名刺管理ツール・アプリはオンプレミス型とクラウド型のどちらが最適？

事業の規模にかかわらず、情報管理がビジネスに重要であることはいうまでもありません。とりわけ、名刺は営業的に重要な顧客情報であり、管理についても情報漏えいの心配がない安全な方法で行いたいと考えるのが一般的です。そのため、オンプレミス型の管理ツールを使うという選択肢もありますが、名刺管理に用いるには不向きな場合もあります。ここでは、名刺管理ツールの特性について詳しく説明していきます。

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名刺管理ツールや名刺管理アプリを導入するメリット

はじめに、名刺管理ツールを導入することで得られる複数のメリットを企業と従業員の2つの視点に分けて紹介します。

企業側のメリット

企業が保有する膨大な数の名刺も、適切に管理できなければ宝の持ち腐れになってしまいます。名刺管理ツールを導入してすべての名刺を一元管理できれば、業務を効率化したり、売上を増加させたりできるようになります。

企業の資産になる

1つひとつの顧客や取引先の情報である名刺は、ツールでまとめて管理することで社内に蓄積された資産になります。バラバラな各接点で生まれた過去の人脈も、きちんとソートされてアクセスが容易なデータベースになっていれば、社内の全員が有効活用できるでしょう。 

1つの名刺から読み取れるのは企業と担当者の情報に過ぎませんが、どのような接点でどんな人と接触したのかという情報と共にデータ化することで、その人とつながりのある組織の内外の人などが見えてきます。そのような可視化されたつながりから、営業先の需要や課題、発注先の経験や強みといったことまで把握することができるようになるでしょう。

たとえば、1人の従業員が持っているものの特に注目されずにいた人脈が、別の従業員の案件にとって非常に重要な役割を果たすことができるという可能性もあるのです。この人脈がデータベースとして共有されていれば、埋もれたままチャンスを逃してしまうこともありません。

また、営業マンが個人で管理していることが多い名刺が社内全体で共有されていれば、異動や退職にともなって前任者の人脈が失われてしまうといった事態も避けられます。

業務効率化につながる

名刺管理ツールによっては、名刺データをもとにして顧客ごとの商談などの業務状況を管理するための顧客管理/営業管理システムとして使うことや、ほかの営業支援ツールとシステムを連携させて利用することができます。

 これにより業務進捗が把握できるようになり、案件の引継ぎもスムーズになって、リスト作成やほかのシステムへのデータ入力といった業務の工数を大幅にカットできるため業務全体の効率化を図ることができます。また、ひとつの管理ツールで名刺の管理から営業管理まで行えるということは、コストパフォーマンスに優れていて、導入時の負担も少ないということでもあります。

売上増加につながる

上述のように業務が効率化できるのに加え、営業マンそれぞれが集めた名刺から作成した名刺管理ツールのデータベースを用いることで、売上の増加が期待できます。なぜなら、データベース化することによって商談相手の所属する部署や役職、他部署・組織との関係を把握し、適切なアプローチができるようになるためです。

また、このデータベースをマーケティング部門とも共有することで見込み顧客の需要を早期に察知し、それに基づいて展示会やイベント・セミナーを企画するといったアプローチが行えるようになることもビジネスチャンスの拡大に役立つでしょう。

従業員側のメリット

名刺管理ツールを導入することは、企業で働く各従業員の業務負担の軽減につながる多くのメリットをもたらします。

名刺管理がラクになる

人脈が広がって名刺がたまっていくと、当然その管理は大変になっていきます。ソートされずにしまわれたままの名刺の中から、必要な人の名刺を探すのには多くの手間と時間を要します。Sansan株式会社が2015年に実施したアンケートの結果によると、ビジネスパーソンは平均して週に4回名刺を探しており、所要時間はおよそ1回につき6分、つまり1週間で24分、１ヶ月にすると1時間36分もの時間が名刺管理に費やされていることが分かります。

