名刺管理を徹底し個人情報を守るためのツール選びをわかりやすく解説！

名刺管理と個人情報取り扱いの注意点

名刺の管理は、個人情報保護法という法律と深い関係があります。トラブルを防ぐためにも、名刺を管理する際の注意点について知っておきましょう。

名刺管理の注意点

改正個人情報保護法が2017年5月に施行されてから、大企業から中小企業、小規模事業者まで、全ての事業者が個人情報保護法の対象になりました。取引先や顧客から受け取った名刺も、保管するべき個人情報にあたります。紙の名刺は机の上などに放置せず、鍵のついた場所など、セキュリティ対策を行いましょう。持ち出す際のルールも、あらかじめ決めておきます。また、処分する際はそのまま捨てず、シュレッダーで処理するなど、プライバシーを保護するための対策が欠かせません。

個人情報取り扱い時の注意点

個人情報を取得する際は、本人に利用の目的を告知します。ただし、名刺交換など、連絡先の交換が必要なシーンでは、わざわざ告知する必要はありません。自社のWebサイトや書類から個人情報を取得する際は、必ず利用目的を公表しましょう。基本的に、個人情報は事前に告知した利用目的以外に使うことはできません。事前に告知していた目的以外に使用する場合は、改めて本人の同意を得る必要があります。利用目的を設定する際は、さまざまな状況を想定することが重要です。なお、個人情報は本人の同意を得ず、第三者に渡してはいけません。自社の中でやりとりをする場合は問題ありませんが、グループ企業などは第三者に相当するため注意が必要です。

名刺管理の目的

名刺管理はプライバシーを保護するためだけではなく、企業の生産性を向上させるためにも非常に重要です。名刺管理のメリットを最大限に引き出すためにも、なぜ名刺管理をしなければいけないのかという目的を知っておきましょう。

業務効率の向上

日頃から適切に名刺管理をしておけば、いざ名刺が必要になったときに、探すための時間が省けます。無駄な時間を削減することで、生産性の向上が期待できるのです。逆に、名刺管理を怠ったために、連絡したいと思った相手の連絡先が見つからず、ビジネスチャンスを失ってしまう可能性もあります。また、名刺とラベル作成機能を連携させることにより、ダイレクトメールやメールの送信時に使う宛名リストを簡単に作成できるのも大きなメリットです。

情報漏洩の防止

万が一、名刺を紛失したり、個人が管理する顧客情報が外部に漏洩してしまったりすると、他者に悪用されてしまうおそれがあります。悪用はされないまでも、競合他社に情報をとられた結果、ビジネスチャンスを失う可能性も考慮しなければいけません。さらに、情報漏洩した事実が発覚した場合、自社のセキュリティに対する信頼も失われ、多大な損失を招くでしょう。顧客からの信頼や自社の評判を損なわないためにも、名刺は徹底して管理しなければいけません。

営業力の強化

営業力の強化を図るためには、顧客情報の適切な管理が欠かせません。名刺の管理ツールなどを利用せずに個人に名刺の管理を任せていると、多くの弊害が生まれかねません。最たる例は、営業の属人化によって案件がブラックボックス化してしまうことが挙げられます。営業の属人化が起きてしまうと、各営業担当の力に依るところが大きくなり、営業チーム全体の底上げにはつながりません。

営業力の強化、すなわち営業力の底上げを図るためには、顧客に関する情報をチーム内でシェアすることが必要となります。ここからは、顧客情報をチーム内で共有するメリットをご紹介していきます。

名刺管理ツール・名刺管理アプリで効率化！

名刺管理を効率的に行うのであれば、「名刺管理ツール」の活用がおすすめです。

名刺管理ツールでは、名刺をスマホのカメラなどでスキャンし、データとして管理することができます。紙の状態で管理していると、「うっかり紛失してしまった」「いざ情報が必要なときに名刺を持ち合わせていない」などの事態が発生する可能性があります。しかし、データで管理を行うことで、そのような心配はなくなります。

