2020.10.19 / 営業ノウハウ 

テレワーク下で成果をあげる営業活動を行うには?方法・ポイントをご紹介!

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2020年、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、仕事の方法も様変わりしました。

その内の一つが、テレワークが浸透したことです。営業職においてもインサイドセールスやテレワークなどを用いて業務を行う企業が増えてきました。

しかしテレワーク下における営業活動が通常の活動と違い、戸惑っている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、テレワーク下における営業活動の方法やポイントなどをご紹介します。

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テレワーク下で行う営業活動

テレワーク下で行う営業活動

新型コロナウイルスの影響で、2020年はテレワークが広く浸透し、業務スタイルが大きく変化したという方も多いのではないでしょうか。特に営業は、これまで対面が主流でしたが、密な空間を避ける必要があり、今までのような営業活動ができなくなりました。

しかし、新型コロナウイルスの感染拡大から、仕方がなくテレワークを導入しているという企業が多いかと思いますが、実はテレワークにはさまざまなメリットがあります。

ここでは、まずテレワークで営業活動を行うメリットをご紹介します。

 

コストの削減につながる

営業活動は対面で行われるのが一般的でした。そのため、顧客先などへ移動する空白の時間が発生します。

しかし、テレワークであれば移動時間を削減できる、つまり時間的コストを削減できるのです。その分、商談の時間や回数などを増やしたり、提案書のブラッシュアップをしたりなど、時間を効率的に使うことが可能となるでしょう。

さらに、社員がオフィスで作業をすることが減れば、光熱費や諸経費など、金銭的コストの削減にもつながります。

 

残業が減る

移動時間がなく生産性が向上すれば、これまで発生していた残業時間が減ることも期待できます。残業がなく、満員電車などでの移動が減れば、自分のための時間を持つこともでき、それだけストレスなどから解放されます。その結果、心身ともに健康になることも期待できるでしょう。

ワークライフバランスが改善することで、質の高い営業活動が行えるようになります。

 

広い範囲に訴求できる

テレワークは、広い範囲に訴求できるのもメリットの一つです。対面での営業活動の場合、移動時間などがあり、訴求できる範囲に限りがありました。しかし、テレワーク下でオンラインを活用した場合、顧客との距離は関係ありません。全国各地の企業に訴求できるようになります。 

このため、「営業所が遠いから営業をためらっている」「管轄外だから営業できない」などの障害がなくなります。営業部門や営業マンがどこにいても、同じように営業活動ができることがメリットといえるでしょう。

 

商談の振り返りがしやすい

オンライン商談ツールには、さまざまな機能が搭載されています。録画機能が搭載されていることも多く、効果的な振り返りが実現します。

録画した映像を見れば、「自分の商談はどうだったか」「一方的にしゃべっていないか」「顧客に分かりやすくプレゼンできたか」を客観的に分析できます。これらの商談を蓄積することにより、失注商談と受注商談はどう違ったのか、失注商談にはどんな問題があったのかなどの振り返りができます。

振り返りは自分だけ行うのはもちろん、上司や営業メンバーと行うのもおすすめです。商談を見ながら意見交換したり、勉強会をしたりなどさまざまな活用ができます。

 また商談に関する知識やノウハウなどのナレッジも共有できるので、チーム全体の営業品質の向上にもつながるでしょう。

 

テレワーク下で行う営業活動の懸念点

ただし、メリットもあれば懸念点もあります。テレワーク下では以下のような課題が出ることが予想されます。

 

対面による商談ができない

現代の日本において、商談といえば対面式が一般的でした。しかし2020年においては対面による会話がはばかられることから、なかなか成約が獲得できないことも考えられます。

Webなどを用いた商談で、いかに効果的な営業を行うのか、活動を見直す必要があるといえるでしょう。

 

テレアポやDMなどの成果が出にくい

テレワークが浸透した企業が増えているため、オフィスに社員そのものがいない企業も多くなってきました。テレアポやDMで営業活動を行っても、そもそも社員まで届かないという事態が発生しかねません。

このため、テレアポやDMによる新規顧客の獲得は、以前よりも難しくなったといえるでしょう。

 

ICT環境の整備が必要

これまでの業務と変わらないような営業活動をテレワークで行うためには、ICT環境の整備が必要です。ICT環境とは、一定のパソコン性能やシステム、アプリなどをテレワーク用に導入することとされています。

