効率的な予実管理表の作成方法とは？無料テンプレートやエクセルでの作成手順を紹介

「予実管理表とは？」「予実管理表を効果的に活用する方法は？」などと悩んでいませんか？

予実管理表は企業の財務状況を把握し、経営戦略を立案するための重要なツールです。エクセルやスプレッドシートを使って簡単に作成できますが、効果的な活用には定期的なデータ更新と予算の見直しが重要です。

本記事では、予実管理表の基本から記載項目、作成方法を詳しく解説します。無料テンプレートの紹介や効率的な運用ポイントもまとめているため、ぜひ参考にしてみてください。

予実管理表とは？

予実管理表は企業の財務状況を把握し、経営戦略を立案するための重要なツールです。予実管理表を活用することで、設定した予算と実際の実績を比較し、目標達成度を正確に評価できます。

予実管理表の主な役割は、数値の乖離を明確に示すことです。予実管理表を活用すれば、経営陣は問題点を特定し、適切な修正案を策定できます。

さらに、管理表から得られる正確なデータは、将来の経営判断や戦略立案の基礎となります。適切に活用すれば、企業の財務健全性と競争力の向上につなげることが可能です。

予実管理の重要性や進め方とは？課題を解決して企業成長につなげる

予実管理表の記載項目

予実管理表の基本構成は、収益と費用の詳細な内訳を把握できる形式で設計します。主要な記載項目は以下の通りです。

項目	内容
売上高	総売上高、事業別・商品別の売上高
売上原価	総売上原価、事業別・商品別の原価
経費	仕入高、販売管理費などの詳細
利益	売上総利益、営業利益、経常利益、税引前当期利益、純利益
予算	各項目の当期予算額
実績	各項目の実際の実績額
予算比	予算と実績の差異（金額または比率）

予実管理表に必須の記載項目を正しく振り分ければ、以下のように綺麗な表を作ることが可能です。

管理項目	当期予算	実績	予算比（%）
売上高	50,000	52,000	104.00%
– 事業A	30,000	32,000	106.70%
– 事業B	20,000	20,000	100.00%
売上原価	30,000	31,000	103.30%
– 事業A原価	18,000	19,000	105.60%
– 事業B原価	12,000	12,000	100.00%
経費	12,000	12,500	104.20%
– 仕入高	5,000	5,200	104.00%
– 販管費	7,000	7,300	104.30%
利益区分	–	–	–
– 売上総利益	20,000	21,000	105.00%
– 営業利益	8,000	8,500	106.30%
– 経常利益	7,500	8,000	106.70%
– 税引前利益	7,000	7,500	107.10%
– 当期純利益	5,000	5,300	106.00%

予実管理表を綺麗に整理できれば、事業別の収益性や費用の発生状況を詳細に分析できます。縦軸に主要な記載項目を配置し、横軸で予算と実績を比較すれば、経営状況の把握と改善点の特定が可能です。

効率的な予実管理表の作成方法

効率的な予実管理表を作るには、企業規模や業態に合わせた最適な作成方法を選択することから始まります。作成手順を標準化し、データ入力から分析までの作業を効率化することが重要です。

具体的な作り方は以下の通りです。

・専用ソフトウェアを使用する ・エクセルやスプレッドシートを活用する

専用ソフトウェアを使用する

予実管理専用のソフトウェアは、複雑な計算や分析を自動化する機能を備えています。データの入力から帳票作成まで一元管理が可能で、作業効率を大幅に改善できる点が強みです。

クラウド型のソフトウェアを導入すれば、複数拠点からのアクセスや情報共有が容易になります。専用ソフトウェアは、予算管理の精度向上と業務効率化を両立させる有効な手段です。

ERPや会計システム、販売管理システムなど既存のシステムとの連携も可能で、必要なデータを自動で取り込めます。レポート機能を活用すれば、最大100種類もの帳票を自動生成でき、手作業による集計やグラフ作成の手間を大幅に削減できます。

エクセルやスプレッドシートを活用する

エクセルやスプレッドシートは、柔軟な予実管理表のカスタマイズが可能です。関数やピボットテーブルを活用すれば、高度な分析ができるようになります。

テンプレートを活用し、必要な計算式や集計機能をあらかじめ設定すれば、運用負荷を抑えることも可能です。パソコンやブラウザ上にある既存機能で活用できるため、小規模な組織や部門単位での予実管理に適した方法です。

