SFAはテレワーク環境下での営業の救世主？活用方法を解説！

2020年からの新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワーク環境下で営業活動を行うことが余儀なくされました。

テレワークには、もちろんメリットもありますが、新たな課題があがっており、その解決の一手として「SFA」の導入が注目されています。

本記事では、SFAの導入がなぜ効果的なのか解説しています。

テレワークの導入で変化した営業スタイル

2020年は新型コロナウイルスの感染拡大などにより、テレワークが多くの企業で導入されました。また、テレワークの導入によって、営業スタイルも大きく変化しました。

これまでの営業活動は対面での営業が一般的で、顧客のもとへ直接足を運び、商談やサポートを行うことが多かったのです。

しかし、テレワークの導入により、こうした従来の営業活動が難しくなりました。そこで登場したのが、オンラインでの営業です。ビデオ会話ツールなどを用いることで、オンライン上で営業活動が可能になったため、テレワークでも対応できるようになったのです。

移動時間が必要ないため、移動コストや宿泊コストがかかりません。また、日程を組みやすい点もメリットです。

しかし、こうした変化は新たな課題も生み出しました。次の項ではテレワーク下で起こる営業課題について、紹介します。

テレワークで起こる営業課題

テレワークはメリットの多い方法ですが、課題もあります。特に2020年に急にテレワークを強いられた企業では、環境整備が整っておらず、多くの課題が出てきました。

ここでは、テレワークにおいて考えられる営業課題を紹介します。

営業の属人化が発生する

営業活動は従来の方法であっても、営業マンによる属人化が起こりやすいとされています。テレワークになると、個人が自宅や外出先で作業を行います。オフィスのように気軽にコミュニケーションが取れないため、メンバーがどのような営業活動を行なっているかが見えにくくなります。

適切な情報共有ができていないと、営業活動がますます属人化してしまいます。その結果、引継ぎに時間がかかったり、クロージング漏れが起こったりなどの課題が発生します。

いざミスが起こったときにも気づきにくいなどの問題が出る場合もあるでしょう。

さらに、新人教育が行いにくい場面でもあります。これまではオフィスや商談の場で直接指導やアドバイスを行えばよかったのですが、テレワークではそうもいきません。

また、営業マンのノウハウが属人化すると、新人教育もしにくくなるでしょう。

営業効率が悪化する

テレワークの場合、環境整備がきちんと行われていないと、情報共有がしにくい面もあります。社員同士のコミュニケーションが取りにくく、情報共有がしにくいと、必要な情報を探しだすのに時間がかかります。その結果、営業効率の悪化が懸念されます。

また、正しい情報が迅速に共有できていないと、社内全体の業務が滞ってしまいます。

オフィスだとすぐに渡せる書類も、テレワークだと時間がかかることもあるでしょう。

さらに、これまでどおり契約や決裁作業を紙ベースで行なっている企業も数多くあります。そのため、押印をするためだけに出社するという状況に陥っている企業も出てきています。また、決裁承認が遅延することで、さらなる営業効率の悪化も考えられるでしょう。

モチベーションが下がる

テレワークだとまわりのメンバーの営業活動が見えにくくなります。そのため、モチベーションを維持することが難しいでしょう。

また、テレワークは勤務時間の管理が難しい面もあります。さらにテレワークという働き方に評価制度が合っていないと、適切な評価ができないこともあるのではないでしょうか。こなした仕事がきちんと評価されないと、社員のモチベーションが低下してしまうことも考えられるでしょう。

売上の減少

1章でご紹介したように、テレワークの実施により企業は営業スタイルを変えていく必要があります。しかし新たな営業スタイルを取り入れることによって、はじめはコツがつかめないこともあるでしょう。

これまで慣れ親しんできた対面で行われる営業活動ができない結果、売上の減少が懸念されます。

これは対面の営業よりも、オンライン商談のほうが難易度が高いとされているからです。

オンライン商談では製品を直接見せたり、アプローチしたりすることができません。

またオンライン機器の扱いに慣れていない場合、思ったように話せない可能性もあるでしょう。

さらに商談先でオンライン商談の準備が整っていなければ、商談そのものが成立しません。

テレワークはまだまだ新しいスタイルです。そのため慣れない環境下で今まで通りの売上を維持するには、環境整備や意識改革が必要となってきます。

営業教育の困難化

テレワークは、営業教育の困難化も招きます。

これまでの営業活動は対面営業が主流でした。顧客先への営業活動に同行することで、新人社員の教育をすることができたのです。

しかしテレワークになるとこのような方法がとれないため、営業教育が困難になることが考えられます。

そもそも出社をしないということもあり、上司や先輩の営業活動を目の当たりにする機会が減少しています。またプレゼン資料を作る場合も、社内にいればすぐに上司や先輩に尋ねることができました。上司側も、部下が何か困っていればすぐに声をかけることができます。

