基幹システムとは？ERPや業務システムとの違い・導入メリットまで徹底解説

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基幹システムとは、企業の「ヒト」「モノ」「カネ」といった経営資源の管理を行い、基幹業務を効率化するためのシステムです。販売管理・在庫管理・会計・人事給与・生産管理など、企業活動の根幹を支えている業務のため、企業の運営には必要不可欠な存在です。

しかし、基幹システムとは言っても「ERP（企業資源計画）」「業務システム」など、ほかにも似通った概念を持つ仕組みは多数登場しています。そのため、基幹システムとは何か、基礎概要や種類などの違いについて把握しきれていない方も少なくありません。

この記事では、基幹システムとは何か、基礎概要から導入メリットや選ぶときのポイントを徹底解説します。ERPや業務システムとの違いについても解説しますので、あわせてご参照ください。

そもそも基幹システムとは？

基幹システムとは、企業内にある「ヒト」「モノ」「カネ」などの基幹業務を行えるシステムを指します。企業が成長していくうえで「基幹システム」は必要不可欠とされており、近年では多くの企業が導入を進めているのも事実です。

ここでは、「そもそも基幹システムとは何か」と気になる方へ向けて、基本的な概要からその内容・種類について解説します。

基幹システムの基礎概要

基幹システムとは、財務・人事・生産・販売など、企業を経営するうえで必要不可欠な業務をサポートするシステムを指します。特定のソフトウェア等を指す言葉ではなく、「生産管理」「在庫管理」「販売管理」「在庫管理」など、企業のコア業務に掛かる業務で利用されるのが基幹システムです。

システムエラーなどの問題でシステムがダウンしてしまうと、業務を遂行できなくなるほど事業の根幹に関わるため、「基幹システム」と呼ばれています。

令和6年には、江崎グリコ株式会社が新旧の基幹システムを切り替えた際にトラブルが発生し、1ヶ月以上も冷蔵品の出荷業務がストップしている事例があります。

万が一のトラブルが発生してしまうと、企業へ大ダメージを与えてしまうのも事実です。しかし、基幹システムは企業が成長すればするほど、業務の効率化を実現するうえで必要不可欠な存在と言えます。

基幹システムの種類について

基幹システムとは、企業の基幹業務を効率化して一元管理するためのシステムです。基幹業務は企業活動においてもっとも重要な業務であり、主に以下の6つに分類されたシステムがあります。

上記の基幹システムをそれぞれ導入することで、幅広い業務を効率化でき、生産性の向上・コスト削減・意思決定の迅速化などを実現できます。

勤怠管理システムは後述する「業務システム」とも混同されていますが、昨今では「客観的労働時間の可視化」などが法令で義務付けられた背景もあり、基幹システムのひとつとして数えられます。

基幹システムとERPや業務システムとの違いとは？

基幹システムとは、企業経営においてコア業務を管理・効率化するためのシステムです。とはいえ、ほかにも「ERP（企業資源計画）」や「業務システム」など、作業を効率化する仕組みは多数登場しています。

ここでは、基幹システムとERPや業務システムとの違いについて解説します。

ERPとの違いについて

ERPとは、人材・設備・資材・情報などを統合的に管理し、企業経営を効率化する手法で、基幹システムのひとつとも言えます。基幹システムとは違って、ERPは「複数の基幹システムをパッケージ化」しているのが特徴です。

たとえば、受発注や生産、在庫や販売管理を柔軟に連携することで「商品の仕入れから在庫数の把握・買掛金の計上」などのやり取りも自動化できます。

従来では販売管理や在庫管理、会計などが別管理となっており、それぞれを更新する手間がかかりました。ERPなら、複数の基幹システムを管理・横断的に連携できるため、統合データベースを実現できます。

ERPはデータのやり取りや報連相等の手間を大幅に削減できるのが魅力です。

業務システムとの違いついて

業務システムとは、基幹システムとは違って「通常業務」を効率化するためのITツールを指します。たとえば、営業支援（SFA）や顧客管理（CRM）などが当てはまります。

営業支援ツールでは、顧客先の情報を一元管理・訪問先のタスク管理・日報作成・商談進捗など、営業部における幅広い業務の効率化が可能です。しかし、営業支援ツールを活用しなくても、営業活動自体は行えます。

