基幹システムを乗り換える4つのポイント！進め方や成功事例を解説

企業の業務を支える基幹システムは、製造・販売・会計など事業の根幹を担う重要な仕組みです。しかし、システムの老朽化や、業務環境の変化に対応しきれない状況から、乗り換えを検討する企業も増えています。この記事では、基幹システムの基本的な役割や乗り換えが必要とされる背景、進め方のポイント、さらに実際の成功事例までを分かりやすく解説します。

基幹システムとは

基幹システムとは、企業の主要業務を支える中枢的なITシステムのことです。製造や販売、在庫、会計など、企業の事業運営に不可欠な業務を対象とし、それらの処理を安定的かつ正確に遂行する役割を担います。

どの領域が基幹システムに該当するかは、業種やビジネスモデルによって異なります。最近では、クラウド型の導入も増加しており、リモート環境下での業務効率化にも寄与しています。

また、ERPは複数の基幹領域を一体化したシステムであり、業務の全体最適を実現するために用いられます。一方で、グループウェアやスケジュール管理といった情報系システムは、補助的な位置づけにあり、停止しても致命的な影響は生じません。このように、業務の中枢を担う基幹システムは、停止＝業務停止につながる点で、他の業務システムとは明確な違いがあります。

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基幹システムの乗り換えが必要になっている背景

経済産業省の「DXレポート」は、老朽化した基幹システムの継続利用により、2025年以降に年間最大12兆円の経済損失が発生する可能性を指摘し、「2025年の崖」として警鐘を鳴らしました。この背景には、急速に進むデジタル競争における日本の後れがあります。

海外ではAIやIoTを活用した変革が進む一方、日本企業は旧システムに依存し、柔軟なビジネス転換や新サービス創出が難しくなっています。その結果、国際競争力の低下に加え、業界全体の機動力やサプライチェーンにも悪影響が広がる恐れがあります。

こうした課題を打開する手段として、経産省はDXの推進を強調しています。DXは単なるデジタル化にとどまらず、企業文化や業務構造そのものを見直し、変化に強い組織への転換を図る取り組みです。乗り換えによって柔軟性と拡張性のあるシステムを導入することが、変化に迅速に対応し、競争優位を築くための土台となります。

出典：D X レポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開

基幹システムの乗り換える際の4つのポイント

基幹システムの乗り換えは、業務全体に影響を及ぼすため慎重な進行が求められます。特に現場運用を見据えた入念な準備と管理が重要です。ここでは、乗り換えのプロジェクトを成功に導くための4つのポイントについてお伝えします。

• 開発チームの役割分担を明文化する
• 顧客とのイメージのズレが起きないようにする
• 仕様変更は原則開始前までに行う
• 業務支障のない品質を維持する

開発チームの役割分担を明文化する

基幹システムの導入は開発完了で終わりではありません。データ移行、ユーザー研修、運用支援までを含めた対応が欠かせません。そのため開発・テスト・運用といった各フェーズで、開発チームの役割を事前に明確化し、責任範囲を共有しておくことが重要です。

顧客とのイメージのズレが起きないようにする

開発過程では完成像に対する認識のずれが大きなリスクとなります。要所ごとに顧客と成果物のイメージを確認し、常に認識を揃えておくことが重要です。近年は、このリスクを減らす手法として、従来の一括型よりもアジャイル開発を採用する企業が増えています。

仕様変更は原則開始前までに行う

開発が始まってからの仕様変更は遅延や不具合の原因になりやすいため極力避けるべきです。テスト以降は不具合修正に限定し、新しい要件はプロジェクト完了後に改めて計画するのが望ましい進め方です。

業務支障のない品質を維持する

基幹システムは不具合があれば業務停止につながるため品質確保が不可欠です。本番導入前に、単体・結合・総合・ユーザーテストに加え、リグレッションやストレステストまで実施し、想定外のトラブルを防ぐことが求められます。

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基幹システムを乗り換えるデメリット

基幹システムの刷新には多くの利点がありますが、当然ながら無視できない負担も伴います。特に移行初期は、費用面や現場対応などで課題が生じやすくなります。ここでは、乗り換えにあたって想定される主なデメリットについてお伝えします。

