テレワークで起こり得る課題とその解決方法～営業部門で課題が深刻化している？～

更新日：2024.05.15　/　営業ノウハウ

近年、働き方が多様化しており、テレワークなどの新たな働き方を導入する企業も増えてきました。しかしそれに伴い、テレワークならではの課題に悩む企業も少なくありません。

たとえば、社員同士が顔を合わせる機会が減ったことによるコミュニケーション不足や、セキュリティ面での問題などです。

また、これらのような課題は、特に営業部門において浮き彫りになりやすいとされています。テレワークのような新しい働き方を導入するには、さまざまな課題を解決しなくてはいけないのです。

本記事では、テレワークで営業部門に起こり得る課題と、その解決方法についてご紹介します。

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今後も続く「テレワーク」

テレワークで起こり得る課題とは？

2020年はビジネススタイルにおいて、大きな変化がありました。新型コロナウイルスの感染拡大において、テレワークが多くの企業に導入されたのです。2020年現在、ウイルスはまだ猛威をふるっており、今後もテレワークは続くと予想されています。

また、たとえウイルスが終息したとしても、働き方改革の一手として導入し続ける企業は多いと考えられます。

時代はアフターコロナへ

アフターコロナとは、ワクチンや対策により、感染症をある程度コントロールできるようになった状態とされています。このような状態に今後は移行すると考えられており、ビジネスが新たな常識や流れに変わることを余儀なくされています。

テレワークもその中の一つです。今までもテレワークという働き方はありました。しかし導入はまだ一部の業種、企業のみで、全体的に少ない水準でした。

そんな中、2020年になっていきなり情勢が変わり、慌てて導入したという企業は多いのではないでしょうか。

そんな状態ではしっかりとした体制が整っておらず、課題が浮き彫りになることも考えられます。次の項からは、テレワークによって起こり得る課題について詳しくご紹介します。

テレワークで起こり得る課題とは？

働き方改革の一環として、テレワークを導入する企業が増えてきました。

時間や場所に関係なく働けるテレワークは、多くの企業で注目されています。しかし、従来の働き方と異なることも多く、課題に直面している企業も多いのではないでしょうか。

ここでは、テレワークによって起こり得る課題についてご紹介します。

コミュニケーションが難しい

総務省が行った「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」によれば、テレワークの導入を検討している企業の約25％が、「社員同士のコミュニケーション」を不安視しているとしています。

従来のように対面でコミュニケーションが取れないテレワークは、コミュニケーション不足になることが考えられるのです。

これにより以下のような問題が発生することが考えられます。

・部下のマネジメントがしにくい

オフィスで働く場合、部下は上司の目の届くところにいることが多いです。すると目標の設定やコミュニケーションがしやすいですが、テレワークではそうはいきません。

離れた場所にいるためすぐにアドバイスもできず、組織の一体感も持たせることも難しいでしょう。

・必要な情報が共有されにくい

仕事を遅延なく進めるうえで、正確な情報を迅速に共有するというのはとても大切なことです。しかしオフィスでは口頭で済む連絡も、テレワークでは一人ひとりに伝える必要があります。そのため適切なツールが導入されていない場合、リアルタイムで情報を共有することは難しいでしょう。

それにより仕事が遅滞するということも考えられます。

・チームワークが悪くなる可能性がある

テレワークをする社員が増えるということは、社員同士が顔を合わせる機会が減ってしまうということです。これによりコミュニケーションを取る機会が減り、チームワークが悪くなってしまう可能性があります。

これらを起こさないようにするには、課題解決に向けた取り組みを行う必要があります。

出典：総務省「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」

課題解決のヒント

コミュニケーション不足を解消し、情報を共有するにはこまめな連絡が必要です。

定期的にミーティングを開いてコミュニケーションを図りましょう。「毎週◯曜日の××時」のように、あらかじめ決まった日程でミーティングを開くことがおすすめです。

実際に会話をすることで、相手とコミュニケーションとり、離れた場所にいても社員同士の一体感を保つことができます。ビデオ会議などは、オンライン上で顔を合わせながらミーティングができるので、対面に劣らないコミュニケーションがとれるでしょう。

