HubSpot CRMの使い方まとめ！営業活動を効率化しよう

更新日：2024.05.22　/　ツール紹介

営業活動にはいろいろな手段があり、企業によってそのやり方は異なります。CRMやSFAも営業活動に非常に効果を発揮するシステムで、実際に導入している企業は少なくありません。さまざまなサービスがあふれる中、特にインバウンドマーケティングやマーケティングオートメーションに強いといわれるツールのひとつが「HubSpot CRM」です。今回は、「HubSpot CRM」の特徴や、営業活動に生かすうえで押さえておくべきポイントを解説していきます。

CRMとは？～基本的な意味から実践的な成功事例まで～営業力を押し上げる顧客関係管理のリアルな活用法

HubSpot CRMの基礎知識

そもそも「HubSpot CRM」とはどういったサービスなのでしょうか。営業活動でうまく活用していくためには、その詳細をきちんと知っておかなければなりません。ここで、「HubSpot CRM」の詳しい概要を確認しておきましょう。

HubSpotとは？

「HubSpot」は、「集客」「接客」「追客」など、営業活動に重要な作業をワンストップで行えるようなソフトウェアを提供しているWebサービスです。「HubSpot」ではいくつかのシステムが提供されており、その中の一つに「HubSpot CRM」があります。2005年にアメリカで開発されてから、今では世界90カ国以上、3万4000社に利用されており、世界を代表するWebサービスに成長しています。

HubSpotの主なサービス

先ほども述べたようにHubSpotでは、営業活動に活用できるさまざまなシステムが提供されています。はじめに紹介する「HubSpot CRM」は、営業活動に欠かせない詳細な顧客情報の取得、管理ができるCRMの基本といえる機能を備えたシステムです。料金が完全無料となっているので導入のハードルは低いですが、機能が制限されているのがこのサービスの特徴といえるでしょう。

続いて紹介する「Marketing HUB」は、ウェブサイトの集客力を高めるツールで、インバウンドマーケティングの実施に必要なすべての機能を搭載している非常に高性能なツールとなっています。新規顧客の獲得に力を入れたいときなどに活用すると大きな効果を発揮するでしょう。

「Sales HUB」もHubSpotを語るうえで欠かせないシステムで、チーム全体の生産性を向上させたいときに重要な役割を果たします。タスクの自動化、販売や成約までのサイクルを短縮させるといった効果が期待できるのがこのシステムの強みで、あらゆる作業を効率化させて業務の進捗度を飛躍的に向上させることができます。

「Service Hub」は、カスタマーサービスの支援ツールとなっています。自社のファン拡大を狙い、ビジネスの成長につなげられるのがこのシステムの大きな特徴で、顧客との関係性を構築、育成したいときには相当な効果が期待できます。

HubSpot CRMの機能と使い方

HubSpotは、営業活動に必要な要素を全て押さえることができる唯一無二のサービスで、さまざまなシステムが提供されています。ここからは、無料で利用できる「HubSpot CRM」に照準を絞ってその機能と導入する際に必要な手順を説明していきましょう。

アカウント作成方法

HubSpot CRMを利用するには、HubSpotのアカウントを作成しなければなりません。まずはHubSpotのホームページにアクセスし、右上の「無料で試す」をクリックしましょう。その後、「HubSpot CRM」の欄に出ている「無料版を使ってみる」をクリックします。すると「名」、「姓」、「Eメールアドレス」を入力する画面に移るので、順番に打ち込んで「HubSpot CRMを入手」をクリックしてください。

次の画面では、ウェブサイトURLと会社名を要求されるので、適宜入力して「保存して続行」をクリックします。そして、「自社の従業員数」、「業種」、「役職」を選択して「登録を完了する」をクリックすればアカウント作成完了です。そのほかも細かい設定をカスタマイズできるようになっているので、必要に応じて入力しておきましょう。

顧客情報収集ツール

HubSpot CRMは、顧客の情報を収集するのに特化したシステムです。まずは、顧客情報を収集するための基本的な機能でもある「フォーム」を作成しておきましょう。HubSpot CRMのフォームはドラッグ&ドロップで配置するだけで完成するので、初めて利用する人でも簡単に作成できます。フォームから送信された顧客情報はCRMへ自動登録されるので、余計な作業を一切省くことができます。