 名刺管理ツールを導入すれば、名刺のソートや検索が容易になるため、このような従業員の名刺管理にかかる負担や無駄を大きく減らすことができます。名刺をデータにする際にも、専用のスキャナやスマートフォンアプリからスムーズに取込みや入力を行えるサービスが多いため、ツールを導入するせいで生じてしまう新たな手間もほとんどありません。

いつでも・どこでも名刺情報を管理できる

名刺を管理ツールに取り込んでおけば、かさばる名刺ファイルを持ち歩く必要はありません。スマホでいつでも、どこでも名刺情報を管理したり閲覧したりできる名刺管理ツールの利便性の高さは、外出の多い営業マンにとって大きなメリットのひとつです。

たとえば、外出中に急に連絡先の分からない相手に電話をかける必要が生じたときや、面識はあるものの役職などを把握できていない人にたまたま会ってそのプロフィールを確認したいときなどに、スマホから名刺データを検索することでスムーズに情報にアクセスすることができます。

また、外出先に名刺を持ち出さないで済むことから名刺を紛失してしまうリスクが回避でき、管理ツールの多くが名刺情報へのアクセス権限やダウンロードの回数を従業員のアカウントごとに指定することもできるため、紙で管理するよりも安全に重要な顧客情報や関係者情報を管理できます。

名刺管理ツールには2つの型がある

名刺管理ツールは、システムそのものの違いで2つの型にわけることができます。それが、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類です。まずは、この2つ型の違いについて説明していきます。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、日本語に言い換えると自社運用型ともいえるもので、自社の施設内に機器を置いてシステムを運用する形式のことを指します。

ネットワーク技術が発展途上だったころは、システムの運用といえばこのやり方が一般的でした。オンプレミス型では、自前で社内ネットワークにつながった専用サーバーを用意しなくてはならず、管理や運営も自社で行う必要があります。ソフトウェアは、ライセンスを購入しパソコンなどの端末にインストールして使います。サーバーの日常的な運用のほか、エラーやアクシデントが発生したときに対応したり、インストールしたソフトを管理したりするためには、ITの知識を持つ社員が必要不可欠です。

クラウド型

一方でクラウド型のシステムは、自社でシステム運用のための専用サーバーを用意する必要がありません。サービスは、提供会社と契約したうえでインターネットを経由して利用します。データのすべては、提供会社のサーバー上で管理されます。クラウド型の場合、管理すべきなのは契約に関することだけです。機器を管理する必要はないため、たとえITに詳しい人がいなくとも支障はありません。

オンプレミス型の名刺管理ツールの特徴

ここでは、オンプレミス型の名刺管理ツールの特徴をご紹介していきます。

カスタマイズ性に優れている

オンプレミス型の名刺管理システムの大きな特徴は、クラウド型のシステムと比べてカスタマイズ性に優れている点です。自社の内部でのみ利用するシステムであるため、業種や社員の要望に合わせたカスタマイズができ、唯一無二の専用システムとして運用することも難しくありません。たとえば、部門や部署ごとにデータへのアクセス権を設定し、閲覧できる範囲を制限することも可能です。システムによっては元から備わっていないオリジナルの機能を搭載できる製品もあり、独自に機能を拡張したいという要望にもマッチします。

セキュリティポリシーにあわせやすい

オンプレミス型の名刺管理システムは、「社内の施設にすべてのデータがある」という点から、「情報セキュリティの対策がしやすく安全性を保ちやすい」という側面があります。
社内のサーバーにインストールして使うため、厳格なセキュリティポリシーがある会社でも運用しやすいでしょう。データを収納するサーバーをインターネットにつながず、名刺データを社内からしか閲覧しないのであれば、安全性は格段に高まります。

ただし、出先などからもスマートフォンやノートパソコンを使って名刺データを閲覧したい場合は、必然的にインターネットを経由してデータにアクセスすることが必要です。こういった運用をするには、高度なセキュリティ対策が必要になるため注意しておきましょう。