業務効率の悪化

コミュニケーションが取りにくく、情報共有がしにくいということは、業務効率の悪化にもつながります。正しい情報が迅速に共有できないと、社内全体の業務が滞ってしまうのです。

また、対面だとすぐに渡せる書類も、テレワークだと時間がかかってしまうことが多いです。

これまで紙ベースで契約や決裁作業が行われていた場合、押印をするためだけに出社するという状況もあるかもしれません。これらにより、決裁承認が遅延することから、業務が停滞してしまうことも考えられます。

課題解決のヒント

これらの課題を解決するためには、ITツールをうまく活用していくことが重要です。

たとえば、これまで紙ベースで業務を行っていた場合、申請や承認などのワークフローを電子化することで解決できるでしょう。

また、情報共有に関してはCRMやSFAなどの、営業支援ツールなどを利用するのもおすすめです。

以下のコラムでは、SFAに関して詳しく解説しています。

そもそもSFAとは何か？基本から徹底解説

セキュリティ対策

テレワークを導入するうえで課題となりやすいのが、セキュリティ面です。テレワークではセキュリティ対策が整っている社内ではなく、社外で作業を行います。そのため、以下のようなセキュリティリスクが考えられます。

・不正侵入のリスク

自宅でテレワークを行う場合は、家庭用のネットワークを使う方が多いでしょう。

もし家庭用のネットワークにセキュリティ上の不備があった場合、不正侵入や不正サイトへの誘導、マルウェア感染などのリスクが考えられます。

また、セキュリティ対策が十分でない個人端末を使用することにより、さらにリスクが高まります。そのほかには、家族や知人に業務内容見られることによる情報漏洩も考えられるでしょう。

・紛失のリスク

テレワークを実施する際、パソコンやUSBメモリなどの機器を社外に持ち出すことも多くなってきます。しかし、持ち出すことによって、紛失や盗難によるリスクが高まります。

課題解決のヒント

セキュリティによるリスクを回避するためには、それぞれ対策をとる必要があります。

・マルウェア対策

まずはテレワークを行う社員に対して、情報セキュリティ対策の認識を確実なものにする必要があります。そのため、定期的にセキュリティに関する教育や啓発活動を実施しましょう。また、実際にセキュリティ事故が発生した際、迅速に対応できるような体制を整える必要があります。

また貸与する端末には、ウイルス対策用のソフトをインストールしておきましょう。その後、常に最新のバージョンが適用されているか確認しましょう。

さらに、個人端末を利用する場合は、必要なセキュリティ対策が施されているかを確認する必要があります。

・不正アクセス対策

リモートで社内システムにアクセスする場合は、システム管理者が指定した方法のみを用いましょう。アクセス用のパスワードは使い回しを避けることが重要です。

場合によっては、情報資産のアクセス制限設定を行います。

さらに家庭用ネットワークを利用する際には、ルーターのパスワード設定を確認するようにしましょう。パスワードが初期設定になっている場合は変更の必要があります。

・紛失・盗難に対する対策

パソコンやUSBなど、貸与する端末の所在や利用者などの管理を徹底しましょう。また、端末には多要素認証の設定や暗号化を施すようにしてください。

人事評価が難しい

テレワークは、人事評価が難しいという面があります。勤務の様子が見えなくなるため、評価がしづらくなるという課題があります。評価制度が明確化されていない場合、メンバー間で不公平感が募ってしまう可能性があるのです。

特に勤務態度が高く評価されていたメンバーは、納得がいく評価をされなくなる可能性も考えましょう。会社が現場の勤務であれば、上司が直接部下の様子をチェックできます。

勤務態度はもちろん、仕事取り組み方や成果などで人事評価が可能です。

しかしテレワークではこのように、仕事ぶりを直接見ることはできません。またコミュニケーションも減るため、部下の態度を判断しづらくなるでしょう。

課題解決のヒント

テレワークにおける人事評価の課題を解決するには、以下のような方法が考えられます。

・評価制度を見直す

テレワークにおける人事評価制度は、目標管理制度を使うのがおすすめです。目標管理制度は、社員が自ら目標を設定し、達成度によって評価するという成果主義の方法です。

この方法であれば評価基準が明確化するため、誰の目で見ても分かりやすい評価ができるでしょう。

また、目標管理制度を導入する場合は、評価項目を定めると効果的です。目に見えやすい成果のみではなく、業務スピードやレスポンスの早さなどテレワークに合わせた項目を設定するといいでしょう。