また、フォームと同様の機能を持つのが、3ステップで顧客情報を収集する「リードフロー」です。ウェブサイトに合わせて表示をカスタマイズできるので、それぞれのサイトに合ったレイアウトを意識し、よりスムーズに顧客情報を集められるようにしておきましょう。

顧客情報をスムーズに収集するといえば、サイトにポップアップ表示される「チャット機能」も情報収集に有効です。見込み客の疑問や不安に答えるためにチャットをトップページに配置すれば、新規顧客獲得のチャンスをより確実につかむことができるでしょう。

顧客情報管理ツール

収集した情報を適切に管理できるのもHubSpot CRMの強みです。リード管理機能では、フォームから入ったリード情報が全て自動で追加される仕組みとなっており、crmシステムに馴染みのない人でも手軽に顧客情報を管理することができます。

「企業インサイト機能」では、HubSpotのデータベースから企業の詳細情報が自動的に取得され、営業活動に必須の各種情報を入手できます。入手したデータを的確に分析すれば、営業活動に役立てられるヒントが得られるかもしれません。

「アクティビティフィード」は顧客の行動がわかるツールです。アクティビティフィードで取得したデータを見れば、顧客が何に興味を抱いているのか知ることができるので、営業活動で迷いが生じることがありません。顧客の行動を確認したり、積極的に顧客とコンタクトをとるうえでは欠かせない機能といえるでしょう。

顧客とのコミュニケーションツール

営業活動で継続的に利益を生み出すためには、既存顧客の育成に力を入れておかなければなりません。HubSpot CRMは顧客とのコミュニケーションツールとしても大きな役割を果たしてくれるので、うまく活用すればリピーター増加につなげることができるでしょう。操作も難しくなく、顧客情報の画面にアクセスするだけで顧客と実際にコミュニケーションがとれます。Eメールの開封、リンクのクリック、提案書のダウンロードなどの行動を通知機能で受け取ることが可能となっており、積極的にコミュニケーションを図るうえで重要な情報をリアルタイムに取得することもできます。HubSpot CRMはコミュニケーションツールとしての機能性に優れており、効果も高いので、何度も使用するEメールはテンプレートに設定しておけば、より密度の濃いコミュニケーションを図ることができるでしょう。

顧客のサポートツール

HubSpot CRMは、1つの受信トレイで顧客とのコミュニケーションを管理できることで効率よく使えるので、顧客のサポートツールとしても非常に大きな効果を発揮します。サポートするうえで最も重要なのは、顧客が困っているときにどれだけ早くアクションを起こせるかということといっても過言ではありません。HubSpot CRMは、外部チャットツールと接続することでSNSからの返信も可能になるので、いついかなるときも迅速に対応することができます。

チケット機能は、顧客からの問い合わせ内容ごとに担当者を決めて適切な処理を支援する機能となっています。営業活動を行っていると、顧客が特定のスタッフを気に入ることもあるでしょう。また、予期せぬトラブルに直面することもあります。特定の担当者でないと解決できないような問題も少なくありませんが、どのような問い合わせにも柔軟に対応することができるというのは、HubSpot CRMのチャット機能の優れた点であるといえるでしょう。

SNS広告ツール

顧客獲得率を向上させるうえで重要なのは、広告をうまく活用することです。HubSpot CRMにはSNS広告ツールとしての一面も備わっており、新規顧客の獲得においても大きく貢献してくれます。HubSpot CRMの広告機能はSNSに設置された広告を訪問者がクリックするとフォームが表示される仕組みになっており、本来いくつもの過程を踏まなければならない顧客獲得への道のりを大幅に簡略化させることができます。

広告を設置する際は、フォームに表示するフィールドを自由にカスタマイズすることができます。webサイトのURLなどを入力しておけば、広告からダイレクトにアクセスしてもらえるので、より確度の高い営業活動を実現できるでしょう。

広告へのアクセス状況などを確認できるのもHubSpot CRMのメリットの一つです。アクセス状況はデータ分析にも役立てられる貴重なデータであり、どれだけの人に興味を抱かれているのかが瞬時に把握できます。しかし、HubSpot CRMは無料サービスであり機能に制限があるため、広告の成約率を高めたいという場合には有料版の利用を検討したほうが良いかもしれません。

どれだけ便利なシステムでも、今まで慣れ親しんだシステムから移行するとなるとそれなりに不安が生じることもあるでしょう。特に導入直後はわからないことも多く、使いこなすまでに多大な時間を費やしてしまうケースも少なくありません。しかし、HubSpot CRMには他社サービスからの移行をスムーズに行うことができる非常に便利なインポート機能が備わっています。