導入コストを最小限に抑えられる点も大きな利点で、多くの企業で既にインストールされているため追加のソフトウェア投資が必要ありません。エクセル上での一連の操作を記録できるマクロや、複雑な処理を可能にするVBAなどを使用すれば、作業の自動化も実現可能です。

Excel（エクセル）での営業管理のデメリットって？ 成果が上がる案件管理・進捗管理の方法とは

エクセルを活用した予実管理表の作成手順

エクセルを使用した予実管理表の作成は、以下の4つのステップで進めます。

・記入すべき項目を選定 ・実績データを入力する ・関数を設定・入力する ・予実レポートを作成する

記入すべき項目を選定

予実管理表の作成では、まず必要な項目を慎重に選定し、シートの縦軸に配置しましょう。基本的な項目には売上高や売上原価、各種利益が含まれますが、自社の事業特性に応じてカスタマイズが必要です。

部門別や商品別の内訳、キャッシュフロー関連の項目など、経営判断に必要な情報を網羅的に検討します。既存のテンプレートを参考にしつつ、不要な項目を削除して必要な項目を追加すれば、効率的かつ効果的な項目選定が可能です。

選定した項目は、将来の分析や意思決定の基盤となるため、経営層や各部門の意見を取り入れながら慎重に決定することが重要です。

実績データを入力する

項目の選定後は、予算の基準となる実績データを正確に入力しましょう。直近の財務データや販売実績を用いれば、より現実的な予算設定と精度の高い予実管理が可能になります。

データ入力の正確性を確保するため、会計システムや販売管理システムからのデータ連携を検討するのも効果的です。手入力の場合は、ダブルチェック体制を敷くなど、入力ミスを防ぐ仕組みを構築します。

また、データ入力の担当者を明確に定めて更新頻度を設定すれば、常に最新の情報に基づいた管理ができます。入力されたデータの妥当性を定期的に検証し、必要に応じて修正や調整を行うことも忘れないようにしましょう

関数を設定・入力する

エクセルの関数機能を活用し、計算の自動化を図ります。主要な関数は以下の通りです。

関数名	用途
IF関数	条件分岐による計算
SUM関数	数値の合計計算
AVERAGE関数	平均値の算出
COUNT関数	データ数のカウント
VLOOKUP関数	データの検索と参照
ROUND関数	数値の四捨五入

基本的な計算には、SUM関数やAVERAGE関数を使用し、条件付き計算にはIF関数を活用します。複雑な検索や参照にはVLOOKUP関数が有用で、データの集計や分析にはピボットテーブル機能も効果的です。

関数の設定時は、計算式の正確性を十分に確認し、エラーチェック機能を活用して潜在的な問題を事前に見つけておきましょう。複雑な計算ロジックは別シートにまとめ、メインシートではシンプルな構成に整えれば、管理の容易さと透明性を確保できます。

関数の使用方法や設定内容は文書化し、担当者が変更になっても継続的な運用が可能な体制を整えることが重要です。

予実レポートを作成する

予実管理表は単なるデータ集計ツールではなく、経営判断を支援する分析ツールとして活用することが重要です。予実の差異を視覚的に把握しやすいグラフや表を作成し、重要な指標のサマリーや詳細な分析結果、今後の見通しなどを含めたレポートを作成しましょう。

レポートには予算達成率や前年同期比較、トレンド分析などの多角的な視点を盛り込み、経営層が状況をすぐ把握して的確な判断を下せるよう工夫します。また、定期的なレポーティングサイクルを確立し、月次や四半期ごとに分析結果を共有する体制を整えます。

レポートの内容は、受け手の役職や部門に応じて適切なレベルで提供すれば、組織全体の予実管理に対する理解と活用を促進します。

予実管理表の無料テンプレート7選 

予実管理表の作成を効率化するため、無料で利用できる優れたテンプレートを紹介します。以下のテンプレートにはそれぞれ特徴があり、企業の規模や目的に応じて選択できます。

