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名刺管理をパソコンでデジタル化しよう！推奨名刺管理ソフト6選

名刺管理をパソコンでデジタル化しよう！推奨名刺管理ソフト6選

更新日：2024.04.01　/　ツール紹介　

名刺の管理方法はアナログ派とデジタル派で二分されていますが、まずはそれぞれの特徴を説明します。つぎにデジタル名刺管理の機能とメリットを解説し、最後におすすめの名刺管理ソフトを紹介いたします。

1.名刺管理の基礎知識

1-1.アナログ管理

名刺のアナログ管理とは、従来のように名刺をそのまま紙で管理をすることです。例えば、「名刺専用のクリアファイルを作成」、「名刺を50音順に整理」、「回転式名刺ホルダーに入れる」のが代表的な管理方法です。メリットは、直感的に名刺を管理をできることと言えるでしょう。しっかりと名刺が整理されていれば、もらった名刺を素早く所定の場所に保管し、欲しい名刺にすぐ手が届くようにできます。業務や保管している名刺の枚数によっては、アナログ管理のままで問題ないといえます。デメリットは、同僚と名刺が共有できない、枚数が増えると管理が煩雑になってしまう、ことがあげられます。社内で人脈の共有ができていないと、気が付かない間にビジネスチャンスを逃している可能性がります。また名刺が物理的な「紙」として管理されている以上は、名刺が増えるたびに整理をし続けなければいけません。

1-2.デジタル管理

一方で名刺のデジタル管理では、名刺を紙のまま保管するのではなく、スキャナーやスマートフォンのカメラで取り込み、デジタルデータとして保管します。デジタル管理を行うには、名刺管理ソフトを導入することが必要です。メリットは、名刺情報を会社の資産として活用できるようになることと言えるでしょう。社内の全員が必要に応じて、名刺情報とそれに付随する情報（誰がいつどのような場でもらったかなど）にアクセスできるようになります。そうすることで、営業担当間の顧客情報の共有や人脈構築が簡単にできるようになります。デメリットは、導入コストがかかることと、名刺データ喪失の恐れがあることです。投資対効果を考えると、従来のアナログ管理のままでいいという場合も当然あります。また人為的ミスで大量の名刺データが消去されてしまう可能性もゼロではありません。

2.デジタル名刺管理の機能

アナログとデジタルの特徴がそれぞれ分かったところで、次にデジタル名刺管理の具体的な機能を見ていきましょう。デジタル名刺管理で出来ることは主に「名刺取り込み機能」、「名刺情報の会社データベース化」、「CRM/SFAシステムとの連携」の3つです。

2-1.名刺取り込み機能

名刺をスマートフォンやタブレットのカメラで撮影すると、名刺に記載されている社名/部署名/氏名/メールアドレス/電話番号などがテキストデータとして保存されます。多くの名刺管理ソフトでは、名刺情報をテキスト化する技術としてOCR（光学的文字認識）を採用していますが、名刺のフォントによっては文字の判別が難しい場合もあり、情報に抜け漏れが出ることがあります。名刺情報の取り込みを正確に行いたい場合は、入力オペレーターによって名刺情報の補正をしているサービスを選択するのがベターでしょう。実は名刺情報を取り込み、個人で名刺を管理したい使用したい場合には、無料名刺管理アプリをインストールするだけで十分です。例えば、個人で持っている名刺をスマホやパソコン上にアドレス帳のように管理したい場合です。社名や氏名でアプリの名刺データを検索することができるので、探している名刺がすくに見つかるようになります。一方で、取り込んだ名刺情報を全社的共有していくためには有料の名刺管理ソフトを導入する必要があります。

2-2.名刺情報の会社データベース化

名刺情報はテキストデータとして取り込まれた後、名刺管理ソフト上で一元管理され、社内のだれもがアクセスできるようになります。また名刺管理ソフトでは名寄せ機能が採用されていて、同じ人物の名刺が2重登録されることはありません。名刺管理ソフトがクラウド型のシステムである場合は、ユーザーは外出先でもインターネットにつながっているデバイスさえ持っていれば情報にアクセスできるようになります。ただしクラウド型のシステムでは、個人情報を外部のサーバーに保管することになるので、自社のセキュリティポリシーに準拠できるかどうかのチェックをする必要があります。

2-3.CRM/SFAシステムとの連携

名刺管理システムで取得した顧客情報を顧客管理システム（CRM）や営業管理システム（SFA）と共有させることで、一歩進んだ名刺管理ができます。CRMは顧客情報のデータベースであり、顧客の名刺情報のほかに取引履歴や製品ニーズなど様々な観点からの情報を集約します。SFAは、一種のCRMですが、顧客管理の中でも商談管理や予実管理など営業業務プロセスに焦点を当てたシステムです。例えば、初回商談で顧客と交換した名刺を取引先情報として、CRM/SFAに登録します。そうして蓄積された顧客情報は、商談中は営業チーム内での情報共有、受注後はアフターフォローやアップセル/クロスセルのリストとして活用できます。失注した場合でも、取引情報が蓄積されているので、マーケティングチームに引き渡して見込客育成のプロセスに戻すこともできます。このようにCRM/SFAシステムとの連携することで、名刺が会社の資産となり実際に売上の向上に貢献していけるようになります。特に、営業プロセスを分業していたり、長期的な商談が多い企業では、CRM/SFAと連携させる効果が大きくなるでしょう。