• 初期段階でのコスト負担がある
• 現場スタッフの混乱リスク

初期段階でのコスト負担がある

新しい基幹システムの導入や設計には、初期費用がかかることがあります。さらに、既存システムからのデータ移行においても、作業量に応じた追加コストが発生する点に留意が必要です。導入効果が現れるまでに時間を要するケースもあり、投資対効果の見極めが重要になります。

現場スタッフの混乱リスク

新しいシステムに切り替えると操作に慣れるまで作業効率が一時的に下がる可能性があります。さらに、従来の仕組みに満足していたスタッフには抵抗感やストレスが生じモチベーション低下につながることもあります。そのため、スムーズに使いこなせるようになるまでの研修やサポートを計画的に行うことが欠かせません。

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また、導入時のサポートも手厚く操作習得までの期間も短いため、現場が混乱することなくスムーズに運用を開始できます。トレーニング不要で使えるシンプルなUIが特徴で、ITに不慣れなスタッフでも安心して使いこなせる設計です。業務の流れを止めず自然に定着させることができます。

1つのIDあたり月額3,480円から利用可能な高コストパフォーマンスに加え、AIアシスタント機能も搭載されており業務効率と成果の両立が期待できます。生成AIを標準搭載しており入力作業やデータ活用を支援し、営業担当の負担を軽減します。営業基盤を強化したい企業にとって、安心して導入できる選択肢です。

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基幹システムを乗り換える際の進め方

基幹システムの乗り換えを円滑に進めるには、各工程を計画的に実行することが不可欠です。特に初期設計から導入後の運用管理まで、一貫した流れで対応することが重要になります。ここでは、乗り換えを成功させるための基本的な進め方についてお伝えします。

• 実行計画・スケジュールの策定
• 要件に基づくシステム設計および機能カスタマイズ
• データ移行の実行
• 利用者の教育
• システム利用状況のモニタリング

1. 実行計画・スケジュールの策定

プロジェクトチームが立ち上がった段階で導入全体の実行計画を策定します。スケジュールやリソースの割り当て各工程のタスク内容を整理し、進行管理の体制を明確にすることが重要です。あわせてリスク管理も行い、想定外の事態への対応方針も事前に整えておく必要があります。

計画段階での準備が甘いと後工程での手戻りや遅延につながる恐れがあるため、最初の設計こそ丁寧に行うべきです。関係部門との連携も含めた全体最適を意識することが、プロジェクト成功の鍵となります。

2. 要件に基づくシステム設計および機能カスタマイズ

選定した基幹システムが業務に適合するよう、業務要件をもとに設計を行い、必要な機能をカスタマイズします。業務フローに沿って仕様を明確化し、ユーザーインターフェースの調整やレポート形式の設定などを、ベンダーと協力しながら進めることが基本です。

設計段階で現場の声を十分に反映しておくことで導入後のギャップを防げます。特に、既存業務との整合性を丁寧に確認しながら進めることが重要です。仕様が曖昧なまま進行すると、後工程での手戻りや調整コストが増大するため、初期段階でのすり合わせが成否を分ける要素となります。

3. データ移行の実行

新旧の基幹システムを切り替える際には、既存データを新システムに正確かつ整合性を保って移す必要があります。まずは、項目の定義やデータ内容を見直し、不要データの整理や形式の統一を通じて品質を整えます。そのうえで移行後のデータが意図どおり反映されているかを実際のデータを使って丁寧に検証することが欠かせません。

4. 利用者の教育

システムを円滑に定着させるには、利用者へのトレーニングが欠かせません。操作方法や変更後の業務フローを理解してもらうことで、現場での混乱やミスを防ぐことができます。教育プログラムは、自社の業務に即した内容とする必要があり、システムベンダーと連携して計画・実施することが基本です。

特に初期段階では、現場ごとの習熟度に応じたサポート体制を用意することで、早期の立ち上がりを実現しやすくなります。システムの機能だけでなく、業務全体の流れを踏まえた実践的な指導が効果的です。