テンプレートの種類	特徴
Microsoft Office	カテゴリ別の経費管理が可能で、シンプルな構成により項目追加が容易
テンプレートBANK	売上予算の達成率が自動計算され、グラフによる視覚的な分析が可能
みんエク	月次の経常損益・特別損益の管理に特化し、基本項目が事前設定済み
bizocean	多様な業種に対応した豊富なバリエーションを提供
登録不要のフリーテンプレート	2か月分の比較が可能で、詳細な項目設定による綿密な管理が可能
経理プラス	販管費などの細かい管理項目が充実し、詳細なデータ分析が可能
フリーテンプレート	シンプルな設計で自由なカスタマイズが可能

上記のテンプレートは、企業規模や管理目的に応じて柔軟に選択・カスタマイズが可能です。基本的な計算式や分析機能が組み込まれているため、導入後すぐに予実管理を開始できる利点があります。

特に、小規模企業や予実管理を始めたばかりの企業にとって、無料テンプレートはコストを抑えながら効果的な管理体制を構築する有効な手段です。テンプレートの選定時には、自社の業務フローや管理項目の詳細度、データの更新頻度などを考慮し、運用負荷と管理効果のバランスを検討することが重要です。

もしエクセルで売上が上がる営業管理方法を詳しく知りたい場合は、以下から資料をダウンロードしてください。

エクセル・スプレッドシートで実現！売上が上がる営業管理方法のお役立ち資料をダウンロード

予実管理表を効果的に運用するためのポイント

予実管理表を効果的に活用するためには、適切な運用方法の確立が不可欠です。以下に、効果的な運用を実現するための重要なポイントをまとめました。

・必要な項目に絞って入力する ・定期的にデータを更新する ・定期的に予算の見直しを行う

必要な項目に絞って入力する

予実管理表の効果を最大化するためには、入力項目を必要最小限に抑えることが重要です。過度に詳細な項目設定は、かえって管理の複雑化を招き、本来の目的である迅速な状況把握を妨げる可能性があります。

売上高や原価、主要経費などの経営判断に直結する重要項目に焦点をあてれば、分析の効率性と実用性が向上します。シンプルな構成を維持すれば、予算と実績の差異を即座に把握し、迅速な対策立案が可能です。

また、管理負担の軽減により、継続的な運用も容易になります。

定期的にデータを更新する

予実管理表の価値は、最新のデータに基づく正確な状況把握にあります。月次での収支データの更新は、経営状況の変化を適時に捉えるために不可欠です。

データ更新の遅延は、経営判断の遅れや誤った意思決定につながる危険性があります。更新作業を定例化し、担当者と期限を明確にすることで、確実な運用体制を構築できます。

また、更新されたデータから収支傾向の分析や予算達成状況の評価を行えば、経営改善案を導き出すことも可能です。

定期的に予算の見直しを行う

予算は固定的なものではなく、経営環境の変化に応じて柔軟に見直す必要があります。四半期ごとの予算見直しにより、新規事業の開始や予期せぬ経費の発生など、実態との乖離に対応できます。

見直しの際は、各部門からの情報収集と分析を通じて、現実的な予算設定を心がけましょう。予算修正の根拠と影響を明確にし、関係者間で共有すれば、組織全体の理解と協力を得ることが可能です。

定期的な予算見直しは、経営目標の達成に向けたPDCAサイクルの重要な要素となります。

まとめ：効率的な予実管理を実現するためのツール選択

効果的な予実管理の実現には、企業の規模や業務特性に適したツールの選択が重要です。エクセルなどの表計算ソフトは柔軟性が高く、小規模な管理には適していますが、データ量が増加すると運用負荷が大きくなる傾向があります。

一方、専用ソフトウェアを活用することで、データ管理の効率化や分析機能の強化が図れます。特に営業活動と予実管理を統合的に運用したい場合、GENIEE SFA/CRMのような専門ツールの導入が効果的です。

GENIEE SFA/CRMは、高度なカスタマイズ機能とデータ連携機能を備えており、既存のエクセルデータや他のシステムとのシームレスな連携が可能です。リアルタイムでの予実分析や営業活動の可視化により、予算管理の精度向上と営業力強化を同時に実現できます。

予実管理の高度化と営業効率の向上を目指す企業は、ぜひGENIEE SFA/CRMの導入をご検討ください。