基幹システム導入の進め方とは？進め方から選定ポイントまで徹底解説

基幹システムとは、企業の根幹を支える重要なシステムです。さまざまな基幹業務の一部フロー自動化＆データ連携によって、業務効率が向上したり、品質のばらつきを抑えられたりするなど、さまざまなメリットがあります。

さらに、情報の一元化・可視化を実現できるのも特長です。しかし、基幹業務に置き換えるうえで、基幹システムをどのように導入すればよいか、進め方に頭を悩ませている方も少なくありません。

この記事では、基幹システムはどのように導入すべきか、進め方から選定ポイントまで徹底解説します。基幹システム導入の進め方をステップ別に細かく解説しますので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

基幹システムの種類

基幹システムには、企業の業務内容に合わせてさまざまな種類があります。代表的な基幹システムの種類は以下のとおりです。

・販売管理システム ・生産管理システム ・人事管理システム ・会計管理システム

販売管理システム

販売管理システムは、受注から売上計上まで、販売に関する業務を一元管理するシステムです。顧客情報や商品情報、在庫状況などを管理し、業務効率化と顧客満足度向上に貢献します。

販売に関する情報を一元管理すれば、顧客対応を含む迅速な対応が可能となり、顧客満足度向上に繋げられるのが特長です。たとえば、顧客からの問い合わせに対して、過去の購入履歴や問い合わせ履歴などをすぐに確認し、的確な回答・フォローアップを提供できます。

そのため、販売管理システムを導入すれば、顧客との良好な関係を構築しやすくなり、売上向上に貢献できます。

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生産管理システム

生産管理システムは、生産計画から製造、出荷まで、生産に関する業務を一元管理するシステムです。生産計画の最適化・在庫管理・品質管理などを支援してくれるため、生産性の向上とコスト削減に貢献します。

生産に関する情報を一元管理すれば、無駄な作業や在庫を削減し、生産性を向上させられるのが特長です。たとえば、生産計画に基づいて必要な資材を必要なタイミングで調達することで、在庫の過剰や不足を防ぎ、管理コスト削減に繋がります。

また、過去の需要推移などを可視化できるため、各商材のニーズが根強いタイミングを可視化することもできます。

そのため、生産管理システムは効率的な生産体制を構築し、企業の競争力強化に貢献するための重要なツールです。

人事管理システム

人事管理システムは、従業員の入社から退職まで、人事に関する業務を一元管理するシステムです。給与計算や勤怠管理、人事評価などをサポートしてくれるため、人事部門の業務効率化と従業員満足度向上に貢献します。

人事に関する情報を一元管理すれば、人事部門の負担を軽減し、従業員へのサービス向上に繋げられるのが特長です。たとえば、給与情報や休暇情報などをすぐに確認できるだけでなく、有給取得数などを可視化・取得を促して法令に遵守した労働環境を構築できます。

ほかにも、人事評価などを適切に行いやすくなり、正しく評価される環境の構築によって社員のモチベーションアップを期待できるのもポイントです。従業員との良好な関係や働きやすい環境を構築しやすくなり、企業の安定した成長を支えてくれる効果が期待できます。

会計管理システム

会計管理システムは、企業の財務状況を管理するシステムです。仕訳入力や帳簿作成、決算処理などを効率化し、経理部門の業務効率化と財務状況の可視化に貢献します。

会計に関する情報を一元管理すれば、経理部門の負担を軽減し、正確な財務状況をスピーディに把握しやすくなるのが特長です。たとえば、仕訳入力や帳簿作成を自動化することで、ミスを削減し、業務効率化に繋がります。

また、ダッシュボード機能などで現在の状況をリアルタイムで把握しやすくなり、経営陣の判断や意思決定を迅速化するのにも貢献してくれるのが魅力です。会計管理システムを導入すれば、健全な財務状況を維持しやすいようサポートしてくれるため、企業の安定的な経営を実現できます。

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基幹システムを導入するメリット

基幹システムの導入によってさまざまなメリットを得られるため、現在多くの企業で導入が進められています。基幹システムの導入によって得られる具体的なメリットは以下のとおりです。

1.業務効率の向上 2.業務の標準化 3.情報の一元化と可視化

1.業務効率の向上

基幹システムを導入すれば、基幹業務のプロセスを自動化・効率化して、手作業によるミスやムダを削減できるのがメリットです。従来は手作業で行っていた業務をシステム化すれば、人的ミスを減らして作業時間を短縮できるだけでなく、業務効率そのものを向上させられます。

たとえば、受注処理や在庫管理などシステムから別のシステムへ転記する作業を自動化すれば、従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。単純作業に費やしていた時間を別の業務に充てられるため、企業の成長につながる業務へ注力できます。