5. システム利用状況のモニタリング

本番環境での運用が始まった後も、システムが安定して稼働しているかを継続的に確認する必要があります。パフォーマンスの監視に加えて利用者からの声や運用上の課題を定期的に収集・分析し、必要に応じて設定や機能の見直しを行うことも重要です。

トラブル発生時に迅速な対応ができる体制を整えておくと同時に、システムの改善提案やアップデート対応にも柔軟に取り組むことで運用品質の維持と最適化が図れます。継続的な見直しを通じて、業務とともに進化するシステム運用が求められます。

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基幹システムの乗り換え成功事例

基幹システムのリプレイスは多大な労力を伴いますが、正しく進めれば業務改善や成果創出につながります。具体的な効果を把握することで、導入の意義をより明確にできます。ここでは、実際に導入効果が現れた成功事例についてお伝えします。

• 顧客満足度とリピート率の向上
• 月3時間の残業削減に成功

顧客満足度とリピート率の向上

サービス業を営むある企業では顧客情報が部門や担当者ごとに分散し、全体像を把握できないことが課題となっていました。情報の属人化により顧客対応の一貫性が失われ画一的なアプローチしかできず、リピート獲得にもつながりにくい状況でした。このままでは競合との差別化が難しく、顧客離れのリスクも懸念されていました。

そこで基幹システムの乗り換えとあわせてCRM機能を強化し、顧客情報を全社で一元管理できる体制を構築。これにより、行動履歴や過去の対応状況に応じた個別施策が実施できるようになり、サービス品質が向上。結果として顧客満足度とリピート率の大幅な改善につながりました。社内の情報連携もスムーズになり、部門間の連携強化という副次的効果も得られています。

月3時間の残業削減に成功

ある製造業の企業では、営業活動の多くを飛び込み訪問に頼っており、非効率なルート設定や属人的な情報管理が業務を圧迫していました。特に見込みの低い顧客への訪問や情報の整理に時間を奪われることで、営業担当者の残業が常態化していたことが課題でした。現場では日々のタスクに追われ、営業戦略を見直す余裕すらない状況が続いていました。

この状況を改善するため同社は営業支援機能を含む基幹システムを導入し、顧客対応の優先順位を数値で可視化できる仕組みを構築。営業活動の精度が上がり、訪問先の選定や準備にかかる時間が大幅に短縮されました。

その結果、担当者1人あたりの月間残業時間は約3時間削減され業務負荷の軽減だけでなく、顧客対応の質や従業員のモチベーション向上にもつながる成果が得られました。削減された時間は、既存顧客との関係強化や提案内容のブラッシュアップに活用されています。

まとめ：基幹システムと連携して営業強化をはかるなら「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」

基幹システムの乗り換えは、単に古い仕組みを更新するだけでなく、企業全体の業務プロセスを見直し、競争力を高める契機となります。役割分担の明確化や仕様管理、利用者教育、そして運用フェーズでのモニタリングなど、慎重なプロセスを踏むことで成功につながることを見てきました。また、成功事例からもわかるように顧客満足度やリピート率の向上、残業時間の削減といった具体的な成果は基幹システムの刷新が持つ大きな可能性を示しています。

このような取り組みを営業強化へとつなげるためには現場に確実に定着し、日常業務で使い続けられる仕組みが不可欠です。その点で「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」は特にフォーカスすべき2つの強みを持っています。

まず柔軟なカスタマイズ性です。貴社の業務フローに合わせた顧客管理や商談管理を自在に設計できるため、既存の基幹システムとも自然に連携させることができます。これにより、属人的だった営業活動を標準化し組織全体でのデータ活用へと発展させることが可能になります。

加えて、誰でも使えるシンプルな管理画面と高い定着率です。直感的に操作できる画面設計によりITに不慣れなスタッフでも短期間で活用でき、現場での混乱を最小限に抑えます。さらに、導入後のサポート体制が整備されていることから利用定着率は99％と非常に高く、多くの企業で長期的に運用されています。これはシステム導入における最大の不安である「現場に根付かない」というリスクを解消し、安心して成果創出につなげられることを意味します。

基幹システムと連携しながら営業活動を強化したい企業にとって、柔軟なカスタマイズと高い定着率を両立する「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」は信頼できる最適な選択肢といえるでしょう。