名刺管理ツールでは、個人利用に向いている無料版と、法人利用に向いている有料版が提供されていることが多いようです。有料版は、社員が保有している名刺情報をまとめて、共有して管理できるため、社内全体で営業効率の向上を図りたい場合は、有料版の導入がおすすめです。

名刺管理ツールで解決できる課題

名刺管理ツールを導入することで解決できる課題は、数多くあります。まだツールを導入していない企業は、名刺管理にいくつかの課題を抱えてはいませんか。自社に合った名刺管理ツールを活用すれば、スムーズに課題を解決できるはずです。

名刺を適切に管理するということは、営業の効率化において必要不可欠なミッションです。以下では、自社の課題に則した名刺管理ツールを導入することで解決できる具体的な課題を3つあげ、どのように課題を解決に導くことができるのかご紹介します。

名刺の管理が煩雑化している

第一にあげられる課題は、名刺の管理が煩雑化しているケースです。名刺の管理がしっかりとしていないと、過去に接点のあった人物かどうかがすぐに確認できない、役職を知りたくてもすぐに分からないといった事態に陥ってしまいます。

また、同じ人物の名刺が2枚あった場合に、どちらが最新の情報を反映したものか判別できず、場合によっては連絡を取る際に役職名を間違えてしまうといったミスが発生する恐れもあるでしょう。

名刺の管理が属人化している

名刺の管理が属人化しているケースにも管理ツールは効果を発揮します。営業担当のスキルに依存した名刺の属人化した管理だと、営業担当が離職や異動で業務を離れた時、名刺の情報が失われてしまいます。

つまり、接点がそのまま失われてしまうことにもつながるため、名刺情報は社内でしっかりと共有しておきたいものです。このような名刺の管理の属人化を未然に防ぐためにも、名刺管理ツールの活用は必須といえるでしょう。

外出先で確認できない

名刺管理ツールを利用していないと、例えば営業先や外出先で名刺の情報を確認したくても素早く、的確に確認ができません。外出先でも名刺の情報をすぐに確認することができるようになれば、名前が思い出せない時でも慌てることなく対応できるでしょう。また、名刺情報に過去のやり取りなどを簡単にメモしておける機能がれば、適切な対応をとることができ、営業チャンスを逃す可能性が低くなり、より営業に注力できる環境が作られていくことでしょう。

名刺管理ツールの注意点

ビジネスにおいてメリットの大きい名刺管理ですが、適切に名刺を管理するには、いくつかの注意点があります。

クラウド上で名刺管理する場合

クラウド上での名刺管理は、社内で共有しやすいことから、多くの企業で採用されています。ただし、プライバシーマーク取得事業者がクラウド上で名刺管理をすると、問題になる可能性もあるので注意しましょう。プライバシーマークとは、個人情報の保護体制が適切に構築されている企業に対して、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が付与する認定制度です。プライバシーマークの認定基準は非常に厳しく、個人情報を外部に委託する場合にも、細かいルールや制約が設けられています。

プライバシーマーク取得事業者は、クラウド上で名刺管理を行うことにより、プライバシーマークの認定が取り消しになる可能性も考慮しなければいけません。また、利用するサービスを決めるときは、サーバーの管理状況にも注目しましょう。万が一、火災や停電、破損などのトラブルが生じても個人情報が守られるよう、物理的に保護されているかに注目します。もちろん、物理面だけではなく、技術面の安全措置についても見逃せません。サーバーへのアクセスに対し、認証や権限の管理、記録を実施していることはもちろん、不正なソフトウェアからの攻撃に備えて暗号化などの対策を実施しているかという点にも気を付けましょう。