3.おすすめ名刺管理ツール6選

名刺管理について一通りインプットできたところで、いよいよツールの比較に入っていきましょう。この記事では6つの名刺管理ツールの特長と価格をそれぞれ紹介します。

GENIEE SFA/ CRM

特徴・名刺情報の高精度なデータ化・業績の向上をサポートするSFA/CRM機能との連携「GENIEE SFA/ CRM」は株式会社ジーニーが提供する国産のSFA/CRMツールで、高精度な名刺機能がセットで備わっています。ちきゅうを使用することで、名刺管理から一歩踏み込んで、「名刺情報を営業資産として活用する」ことが可能になります。 1つ目の特長は、名刺情報の高精度なデータ化です。 GENIEE SFA/ CRMの専用アプリから取り込んだ名刺情報はOCR機能とオペレーターによる入力補正によって正確にデータ化されます。 2つ目の特長は業績の向上をサポートするSFA/CRM機能との連携です。 GENIEE SFA/ CRMで名刺交換した顧客の情報を一元管理することで、案件の発掘から商談、受注までで必要なデータを集約することができます。また、SFA/CRMと名刺管理サービスを別々に導入する代わりにちきゅうを導入することで、、データ連携の手間を省き、コストも低くなります。価格初期費用：別途問い合わせ月額料金：5,480円～/ユーザー

Sansan

特徴・名刺情報の高精度なデータ化・名刺情報の組織・人脈情報との紐づけ「Sansan」はSansan株式会社が提供する国内売上ナンバーワンの名刺管理ツールです。業界シェアは82％で、5年連続1位を記録しています。現状、名刺管理サービスのスタンダートとなっているSansanは多くの機能を備えています。 1つ目の特徴は名刺情報の高精度なデータ化です。スキャンされたデータは高精度なOCR機能とオペレーターの入力補正によって、ほぼ100%のデータ化を担保しています。 2つめの特徴は、名刺情報の人脈・組織情報との紐づけです。 Sansanは、名刺情報だけではなく、「誰がいつその名刺をもらったのか」という人脈情報を管理できます。またそれぞれの名刺から企業ごとの組織図を作成し、企業の中の関係図を可視化できます。価格初期費用：ライセンス費用の12カ月分月額料金：ライセンス費用とSansanのスキャナー代別途

EIght

特徴・名刺情報のグルーピング、アップデートができる・人脈を広げるビジネスSNS機能「Eight」は同じくSansan株式会社が提供する個人向け用の名刺管理アプリです。無料でありながら、高機能な名刺データ化技術が搭載されていて、少人数の営業チームはEightで名刺管理をすれば問題ないでしょう。１つ目の特長は、名刺情報のグルーピング、アップデートができることです。 Eightは、取り込んだ名刺がリスト表示されるほか、ラベルを利用してグルーピングすることができます。さらに名刺交換をした相手が転職や昇進で名刺情報の変更が生じた際には通知が届き、常に最新の情報を把握できます。 2つ目の特徴は人脈を広げるビジネスSNS機能です。名刺交換をした相手もEightを使っていれば、アプリ上でメッセージが送れます。また自分のプロフィールをアプリ上に公開することで、オンライン上で名刺交換もできます。価格月額料金：無料 ※名刺データダウンロード機能などが利用できる「Eightプレミアム」は月額480円または年額4800円

CAMCARD Business

特徴・精度の高いOCR・画像補正機能・簡易的なCRM機能「CAMCARD Business」は世界的にビジネスアプリを展開しているアメリカのINTSIG Information Corporationが提供する名刺管理アプリです。世界で1.1億人以上のユーザーが利用し、16カ国語に対応するCAMCARDは海外で活躍するビジネスマンにとっては最適なツールでしょう。 1つ目の特徴は精度の高いOCR・画像補正機能です。 CAMCARDには無料版と法人版がありますが、両方で世界最高クラスのOCR機能を備えていて、名刺画像を5秒でデータ化できます。有料版では入力オペレーターによる名刺データの修正が入ります。またQRコードをスキャンして名刺交換する電子名刺交換もできます。 2つ目の特徴は簡易的なCRM機能です。名刺情報にメモやタスク、商談状況を紐づけることで、営業活動を効率化できます。価格月額料金：基本プラン1400円/ユーザー Professional2200円/ユーザー

Knowledge Suite

特徴ビジネスに必要な機能をオールインワンで提供無制限なユーザー数「Knowledge Suite」はナレッジスイート株式会社が提供する名刺管理サービスです。 1つ目の特徴はビジネスに必要な機能をオールインワンで提供していることです。 Knowledge Suiteは名刺管理をはじめとしてSFA/CRM機能などビジネスに適したアプリケーションを組み合わせることで、一体運用ができます。 2つ目の特徴は無制限なユーザー数です。データ量に応じた従量課金制をとっているので、必要なときに必要な分だけ利用することができます。価格月額料金：6000円～（従量課金）

SmartVisca

特徴 Salesforce上で顧客情報を一元管理できる「SmartVisca」はアメリカのSalesforce.com社が提供するSalesforceと一体化した名刺管理サービスです。すでにSalesforceを導入していることがSmartViscaを利用する前提となります。特徴はSalesforce上で顧客情報を一元管理できることです。 SmartViscaで取り込んだ名刺情報がSalesforceの取引先・見込客に取り込まれることで、スピーディーな営業アプローチが可能になります。また名刺情報にプロジェクト、イベント、導入検討企業などの用途ごとにタグをつけてグループ化することで、自在に管理ができます。価格初期費用：100,000円年間料金：86400円～（960枚～/年） ※さらにSalesforce連携用のライセンスがユーザーあたり年間12000円かかります。

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