このように、万が一業務システムがストップしても、企業運営そのものには大きなダメージを与えないのが業務システムと基幹システムの違いです。

とはいえ、業務システムを使わずに業務を行うのは大きな負担です。復旧が遅れてしまうと担当部門には大きな負担が掛かり、効率的な活動が難しくなってしまうなど「必須ではないが業務の効率化・進行には欠かせない存在」とも言えます。

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情報系システムとの違いについて

情報系システムとは、基幹システムとは違って「社内外のコミュニケーションを円滑化」するためのITツールを指します。業務進捗やグループウェアなど、テレワークを始めとした幅広いシーンで欠かせないシステムです。

情報系システムの代表例としては、「SlackやChatwork」のようなコミュニケーションツールが挙げられます。情報系システムがストップすると、社内の密な連絡が取りづらくなり、業務進捗の把握やタスク管理を行いにくくなってしまいます。

しかし、電話等を始めとした代替手段も多いため直ちに業務が停止してしまうほど大きな影響は与えません。

基幹システムの4つの導入メリット

基幹システムとは、企業の経営に欠かせない業務を遂行するためのシステムです。基幹システムを導入すれば、以下のようなメリットを得られます。

ここでは、基幹システムを導入する4つのメリットについて解説します。

業務効率化による生産性の向上

基幹システムを導入すれば、業務効率を大幅にアップして、生産性を向上させられるのがメリットです。基幹業務そのものの作業スピードを上げられるため、従来よりもスピーディに業務を終わらせられます。

業務の効率化によって、浮いた人手をさらに生産性のある業務へ注力しやすくなるため、企業の成長戦略に繋げやすくなるのもメリットです。

業務標準化による属人化の解消

基幹システムを導入すれば、業務を標準化できるのもメリットです。従来では、担当者ごとに作業手順や進行方向が異なっており、人によって業務内容にバラつきが見られる事例も少なくありませんでした。

また、「業務を遂行できる」「ノウハウが属人化している」など、特定の社員に依存した企業運営になっているのも珍しくありません。

そこで基幹システムを導入すれば、業務内容を標準化できます。システム上で標準の手順が明確になり、全社員が同じ基準で作業できるようになるため、業務に関するノウハウが属人化するリスクを抑えられます。

業務の標準化・属人化の解消により、業務の引き継ぎもスムーズに行えるのもメリットです。

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データの可視化と意思決定スピードの向上

基幹システムを導入すれば、さまざまなやり取りがデータとして蓄積され、意思決定のスピード向上に貢献できるのもメリットです。

たとえば、受発注管理システムや在庫管理システムなどを活用すると、「どのような時期に◯◯の製品が売れている」「意外と◯◯の購買ニーズがある」といったデータの蓄積を行えます。

細かいやり取りすべてをデータとして蓄積すれば、今まで気付けていなかった情報を掘り出せるのが魅力です。各データを可視化することで、データに基づく意思決定や経営戦略を打ち出しやすくなるメリットもあります。

感覚による経営判断ではなく、データの裏付けに基づいたデータドリブンな経営を実現しやすいのが特長です。

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コンプライアンス強化によるリスク軽減

基幹システムを導入することで、データの整合性やセキュリティを向上し、法令遵守を徹底しやすいのがメリットです。

エクセルなど誰でもアクセスできるような環境でデータを管理していると、ふとしたときの情報漏洩や、社内の不正行為などに気付きにくくなってしまうかもしれません。

基幹システムを導入すれば、情報のアクセス制限や監査ログの記録など、細部にわたるまでデータのやり取りを監視できます。不正行為を防止しやすく、コンプライアンスを強化して大きなトラブルを招くリスクを低減できるのもメリットです。

また、2019年には「客観的な記録による労働時間の把握」が義務化されました。ICカードを用いた勤怠管理システムで客観的な労働時間の記録など、基幹システムを用いることでさまざまな法令を遵守しやすくなります。
出典元：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」

基幹システムの構築方法と流れ

基幹システムとは、企業のコア業務を効率化するのに長けたツールです。基幹業務の効率化には欠かせない一方で、万が一のトラブルがあると、会社全体の業務がストップしてしまうリスクもあります。

なかには、「そもそも十分活用されずに導入効果が得られなかった」という事例があるのも事実です。そのため、基幹システムを構築するときは、以下のステップにならって適切な手順のもと導入を進めることが大切です。