一から環境を整えようとするなら、ある程度の初期投資が必要になります。

特に、顧客情報を外部に持ち出せば、それだけ情報漏洩のリスクも高くなるでしょう。このため、新たなセキュリティシステムを導入したり、社内ルールを徹底したりなどの整備が必要になります。

 

営業活動がブラックボックス化する

営業活動は、ただでさえブラックボックス化しやすいとされています。顧客情報や案件管理などを個人の裁量に任せている企業も多いため、活動状況や進捗状況などの管理が属人化しやすいのです。

社内であればある程度口頭で状況を共有できていても、テレワーク下では共有がすぐに行えません。そのため、「誰が」「どの案件を担当しており」「進捗状況はどうなのか」が分かりにくい状態になってしまうでしょう。

また、ブラックボックス化により情報共有ができていないと、引き継ぎがしにくい、アドバイスがしにくいなどの課題が出てくる可能性があります。

 

労務管理の問題もある

営業活動がブラックボックス化すると、労務管理の問題も出てきます。特にテレワーカーは時間管理が難しく、管理面で課題に挙げられることも多いです。

社員が何時から何時まで働いたのかが分かりにくいため、生産性が上がっているのか下がっているのかを測ることが難しくなるでしょう。

テレワークは、ワークライフバランスの改善に役立つ方法とされていますが、目に見える成果を出さなければいけないことも多いです。そのことがプレッシャーになり、申告せずに長時間労働を行う社員が出る可能性があります。

 

テレワーク下で成果をあげる営業活動を行う方法・ポイント

テレワーク下で成果をあげる営業活動を行う方法・ポイント

本来であれば、新しい働き方は、時間をかけて浸透させます。しかし、2020年はいきなりテレワーク環境を整えなくてはいけない企業も増えたことでしょう。そのため、どのようなツールや方法を取り入れたらいいのか悩んでいる企業も多いといわれています。

ここでは、テレワーク下における営業活動の方法やポイントをご紹介します。

 

定期的にミーティングを開催する

効果的・効率的に営業活動をするには、情報共有が欠かせません。しかしテレワーク下においては、コミュニケーション不足や質の低下が考えられます。これを防ぐためには、チャットやメールでの連絡だけでなく、定期的なミーティングを開催するようにしましょう。

これは、チャットだけだと営業メンバーの様子が分かりにくいためです。やはり、直接言葉を交わした場合と比較すると情報量が異なります。さらにミーティングではメンバーの表情や声色なども分かります。そのため定期的にミーティングなど、会話して情報交換する機会を設けましょう。

オンラインであれば、環境さえ整っていれば場所を選ぶ必要がないため、メンバーの予定を合わせるだけでミーティングを開催することが可能となります。

 

目標設定を細かく行う

テレワーク下においては、目標設定を細かく行いましょう。テレワーク下でなくても、普段から目標設定を行うことが一般的だとは思いますが、より細かく設定するがおすすめです。

理由としては、営業メンバーのモチベーション低下を防ぐためです。テレワークはお互いの営業活動が見えにくいため、どうしてもだらけてしまったり、「この程度でいいか」と手を抜いてしまったりするメンバーが出てくる可能性があります。

しかし、細かく目標を設定し、PDCAをたくさん回すことで、「目標を達成しなきゃ」という意識をキープでき、モチベーションの低下を防ぐことができます。

 

評価制度を見直す

先述した通り、テレワーク下における営業活動は、メンバーの勤務姿勢が見えにくいというデメリットがあります。そのため、今までの評価制度で適切に評価できるか見直す必要があるでしょう。

導入を進めても、運用ルールが明確になっていなければ、社員間の不平等が生まれる可能性があります。また、責任の所在が不透明になることも考えられます。

場合によっては新たなガイドラインを策定することも必要でしょう。

 

ナレッジ共有の仕組みをつくる

営業活動は属人化しがちのため、ナレッジ共有がされていないことも多いです。しかし、それでは優秀な社員のスキルをいつまでも共有できません。また新人教育の際に、担当した個人のスキルや経験に偏ったものを教えることになってしまいます。