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2.業務の標準化

基幹システムを導入すれば、一連の業務フローを標準化し、属人的な業務のばらつきをなくせるのは大きなメリットです。業務プロセスを明確化したうえで、システム上にて一元管理できるため、担当者ごとによる業務の進め方や違いをなくせます。

その結果、品質が向上したり、顧客対応が安定したりとさまざまな恩恵を得られます。さらに、一部の知見やノウハウも共有しやすくなるため、対応品質を向上させる効果も期待できるのがポイントです。

「誰でも同じ品質で業務を遂行できる」「属人化を防げる」「ノウハウや知見を共有できる」など、企業全体の業務品質を向上させられる魅力があります。

3.情報の一元化と可視化

基幹システムを導入すれば、企業内のさまざまな情報を一元管理して、リアルタイムで必要な情報を可視化できるのがメリットです。各部門に散在していた情報を一元管理すれば、スムーズな情報共有を行いやすくなり、部門間の連携力を強化できます。

さらに、ダッシュボードなどで必要な情報を可視化できるため、経営層がリアルタイムで企業の状況を確認できるのもポイントです。その結果、迅速な意思決定や経営戦略の立案をしやすくなり、「売上や在庫を見て販売戦略を立てる」「生産計画の軌道修正をして損失を防ぐ」と企業の競争力を大きく強化できるメリットがあります。

【9ステップ】基幹システム導入の進め方

基幹システム導入は、多くのステップと考慮すべき点があり、適切な進め方を理解することが重要です。ここでは、基本的な9つのステップを紹介します。

1.導入目的の明確化

最初に導入目的を明確化し、目標とする成果を設定します。導入目的が明確でなければ、適切なシステム選定や要件定義を行うことができず、導入効果が得られない可能性があります。

たとえば、「業務効率を20%向上させる」「顧客満足度を10%向上させる」など、具体的な目標を設定することが重要です。

2.現状の分析・課題の整理

現状の業務プロセスやシステム環境を分析し、課題を明確にします。現状の課題を把握しなければ、何が問題で業務効率に影響が出ているのか、具体的にどのような導入効果が得られるのかがわかりません。

そのため、業務フロー図を作成したり、アンケート調査を実施したりして、現状の課題を洗い出すことが重要です。

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3.製品・ベンダーの選定

導入目的や要件を満たす製品・ベンダーを選定します。なぜなら、自社のニーズに合わない製品・ベンダーを選定してしまうと、導入後にトラブルが発生したり、期待した効果が得られない可能性があるからです。

たとえば、複数のベンダーから提案を募り、デモやプレゼンテーションを通じて、製品・ベンダーを比較検討することが重要です。

4.要件定義

システムに求める機能や性能などを詳細に定義します。要件定義が曖昧だと、ベンダーとの間で認識齟齬が生じ、開発が遅延したり、追加費用が発生する可能性があります。

場合によっては思っていた業務効率化を実現できないため、基幹システムを導入するうえで入念な要件定義は必要不可欠です。内製の場合は要件定義書を、ベンダーに外注する場合は提案依頼書をしっかりと固めたうえでシステムを構築する必要があります。

5.システム構築

要件定義に基づいて、システムを構築します。システム構築が適切に行われなければ、導入後にトラブルが発生したり、期待した効果が得られない可能性があるため、開発状況の定期的な確認が必要です。

ベンダーと密にコミュニケーションを取り、要件定義で決まった機能を構築していく必要があります。

6.基幹システムに合わせた業務プロセスに改善

新しい基幹システムの導入にあわせて、既存の業務プロセスを改善する取り組みも大切です。従来の業務プロセスをそのまま新しいシステムに適用しようとすると、せっかく基幹システムを導入したメリットを活かせず、導入効果を得られない可能性があります。

効率化した先にボトルネックとなる業務が残ると、導入効果を体感しにくくなるため、システムに合わせた効率的なプロセスに変更する取り組みが大切です。

7.テスト運用

基幹システムの導入前に、問題がないかテスト運用を行います。テスト運用をせずに本番稼働してしまうと、重大なトラブルが発生し、業務に支障をきたす可能性も否定できません。

特に、基幹システムは企業活動の根幹部分を支えるため、トラブルが発生してしまうと全体の業務がストップしてしまうおそれもあります。そのため、本番環境に近い環境でテストを行い、問題点を洗い出して修正することが大切です。

8.実装

テスト運用で問題がなければ、システムを本番稼働します。基幹システムを実装する段階では、導入時点で業務プロセスに不慣れなスタッフも多いため、実装に合わせてユーザー教育やマニュアル作成を行う必要があります。

また、基幹システムの導入ではデータ移行も必要です。スムーズな移行支援プランを提供しているベンダーも多いため、それらも含めて比較検討するのをおすすめします。

9.効果検証

基幹システムの本格的な導入・運用がスタートしたら、導入後にどのような効果を得られたのか、目標達成度を評価して効果検証を行います。KPIを設定し、定期的な効果測定で目標を達成しているか、業務負担を軽減できているかチェックします。