・積極的なコミュニケーション

テレワークにおいて人事評価を正確に行うには、積極的なコミュニケーションを取ることが大切です。たとえば、その日の業務予定や、業務終了後のアウトプット報告などを行うような仕組み作りを行います。

メールや電話はもちろん、チャットツールや通話アプリなどを導入することにより、コミュニケーションの活性化が期待できます。

このように、密なコミュニケーションを取ることにより、社員がどんな仕事をしているのか分かりやすくなります。そのため、評価がしやすくなるでしょう。

営業部門はテレワークの課題が浮き彫りになりやすい？

テレワークに関する課題は全社で起きるものもありますが、特に営業部門で課題が浮き彫りになりやすいとされています。

一般的に、日本における営業活動は対面で行われてきました。しかし、テレワーク下ではこのような従来の営業活動が困難であるため、課題が浮き彫りになってしまいます。

では、具体的にどんな課題が出てきやすいのか、次章で詳しくご紹介します。

テレワークが導入されることにより、対面で行われることが一般的であった営業活動も変化をしなくてはいけなくなりました。しかし、それに合わせてさまざまな課題も浮き彫りになっています。

具体的には、以下のような課題が考えられます。

売上の減少

テレワークが導入されることによってまず考えられるのが、売上の減少です。

その一因として、これまで対面で行われてきた営業活動そのものが減少することが考えられるからです。

また、対面の営業よりも、オンライン商談の方が難易度が高く営業テクニックが必要だといわれています。

課題解決のヒント

売上減少の課題を解決するには、まずオンライン商談の環境を整えることが重要です。オンライン商談は対面時よりも難易度が高いといわれていますが、もちろんメリットもあります。移動時間が削減できるので、その時間を使ってプレゼン資料に力を入れたり、商談の回数や時間を増やしたりできます。削減できた分の時間を有効活用して、商談の準備に力を入れましょう。

また、オンライン商談のコツなどを紹介するセミナーなどに、営業メンバーを参加させることもおすすめです。オンライン商談で効果的な話し方、話の進め方等を営業メンバーがインプットし、万全の状態で挑めるようにバックアップすることは、課題解決の一歩となるでしょう。

モチベーションの低下

営業メンバーのモチベーション低下も、課題の一つとして挙げられています。

テレワークは営業チーム内で、お互いの活動が見えづらくなります。そのため、「少し手を抜いてもバレないだろう…」と、ついサボってしまうメンバーも出てくる可能性があるでしょう。お互いの営業活動が見えづらい、周りの目がないテレワークでは、メンバーのモチベーション維持が重要な課題とされています。

また、「頑張っても評価されない」と感じ、モチベーション低下につながるという課題も考えられます。テレワークでは、どうしても「結果主義」の評価になりがちです。今まで、勤務態度が評価されていたメンバーは満足のいく評価されず、結果的にモチベーションの低下につながることが懸念されます。

課題解決のヒント

テレワークを導入する前に、社員にはテレワークでの働き方やルールの周知を図りましょう。今までと異なる働き方をする社員の不安を取り除くことにより、モチベーションの低下という課題を解決できます。

また、いつもより細かな目標を設け、短いスパンでPDCAを回すのもおすすめです。PDCAとは、「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「Check（評価）」、「Action（改善）」を示す言葉で、計画から改善までを一つのサイクルで表します。これを短いスパンで回し、常に「あともう少しで目標達成できる」という状態をキープすることで、モチベーション低下を防ぐことができるでしょう。

また、それに対する評価もしっかりと行うことが重要です。一般的には、既存の評価制度を適用することが多いでしょう。ただし、テレワークに合わせた評価制度がない場合は、制度を見直すことも検討する必要があるのです。テレワーク利用者も通常の従業員と同様に、公正な評価をすることが大切です。公正な評価となるためには、評価基準について管理者と従業員、双方が確認し合うことがおすすめです。

