2020.04.07 / 営業管理のコツ 

エクセルでの案件管理のデメリットって?
成果が上がる案件管理の方法とは

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案件管理や売上管理など、数字に関わる資料作成に便利なエクセル。でも、「もうちょっと効率的な案件管理方法がないか」「商談の進捗が見えにくい」などの課題を感じている人も多いのではないでしょうか。今回は、エクセルでの案件管理のデメリットと、効率的な案件管理の方法をご紹介します。

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案件管理の基本

ここでは、案件管理とはそもそも何なのか、案件管理の必要性、案件管理を行うことのメリットなど、基本知識についてご説明します。

 

案件管理とは?

案件管理とは、営業案件の進み具合を管理するためのもので、時期や金額といった基本的な案件情報と、受注、提案、内示などの営業案件の進捗をデータとして入力、更新して管理することをいいます。では、なぜ案件管理を行う必要があるのでしょうか?

 

案件管理の必要性

社内案件を正確にマネジメントすることは、案件の品質担保や進捗管理などの面から非常に重要です。組織が大きくなるにつれて、組織で扱う案件が多くなり、案件の特性などの種類が違う案件を同時に進めるなど、案件の対応や処理方法も膨大になります。膨大な量の案件処理を管理者1人が記憶をたどって頭の中だけで処理することは現実的ではなく、リスクの観点からも適切とはいえません。

抜け漏れなく案件を管理するには、予算・担当者・スケジュール・要件について一元的に管理するシステムと、処理の流れを作り上げていくことが重要となります。

案件の意思決定を行う際にも、案件管理が重要な判断基準としての利用が可能です。

また、案件管理はデータ蓄積の機能も持っています。営業活動における成功した事例と失敗した事例をデータとして蓄積し、案件が成功、あるいは失敗に至った原因や経緯などを事後も検証・確認して次回の案件に活用ができます。優秀な成果を残している営業マンのノウハウを営業のメンバーが共有し、標準を策定することによって、営業部門全体のスキルアップを促す効果も期待できるのです。

 

案件管理を行うことのメリット

ここでは、案件管理を行うことのメリットを3つ紹介します。

 

スケジュールが可視化される

案件管理によって、案件における作業量のツリー構造を定義して整理することができるようになります。よって、作業量の順序や優先度を設定してスケジュール管理をすることが可能です。案件のスケジュールや進捗状況、実績データ、作業内容はガントチャートなどのグラフで表すことができると、進捗の度合いを直感的に編集・表示ができるようになります。

 

PDCAを回しやすくなる

PDCAとは「Plan」、「Do」、「Check」、「Action」の4つの頭文字からできた言葉で、継続的に業務の効率化や改善を促進する管理手法です。

「Plan」とは目標設計や達成したい業務の成果に向けて、計画を作成することです。「誰が(Who)」「いつ(When)」「どこで(Where)」「何を(What)」「何故(Why)」「どのように(How)」「いくらで(How much)」行うか5W2Hを意識して、具体的な数値と合わせて目標を設定します。

「Do」とは計画に従って業務を遂行することです。「Plan」で設計した目標達成や計画のために実行できることを数値や時間などで具体的にToDoリストに入力して、順番に実行します。「Do」では進捗度や計画の有効性を分析・検証するため実行に対する記録を仔細に残しておく必要があります。

「Check」とは設計した目標である「Plan」がどの程度実行できているかを評価することです。結果を客観的な数値で評価し、具体性のある検証結果をフィードバックすることが重要です。

「Action」とは「Check」で顕在化した検証・分析結果を基に、目標達成のために必要な改善点を発見し、実行することです。

PDCAサイクルを回すことによって評価、改善が繰り返され、業務への高い効果を得ることができます。多忙な業務の中では結果を次に活かすことが疎かになり易いですが、案件管理によって、案件の成功した事例や失敗した事例がデータとして残るため、データをもとに営業活動の改善につなげることができます。結果として、案件のPDCAサイクルを回しやすくなり、チーム全体のクオリティの向上も期待できます。

 

顧客とのトラブル防止につながる

案件管理によりスケジュールの管理ができると、営業担当者が立てた不十分な計画を営業マネージャーの確認によって指摘できるようになり、トラブル防止に役立ちます。

無理なスケジュールは、顧客に伝えた納期を守れなかったり、顧客と充分なコミュニケーションが取れなかったりとトラブルの原因になります。案件管理は課題が可視化されるため、トラブルが小さいうちに早期解決しやすくなります。

 

リアルタイムで情報が反映されない

Excelではリアルタイムで情報を反映させることができません。ビジネスは、毎日流動的に動いています。毎日の営業活動を活発に展開していく中で、新規顧客や案件の獲得状況や、既存案件の状況もリアルタイムにアップデートしていく必要があります。

しかし、その都度PCのExcelを起動して、情報を更新、登録していく作業は現実的ではありません。また、Excelファイルはローカルの情報となるため、情報共有に遅れが生じてしまうことが多いです。時にはファイルのバージョンを誤って共有してしまうこともあるでしょう。

ビジネスチャットやメールで最新のExcelをダウンロードして、古いExcelファイルを更新する作業が情報更新の度に発生しているようでは、情報共有の遅延が発生してしまいます。さらに、Excelの情報更新作業は営業担当者にとって負担となり、実際の顧客対応などに費やすべき時間を削る要因にもなります。

 

エクセルだけでは不十分?エクセルでの案件管理のデメリット

案件管理はエクセルで行っている、という方は多いのではないでしょうか。確かにエクセルでも案件管理はできるのですが、いくつかデメリットが存在します。主に考えられるデメリットを以下にまとめました。