セキュリティに不安のあるツールを使用しない

個人情報を安全に管理するためにも、名刺管理アプリを使用するなら、安全なアプリを選ばなければいけません。名刺管理アプリの中には、名刺の連絡先へのアクセス権限を求めて来るものがあります。このようなアプリを使用すると、運営元が個人情報を勝手に利用してしまうおそれがあるので、使用するべきではありません。なお、プライバシーマークは、名刺管理アプリを選ぶ際にも一つの基準になります。プライバシーマークを取得している企業が提供するサービスであれば、セキュリティの安全性は保証されているということです。

名刺管理ツールの選び方

多くの企業から名刺管理ツールが提供されている中、どうすれば安全で使い勝手の良いツールを選べるのか、気になっている人もいるでしょう。ここからは名刺管理ツールを選ぶ際に気を付けるべき4つのポイントを紹介します。

セキュリティ対策が万全であること

改正個人情報保護法が施行されたこともあり、どの企業も個人情報の取り扱いに対して最新の注意を払わなければいけません。特に、名刺管理アプリは個人情報を管理しているだけではなく、外部のツールやシステムと連携するシーンも増えつつあります。情報の漏洩を防ぐためにも、セキュリティ対策が万全に施された名刺管理アプリを選ばなければいけません。特に、クラウド上で名刺管理を行う場合、データの暗号化対策やログイン認証の二重化などの対策が欠かせません。

外部ツールと連携できること

セキュリティと同様、使い勝手も名刺管理アプリを選ぶ重要なポイントです。社内はもちろん、社外にいても瞬時に情報を登録できるよう、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから使えるマルチデバイス型のツールを選びましょう。スマートフォンで撮影した画像を、クラウド上のOCR機能でデータ化する機能があれば、正確かつスピーディにデータを処理できます。CRMやSFAに、データのインポートとエクスポートができる機能も必要です。登録した情報をCRMやSFAに反映させることで、より効果的なマーケティング活動や営業活動につながるでしょう。

データの取り込みが早く正確であること

せっかく名刺の情報を素早く登録できるようになっても、内容が間違っていたら意味がありません。識字率が低いツールだと、小さいフォントが読み取れなかったり、名刺の色味によっては読み取りエラーを起こしたりする場合もあるため、注意が必要です。識字率はデータの処理に大きく影響するため、作業効率を上げるためにも、データの正確さと取り込みのスピードを重視しましょう。

ユーザー数が多いこと

安全性が高く信頼できるツールを選ぶために、ユーザー数を基準にするのも一つの方法です。ユーザー数が多いほど安全性が高く、信頼を得ているという証拠になります。ユーザー数が多いだけではなく、ある程度の期間運営している名刺管理アプリなら、ユーザーからの意見や要望も集まりやすく、使い勝手が良くなるよう改良されている可能性が高いです。

おすすめの名刺管理ツール

ここまでは名刺管理の重要性や、名刺管理ツールの選び方について紹介してきました。早速名刺管理の方法を見直そうと考えている人もいるでしょう。そこで、初めて名刺管理ツールを導入する企業でも使いやすい名刺管理ツール3つを紹介します。

Eight

EightはSansan株式会社が提供する名刺管理ツールです。プライバシーマークを取得している企業が運営しているため、セキュリティの安全性や信頼感は非常に高いです。Eightに登録したデータは全て暗号化されます。データセンターも、セキュリティ審査機関による認定を受けているため安心です。ユーザー数は200万人にも及び、シンプルで使いやすい機能が人気を集めています。Eightはもともと個人向けの名刺管理アプリでしたが、企業向けに有料版の「Eight企業向けプレミアム」がリリースされました。利用料は基本使用料が1社あたり1万円、アカウント量が利用者1人あたり400円です。

myBridge

myBridgeはコミュニケーションアプリ「LINE」で知られるLINE株式会社が提供する名刺管理ツールです。データ通信は全て暗号化されており、信頼感の高いセキュリティシステムを導入しています。2018年5月にリリースされた比較的新しいツールなのでユーザー数は少ないものの、全ての機能が無料で使えるのが大きな魅力です。登録した名刺の情報をExcelファイルとしてダウンロードしたり、CSV形式でデータを出力したりなどの機能も充実しています。