このほか、インターネット経由で提供される機能を使う場合は、どうしても情報漏えいのリスクに配慮する必要が出てきます。
代表的なものは、OCR（光学文字認識）で読み込んだ名刺データをオペレーターが訂正するサービスなどです。OCRで読み取れなかった部分をオペレーターが目で見て判断するため、名刺の内容が人の目に触れることになります。OCRによる名刺の自動入力は便利なものですが、100%間違いがないとはいえません。特に、社名や個人名は1文字でも間違うと相手からの信頼を大きく損ねることになります。それを防げるオペレーターサービスは便利なものですが、セキュリティという面からは十分に留意が必要であることを忘れてはならないでしょう。

コストは比較的高くなることも

オンプレミス型の名刺管理システムを導入するには、まず専用サーバーを用意し、ソフトウェアのライセンスを購入する必要があります。そのため、導入コストはかなり高くなるでしょう。さらに、サーバーは機器そのもののコストだけではなく、電気代やサーバールームの維持費などのランニングコストもかかります。加えて、日々の管理・運営、バージョンアップへの対応、セキュリティへ対策などを行える保守要員の存在も不可欠です。導入だけではなく、システムを動かし運用していくために継続的にかかるコストもかなりのものになります。

クラウド型の名刺管理ツールの特徴

次に、自社でサーバーを持たずサービスを契約して利用するクラウド型の名刺管理ツールの一般的な特徴について説明します。

社内・社外を問わず利用できる

クラウド型の名刺管理ツールは、インターネットを介してサービス提供元のサーバーにアクセスして利用するものです。そのため、利用する場所を選びません。インターネットが使える環境であれば、社内のみならず出先や営業先、海外からでも同じように利用できます。そのため、全国を飛び回るビジネスマンにとっては心強いサポートツールだといえるでしょう。また、スマートフォン用の専用アプリを提供するなど、モバイル端末での利用をサポートするサービスも増えてきています。オンプレミス型のようなカスタマイズ性はありません。しかし、外部サービスとの連携機能を搭載することにより柔軟性を確保し、利便性を高めているものも多い傾向です。

独自のセキュリティ対策は必要ない

クラウド型サービスのセキュリティについては、提供元の対策に依存します。一般的に機密データを扱うクラウドサービスでは、十分なセキュリティ対策が行われており、利用に支障が出ることはありません。そのため、社内のセキュリティポリシーの基準さえクリアできれば、名刺管理におけるセキュリティをすべてサービス運営会社に任せられることはメリットといえます。社内の人間が「情報漏えいがないか」「適切に運用されているか」といったことに常に目を光らせている必要がなくなるわけです。また、すでにある社内ネットワーク内に専用サーバーを配置することなく導入できるため、既存システムのセキュリティに影響することもありません。

比較的低コストで運用できる

クラウド型の名刺管理ツールは、ソフトウェアのライセンスを購入する必要がないため、数十万、時には数百万もする専用サーバーも不要です。そのため、初期費用や導入コストを低くおさえることができます。料金は、プランやユーザー数に応じて月額費用を支払う形式が主流です。ユーザーの増減にも対応しやすく、使う人数のぶんだけ支払うイメージで運用することができます。また、社内に保守要員をおく必要がないのも大きな特徴です。オンプレミス型だと技術や知識を持ったスタッフが必要不可欠ですが、クラウド型であればメンテナンスやエラー対策をサービス提供元に一任できます。こういった人件費の違いは、決して無視できるものではありません。

名刺管理にはクラウド型の「GENIEE SFA/CRM」がおすすめ！その理由とは

「GENIEE SFA/CRM」は、名刺管理機能も備えたクラウド型の営業管理ツールです。
ここでは、「GENIEE SFA/CRM」で名刺管理を行うべき理由やメリットについて紹介していきます。

クラウド型だから便利で低コスト

「GENIEE SFA/CRM」は、クラウド型のサービスであるため、会社にいるときでも営業先に出かけているときでも出張中でも同じようにアクセスできます。時間と場所を選ばす、いつでも同じシステムが使えることで、営業の効率アップにもつながるでしょう。もちろん、スマートフォン用のアプリも提供されていますので、移動中に急いで確認したいときにも便利です。また、情報漏えいを防止するセキュリティ対策はサービスに含まれているため、自社で行う必要はありません。