 

チームで運用しにくい

エクセルは同時入力がしにくいため、各担当者で管理するなど情報がバラバラになってしまいがち。チームでの成績を把握するためには、各担当者のシートを1つ1つ見ていかなければいけなくなります。クラウド型ツールで同時入力がしやすいGoogleのスプレッドシートの活用も増えていますが、一つの案件に対してタスクが複数にわたる営業管理は、作業順序や優先順位の設定は難しく、一元管理と可視化が難しいのが実情です。

 

担当者によって入力がバラバラ

こまめに全員が入力できれば良いですが、外出が多い営業担当はリアルタイムで進捗を入力するのは困難なもの。入力を怠る人がいたり、入力率が高い項目と低い項目ができたり、時差が生まれたりする可能性があります。

また、入力方法も統一されていないとデータを統合できません。英数字の半角や大文字など、細かな違いでもエラーにより分析できない可能性があります。

 

分析に時間がかかる

チームの売上金額や担当者毎の成約率など、案件管理には数字の分析が必要です。計算式を入れたりグラフを作ったりと、分析するための時間がかかってしまいます。ある程度エクセルの知識を勉強する必要があり、本来の営業活動や営業戦略の立案といった、本来の業務以外に時間を割かれてしまいます。

 

他ツールと連携せず、ミス発生の恐れも

入力するファイルがバラバラになると、最新情報の共有が困難に。例えば商談の進捗記録と請求書のフォーマットが異なるツールやファイルになっている場合、 作業が二重に発生し、金額ミスなどの恐れも考えられます。複数の担当者が1つの案件を担当する場合は特に注意が必要です。

 

データの紐づけが困難

Excelは取引先情報などのデータを紐づけることが難しいため、どの案件もイチから全てExcelに入力する必要があります。また、管理の問題から、同じデータを複数のシートに入力しなくてはならないこともあります。

さらに、別のファイルに分かれていた場合は必要な情報の検索がしづらく、重複して入力してしまうなどの無駄な工数を増やしてしまう恐れもあります。

 

入力漏れがあっても発見できない

案件情報の管理を徹底したとしても、ヒューマンエラーはなくすことができません。そのため、案件の入力漏れ、抜けが発生することはあり得ます。

Excelには入力漏れがあっても通知してくれる機能は搭載されていないため、入力漏れがあっても、そのまま放置されるケースも多くあります。強く意識してチェックすれば、入力漏れや抜けは減らすことができますが、その分営業担当者への負担が増えてしまいます。

 

営業するだけじゃダメ?案件管理の必要性

エクセルでの案件管理には様々なデメリットが存在する上、案件管理はとても面倒なもの。そもそも、なぜ案件管理をする必要があるのでしょうか。主に以下の3つの理由が挙げられます。

 

顧客情報を分析し、ニーズを把握できる

顧客情報を整理していくと、業界毎、企業の規模によって特徴が見えてきたり、クロージングにおける障壁を見つけたりすることができます。過去の似たような案件を分析することで、商談を進めたい顧客のニーズを把握できることも。ニーズを把握できると営業の提供する情報の質は格段に上がるため、営業の成功確率も高まります。

 

俯瞰して進捗を見られる

営業は1つの案件だけを担当すれば良いわけではありません。部長などのマネージャー陣ともなれば、複数人の様々な案件の進捗を把握する必要があります。それぞれ別個に報告を受けていると、時には聞き漏れてしまったり記録が漏れてしまったりすることも。営業管理システム(SFA)などでデータを一元化して案件管理を行えば、タスクや案件が並行していても俯瞰して進捗を確認することができます。

 

顧客とのトラブルを防げる

例えば、営業担当者が顧客のニーズに応えられず早期対応が必要な案件も、マネージャーが早い段階で把握、対処することでトラブルを最小限に抑えることが可能に。その対応次第では顧客が満足し、受注へと好転する可能性も出てきます。また、過去の事例がきちんとまとまってナレッジ化できていれば、同種の案件に的確かつスピーディに対処することもできるでしょう。

 

営業成績を上げる、効率的な案件管理とは

それでは、案件管理を効率的に行い、営業成績を上げるにはどうしたら良いのでしょうか。実は生産性を上げるための法則を利用することで、案件管理の効率を上げることができます。

 

パレートの法則

仕事の生産性を上げるために参考となる「パレートの法則」という原理があります。この法則はイタリアの経済学者であるヴィルフレド・パレートが発見したもので、あらゆる事象において2割が全体の8割を生み出しているという状態のこと。

例えば、売上金額の80%は、全顧客のうちわずか20%の顧客数によってもたらされていると言われています。つまり、全顧客に均等に営業しているよりも、優良顧客である2割の顧客にアプローチした方が営業成績を上げることができるのです。

 

注力顧客を決める

効率的に営業活動を行うには、「パレートの法則」に基づき、注力顧客を決める必要があります。案件管理を行い俯瞰して顧客を見ることで、受注角度や受注額の大きい顧客を探しましょう。

また、新規顧客を獲得するには膨大なコストがかかります。いかに既存顧客に継続受注してもらうかも重要なポイント。一度の受注額が大きい顧客だけでなく、継続して受注してくれる顧客を見つけることも必要です。

 

顧客を逃さない

新たにアプローチする顧客を見つけることも重要ですが、一度電話や訪問によって接点を持った後、放置しているだけでは受注に至りません。顧客に定期的にアプローチしてニーズに応える情報を提供し、徐々に受注に向けて話を進める必要があります。案件管理を行うことで各案件の進捗を把握し、漏れなく営業活動を実施できるでしょう。

 

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