展示会お礼メールを売上につなげるには？

更新日：2024.04.01　/　営業ノウハウ　

企業にとって、いかにして顧客に自社のサービス・商品に興味を持ってもらい、購入につなげるかは重要な課題です。また、展示会は顧客を獲得する大きなチャンスとなり得ます。展示会で連絡先を交換した見込顧客は、成約につながるようにうまくフォローするとよいでしょう。その第一歩となるのが、お礼メールを送ることです。ここでは、展示会後のお礼メールを売上につなげるための書き方のポイントや例文を紹介します。

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展示会後にはお礼メールを送るべし

展示会で自社ブースを訪れた人は、有望なリード（見込顧客）となる可能性があります。まずはお礼メールを送り、良い関係を築く糸口にしましょう。ここでは、展示会のお礼メールを送ることで期待できる具体的な効果について説明します。

展示会での連絡先交換はナーチャリングの入り口

顧客を獲得する有効な手法として、リードナーチャリングが注目されています。リードとは見込顧客を指し、ナーチャリングは育てあげることです。つまり、リードナーチャリングとは見込顧客と良い関係を構築し、関心・興味を育てることで成約へとつなげることを意味します。ナーチャリングをするために、まずは見込み客を獲得しなければなりません。展示会で自社ブースを訪れた人と連絡先を交換することは、貴重な見込顧客を獲得することと同義です。成約へとつなげるため、獲得した連絡先を有効に活用してコンタクトをとるとよいでしょう。

お礼メールのメリット

お礼メールを、ビジネスマナーとして事務的に送るもの、お礼を伝えるだけのものと思っている人もいるかもしれません。確かに、一番伝えなくてはいけないことは、ブースを訪れたことに対する感謝であるため、お礼メールでは過度な売り込みは控えたほうがよいでしょう。しかし、お礼メールを送る理由はそれだけではなく、マーケティングにおいても大きなメリットがあるのです。

（メリット1）自社を思い出してもらえる

展示会に来場した人は、多くのブースを限られた時間内に回ります。そのため、名刺交換をしていても、それぞれの印象が薄くなってしまうことは珍しくありません。相手がこちらのことをほとんど覚えていないというケースもあるでしょう。よほど興味・関心をもって訪れた場合を除けば、顧客の製品やサービスへの関心度はブースを訪れたときがピークで、その後は低下しつつあることが多いです。そこで、展示会後すぐにお礼メールを出し、コンタクトをとることで、受け取った顧客が製品やサービスを思い出す可能性を高められます。コンタクトをとるのが早ければ早いほど、製品やサービスを印象づけることができます。これが、お礼メールを送ることで得られる一つめのメリットです。

（メリット2）公式サイトや商品カタログを見てもらいやすい

お礼メールでは、感謝の言葉だけでなく、自社の公式サイトや製品・サービスのカタログ、キャンペーンのURLなどを記しておくことが望ましいです。展示会後、すぐに自社の公式サイトや製品をアピールすることで、受け取った顧客の関心を引き出し、商品カタログを見直したり公式サイトを訪れてもらえる可能性が高まるのです。これが、お礼メールを送る２つめのメリットです。

お礼メールのポイント

お礼メールを送る前に、送るタイミングや書き方のポイントを押さえておくとよいでしょう。
というのも、一般社団法人日本ビジネスメール協会が2014年に行った調査によると、普段ビジネスメールのやりとりをしている人のうち、50.56％がメールを受け取って不愉快に感じたことがあると答えているのです。不快に感じる理由の上位は「文章が曖昧」「文章が失礼」「文章が攻撃的」などです。送ったお礼メールで不快に感じさせてしまっては、顧客を得ることはできません。相手に好印象を持ったもらうための、お礼メールを送る際のポイント4つをご紹介します。

