営業成績がアップする案件管理はセールスフォースツールで！活用法や選び方

売り上げUPのために、営業管理を徹底することの重要性が営業の現場で定着しつつあります。
特に、営業担当者のスキルを底上げし、競合他社から抜きん出るためには、営業活動に直接関わる案件管理が重要です。ここでは、案件管理のツールとしてセールスフォースツールを導入するメリットや活用するコツ、選び方などを紹介していきます。

セールスフォースを使った案件管理とは

セールスフォースを使った案件管理が注目されていますが、そもそも、案件管理とはどのようなものなのでしょうか。セールスフォースを使うことでできることや、なぜ、セールスフォースツールの案件管理が注目されているのかという背景について解説していきます。

セールスフォースツールの案件管理機能情報

セールスフォースという言葉がよく聞かれますが、これは企業にとって最も大切な活動ともいえる販売担当者のことを表し、現場の販売組織のことをセールスフォースと呼びます。販売勢力の基幹であるセールスフォースを強化するために、営業管理が大切になってくるのです。それでは、営業活動における案件管理とはなんでしょうか。営業担当者がそれぞれ抱えている商談相手ごとの進捗状況や情報、履歴を、一元管理することを指しています。

これらの案件管理を行うために欠かせないのが、セールスフォースツールと呼ばれる営業管理のためのアプリケーションソフトです。このソフトでは、ITを利用して情報の収集、分析、管理を効率的に行うことができます。セールスフォースツール（SFA・営業管理）には、案件管理機能がついています。それにより、個々の顧客のこれまでの取引やポテンシャルといった顧客情報や、案件に関する担当者や金額などの情報、進捗フェーズやToDo管理のできる進捗状況、商談内容やメール内容といった活動履歴などを管理できます。これまで個別の担当者が把握していた内容を一元的に管理し、分析できるようになることで、営業成績の向上を目指すことができるのです。

セールスフォースツールを使った案件管理が注目される背景

それでは、なぜこのようなセールスフォースツールによる案件管理が注目されているのでしょうか。理由の1つとして、情報社会となった現代の営業活動においては、顧客ニーズが多様化している点があげられます。従来の営業担当者個人の経験や勘だけに頼った、いわば伝統的な手法では営業成績があげられなくなってきています。そのため、案件データや顧客データを営業部署全体で総合的に把握し、分析し、顧客のニーズに合った営業活動をすることが大切になってきているのです。

一方、企業側の事情という面でも、働き方改革が叫ばれている中、残業削減や生産性向上など、働き方の抜本的な見直しが求められています。この流れの中で、非効率的な従来の営業スタイルを改善するためには、ITを利用して効率的に情報を管理し、運用することが必要です。ITの活用によって、業務効率の改善が図られるだけでなく、営業力の向上も期待できます。そのためのツールとして、セールスフォースツールは注目を浴びているのです。SFA・CRM市場は、2021年まで5.0％の年間平均成長率、1,195億3,000万円規模の成長が予測されており、企業活動をするうえで無視することのできない市場となっています。

従来の案件管理手法の課題

セールスフォースツールを使うメリットについて理解するためには、まずは従来の営業管理手法の課題点を洗い出して整理することが必要です。これまでの案件管理手法の問題点や限界について、3つのポイントについて説明していきます。

案件管理の質

案件管理方法として、Excelなどの表計算ソフトや、日報で管理している企業も多いのではないでしょうか。これらの情報管理方法は、小規模な部署には有効な場合もありますが、情報が増えてくると管理が難しくなってくるというデメリットがあります。そのため、管理する情報の項目もおおまかなものになりがちで、きめ細やかな情報を記録しておくには不向きなツールだといえます。また、情報入力も煩雑で時間がかかり、本来の営業活動に支障が出てしまうのも、デメリットです。

また、日報などでは、情報の管理が案件ごとの管理や個人管理になってしまいがちで、案件ごとの進捗や顧客のニーズを把握しているのが担当者しかいないという状況になる危険性があります。全体としてオープンな管理がしにくいのも問題点です。さらに、日報や表計算は、職場に戻ってからPCで報告を作成する場合が多く、情報のリアルタイム更新が難しいため、日々変わる進捗状況に対応できない場合もあります。営業担当者の主観に基づいた情報が報告される傾向があり、情報精度の維持にも課題があるでしょう。これらの理由で、案件管理の質の維持が難しいのが、従来の管理方法といえます。

業務効率

業務効率の点でも、課題があります。従来の管理方法の場合、Excelと日報の両方を記入する必要があるなど、報告や相談、情報共有にそれぞれ異なったツールを使っていることが多いのではないでしょうか。結果的に同じ情報をツールごとに何度も記入する必要があり、効率が悪くなっている場合があります。

