営業効率化の方法とは？必要な理由と実行する方法を解説

営業効率化とは、営業活動におけるすべての業務を効率化することです。提案書や見積書の作成業務を効率化すれば、それだけ本質的な売上向上のための活動にあてられる時間が増えるでしょう。営業プロセスを効率化することで、受注率の向上も目指せます。

今回は、営業効率化が必要な理由や進める流れのほか、具体的な方法などについて解説します。

営業業務の効率化が必要な理由

営業効率化とは、営業活動の作業の無駄をなくし、改善することです。まずは、なぜ営業活動の効率化が必要なのか解説します。

営業の質の向上のため

営業業務にかかる時間や手間を削減できれば、その分だけ顧客に注力できる時間が増えます。顧客とのコミュニケーションや情報収集に時間をかけられることで、これまでよりも顧客の課題やニーズに沿ったアプローチや提案ができるようになるでしょう。営業の質が向上することで、顧客からの信頼度や満足度の向上が期待できます。

 

また、ノウハウを社内で共有する時間が取れるようになることで、組織としての営業の質向上が期待できる点も、営業効率化が求められる理由のひとつです。

売上の増加のため

一般的に売上は「顧客数×客単価」で計算され、売上向上のためには顧客数か客単価を増やさなければなりません。無駄な業務を削減することで、対応顧客数やアプローチ数を増やせるため、受注につながる機会も増えます。

既存顧客のアフターフォローに時間をあてられることで、利用継続率の向上や、アップセル・クロスセルの機会も増やせるでしょう。前述のように、営業の質を向上させられることでも、売上向上が見込めます。

担当者の負担軽減のため

営業担当者が、顧客の受注に関わるすべての業務を担当している場合、商談だけでなく書類作成などの事務作業やアフターフォローなど、業務範囲が広く負担が大きいです。疲労やストレスが蓄積することで、モチベーションの低下や、最悪の場合は離職につながりかねません。

 

営業効率化によって、営業担当者個人の負担を軽減できれば、身体的にも精神的にも余裕を持った状態で営業活動に臨めます。

営業の効率化を進める流れ

急に営業効率化しようと思っても、何から始めるべきかわからないという人も多いでしょう。営業効率化は、手順を踏みながら進めていくことが重要です。ここでは、営業効率化を進める流れをご紹介します。

1. 現状の業務を把握する

まずは、現状の営業活動における業務を把握します。どのような業務が行われているのかを洗い出し、業務ごとにどれだけ時間がかかっているのか、どのような点に苦労しているかを確認しましょう。

営業メンバー複数人にヒアリングすることで、チームとして改善すべきポイントが見えてきます。売上に直結しない業務に多くの時間を割いている場合は、特に改善が必要です。

2. 業務に優先順位をつける

営業活動内での業務が把握できたら、改善の優先順位をつけましょう。何もかも一気に進めようとすると、改善のために営業活動に手が回らないという事態になりかねません。

営業活動を効率化するため、「改善すべき業務」「改善が必要ない業務」「改善ができない業務」に分類し、改善すべき業務はさらに「すぐ実行すべきこと」「時間をかけるべきこと」に分け、優先順位をつけてください。

3. アクションプランの策定

改善すべき営業の業務がわかったら、具体的なアクションプランを立てます。業務ごとに改善の担当者を決め、いつまでに何をするかも決めてください。改善の取り組みが始まったら、定期的にミーティングを開催して進捗状況を確認することも重要です。

4. 業務を効率化する方法を検討する

アクションプランと同時に、社内だけで完結できない改善について、外部委託やITツールの利用などを検討します。例えば、提案書の作成やテレアポを外部委託する、商談管理や顧客管理などでCRMやSFAを利用するなどが考えられるでしょう。

導入の前には、なぜ導入するのか、どのような効果が見込めるのかを営業メンバーに納得してもらうとともに、トライアル期間などを利用して、実際の操作性を確かめることをおすすめします。