また、ナレッジが身についている社員と身につかない社員に分かれると、身につかない社員はいつまでも成績が上がりません。そのため、成績の上がらない社員の離職率が高まってしまう可能性があるのです。社員の離職は、採用・教育コストなど大きな損失につながってしまいます。 

ナレッジが共有できていれば、社内の営業力・情報格差がなくなります。営業活動の効率化、人材育成の遅延解消のためにも、しっかりと先輩社員のノウハウを共有できる仕組みをつくることが大切です。ナレッジを共有することによって、営業品質の均一化が図れるでしょう。

 

情報共有できる仕組みを作る

お互いの営業活動が見えにくくなるということは、情報を正しく共有できにくくなるということです。そのため、情報を迅速に正しく共有できる仕組みをつくる必要があります。情報共有ができていないと、引き継ぎミスや適切なアプローチができない恐れがあるためです。

コミュニケーションツールは、チャットなどを利用すれば簡単にリアルタイムで相手と連絡が取れます。チャットでは文章だけでなくデータも送れるので情報共有がスムーズになるでしょう。

また、営業活動全体の情報共有を行うにはツールを利用するのもおすすめです。

では具体的にどういった方法で情報共有をすればいいのか、次章で詳しくご紹介します。

 

営業で情報共有を行うには?

テレワークでは、いつも以上にコミュニケーションを取ることが求められます。対面での情報共有が難しくなるため、案件の進捗状況が可視化できる仕組みづくりは不可欠とされています。情報共有を丁寧に行うことにより、営業進捗も分かりやすくなるでしょう。

効率的に情報共有を行うには、ツールを使用するのがおすすめです。ここでは、おすすめの情報共有方法をご紹介します。

 

Excel(エクセル)を活用する

Excelは、多くのパソコンに搭載されています。そのため、使用方法を一から営業メンバーに教える必要がないという特徴があります。ここでは、Excelの活用方法やメリット、注意点などをご紹介します。

 

Excel(エクセル)のメリット

Excelのメリットは、多くの企業に搭載されているので初期導入費用が不要なことが挙げられます。また、多くの人が利用したことがあるため、使用方法を一から教育する必要がありません。

導入コストがかからず、誰でも使いやすい点がExcelのメリットといえるでしょう。

 

Excel(エクセル)を使う際の注意点

Excelは手軽に利用を始められることがメリットですが、以下のような注意点も多くあります。

・クラウドのように共有できない
Excelはクラウドサービスのようにリアルタイムに情報共有ができるわけではありません。そのため、Excelシートに記載した情報をテレワーク下で共有するには、チャットやメールなどで、営業メンバーに都度共有する必要があります。

共有を忘れると、その情報が更新されないままになってしまいます。そのため、最新の情報でないと気づかずに利用してしまうといったミスもあるでしょう。 

・動作が重くなる
Excelは件数が増えるとデータが重くなり、うまく動作しなくなる恐れがあります。そのため、大量のデータを管理したり、活用したりすることはおすすめできません。 

・複数人で作業できない
Excelのシートは、複数人で一度に作業できません。そのためテレワークでは、誰かが更新して送ってきたものをまた更新して、チーム全員に送って共有するなどの手間が発生してしまいます。

誰かが作業をしている間は他の人が作業できないため、作業効率が著しく低下します。

 

スプレッドシートを活用する

比較的簡単に取り入れられるのが、無料で利用できるGoogleスプレッドシートです。

Googleスプレッドシートは、Excelと違いクラウド上で管理や編集が可能なため、テレワークで離れた場所にいてもメンバー全体で情報を共有しやすくなります。

シートはメンバー全体で共有でき、リアルタイムで更新が反映されます。

 

スプレッドシートのメリット

Googleスプレッドシートを利用するメリットは、まずコストがかからないことです。簡単に導入できることから、「とりあえず利用してみたい」というニーズに合います。

なるべくコストを抑えたい、共有する情報量がそこまで多くないという場合は、Googleスプレッドシートを使ってみてもいいでしょう。

 

スプレッドシートを使う際の注意点

Googleスプレッドシートでの情報共有には、デメリットも考えられます。

まずは、営業活動に最適化されていないことです。そのため、顧客管理方法として全員が使えるようになるには、ある程度のテンプレート化、入力ルール作りなどが必要で手間と時間がかかるでしょう。