また、営業担当者が個々でデータを管理している場合、誰がどの顧客と、どのような商談を進めているかを全員が把握できないことが多く、営業をかける相手がかぶってしまったり、逆に誰かが対応しているだろうという思い込みで、対応もれが起こってしまったりする危険性があります。記録の記入をリアルタイムに行えないことによって、迅速な判断が必要な場面で対応が遅れ、的確な指示が出せないことも起こります。これらの業務効率が、顧客への対応へも影響してしまいかねない点が、課題ではないでしょうか。

営業成績

従来の案件管理方法による、営業成績にも課題があります。日報やExcelなどの管理方法は、基本的に情報の記録を残すことに重点が置かれています。これらはあくまで記録ツールであり、そこから営業の課題や解決策を探し出すのは困難です。そのため、過去の情報を探したり、さまざまな情報を分析して予測したりするツールとして使うことは困難で、せっかくの貴重な営業の記録が、現状打破のためのツールとしていかされないという問題があります。

また、担当者が個別の記載方法で記録を行なっていても、活動履歴に関する記載内容や方法が社内で標準化されていなければ、それぞれの報告内容の質や報告方法にばらつきが出てしまいます。的確な情報が集まらなければ、客観的な分析ができず、ノウハウの蓄積にはならないといえるでしょう。そのため、案件管理を営業成績向上に結び付けるツールとして活用していくためには、専用の管理ツールを使うことが必要になってきます。

セールスフォースツールを使って案件管理をするメリット

従来の営業管理手法に課題があることがわかってきました。それでは、セールスフォースツールを使って案件管理を行うことによって、どのようなメリットがあるのでしょうか。3つのメリットについて解説していきます。

案件管理の質を向上できる

セールスフォースツールを利用することで得られるメリットの1つは、案件管理の質を向上できることです。セールスフォースツールによって、今まで個別の担当者しか把握することができなかった案件を簡単に全体に見える化することができます。つまり、いつ、誰が、何を、どのように処理したのか、どの程度進んでいるのか、目標を達成できる見込みはどのくらいかといった細かな情報を、全員が同じ条件で把握することができるようになるのです。

営業の現場では、顧客1社に対して1つの案件にとどまらず、複数の案件が発生し、担当者が複数になることもありますが、そのような場合でも顧客単位での集計が可能なため、顧客ごとの全体像がつかみやすくなります。担当者が変わっても、顧客のニーズや注意点を共有することができやすくなるでしょう。従来はそれぞれ個人管理していて、フォーマットがバラバラになりやすかった案件管理も、社員全員が同じフォーマットで必要事項を記入することができ、情報の精度を保ちやすく、その結果、分析や評価もしやすくなります。

営業成績を向上できる

セールスフォースツールを利用することで、情報をリアルタイムで共有し、すぐに客観的で的確なアドバイスを受けることができます。そのため、迅速な判断や行動につながり、営業の成果を出しやすい点もメリットです。成功している人のノウハウもデータに基づいて学ぶことができ、ひとりよがりな営業のスタイルではなく、有効な方法を共有して営業ナレッジの標準化にもつながります。それによって、誰でも同じように営業ができるようになり、営業全体の営業力底上げが期待できるでしょう。

これまで個々で行なっていた営業活動内容が、部内全体で見える化されることによって、うまくいかない原因や解決策、成功させるためのポイントが見えてきます。また、過去の案件の情報を素早く分析し、蓄積したノウハウもすぐに確認することができるため、実際の営業活動にいかしやすくなるでしょう。

営業効率が向上する

次に、セールスフォースツールを使って案件管理をすることで、活動が可視化されて営業効率が向上するのもメリットのひとつです。

例えば、ツールによって営業担当や期間ごとに売上の見込みや結果を出力することができるようになります。さらには、初回訪問、プレゼンテーション、クロージングなどのフェーズごとの移行した割合も確認できるようにもなります。したがって「先月の売上が低いのは、この部分の営業活動が十分でなかったからだ」といったように、営業活動を詳細に分析できるようになるのです。

また、1つ1つの営業案件に対して、マネージャーは営業担当者に的確なアドバイスをすることができるので、スキルの向上を促して受注率もアップしていくでしょう。さらに、リアルタイムで情報が可視化されるので営業方針を考えるのに役立ち、早い段階でさまざまな手を打つことができるので、営業活動のPDCAサイクルをスピーディーに回せるようになります。

教育コストの削減につながる

さらに、セールスフォースツールによって教育コストの削減につながる点も見逃せません。セールスフォースツールを導入すると、さまざまな情報が集約されていることでノウハウやナレッジの共有が容易になります。つまり、上手く行った提案資料や行動の勝ちパターンを参考に部署全体で共有することで、営業部門全体のスキル向上に役立つのです。