しかし、テレワークでは一緒の空間にいないため、このような行為がしづらくなっています。

これにより、人材育成がままならず、営業品質の悪化などにつながる恐れがあります。

テレワーク環境下でSFAを活用すると…？

前章で紹介した通り、テレワーク環境下ではさまざまな営業課題の発生が懸念されます。

しかし、これらの課題はテレワークという働き方に合わせた環境が整っていないことから起こると考えられます。

そのため、SFAを活用すれば、前章で紹介したような課題を解決できるでしょう。ここでは、具体的な解決策を紹介します。

スムーズな情報共有が実現

SFAは顧客情報や営業活動に関する情報を共有できるシステムです。リアルタイムに最新の情報をメンバー間で共有できるので、業務効率の改善を図ることができます。

たとえば、「Aさんが知っていることをBさんが知らなかった」という事態も、スムーズな情報共有が行われていれば、防げます。

また、情報共有による教育コストの削減も期待できます。テレワークだと新入社員に業務を教えにくい場面も多いでしょう。また新人教育に時間がかかり、通常の業務に支障をきたす可能性も考えられます。

SFAによってこれまでの営業活動がきちんと蓄積されていれば、こうした新人教育にかかる時間やコストを減らすことが期待できます。共有された情報をマニュアル化すれば、新人が自ら学ぶ範囲が増えるからです。

さらにスムーズな情報共有ができれば、新人の成長具合も確認しやすいでしょう。

情報へアクセスしやすい

SFAツールがあれば、営業情報を一元管理できるため、必要な情報へアクセスしやすくなります。社員全員が同じ情報に簡単にアクセスできれば、業務効率化にもつなががるでしょう。

情報へアクセスしやすくなり、すぐに確認できるようになれば、社員の不安も取り除けます。不安があるまま仕事をしていると、モチベーション低下にもつながってしまいます。

社員全員のモチベーションが下がらないようになれば、さらなる生産性向上も期待できるでしょう。

また営業部門だけでなく、マーケティング部門などの他部門も情報へアクセスしやすくなります。営業状況を可視化・分析することで、受注率や案件化率なども導き出せます。これにより部門間での新たな施策や具体的な目標も立てやすくなるでしょう。

さらに、売上予測も正確に計算できるようになります。営業マネージャーなどは売上予測を見て、営業戦略の見直しや適切な指導なども可能になります。

他メンバーの営業活動が可視化

営業活動は属人化しやすく、ただでさえ活動が見えづらいものです。テレワークになると、社内での接触もなくなるので、さらに属人化が進むことが考えられます。

SFAシステムを使えば、「いつ」「誰が」「どのような活動」をしているのかを可視化できます。他のメンバーの営業活動が可視化されることで、「自分も頑張ろう」とモチベーションを上げられるでしょう。

またノウハウも共有できるため、自分に足りない部分を知ったり、学んだりするきっかけにもなります。

また単に営業活動が可視化されるだけでなく、勤怠管理にも役立ちます。ビデオ会議の履歴やファイル共有の履歴なども残るので、虚偽の報告や実績の水増しなどのモラルハザードも防げるでしょう。

新たな営業スタイルの確立

SFAは顧客情報、商談状況、購買履歴など、営業に関する情報を集約し管理できます。さらに蓄積したデータを分析することで、新たな営業スタイルをよりスムーズに確立できるようになるでしょう。

テレワークでも行える新しい営業手法の一つとして注目されているのが、インサイドセールスです。インサイドセールスとは、メールや電話、オンライン商談などさまざまな手段を用いて、訪問せずに顧客とコミュニケーションをとる営業手法です。