基幹システムは、「導入すれば終わり」といったツールではありません。PDCAサイクルを回しながら改善策を検討し、徐々に効率を引き上げていく取り組みが求められます。

基幹システムを導入する際の5つの選定ポイント

基幹システムを導入する際には、以下の5つの選定ポイントを考慮することが重要です。

1.自社に必要な機能を備えているか 2.マニュアルを作成しているか 3.導入後のサポートが十分か 4.セキュリティ対策は万全か 5.外部ツールとの連携は可能か

1.自社に必要な機能を備えているか

自社の業務内容や規模に合わせて、必要な機能を備えているかを確認します。必要な機能が不足していると、業務効率化や生産性向上などの効果が得られない可能性も否定できません。

たとえば、在庫管理システムを導入する場合は、自社の在庫管理方法に合わせた機能が備わっているかを確認することが重要です。一方で、実倉庫を持っていないECサイトなどでは倉庫管理機能になるかもしません。

必要な機能はもちろん、不要な機能が搭載されているとコストパフォーマンスが悪くなってしまいます。言い換えれば、「将来の事業拡大・成長を踏まえて必要な機能かどうか」をよく比較検討したうえで導入するのがベストです。

長期にわたって安定して運用できる基幹システムを導入するためにも、自社の状況にマッチしたシステムかどうかチェックします。

2.マニュアルを作成しているか

基幹システムを導入するときは、ベンダー側でマニュアルを作成しているか、「システムの操作方法」「トラブルシューティング」などがまとめられたマニュアルがあるかを確認します。

マニュアルがないとシステムの操作に手間取るだけでなく、初期の教育に大きな手間が掛かってしまいます。また、トラブル発生時に迅速に対応できず、業務に支障をきたす可能性も否定できません。

基幹システムを導入すると多くの従業員の業務フローを変更する必要が出てくるため、マニュアルの有無は非常に重要です。

3.導入後のサポートが十分か

基幹システム導入後のトラブルや疑問点は、業務への支障だけでなく、従業員のモチベーション低下にも繋がります。そのため、迅速かつ的確なサポート体制が整っているベンダーを選ぶことが大切です。

電話やメールでの対応はもちろん、オンサイトでのサポートや定期的なシステム点検など、手厚いサポート体制は導入後の安心感を高めます。導入はゴールではなくスタートのため、導入後の運用を見据えたサポート体制を重視するのをおすすめします。

4.セキュリティ対策は万全か

情報漏洩や不正アクセスは、企業の信頼を失墜させるだけでなく、多大な損失をもたらす可能性があります。特に個人情報や機密情報を扱うシステムでは、強固なセキュリティ対策が必須です。

基幹システムではさまざまなデータを一元管理しているため、特にセキュリティ対策に気をつける必要があります。

アクセス制御、暗号化、脆弱性診断など、多層的なセキュリティ対策が施されているか、最新のセキュリティ基準に準拠しているかなどを確認することが大切です。万全の対策を講じているベンダーを選び、安心してシステムを利用できる環境を構築するのをおすすめします。

5. 外部ツールとの連携は可能か

基幹システムの導入は、ほかのシステムやツールとの連携によって真価を発揮します。外部ツールとの連携を行えば行うほど情報を蓄積・連携しやすくなり、幅広い業務効率化を実現できます。

言い換えれば、外部ツールとの連携がスムーズに行えない基幹システムは、データの二重入力や転記ミスなど業務効率が低下する問題を改善できません。

そのため、CRMや会計システム、BIツールなど自社で利用しているツールとの連携が可能かチェックする必要があります。APIの利用や自社システムとの連携など、業務効率化の鍵となる要素のため、注意が必要です。

基幹システムを選定するときは、導入効果を最大限発揮できるよう柔軟な連携ができるシステムをおすすめします。

まとめ

基幹システムは、販売管理や生産管理、人事管理、会計管理など、企業の基幹業務を効率化できるツールです。基幹システムを導入すれば情報の一元化・可視化ができるほか、業務効率を向上させたり、スピーディな意思決定を実現したりとさまざまなメリットを得られます。

一方で、基幹システムを導入するときは慎重になる必要があります。導入前に目的を明確にしたうえで、現状の業務が抱えている課題やどのような領域に適用するのか確認が必要です。

そのうえで、自社のニーズをしっかりと拾ってくれるベンダーを比較検討し、提案依頼書をもとにシステムを構築してもらう必要があります。また、既存のシステム環境と連携できない基幹システムは業務効率化を実現しにくいため、連携力に優れたシステムと置き換えるのもポイントです。

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