また、新人教育においてもゼロから先輩や上司が口頭で指導するよりも抜け漏れなく、セールスフォースツールによってノウハウを共有した方が一定の質を保った指導が可能となります。指導する立場の人にとっても指導にかける時間を削減できますし、新人にとっても忙しそうな先輩や上司に質問するのは気が引けてタイミングを逃すといったことをなくすことができるのです。

そして、ノウハウやナレッジの共有は会社の財産になります。その財産を先輩後輩関係なく平等に共有できることは、会社全体の営業力を上げることにつながります。

他部署と連携がとりやすくなる

セールスフォースツールは、他部署と連携がとりやすくなるという恩恵をもたらします。よくあるケースとして、マーケティング部門と営業部門の足並みが揃っていないケースです。マーケティング部門はさまざまなアイデアのもと見込み客の獲得に努めているのに、営業部門にバトンを渡しても全く売上が上がらないということは珍しくありません。このような事例は、マーケティング部門が確度の低い見込み客ばかりを営業部門に渡してしまっている、営業部門は自身の売上目標を達成するのに必死で見込み客のフォローがしっかりできていない、といったことが原因で組織的な営業をできていないケースもあるでしょう。

このようなケースでも、セールスフォースツールは大いに役立ちます。営業が見える化できることで、見込み客が成約に至らないならばもう少し確度を引き上げてから営業部門に渡す、マーケティング部門が入力した見込み客の情報を確認することでフォローがしやすくなるというように、チームで目標達成に向き合うことが可能となるのです。

また、メールやカレンダーと連携しているセールスフォースツールは、取引先との商談場所や時間をすぐにツールに上げることができます。そこで、例えば研究開発部門の担当が、「この日時なら同行できるよ」といったように、営業担当者に同行してくれる可能性が生まれ、商談がスムーズに進むケースも考えられます。

このように他部署との連携がとりやすくなり、コミュニケーションも活発化されるため、非常に効率がよく企業全体の組織力が生かされるようになるでしょう。

セールスフォースツールの案件管理機能を使いこなすポイント

セールスフォースツールをいかすには、ただ機能を導入するだけでは意味がありません。営業担当者に最新の正確なデータを入力してもらうことが必要不可欠になります。営業担当者には、なぜセールスフォースツールが大切なのかということを伝え、情報入力へのモチベーションを高めることが大切です。そのためには、案件管理を行うことで、適切な評価制度を整えられるなど、営業担当者が得られるメリットをよく理解してもらうのがよいでしょう。

また、ただ情報を記入するだけでなく、記入された情報を元に、目標や営業プロセスの見直しをしていくことも含め、正しく運用することも大切です。しっかり目標を定め、実践して、情報分析と検証を行い、改善するというPDCAサイクルを回すことが何よりも重要です。短期的な結果を求めるのではなく、中長期的な視野で取り組むことで、営業力の底上げにつながるでしょう。しかし、いくら有意義なシステムとはいっても、情報入力には現場の担当者の手間がかかります。なるべく情報入力工数を削減し、業務効率をよくするためには、できるだけセールスフォースツール内の機能や連携できる外部ツールを使うように統一し、それ以外のツールは使わないといった工夫も必要です。

案件管理に役立つセールスフォースツールの選び方

それでは、実際に役立つセールスフォースツールとはどのようなものでしょうか。まず、大切なのは使いやすさです。忙しい営業担当者にしっかり継続して入力してもらうためには、操作が複雑ではなかなか続きません。現場の担当者の負担にならない、入力や使用方法が簡単なものを選ぶことが大切です。多くの人が使い慣れているスマホ対応のツールなら、移動中などのスキマ時間にも入力できるため便利です。

また、記録することそのものが目的になってしまっては本末転倒です。セールスフォースツールを利用する本来の目的を明確にすることが大切です。例えば、報告や連絡に関する業務の負荷を減らしたい、会議を減らしたい、売り上げ目標を達成したいなど、現場に即した目標を立て、目標を明確にし、適したツールを選ぶことが重要でしょう。その際、会社の予算や営業活動を考慮に入れることも大切です。

そして、大切なのがサポートの充実度です。ツールを導入してから定着し、成果が出るまでは、段階が必要です。その時期に継続してベンダーからの活用・支援が受けられるかどうかは、成果を上げるための重要なポイントといえるでしょう。ツールの使いやすさや利点だけでなく、実際の実績も確認するとよいのではないでしょうか。

その他にもセールスフォースツールを選定する際は、「導入コストを上回る成果を得られるか」という観点が重要です。そのためには、ツールに対してどのような効果を期待しているかをはっきりさせると良いでしょう。期待する効果を明確にすることで、必要な機能が定まります。必要な機能が定まれば無駄な機能のない、最低限のコストのツールを選ぶことができます。