まず、導入の際は顧客情報を記載したエクセルデータを用意しておきましょう。そして、HubSpot CRMのコンタクト画面を開き、上部の黒いメニューバーにある「設定（歯車マーク）」をクリックします。すると、次の画面の左側にある「プロパティ」という項目から、エクセルで整理した項目に合わせてHubSpotのコンタクトプロパティを変更することができます。オレンジ色のバーで囲まれている「プロパティの作成」をクリックし、必要事項を入力していきましょう。

プロパティの作成が完了した後は、インポート作業に移ります。上の黒いメニューバーにある「コンタクト」をクリックすると、右側にオレンジ色の枠で囲われた「インポート」という項目が出てくるので、そこからインポート作業を開始しましょう。「インポート」をクリックすると、作業が円滑に進められるようにウィザードが指示してくれます。ウィザードに従って作業を進めれば、顧客情報の移植完了です。

顧客情報のインポートが済んだあとは、会社の情報をインポートです。先ほどと同様、「設定（歯車マーク）」からプロパティを開くと、「会社」という項目があらわれるので、そこから会社の情報を追加しておきましょう。会社の情報をインポートしたあとは、自動で顧客情報と紐付けされます。

HubSpot CRMを利用する前に！3つの注意点

HubSpot CRMには非常に便利な機能が搭載されているのはたしかですが、いくつかの注意点があり、それを理解しないまま利用していると想定外の問題に直面することになります。まず、HubSpot CRMのフォームには確認画面がありません。ユーザーが間違った情報を入力したまま送信してしまう恐れがありますが、もしそうなれば正しいデータを集めることができず営業活動に活用できなくなります。送信前に注意喚起を促すなど、工夫をしておいたほうがいいでしょう。

費用面についてもあらかじめ理解しておくべきことがあります。HubSpot CRMは無料で始められるものの、すべての機能を利用するには料金が発生します。導入する際は、HubSpot CRMでできることとできないことをしっかり頭に入れておくようにしましょう。

また、データの計測や業務の自動化ができるのがHubSpotの魅力ですが、機能をしっかりと活用するには運用担当者を配置することをおすすめします。HubSpot CRMに詳しいスタッフを運用担当者として配置すれば、現場で沸き起こった疑問などもスムーズに解決することができます。

営業管理ツールなら「GENIEE SFA/CRM」がおすすめ

HubSpot CRMは高機能ではあるものの、完全に使いこなすにはそれなりの知識が必要になります。中には複雑すぎて理解できないと感じてしまう人もいるでしょう。CRMサービスの選定においては、利便性はもちろん、きちんと使いこなせるかという点にも注意を払っておかなければなりません。できるだけシンプルなCRM/SFAを使いたい人は、複雑な操作を必要としないシステム「GENIEE SFA/CRM」を利用することをおすすめします。

「GENIEE SFA/CRM」の特長

「GENIEE SFA/CRM」のメリットとしてまず挙げられるのは、システム専任担当者を必要とせず、導入がしやすいという点です。シンプルな設計で誰でも簡単に運用できるので専任担当者を配置しなくて済むことに加え、拡張性があるので使い勝手が良いという点は「GENIEE SFA/CRM」の最大の魅力といっていいでしょう。業界別の導入事例をはじめ、効果的な活用方法を教えてもらえるので、本来持っている機能をフル活用できます。

「GENIEE SFA/CRM」の機能

「GENIEE SFA/CRM」は、iPhoneアプリから各種情報を閲覧、登録ができます。また、Gmailとの連携をすることもできるので、活動履歴の確認が容易になります。HubSpotにも同様の機能はあるものの、コストパフォーマンスを考えると「GENIEE SFA/CRM」はプロ版でも5,480円で利用することができるため、より大きなメリットを得ることができます。

活用する人にインセンティブを与える

セールスフォースを活用しているスタッフを評価し、インセンティブを与える制度を設けるのも活用を促すのに効果的です。

金銭的なインセンティブを与えるのももちろんですが、人事評価の一つの要素とすることもできるので、現場スタッフも活用に迷いが生じません。そのほかにも、活用事例を公開する場を設け、良いプレゼンを行った者にインセンティブを与えるという方法もあります。それぞれの企業でインセンティブの基準を定めて、スタッフのやる気を駆り立てることでセールスフォースを効果的に現場へ浸透させることができるでしょう。