ここでは、基幹システムを構築する方法から、運用開始までの流れについて解説します。

企画／RFPの作成

基幹システムを構築するときは、はじめに「企業の課題や目的を明確にするための企画」が重要です。この段階で、現状の業務フローや組織のニーズを把握しなければ、最適なシステム要件を定義することはできません。

企画段階では、「組織のどの部門がシステム導入に関わるのか」「主要な業務プロセスは何か」「どのフローが効率化されるのか」「将来の成長戦略を踏まえて拡張性は必要か」などの事項を考慮します。

上記のポイントを踏まえたうえで、求められるシステム要件を反映した「提案依頼書（RFP：Request For Proposal）」を作成します。基幹システムに求めている機能や特性、目的や制約条件をしっかりと記載することが大切です。

たとえば、生産管理システムを導入したい場合は、「生産計画をどう最適化するのか」「在庫管理の効率化も行えるのか」「品質管理の強化に繋がる要件」などを細かく記載します。

細部まで見極めた企画／RFPの作成によって、以下のメリットを得ることが可能です。

システムを内製する場合でも、細かい定義付けは欠かせないため、企画／RFPの作成は基幹システムの導入において非常に重要な取り組みです。

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導入システムの選定

RFPをもとに、どのような基幹システムを導入するか、自社にとって最適なツールを選定します。もっとも重要なポイントは、自社の業務プロセスに合っているかどうかです。

基幹システムには「クラウド型」「オンプレミス型」などの違いがあるほか、機能性やサポート体制の充実さもベンダーによって異なります。自社のITリソースに不安を覚えている場合は、サポート体制の充実さも導入システムの選定において重要なポイントです。

また、自社の規模やニーズにあわせて、柔軟にカスタマイズできるかも大切です。自社システムとの柔軟な連携が実現できる基幹システムであれば、データの転記作業などを効率化して、大幅な生産性アップが見込めます。

要件定義

ベンダーのサポート体制など導入予定の基幹システムを選定し終えたら、次は自社の業務フローに基づいて、より詳細な要件定義（要求定義）を行います。業務の流れや必要な機能を確定し、既存業務に置き換えられるよう細かく設定します。

たとえば販売管理システムでは、販売フローや顧客データの処理手順、入金チェックの自動化など、各処理手順や望んでいる自動化効果を明確にすることが大切です。なくても譲歩できる機能や、譲れない仕組みの優先順位付けを行い、自社が求めているニーズを深堀りします。

なお、要件定義では「クラウド」「オンプレミス」の違いによって、カスタマイズに対応できる範囲が異なる点に注意が必要です。「オンプレミス型」の基幹システムなら柔軟な拡張を実現できるため、自社のニーズにあわせて細かいカスタマイズを行えます。

一方で、「クラウド型」はオンプレミスに比べると拡張性が低くなってしまうものの、導入のしやすさやメンテナンス性、コスト面が安価などさまざまなメリットがあります。

求めている機能性によってはクラウド型の基幹システムでも十分なケースがあるため、要件定義の段階で今一度振り返ってみるのをおすすめします。

実装／開発とテスト

要件定義が終われば、実装／開発し、テストを実施します。開発段階では、設計仕様に基づいて各機能を作成し、並行してテストを進める形が一般的です。テストを通じて仕様通りに動作するか、バグがないかを入念にチェックしたうえで、業務を代替しても適切に稼働するか確認をします。

基幹システムがうまく働かないと、社員だけでなく取引先や顧客にも多大な迷惑を掛けてしまうため、動作の入念な確認は非常に大切です。

この際、自社システムとの連携力もチェックされます。柔軟な拡張ができるオンプレミス型でも、事前の想定とは違って技術的な問題からシステム連携を実現できないケースもあります。場合によっては、自社システムの刷新でさらなる追加コストが求められる事例もあります。

運用開始

基幹システムのテストが完了すれば、実際に運用を開始します。運用をスタートするときは、現場担当者へのトレーニングや操作マニュアルの配布など、時間や教育が求められます。

また、「問題なく動作すれば終わり」というものではなく、基幹システムの導入によってどのような効果を得られているのか効果検証も大切です。導入効果によってどの程度生産性を引き上げられたのか、データをうまく利活用できているのかチェックします。

その際は、定期的に現場担当者へ「運用を始めてから気付いた不具合」や「求められる新機能」がないかヒアリングするのもおすすめです。ニーズに応じて基幹システムを拡張すれば、さらなる業務の効率化を期待できます。

