2020.04.07 / 営業管理のコツ 

エクセルでの案件管理のデメリットって?
成果が上がる案件管理の方法とは

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案件管理や売上管理など、数字に関わる資料作成に便利なエクセル。でも、「もうちょっと効率的な案件管理方法がないか」「商談の進捗が見えにくい」などの課題を感じている人も多いのではないでしょうか。今回は、エクセルでの案件管理のデメリットと、効率的な案件管理の方法をご紹介します。

1. エクセルだけでは不十分?エクセルでの案件管理のデメリット

案件管理はエクセルで行っている、という方は多いのではないでしょうか。確かにエクセルでも案件管理はできるのですが、いくつかデメリットが存在します。主に考えられるデメリットを以下にまとめました。

1-1. チームで運用しにくい

エクセルは同時入力がしにくいため、各担当者で管理するなど情報がバラバラになってしまいがち。チームでの成績を把握するためには、各担当者のシートを1つ1つ見ていかなければいけなくなります。クラウド型ツールで同時入力がしやすいGoogleのスプレッドシートの活用も増えていますが、一つの案件に対してタスクが複数にわたる営業管理は、作業順序や優先順位の設定は難しく、一元管理と可視化が難しいのが実情です。

1-2. 担当者によって入力がバラバラ

こまめに全員が入力できれば良いですが、外出が多い営業担当はリアルタイムで進捗を入力するのは困難なもの。入力を怠る人がいたり、入力率が高い項目と低い項目ができたり、時差が生まれたりする可能性があります。

また、入力方法も統一されていないとデータを統合できません。英数字の半角や大文字など、細かな違いでもエラーにより分析できない可能性があります。

1-3. 分析に時間がかかる

チームの売上金額や担当者毎の成約率など、案件管理には数字の分析が必要です。計算式を入れたりグラフを作ったりと、分析するための時間がかかってしまいます。ある程度エクセルの知識を勉強する必要があり、本来の営業活動や営業戦略の立案といった、本来の業務以外に時間を割かれてしまいます。

1-4. 他ツールと連携せず、ミス発生の恐れも

入力するファイルがバラバラになると、最新情報の共有が困難に。例えば商談の進捗記録と請求書のフォーマットが異なるツールやファイルになっている場合、 作業が二重に発生し、金額ミスなどの恐れも考えられます。複数の担当者が1つの案件を担当する場合は特に注意が必要です。

2. 営業するだけじゃダメ?案件管理の必要性

エクセルでの案件管理には様々なデメリットが存在する上、案件管理はとても面倒なもの。そもそも、なぜ案件管理をする必要があるのでしょうか。主に以下の3つの理由が挙げられます。

2-1. 顧客情報を分析し、ニーズを把握できる

顧客情報を整理していくと、業界毎、企業の規模によって特徴が見えてきたり、クロージングにおける障壁を見つけたりすることができます。過去の似たような案件を分析することで、商談を進めたい顧客のニーズを把握できることも。ニーズを把握できると営業の提供する情報の質は格段に上がるため、営業の成功確率も高まります。

2-2. 俯瞰して進捗を見られる

営業は1つの案件だけを担当すれば良いわけではありません。部長などのマネージャー陣ともなれば、複数人の様々な案件の進捗を把握する必要があります。それぞれ別個に報告を受けていると、時には聞き漏れてしまったり記録が漏れてしまったりすることも。営業管理システム(SFA)などでデータを一元化して案件管理を行えば、タスクや案件が並行していても俯瞰して進捗を確認することができます。

2-3. 顧客とのトラブルを防げる

例えば、営業担当者が顧客のニーズに応えられず早期対応が必要な案件も、マネージャーが早い段階で把握、対処することでトラブルを最小限に抑えることが可能に。その対応次第では顧客が満足し、受注へと好転する可能性も出てきます。また、過去の事例がきちんとまとまってナレッジ化できていれば、同種の案件に的確かつスピーディに対処することもできるでしょう。

3. 営業成績を上げる、効率的な案件管理とは

それでは、案件管理を効率的に行い、営業成績を上げるにはどうしたら良いのでしょうか。実は生産性を上げるための法則を利用することで、案件管理の効率を上げることができます。

3-1. パレートの法則

仕事の生産性を上げるために参考となる「パレートの法則」という原理があります。この法則はイタリアの経済学者であるヴィルフレド・パレートが発見したもので、あらゆる事象において2割が全体の8割を生み出しているという状態のこと。

例えば、売上金額の80%は、全顧客のうちわずか20%の顧客数によってもたらされていると言われています。つまり、全顧客に均等に営業しているよりも、優良顧客である2割の顧客にアプローチした方が営業成績を上げることができるのです。

3-2. 注力顧客を決める

効率的に営業活動を行うには、「パレートの法則」に基づき、注力顧客を決める必要があります。案件管理を行い俯瞰して顧客を見ることで、受注角度や受注額の大きい顧客を探しましょう。

また、新規顧客を獲得するには膨大なコストがかかります。いかに既存顧客に継続受注してもらうかも重要なポイント。一度の受注額が大きい顧客だけでなく、継続して受注してくれる顧客を見つけることも必要です。

3-3. 顧客を逃さない

新たにアプローチする顧客を見つけることも重要ですが、一度電話や訪問によって接点を持った後、放置しているだけでは受注に至りません。顧客に定期的にアプローチしてニーズに応える情報を提供し、徐々に受注に向けて話を進める必要があります。案件管理を行うことで各案件の進捗を把握し、漏れなく営業活動を実施できるでしょう。

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