営業を効率化するための方法

営業を効率化する方法は、ちょっとした工夫ですぐにできるものから、ITツールの導入までさまざまです。ここでは、具体的な営業効率化の方法をご紹介します。

営業活動の標準化

担当者によって営業活動の内容がまったく違うようでは非効率であり、成績のばらつきにもつながります。標準的な営業プロセスを策定し、マニュアルを作ることで、営業チームとして効率的な活動ができるようになるでしょう。

マニュアルがあれば、引き継ぎや新人育成などでも活用できます。マニュアルは一度作って終わりではなく、定期的に振り返ってブラッシュアップすることが重要です。

 

営業プロセスとは？営業活動を可視化して組織の営業力を強化

情報やノウハウを共有

プレゼンの手法やヒアリングの方法といった営業に関する情報やノウハウを共有することも、効率化のひとつの方法です。営業は単独で進める業務が多く、属人化しやすい職種であり、情報やノウハウの共有ができていないケースが多々あります。

情報やノウハウの共有を促すとともに、ミーティングやツールの利用など、共有を行う環境や仕組みを作ることも大切です。

 

情報共有が重要！ 営業チーム内での案件共有を効率的に行うためには

インサイドセールスの導入

インサイドセールスは、メールや電話、インターネットなどを利用して顧客とコミュニケーションをとる内勤営業のことを指します。

インサイドセールスを導入する企業は、見込客へのテレアポからヒアリング、商談設定までをインサイドセールスが行い、訪問や商談、受注、アフターフォローはフィールドセールス（外勤営業）が行う分業型を採用することが多いです。営業活動を段階で分けることで業務の分担ができ、それぞれの業務に集中できるでしょう。

営業資料の改善

営業資料を改善し、最適化することも営業効率化の方法のひとつです。営業資料は、顧客に渡すパンフレットや提案資料だけではなく、WebサイトのコンテンツやFAQ、ダウンロード資料なども含みます。

こういった資料の内容が充実することで、顧客自身が「必要な商品・サービスか」を見極めることができ、興味関心の高い見込客を絞り込むことにつながるでしょう。成約率の低い顧客からの問い合わせを防ぐことにも役立ちます。

 

既存の資料が最新の情報になっているか、わかりにくい箇所はないか、問い合わせへの導線は適切かなどを確認してください。

顧客情報・商談情報を一元化する

顧客情報や商談情報が管理できていないと、担当者の異動や離職で情報が失われたり、対応が属人化したりといったデメリットがあります。一元管理できていれば、担当者が誰であっても均質な対応ができるでしょう。

顧客や商談をプロセスごとに管理できていれば、優先順位をつけたり、適切な資料を用意したりすることも可能です。履歴を振り返り、営業活動の課題の抽出や改善も容易になります。

営業効率化にはSFAを活用しよう

営業を効率化するために時間を割かれてしまうのは本末転倒。時間や手間をかけずに営業効率化を図るなら、SFAの活用がおすすめです。

SFAは営業活動を効率化し、売上の向上を支援するツールで、下記のような機能が備わっています。

 

＜SFAの標準的な機能＞

・営業活動分析

・顧客管理

・営業日報

・商談管理

・スケジュール管理

 

商談管理や顧客管理の自動化ができ、営業効率化には欠かせません。営業効率化を目指すのであれば、ぜひSFAの利用を検討してください。

 

SFA（営業支援システム）の機能をご紹介！SFAに何ができるのか徹底解説

ツールも活用して営業効率化を目指そう

営業効率化は、売上の向上のためだけでなく、営業担当社のモチベーションの維持・向上のためにも重要です。既存の営業活動を見直し、業務の外部委託やSFAなどのITツールも活用して、営業効率化を目指してください。

 

営業の効率化のためには、SFAやCRMの活用がおすすめです。「GENIEE SFA/CRM」は、営業活動に必要な機能を厳選して絞り込むことで、使いやすさを追及しました。シンプルかつコストパフォーマンスが高く、多くの企業様からご好評いただいているサービスです。

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