顧客先に訪問しなくても成立するため、テレワーク環境における新たな営業手法として注目されています。

インサイドセールスを導入する際にも、SFAは役立ちます。リアルタイムに情報共有できるので、「同じ顧客にアプローチしてしまった」などのトラブルを防げます。

また、「この顧客には最近連絡を取っていないから連絡しよう」など、顧客の状況がすぐに確認できるので、業務効率化にも役立つでしょう。

さらにマーケティング部門など、他部門と連携を取りたい場合も、情報共有が容易なSFAツールがあればスムーズに行えます。

適切な教育の実施

SFAによってメンバーの営業プロセスが可視化されるため、先輩が部下に適切な教育を実施できるようになります。

たとえばSFAには、商談プロセスの管理が可能な機能が搭載されています。この機能は、商談状況や商談内容などの商談ステータスが表示されるので、「今」「誰が」「どのような商談を行なっているのか」がすぐにわかるのが特徴です。

営業プロセスがSFAによって可視化されていれば、言葉を交えなくても、部下は上司や先輩の営業活動方法を学ぶことができます。

またこうしたデータは蓄積・保存されるため、後から上司や先輩が部下に教育を行う際の見本として見せることも可能です。

テレワークで課題だった属人化と情報共有の難しさが解決することで、営業品質の低下を防げるでしょう。

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SFAを選ぶときのポイント

SFAにはさまざまな製品があるため、選ぶときには以下のポイントを押さえたものを選びましょう。

必要機能を洗い出しておく

SFAにはさまざまな機能が搭載されていますが、必要な機能は企業ごとに異なります。

自社にとってどのような機能が必要なのか、現状の課題を見直して必要機能を洗い出したり、現場のメンバーにヒアリングを行ったりしましょう。

またコストを考えた場合、自社に必要な最低限の機能が搭載されたシステムを選ぶ方法もあります。機能が多ければできることも増えますが、その分コストも増えます。また機能が多いと使いこなすのに時間がかかるでしょう。

そのため、まずは自社に必要な最低限の機能を洗い出します。そして、その最低限の機能が備わったものから選びましょう。「こうした機能が欲しい」「機能が足りない」と感じたら、多機能のものに変えるという方法もあります。

費用対効果の高いSFAシステムを選ぶ

費用対効果の高いシステムを選ぶことも大切です。

システムを導入することによる見込み増加が粗利額未満であれば、費用対効果が高いといえます。

逆に粗利額が増えても、システムにそれ以上のコストがかかっているのであれば、見直したほうが良いでしょう。

また、SFAシステムの価格は、商品ごとに異なります。導入する際には、複数のシステムの見積もりを取ってから選ぶことが重要です。

搭載機能だけでなく、操作性や支払い方法、サポートサービスなどもチェックしておきましょう。支払い方法には月額制、従量課金制、オーダーメイドなどがあります。この中から最も費用対効果が高いものを選びます。

さらにシステムによっては、利用時間や利用人数によっても費用が異なるので確認しましょう。

サポートサービス面も重要です。特にシステムを利用したことのない企業は、導入だけでなく、運用もサポートしてくれるシステムがおすすめです。

システムは、継続して使用することで効果が実感できます。導入後に社員が使いこなし、継続して使用することも大切です。

しかし、導入後もなかなか操作に慣れず、活用できないことも多いでしょう。そのようなときのためにシステムの運用や活用方法についてのサポートがあれば安心です。

マニュアルはあるか、トラブル発生時には即座に対応をしてくれるかなどを確認しましょう。

機能、費用、そのほかのサービスを比較検討して費用対効果が高いシステムを選ぶことが大切です。

SFAの導入担当者を決めておく

SFAシステムを導入する際には担当者を決めておくのがおすすめです。1人以上のシステム管理者を置きましょう。

システムを導入する際には、使い方などさまざまな疑問などが社内で発生することも多いでしょう。担当者が決まっていないと、誰に質問していいのかわからなくなります。すると、使い方がわからずに運用が始まってしまい、現場が混乱する可能性があります。

質問に対応するシステム担当者を設定しておけば、現場が混乱しなくてすみます。

システム担当者は主に以下のような業務を担当します。
・顧客情報の登録
・報告用のレポート機能の設定
・SFAシステムの使用方法の説明やマニュアルの作成
・成果測定や運用方法の変更の検討

もしこのような専任の担当者が置けない場合は、できるだけ運用が簡単で誰でも使えるシステムを選びましょう。

入力項目を決めておく

SFAには情報管理に役立つさまざまな機能が搭載されているので、使用前にあらかじめ入力項目を決めておく必要があります。SFAは多機能なツールのため入力項目が多く、現場が混乱してしまうケースが考えられるからです。

そこで、SFAの使用方法や運用方法について説明する時間をしっかりとる必要がありますが、教育の方に時間がかかり、結果的にツールを活用できないまま敬遠してしまうケースもあるかもしれません。