基幹システムは安定した稼働が大前提にあるため、定期的なチェックによるシステムメンテナンスも大切です。

基幹システムを選ぶ5つのポイント

基幹システムは自社業務のコアに欠かせないツールのため、近年多くの企業が導入を進めています。とはいえ、企業ごとにニーズは異なり、基幹システムに求めている仕組みも多様化しています。

基幹システムを選ぶときは、以下の5つに着目して比較検討することが大切です。ここでは、基幹システムを選ぶ5つのポイントを解説します。

自社の課題や利用用途に合っているか

基幹システムは、機能性や連携力、実現できる業務効率化などさまざまな違いがあります。そのため、基幹システムを選定するときは、自社の課題や目的に合致するか確認するのが重要です。

導入した基幹システムが自社のニーズに合致していないと、十分な効果を発揮できません。たとえば、製造業では生産管理機能を強化するためリードタイムの短縮や品質向上を目指しますが、保守をメインに扱うIT業では必要性の薄い機能です。

自社の業種や課題を振り返ったうえで、利用用途に合った基幹システムの選定をおすすめします。

セキュリティ

基幹システムには自社の機密情報を始めとして、顧客情報も含まれるためセキュリティ対策は必要不可欠です。万が一情報漏洩などのトラブルが発生してしまうと、企業としての責任問題に発展してしまいます。

場合によっては、信用低下による顧客離れだけでなく、賠償責任で大きなダメージを受けてしまうのも事実です。

基幹システムを導入するときは、適切なアクセス制限やデータの暗号化が可能かなど、情報漏洩や不正アクセスから保護する仕組みを重視するのをおすすめします。

外部からのサイバー攻撃だけでなく、社員ごとのアクセス権限を厳格に管理して顧客情報の不正利用を防ぐなど、内部の統制強化機能にも着目することが大切です。

必要な機能は揃っているか

基幹システムを選ぶときは、自社の業務を効率化するために必要な機能が揃っているか、あらためて確認するのをオススメします。一部の機能をカバーできずに別のシステムを追加導入する事態に陥ってしまえば、業務フローの複雑化や管理コストの手間が増大してしまうのも事実です。

基幹システムを導入するときは、それ単体で求めている機能を充実させられるかチェックするのをおすすめします。

導入サポート体制

基幹システムを選ぶときは、導入・運用サポートの体制も非常に大切です。基幹システムの導入前後では、万が一のトラブルで既存業務がストップしてしまわないよう、細心の注意を払って導入を進める必要があります。

そのとき、基幹システムの導入ノウハウが豊富なベンダーであれば、トラブルのリスクを最小限に抑えてシステムの置換を行えます。

また、万が一システムに不具合が生じたとき、迅速に解決できるかどうかも大切です。24時間対応のサポート窓口や、定期的なシステムメンテナンスのサービスがあるかどうかもあわせてチェックするのをおすすめします。

データ連携・カスタマイズ性

基幹システムを導入するときは、データの連携力やカスタマイズ性で比較検討するのもポイントです。今後も事業規模が増大していく見込みであれば、成長にあわせて機能を拡張できるカスタマイズ性は心強い味方となります。

企業の成長や変化に対応できる基幹システムでなければ、ある一定フェーズでリプレース（入れ替え）を検討しなければならない可能性も否定できません。手間やコストが増えてしまうため、自社の業務規模にあわせてカスタマイズ性・拡張性能をチェックすることが大切です。

また、データの連携機能にも着目するのをおすすめします。重要な機能が欠けているのに気付かず導入してしまうと、データ転記などでシステムを稼働させるのに手作業が増えてしまい、基幹システムを導入したメリットが薄れてしまうのも事実です。

データの連携によって、業務の効率化を大きく推進できるため、既存環境との連携力についてもしっかり確認するのをおすすめします。

まとめ

基幹システムとは、企業の根幹である業務を自動化・効率化できるツールです。「企業全体の業務効率化や標準化」「データの可視化による迅速な意思決定」「コンプライアンス強化によるリスク軽減」など、多くのメリットをもたらします。

そのため、DX化を目指している企業の多くが導入を進めているのも事実です。人手不足や業務効率に課題を抱えている場合は、この機会に基幹システムを導入して業務効率化の推進をおすすめします。

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