Wantedly People

Wantedly Peopleはウォンテッドリー株式会社が提供する名刺管理ツールです。データ送信は全て暗号化されており、データセンターも高水準のセキュリティ環境を備えているため、安心して利用できます。さらに、AIがデータ処理を行うため、人力で処理するよりも情報漏洩のリスクが少ないのも特徴です。無料で使えるうえに安全性が高いことから、2016年11月のリリース移行、わずか2年でユーザー数300万人を突破しています。

Wantedly People

Wantedly Peopleはウォンテッドリー株式会社が提供する名刺管理ツールです。データ送信は全て暗号化されており、データセンターも高水準のセキュリティ環境を備えているため、安心して利用できます。さらに、AIがデータ処理を行うため、人力で処理するよりも情報漏洩のリスクが少ないのも特徴です。無料で使えるうえに安全性が高いことから、2016年11月のリリース移行、わずか2年でユーザー数300万人を突破しています。

名刺管理はSFA/CRMツールでもできる！

SFAツールやCRMツールでも名刺の管理が可能です。

双方のツールは、似たようなツールとして捉えられるケースがありますが、目的とするものが異なるので違いを押さえておくと良いでしょう。SFAツールは営業支援システムという意味合いが強く、営業活動の「見える化」「効率化」に特化しています。一方でCRMツールは、顧客を「見える化」し、顧客をマネジメントするという意味合いが強い傾向があります。ここでは双方の違いについて詳しくご説明します。

SFA（営業支援）ツールとは？

SFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略語であり、営業支援ツールなどと日本では呼ばれています。 SFAツールを活用すれば、顧客管理はもちろんのこと、案件の管理や営業マンの行動管理などにも役立ちます。特に営業マンの行動管理では、商談回数や顧客の見込み度合い、提案商材数、受注率などの情報を管理・蓄積することができるので、営業の効率化や無駄を省くことに大いに役立つことでしょう。

CRM（顧客管理）システムとは？

CRMとは「Customer Relationship Management （カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）」の略語で、「顧客管理」や「顧客関係管理」とも表現されます。 CRMシステムでは、顧客データベースの管理機能や、顧客一人ひとりを意識したプロモーション機能などが備わっています。そのため、顧客の「見える化」を促進します。購入した商品・サービス、取引数量・金額などの購買実績、頻度や予算、次期購入見込みなどを登録しているため、顧客情報を蓄積して社内で共有し、その情報を分析して顧客満足度を高めることが可能です。

おすすめ営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」

豊富なバリエーションのありツールの中でも、おすすめは株式会社ジーニーが提供する営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」です。「GENIEE SFA/CRM」は確かな実績と信頼があり、ジーニーが提供するほかプロダクトと合わせると、累計9,000社以上に導入されています。

名刺管理機能を搭載しており、名刺をスキャンすることで見込客や担当者に自動でデータを登録することができるため、営業の入力工数の削減につながります。 

他にも、タスク管理機能やレポート機能では、「GENIEE SFA/CRM」に登録したデータを任意の項目と条件で抽出しエクスポートすることが可能です。多くの機能を搭載しているため、使いこなすことができれば、営業の効率化に一役買うことでしょう。

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名刺管理はセキュリティ対策万全のツールで個人情報を鉄壁管理！

個人情報保護法の改正により、データ化された名刺の情報は、企業が責任を持って管理する必要があります。また、クラウド上で管理する顧客情報は社内で共有し、営業活動に活用することが重要です。ただし、情報漏洩などのトラブルが起きないよう、慎重に情報を管理しなければいけません。セキュリティの信頼性も実績も高いツールを導入し、営業活動に活かしましょう。