（ポイント1）送信相手の「検討度合い」によってお礼メールの内容は変える！

展示会にはさまざまな目的を持った人が訪れます。具体的に購入を検討していてすぐに顧客になりそうな人もいれば、情報収集のために訪れている人、ノベルティをもらうのが目的で製品やサービスにはさほど興味がない人もいるでしょう。ブースを訪れたすべての人に同じ内容のメールを送ることは、あまり効果的とはいえません。例えば、すぐに商談に入れそうなリードに対して、関係構築を目的とした内容のメールをいつまでも送っていると、気がついたときにはほかの企業が契約していたといった事態になりかねません。

見込顧客は成約の可能性（確度）や業種などの特性によって適切にセグメンテーション（分類）し、それぞれのセグメントに合った内容のお礼メールを送ることが重要です。たとえば、「すぐに商談になる見込みが高い」「すぐの商談は難しいが見込みはある」「商談になる可能性は低い」といった確度のセグメントで分けることができます。どう分類するかは自由なため、管理しやすいように決めるとよいでしょう。なお、すぐには商談、成約にいたることがなさそうなリードであっても、適切に関係を構築していくことで顧客となる可能性があります。確度が低いリードに対しても、気も手も抜かずにコンタクトをとっていくことが大切です。

（ポイント2）感謝の気持ちと役立つ情報を伝えるメールに

お礼メールから顧客の育成につなげるとはいえ、いきなり自社の製品やサービスを売り込むことはせず、まずはお礼を述べて良い関係を構築することに努めましょう。なぜなら、関係を築く前にお礼メールの体裁を借りて宣伝や売り込みをしてしまうと、受け取った相手が不快に思いかねないからです。しかし、純粋にお礼だけを述べる内容にしてしまうと、それ以上の関係に発展することは難しいです。製品やサービスに対して高い関心がないリードでも、ビジネスに役立つなんらかの情報は得たいと思っているものですから、お礼メールでは感謝の言葉とともに、役立つ情報を伝えるようにするとよいでしょう。

展示会の前に、お役立ち情報がつまったコンテンツを用意しておくのもひとつの方法です。こういったコンテンツをお礼メールに添付することで本文を見やすくできるとともに、リンクをクリックしたかどうかで相手の興味の度合いを測ることもできます。コンテンツの内容としては、展示した製品やサービスに関して専門的に深堀りする記事、さらにそれらをどうビジネスに活かせるかを提案する記事などがよいでしょう。

（ポイント3）アピールのし過ぎに注意

お礼メールは営業活動の一環ですが、製品やサービスのアピールを強くしすぎないことが大切です。繰り返しになりますが、あくまでも、自社ブースを訪れてくれた人に感謝の気持ちを述べ、良い関係を築きたいという気持ちを伝えるものだからです。自社の公式サイトのURLを付記するときも「不明点があるなら」というスタンスにすることが望ましいでしょう。また、お礼メールの最後には必ず配信停止用のURLを添えるようにします。案内を必要としていない相手にメールを送り続けると、関係の構築どころかマイナスイメージを持たれかねません。配信停止URLを添えることで、そのようなリスクを防ぐことができるのです。

（ポイント4）送信は早いタイミングで

お礼メールをいつ送ればよいのか、よく分からない人もいるのではないでしょうか。結論からいうと、お礼メールを出すのは早ければ早いほど好ましいといえます。可能であれば、展示会の当日中には送るとよいでしょう。なぜなら、先にも述べたように展示会に来場した人は短時間に多くのブースを回っているため、個々の印象が薄くなりがちだからです。展示会翌日や翌々日にお礼メールを送信する企業も多いため、来場者が帰宅してメールをチェックしたタイミングでお礼メールが届いていれば、相手の印象に残りやすくもなります。ただし、送信する相手が多いときは、確度の度合いによって送信のタイミングを変えるのもひとつの方法です。確度が高いリードは当日に、確度が低いリードは翌日か翌々日に送信するとよいでしょう。