ここまでポイントとして挙げた「使いやすさ」「サポートの充実度」「機能」について確認するには、無料トライアルを活用するのも良い方法です。ツールの機能・仕様・使い心地は実際に触らないと分からない部分が多いため、セールスフォースツールを導入する前に無料トライアルを試しましょう。複数のツールで迷っている場合も、実際に触ってみることで比較してより自社に合ったツールを選ぶことができます。

案件管理に便利なおすすめセールスフォースツール

これらの条件を満たす、おすすめのセールスフォースツールとして、国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」をあげることができます。「GENIEE SFA/CRM」は、優良企業の営業管理ノウハウがツール化されているため、営業活動に必要なものが網羅されています。顧客管理から商談管理、データ分析まで、クラウド上で一体になって管理できるため、営業活動に必要な情報の全体像がつかみやすいのが特徴です。

また、現場の営業担当者が使いやすいようにシンプルな設計となっており、ビジネスシーンで利用されることが多いSlackやChatWork、Gmailといった外部サービスとも連携がスムーズです。また、モバイルアプリの活用も可能なので、外出先で営業担当者がスマホでの入力ができ、業務工数を削減することができます。これら入力された情報を、レポート機能と組み合わせて分析することで、PDCAサイクルを高速で回しやすくなります。さらに、業界別の導入例などの情報を元に、効果的な活用方法を提案してもらえるのもポイントです。

「GENIEE SFA/CRM」の案件管理で営業成績アップを目指そう

案件管理にセールスフォースツールを導入することで、案件管理の質や業務効率、営業成績の向上につながることが期待できます。自社の目的や営業活動に合ったツールを活用することで、他社とは一歩抜きん出た営業活動を行うことも可能です。実績と使いやすさに定評のある国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」を使って、最先端の営業管理を行なってみてはいかがでしょうか。

最後に、実際に「GENIEE SFA/CRM」を導入した企業の事例を2つご紹介します。

「GENIEE SFA/CRM」の導入事例①

AOSモバイル株式会社は、SMS（ショートメッセージサービス）の一斉配信プラットフォームの「AOSSMS」と、法人向けビジネスチャットの「InCircle」の2つのサービスを展開していている会社です。

「GENIEE SFA/CRM」を導入する前は、エクセルで営業案件を管理していました。2年分くらいのデータが1,000件以上貯まっていた状態だったため、追うものと追わないものの案件の判断をつけたかったのが導入のきっかけです。

「GENIEE SFA/CRM」を導入することで、自分が今何件の営業案件を持っていて、商談フェーズを分けることで、1件ずつ確認しなくても、目で見て状況を簡単に理解することができるようになりました。具体的には、経営ボードやマネジメントラインが、ダッシュボードでパッと確認することができるようになるなど、営業の状況が目視で確認できるようになったのが「GENIEE SFA/CRM」を導入して1番良かった点だそうです。

「GENIEE SFA/CRM」の導入事例②

株式会社メディアコンテンツファクトリーは、医療機関で使用されるデジタルサイネージの制作やWEB制作や医療サービスの開発を行っている会社です。

従来の営業状況の集約は各営業が目標と活動報告をエクセルで提出し、それを営業部長がマージして集計してと、手作業で行っていました。最新のデータは管理側でしか把握できず、会社全体のリアルな状況が営業担当に伝わっていない状況だったので、改善したいと思ったことがセールスフォースツールの導入を検討したきっかけでした。

既存のサービスを利用したいと思った時に、「GENIEE SFA/CRM」は1アカウントの料金が非常に安く、導入しやすかったそうです。ダメ元で、この金額なら失敗してもいいと思って使い始めたのですが、必要な機能もきちんと果たしていました。自社が1番大事にしている営業指標である、「お客様に対して何件デモをしたか」をデモ実施からの受注率やトータルのデモ数などをきちんと自動集計できた「GENIEE SFA/CRM」に助けられました。

現在では、今までエクセルでやっていた作業を移行し、「GENIEE SFA/CRM」で案件ごとの営業管理をしています。集計した数値は、営業部門の全員が閲覧できるようにしました。そのおかげで、「他のメンバーと比べて自分の成果はどうなのか？」がパッと分かるようになりました。さらに、Slackと連携して営業がお客様に対してデモを行ったことを「GENIEE SFA/CRM」に入力すると、それがすべて報告として流れてくるため、誰がどのくらい活動しているのかがすぐ分かるようになりました。

下記のページでは、「GENIEE SFA/CRM」の製品資料を無料でダウンロードいただけます。ぜひ、一度チェックしてみてください。