来のセミナーとはまた違った心得を持っておく必要があります。

ここでは、ウェビナーの開催ポイントをご紹介します。

参加型の内容で構成する

ウェビナーは参加者の集中力が切れやすいという懸念点があります。この問題を解決するには、参加型の内容を盛り込むのがおすすめです。参加型の機能には以下のようなものがあります。

・投票機能

投票機能は、参加者の画面にポップアップを出し、投票（アンケート）を集める機能です。投票結果は参加者に共有できます。

・Q＆A

参加者が主催者に質問できる機能です。匿名で質問できる機能もあります。

質問に「いいね」をする機能もあるため、質問が多い場合は「いいね」が多いものから答えるとスムーズに進行できるでしょう。

改善を繰り返す

ウェビナーを効果的なものにするには、何度も改善を行う必要があります。そして結果をフィードバックする必要があるでしょう。

改善を行うには、参加者の声を聞かなくてはいけません。ウェビナーでは、参加者の声を聞くための方法として以下の方法があります。

・申し込みの際のアンケート
・ウェビナー参加中のアンケート
・ウェビナー参加中のチャット
・ウェビナー参加後のアンケート
・ウェビナー参加後のサンクスメール
・お問い合わせ窓口

アンケートやチャットは参加者の生の声を聞ける貴重な機会です。「興味があったコンテンツ」はもちろん「興味のなかったこと」「面白くなったこと」などを知ることができます。このような声をリアルタイムで知ることができるので、改善しやすくなるでしょう。

また参加後のアンケートで参加者のニーズやコンテンツに関する評価の声があれば、積極的にウェビナーやコンテンツの改善に活かしましょう。

プレゼン内容や話し方を見直す

ウェビナーは「面白くない」「興味がない」と思われたら、参加者はすぐに集中力をなくし、離脱につながってしまいます。参加者の興味を持続させるには、内容や話し方をブラッシュアップさせる必要があるでしょう。

ウェビナー後に内容を見直し、チーム内で意見を出し合いましょう。その際には、参加者の発言や離脱のタイミング、サンクスメールなどの開封率を照らし合わせるのがおすすめです。こうした情報を分析することで、より精度の高い改善ができるでしょう。

参加者情報をしっかり管理する

新規顧客獲得につながるウェビナーを行うためには、配信後の対応も必要です。そのためには「どんな参加者が参加してくれたのか」を知るため、参加者情報をしっかり管理しましょう。

顧客の情報を管理するには、CRMやSFAなどのITツールを使うと便利です。ウェビナー用のツールによっては、CRM/SFAツールと連係することで顧客情報を自動で追加できるものもあります。こうしたITツールを使えば、顧客情報の管理が簡単になるでしょう。

参加者情報を管理する目的は「リードナーチャリング（顧客育成）」です。顧客を育成するには、ウェビナー開催後も情報を提供するなど顧客との関係を維持しなくてはいけません。

たとえば、一度開催したウェビナーをアーカイブにしておき、いつでも見直せるようにしておきましょう。同じ映像や資料を使って何度も開催できるので、持続的な接点をつくりやすいのがメリットです。

また開催後は、アンケートや質問などで得られた課題や関心などを踏まえてアプローチすることが大切です。参加者情報がきちんと管理できていれば、開催後にサンクスメールを送ったり、メルマガを送ったりなどの行動がとれます。

メルマガでは、ウェビナー内で行われたアンケート結果や質疑応答の内容など、参加者にとって有益な情報を記載しましょう。有益な情報が記載されているとわかれば、メールの開封率が上がるためです。

ウェビナーの告知だけを送っていては、メルマガ登録を解除される可能性があります。ウェビナーの内容を改善し定期的に開催するようにし、その内容をメルマガに載せることで、顧客との関係性を継続させやすくなるでしょう。

営業お役立ちウェビナー開催中！

新型コロナウイルスなどの影響により、従来のような対面型のセミナーが開催しにくくなりました。そこで増えているのが、オンライン上で行えるセミナーである「ウェビナー」です。

ウェビナーには、「コスト削減につながる」「日本全国から参加者を募集できる」「会場の設営や案内が不要」などさまざまなメリットがあります。そのため新規顧客獲得にも役立つでしょう。開催後は顧客へアンケートを送ったり、サンクスメールを送ったりなどフォローを行うことで、顧客育成を行いましょう。顧客情報を管理するには、CRMやSFAなどのITツールなどを使うと効率的です。

ジーニーでは、営業に役立つウェビナーを定期的に開催しています。詳しくはこちらのセミナーページをご覧ください。

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