なお、展示会当日中にメールを送るためには、事前に考えて作成しておいた文面に、相手に合わせたメッセージを添えて送るとスムーズです。

お礼メールの例文

お礼メールの文面は、長くなりすぎないよう、すっきりとまとめましょう。これは、本文があまりに長いと流し読みになったり、途中で読むのをやめてしまったりする可能性が高いからです。メールを開封してスクロールしなくても最後まで読める量が目安となります。ここでは、リードの確度別にお礼メールの文例を紹介します。

確度が高いリードへのメール

確度が高いリードに送るお礼メールは、ブースでした会話の内容を盛り込むなど、相手に合わせてアレンジしましょう。一斉送信ではないと分かる内容にすることが大切です。

件名：○○様【××展示会】ご来場のお礼

＜相手の会社名＞
＜相手の氏名＞

先日はお忙しい中、××展示会にて当社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
私は、当日展示ブースにて製品の説明をさせていただきました＜自社名＞＜氏名＞と申します。

展示会では、以下の製品を中心にご案内させていただきました。＜相手氏名＞様にとって
有益な情報となりましたでしょうか。
ご不明な点などありましたら、ぜひご遠慮なくお問い合わせくださいませ。

弊社ブース展示商品：
1.＜自社製品・サービス名＞
商品の詳細が分かるサイトURL
2.＜自社製品・サービス名＞
商品の詳細が分かるサイトURL

他企業様での活用事例など、ご参考となりそうな情報も紹介させていただきたく、
あらためてご提案の機会をいただけましたら幸いです。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

＜自社名＞
＜氏名＞
＜連絡先＞

本メールは【××展示会】にて弊社ブースにお立ち寄りいただいた方を対象にお送りしております。
今後配信をご希望されないときは、以下のフォームより配信停止をお申しつけください。
＜配信停止用URL＞

-2.確度が低いリードへのメール

リードの確度が低い場合、自社製品やサービスを売り込んでも思うような効果は得られません。お礼メールでは、感謝の気持ちを述べるのみにとどめましょう。

件名：○○様【××展示会】ご来場のお礼

＜相手の会社名＞
＜相手の氏名＞

先日はお忙しい中、××展示会にて当社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
＜自社名＞＜氏名＞と申します。

展示品に関してご不明な点などございましたら、お気軽にご連絡いただければ幸いです。

また、弊社サービスのなかで業務の効率化に役立てるポイントを以下の資料にまとめましたので、
よろしければご確認ください。
＜資料のURL>

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

＜自社名＞
＜氏名＞
＜連絡先＞

お礼メール送信後のフォロー

お礼メールを送ったあと、リードからの反応を待つだけでは、商談や契約につなげることができません。メール送信後もきちんとフォローすることが大切です。ただし、リードの確度に応じてフォローの内容を変える必要があります。なぜなら、確度の低い相手に熱心に売り込みをするとマイナスイメージにつながり、離れてしまう可能性があるからです。展示会で得たリードすべてに同じフォローをすることは効率的ではないのです。

確度の高さは、お礼メールに対する反応から探れます。たとえば、メールの開封もしていなければ、相手の確度は低いでしょう。メールを開封している、添付した公式サイトのURLをクリックしている（＝訪問している）などの行動から、相手の関心度合いが図れます。確度が高いリードなら、営業から直接電話を入れるなどのフォローをするとよいでしょう。次の営業ステップに進みやすくなります。確度が低いリードに対しては、定期的に情報を提供するなどコンタクトをとり続け、関係が途切れないようにすることが大切です。

お礼メールからが勝負！焦らず確実にフォローしていこう

展示会で獲得したリードの情報を適切に管理しアプローチを続けることで成約にいたることは可能だとここまで説明してきました。しかし、優良なリードを獲得するためには徹底した名刺管理が必要です。
そこで、名刺管理機能やメール連携機能があるSFA（Sales Force Automation）ツールがおすすめです。SFAとは、営業活動の自動化を意味し、このツールを活用することで、効率的に顧客管理をすることが可能です。