人材育成の遅れ

これまで営業活動は、対面営業が主流でした。対面での営業教育・営業同行をすることで、新人の社員を教育することができたのです。

しかしテレワークになると、このような教育方法ができないため、人材育成が遅れるという課題が出てきます。

課題解決のヒント

テレワーク下において主流となるのがオンライン商談です。オンライン商談はツールなどを用いて行われますが、多くのツールには録音・録画機能が搭載されています。

この機能を使うことにより、商談の振り返りを行いながら人材育成も平行して行うことができるのです。

また商談の様子を録画することで、これまで属人化しがちだった営業活動を可視化できるようになります。ナレッジを蓄積・共有できるので、新人教育はもちろん、スキルアップを考えている他の社員への見本にもなるでしょう。

営業活動のブラックボックス化

営業活動は担当者による属人化が起こりやすいとされています。さらにテレワークになると、個人が自宅や外出先で作業を行うため、オフィスのように気軽にコミュニケーションが取れません。このためどのメンバーがどのような営業活動を行なっているかが見えなくなりがちです。

情報共有ができていないと、引き継ぎがしにくい、アドバイスがしにくい、クロージング漏れなどのミスにも気づきにくいなどのブラックボックス化が起こりやすくなってしまうのです。

課題解決のヒント

営業活動のブラックボックス化を防ぐには、営業活動に関する情報をリアルタイムで共有できる仕組みをつくることが重要です。

これにはチャットツールやオンラインミーティングなどをこまめに行い、常に社員同士が情報共有できるようにしておきましょう。

またSFA/CRMなどのツールを使うのも効果的です。SFA/CRMツールは営業支援ツールとも呼ばれており、より効率的に営業活動の入力や共有ができます。

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たとえば「商談管理ビュー」では、商談を一覧化でき、進捗を可視化できます。スケジュール変更などがあっても、ドラッグ&ドロップですぐに変更可能です。そのため最新の情報を社員間で常に共有ができます。

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テレワークで起こり得る課題は解決できる！

テレワークは、まだまだ新しい働き方です。そのため、さまざまな新たな課題が発生する可能性がありますが、その中には上記でご紹介したように解決できることもあります。

特に多くの問題は、以下の2点で解決できるでしょう。

ITツールをうまく活用する

テレワークにおいては、コミュニケーション不足からくる連携不足や情報共有不足が課題となりがちです。これらを解決するためには、ITツールをうまく活用することがおすすめです。

たとえば、コミュニケーション不足が課題であれば、気軽に連絡を取れるチャットツールやオンライン会議ツールがあれば、不足を補えます。

情報共有不足や連携不足からくる売上の減少やモチベーションの低下などは、情報共有ツールを導入しましょう。社員がリアルタイムに最新の情報にアクセスできれば、社員同士の情報格差がなくなります。

また、売上の減少などには、オンライン商談の環境を整えることで解決に向かうでしょう。

このように、課題に合わせてITツールをうまく活用できれば、解決に導くことができます。

リーダーがしっかりとマネジメントを行う

リモートワークでは社員同士が実際に顔を合わせないため、上司が部下の管理をしにくい状況にあります。その状況においていつもと同じマネジメント方法をしていると、正しい指導や管理、評価ができない可能性があります。

そのため、上司やリーダーは、リモートワークに適したマネジメントを行いましょう。たとえば、上記で紹介したように、物理的に管理するのではく、仕事の成果で管理・評価するなどです。仕事の成果を基準にすることにより、部下にどの点を指導・支援すればいいかが分かりやすくなりますし、達成基準をクリアできるような具体的な支援も行えるようになるでしょう。

また、チャットツールなどを使えば、部下から相談を受けやすくなります。

このように、まずは上司やリーダー体制を整えることにより、社員が安心して働ける環境を作り出せるのです。

テレワークをうまく実施できれば、企業の大幅な生産性向上にもつながります。そのため、

工夫しながら実施していきましょう。