こうした失敗を防ぐには、自社に必要な項目に絞って入力することが大切です。「他の企業が使っているから」「なんとなくあったほうが便利だから」など明確な理由なく設定した項目は使われないことが多いでしょう。

自社に必要な項目は、SFAを導入した目的から考えます。目的が明確になっていないと、不要な項目や見当違いの項目を設定してしまう場合があるためです。

たとえば「各フェーズのKPIや実績を比較して改善したい」場合、この目的に沿った項目のみを入力します。

「あったら便利だろう」という曖昧な理由しか見いだせない機能は、かえって業務の妨げになる可能性があるので外しましょう。

最初はシンプルな機能だけに絞り、SFAに慣れてもらうことが大切です。

メンバーに理解を得る

SFA導入時には、メンバーに理解を得ることも大切です。

SFAツールを導入する際には、「なぜ」「どのような目的で」「どのように活用するのか」を明確にしておきましょう。目的が曖昧なまま使っていると、きちんと活用できない可能性があります。

たとえばSFAツールがあれば、リアルタイムに情報共有できます。さらに社員全体で情報共有が可能なので業務の効率化につながるでしょう。これらのメリットを社員がきちんと理解できるよう、事前に説明しておく必要があります。

これはツール導入により、業務フローがどう変わるのか、業務がどのくらい効率的になるのかを具体的にイメージしてもらうためでもあります。営業メンバーの中には、自分のノウハウを共有するのに抵抗を感じたり、SFAの導入に不満を感じる人もいるかもしれません。

こうした不満がでないように、SFAの導入メリットをしっかりと説明し、理解を得てから導入するようにしましょう。

また最終的に導入を決めるのは上層部であることが多いですが、その前に現場のヒアリングを行うことをおすすめします。

実際に利用する現場の意見を取り入れず上層部だけで決めてしまうと、現場に必要な機能が搭載されていない可能性があります。また不要な機能があり、使いにくい場合があるでしょう。

こうした事態を防ぐためにも、ツールを実際に使用して業務を行う現場の社員の意見を取り入れることが大切です。

シンプルな機能が特徴の営業管理ツール！「GENIEE SFA/CRM」

GENIEE SFA/CRMは、テレワーク下における営業の働き方改善が期待できるSFAシステムです。

誰にでもわかりやすいシンプルな画面で、直感的に設定、入力、分析が可能です。入力に時間がかからないので、本来の業務に集中できます。

GENIEE SFA/CRMの特長

ここでは、GENIEE SFA/CRMの特長をご紹介します。

自社にピッタリの機能を選べる

GENIEE SFA/CRMでは、必要な機能と項目を選択できます。

業務効率化が期待できるSFAシステムでも、費用対効果に見合っていなければ意味がありません。

GENIEE SFA/CRMでは1,480～9,800円の間からピッタリの機能を選んでいただけます。

わかりやすいシンプルな画面

システムを定着させるには、操作性も大切です。

「GENIEE SFA/CRM」は誰にでもわかりやすいシンプルな画面を目指して設計されています。設定や入力、分析などが直感的に行えるので、ITシステムに慣れていなくても始めやすいのが特徴です。効率よく運用できれば、本来の業務に集中でき、業務効率化が期待できます。

短期間で運用開始が可能

「GENIEE SFA/CRM」はすぐに運用が開始できます。内容によって多少前後しますが、平均1ヶ月で運用開始が可能です。

自社に必要な項目設定やデータ移行などの設定は、ドラッグ＆ドロップで簡単に行なっていただけます。また顧客の行動分析も可能なので、運用開始が早いほどおすすめです。

GENIEE SFA/CRMのサイトでは、無料でサービス資料をダウンロードすることができます。ぜひ、ご活用ください。

資料ダウンロードはこちら 

まとめ

2020年には、新型コロナウイルスなどの影響もあり、テレワークを導入する企業が全国で増えました。しかし、まだまだ環境整備が整っておらず、戸惑った企業も多かったのではないでしょうか。

テレワーク環境下での営業活動にはさまざまな課題が出てきます。しかしそれらの課題は、SFAなどのITシステムを導入することで、解決できることも多くあります。

テレワークという新しい働き方で成果を出すためにも、ぜひSFAシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

なかでも「GENIEE SFA/CRM」は業務効率化や生産性向上などに貢献できる営業管理ツールです。資料請求なども受け付けておりますので、お気軽にお問い合わせください。