また、顧客管理をスムーズに行うには、顧客情報と担当者のデータベースの連携などが必要とされます。しかし、スプレッドシートは営業活動に最適化されたツールではないので、それらの機能は付属していないことを頭に入れておきましょう。

さらに、Googleスプレッドシートはデータ量が増えると、動作が遅くなったり、シートが開けなくなったりする恐れがあります。本格的に営業活動で活用したいのであれば、Googleスプレッドシートはおすすめできません。

 

CRM/SFAシステムを活用する

2つ目はCRM/SFAシステムを活用する方法です。先術した通り、管理すべき情報が少ないのであれば、Googleスプレッドシートでも問題ないでしょう。しかし情報が増えるほど、スプレッドシートでの管理は煩雑になることが考えられます。

そこでおすすめなのが、顧客管理や営業活動に特化したツールのCRMとSFAです。

CRMとSFAはそれぞれ以下のような機能を備えています。

 

CRM

CRMとは、「Customer Relationship Management」の略称です。日本語だと、顧客管理や顧客関係管理などと訳され、顧客の氏名や年齢、属性などの基本的情報や、購買履歴や購入の指向など顧客情報を一元管理できます。

CRMがあれば、顧客情報を分析しやすくなることが期待できます。ツールなどがない場合、案件は営業担当者によって属人化しやすいものです。しかしCRMがあれば、顧客情報を一元管理できるので一度に情報共有ができます。

また設定によっては他部門との情報共有も可能です。たとえば、営業部門の情報をマーケティング部門などで活用できれば、新しいサービスをつくり出すのに役立つでしょう。

さらに顧客情報を可視化することにより、PDCAサイクルが回しやすくなることも考えられます。

 

SFA

SFAは「Sales Force Automation」の略称です。営業支援ツールと訳されることが多いです。

SFAは顧客リストや案件情報などの営業活動に関わる情報を共有できるツールです。メンバーの業務プロセスを「見える化」できるので、全体の動きを改善できます。

またテレワーク下で役立つ機能として、進捗管理機能があります。この機能を利用すれば、リード獲得から受注までの営業活動情報をつぶさに共有できます。

以下の記事では、SFAについて詳しくご紹介しています。ぜひ、こちらもあわせてご一読ください。

そもそもSFAとは何か?基本から徹底解説

 

どちらの機能をあわせ持つシステムも登場している

2つのツールは機能や役割に違いがありますが、どちらも営業活動において便利な機能が備わっています。そのため、どちらの機能もあわせ持ったツールも登場しています。

情報共有をより簡単にし、効率的な営業活動を行いたいなら、これらのツールを活用することもおすすめです。

 

おすすめツール「ちきゅう」

おすすめツール「ちきゅう」

ちきゅう」は、「経営者が選ぶ国産セールス&マーケティングプラットフォームNo.1」にも選ばれたこともあるCRM/SFAシステムです。

属人しがちな営業活動を、ツールによって可視化できます。ちきゅうには以下のような3つの特長があります。

 

シンプルなインターフェース

「ちきゅう」は誰でも使いやすいシンプルなインターフェースを採用しています。直感的に使うことができ、商談の進捗が確認しやすいのが特徴です。

 

最小限の入力作業でOK

「ちきゅう」上では、営業活動に必要なデータを一元管理できます。最小限の入力作業でOKなので、営業活動をより効率的に行えます。

 

「ちきゅう」が気になる方は、ぜひお気軽にご相談ください。資料請求なども受け付けております。

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まとめ

2020年に入り、テレワークといった従来とは異なる働き方が日本全国に広まりました。そのためこれまでの営業活動では、なかなか成果を出せないことも多いのではないでしょうか。

営業活動の生産性をアップさせるためには、テレワークならではの方法や工夫などが必要になります。まずは、顧客フォローや顧客情報、営業活動など、営業に必要な情報をオンライン化することが必要とされます。

そのためには、CRM/SFAシステムなどの導入を検討してみましょう。CRM/SFAシステムがあれば、リアルタイムに正しい情報をメンバーに共有できます。また、営業活動に特化したさまざまな機能も搭載されているので、より効率的に営業活動が行えます。

ちきゅう」は、企業の営業力を強化し、業績向上に貢献できるCRM/SFAシステムです。導入を検討される方は、資料請求なども受け付けておりますので、ぜひ一度お問い合わせください。

 

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