月額料金は1名あたりの金額が決まっており、実際のユーザー数で決まります。つまり、必要な人数分のみの支払いで済むというわけです。さらに、30日間という長期の無料トライアルがあり、その間に使い勝手などを十分に確認できます。高価な機器やソフトウェアを購入することなく、ノーリスクで使い始められるサービスです。

営業チームに役立つ機能が満載

企業の営業は、名刺の交換から始まるといっても過言ではありません。受け取った名刺を管理することは、営業効率のアップに密接に関係します。「GENIEE SFA/CRM」は、ただ名刺のデータを集めて閲覧できるだけのシステムではなく、さまざまな付加機能が搭載されているのが特徴です。たとえば、まだ受注に至っていない見込み客に関する情報は、名刺から取り込んだ顧客データに紐付けて現在のアプローチ状況を記録できます。一元管理することにより、新たなビジネスチャンスを見逃しません。

また、情報の可視化機能も優れています。分析結果や売上高といったデータを可視化し、見たいデータにすぐにアクセスできることは営業の機敏性を高めるでしょう。チャット形式でメンバーとディスカッションすることも可能で、画像やファイルの共有をしながら組織的に商談を進められます。

本当に必要な機能だけを厳選

顧客管理は、企業にとって営業の根幹ともいえるものです。顧客管理ツールは、多くの要望に応えるために豊富な機能を備えているものが多く、それゆえに使い方が難しくなってしまっているものも少なくありません。その点、「GENIEE SFA/CRM」は本当に必要な機能だけに絞り、徹底的に使いやすくしたツールです。さらに、実際に使っている現場からの要望に対応できるカスタマイズ性もあります。

「GENIEE SFA/CRM」の「やること（to do）リスト」は、非常にシンプルなインターフェースで「だれが」「いつまでに」行うかが一目でわかり、営業活動を効率的に進めることが可能です。また、SlackやChatWorkといったチャットツール、Googleが提供する各サービスと連携させて使うこともできます。Gmailの内容を「GENIEE SFA/CRM」に取り込んだり、Google Mapに顧客情報を表示させたりと、既存ツールと連携できるのは大きなメリットです。「GENIEE SFA/CRM」と使い慣れたツールとをあわせて使うことで、リアルタイムで顧客情報を共有でき、素早くピンポイントな営業活動が可能になります。

うれしい低価格設定

GENIEE SFA/CRMの利用料金は、1月あたり20枚までの名刺を管理できる機能が付いた「プロプラン」でも、1IDにつき月額5,480円（税別）で、さらに導入初期費用もかからないというリーズナブルなものです。プロプランではGmailに加えてGoogle Calendar・GoogleMapとの連携もできるようになるほか、カスタマイズガジェットが500個まで利用できます。

前述したように、GENIEE SFA/CRMは過不足なく必要な機能が厳選して搭載されており、過剰な機能のために余計なコストがかかってしまう心配はありません。また、すでに利用している使い慣れたツールと連携できることから、コスト面だけでなく、導入後に操作に慣れるためにかかる時間や入力する項目の数による手間が少ないという点でも、中小企業におすすめのツールです。

下記のページでは、GENIEE SFA/CRMの製品資料を無料でダウンロードいただけます。ぜひ、一度チェックしてみてください。

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クラウド型の名刺管理ツールで営業力をアップしよう

クラウド型の名刺管理ツールは、低コストで導入できるうえ社内に専任のIT管理者を必要としません。クラウド型の営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM」なら、増え続ける名刺データを最大効率で活用できます。シンプルで使いやすく、既存のツールと連携させてさらに便利に活用できる点もメリットです。データ管理と営業活動の効率化を実現できる、「GENIEE SFA/CRM」のシステムを一度試してみてはいかがでしょうか。