次章では、SFA（営業支援）ツールについて、もっと詳しくご紹介します。

SFA（営業支援）ツールの基本知識

ここからは、SFAについて詳しく見ていきましょう。

SFA（営業支援）ツールとは？

SFAとは、 Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）の略称で、営業活動を効率化するものです。既存顧客・見込み顧客との営業活動の記録を管理することができ、例えば過去から現在に至るまでの商談の履歴や、現在進めている案件の進行状況がシステム上で管理できます。SFAツールの多くは、業務効率化に役立つ便利な機能が多数搭載されているため、売上拡大や業務効率化が見込めます。

SFA（営業支援）ツールを導入するメリット

SFAを導入するメリットは大きく分けて2つあります。1つ目は「確度の高いアプローチの実現」、もう1つは「業務効率化の実現」です。では、それぞれのメリットごとに詳しくチェックしましょう。

適切なアプローチができる

先ほどご紹介したように、SFAにはこれまでの営業データが蓄積されています。データベースを元にして、施策の効果を検証することで、無駄な施策はストップし、確度の高い施策に注力できるようになります。

また、顧客の予算取りの状況によっては、「今期は予算が取れなかったからまた来期」とか「急に予算が取れたのですぐ購入したい」など、受注のタイミングが自社の予測通りにいかないことがあります。そのような長期間にアプローチが必要で、見通しがつきにくい案件も取りこぼしなく成約にもっていくには、SFAの活用が有効です。商談が成立するまでの情報を漏れなくカバーできるようになるので、顧客一人ひとりに合ったアプローチも実現します。

さらに、SFAの導入によってチーム全体で顧客・商談情報を共有できるので、個人で追いきれない案件もチームでフォローしてもらうことができます。例えば、「〇〇株式会社の北海道工場と鹿児島工場で同じ商品の導入を検討している」という案件があったとしましょう。SFAを用いることで、北海道担当の営業マンと九州担当の営業マンとがSFAで情報を共有し合い、協力して商談に臨むことができます。

その他にも、SFAにはアラート機能があります。アラートにより、アクションをとるべき適切なタイミングをうっかり忘れるということがなくなり、適宜、顧客にアプローチを取ることが可能です。

業務効率化につながる

営業マンの業務は、マーケティング活動で発掘した顧客・商談を引き継ぎ、成約までもっていくのが基本です。しかし、その間には、顧客に電話連絡をしてアポを取る、顧客を訪問する、社外向け・社内向け資料の作成、上司や同僚・他部門への報告や連絡、展示会やセミナーの参加者フォローなど、他にも可視化しづらい業務が多くあります。

そんな時、SFAを活用すればデータの一元管理によって報告や情報共有の手間が省け、資料作成もSFAに取り込んだデータをグラフ化するだけで完了し、セミナーの参加者フォローもリスト化してメールを送付するだけと、さまざまな業務が効率化されます。

また、業務が効率的になるのは、営業マンだけではありません。管理職にとっても営業マン全員の案件を一括管理できるので、今動いている商談案件全体を見渡すことができ、受注予測が立てやすくなります。

さらに、経理部門においては売上予測を見て入金予定が把握できるようになりますし、技術職は営業マンが顧客から預かった宿題を把握してサポートをすることができます。

このように、SFAは今発生している商談案件を会社全体で共有することにより、皆が必要な情報を得られる効率的なシステムなのです。

成長率No.1 国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM」

今回は、SFAツールの「GENIEE SFA/CRM」をご紹介します。GENIEE SFA/CRMは株式会社ジーニーが開発・提供している営業管理ツールで、業績向上を推し進める営業支援ツールです。クラウド型のツールなので、従来オンプレミスで管理していた営業部門のデータを、インターネット上で一元管理できます。

GENIEE SFA/CRMは、顧客管理、商談管理に加えてデータ分析が可能なうえに、日本のビジネスシーンに合わせて設計されていることから、誰もが使いやすい設計になっています。