予実管理表をエクセルで作る方法を解説！無料テンプレートや作成時の注意点を紹介

「予算と実績がいつも乖離してしまう」「営業の進捗状況が把握しづらい」「もっと効率的に売上を伸ばしたい」と、そんな悩みを抱えていませんか？

多くの企業が直面する予算と実績の乖離問題は、適切な「予実管理」に解決の糸口があります。

この記事では、予実管理の進め方からエクセルを使った実践的な管理方法、エクセル・Googleスプレッドシート上で利用できるテンプレートを紹介します。注意点や、予実管理で押さえておきたいエクセルの関数・計算式も解説しますので、ぜひご参照ください。

この記事を読んで分かること

・効果的な予実管理の進め方と、成功に導くためのコツ ・エクセルを活用した実践的な予実管理表の作成方法 ・予実管理とセットで実現したい売上向上の施策

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予実管理とは

予実管理とは、「予算や目標」と「実際の成果」を比較・分析し、その差異を把握することで、経営目標の達成に向けて、進捗管理や軌道修正を行うための管理手法を指します。

「予算実績管理」とも呼ばれ、計画と実績の進捗状況を可視化して、明確な問題点や課題をもとに改善策を講じる取り組みです。例えば、赤字部門が発生した場合、その原因（売上不足やコスト増加など）を特定し、適切な改善策を講じることで経営状況の悪化を防げます。

予実管理を適切に行えば、予算によってどの程度の実績が発生したのかを分析できます。予算に見合った実績を生み出せているかどうかを可視化すれば、具体的な対策を講じやすいのが予実管理のメリットです。

つまり、予実管理とは単なる数値管理ではなく、企業の目標達成と持続的成長を支える重要な経営手法です。適切な運用により、売上とその達成に必要なコストイメージのギャップを埋めるだけでなく、安定した経営基盤の構築にも貢献します。

そのため、エクセルをはじめとしてさまざまな方法で予実管理を行う企業が多くなっています。

予実管理の目的

・目標達成の進捗を可視化：各部門やプロジェクトごとの進行状況を数値で把握し、目標に対する達成度を分析 ・安定した経営の実現：課題やリスクを早期に発見し、迅速に対応することで経営の安定性を向上 ・将来予測と意思決定の支援：過去の実績データ・予算データに基づく合理的な判断が可能になり、将来の業績予測における精度を高め、経営戦略やリソース配分の最適化が図りやすい

予実管理の重要性や進め方とは？課題を解決して企業成長につなげる

使いやすい予実管理表の作成方法

企業の経営状況を把握し、迅速な意思決定を行うためには、予実管理が欠かせません。そして、予実管理を効果的に行うためには、使いやすい予実管理表の存在が重要です。ここでは、エクセルで誰でも簡単に作成できる使いやすい予実管理表の作成方法を解説します。

効率的な予実管理表の作成方法とは？無料テンプレートやエクセルでの作成手順を紹介

具体的には、以下のポイントで使いやすい予実管理表を作成することが可能です。

予実管理表に必要な項目を設定する 実績データを入力する 比較項目を追加して予実差異を把握する 計算式・関数を活用して効率化

予実管理表に必要な項目を設定する

効果的な予実管理を行うためには、まず、予実管理表に含めるべき項目を適切に選定することが重要です。各項目は企業の財務状況を正確に反映し、経営判断の基礎となる情報を提供するものでなければなりません。

一般的に、基本的な予実管理表では以下のような項目が挙げられます。

・売上高：事業や商品ごとに分けて記載すると分析が容易 ・売上原価：製造や仕入れにかかったコストを記載 ・販管費：広告費、人件費、交際費などを詳細に分類。 ・利益指標：売上総利益、営業利益、税引前利益などを記載

しかし、企業の業種や経営戦略によって、必要な項目は異なります。

例えば、製品別の売上高を分析したい場合は、製品ごとの売上高や販管費項目を追加する必要があります。一方で、小売業や飲食業などでは、実店舗ごとの売上高や原価、販管費から利益を入力する項目が必須です。

利益の構造を詳細に把握するためには、売上総利益・販管費・営業利益・営業外収益・営業外費用・経常利益・税引前利益といった必要とされる項目の設定が欠かせません。それぞれの項目を細かく予実管理表に設定することで、より深い分析が可能になります。

さらに、販管費の内訳を詳細に分析したい場合は、人件費、広告宣伝費、減価償却費など、より細分化された項目を設けることで、コスト構造の把握と改善につなげられます。

ここで重要なポイントは、自社の経営状況をもっとも適切に表せる項目を選択し、エクセル上の予実管理表をカスタマイズする取り組みです。必要な項目が欠けていれば、適切な予実管理を行えません。

実績データを入力する

必要な項目を決定したら、次に、実際の経営活動から得られた実績データを予実管理表に入力します。月次で管理を行う場合は、毎月の売上や経費などの実績値を該当する項目に入力します。

この際、効率化のためにあらかじめ計算式を設定しておけば、前年同月との比較や予算との差異を自動で算出することが可能です。入力ミスを減らし、データ入力の正確性と作業の効率性を同時に向上させられます。

ただし、企業の会計処理においては、財務会計と管理会計でデータに差異が生じる場合がある点に注意が必要です。

財務会計は外部報告を目的とし、税法や会計基準に従って処理されますが、管理会計は内部の経営管理を目的とし、企業独自の判断でより柔軟な集計や計算方法が用いられることがあります。

このため、予実管理表で使用するデータが財務会計上のデータと一致しない場合があることを理解し、必要に応じて調整を行う必要があります。

比較項目を追加して予実差異を把握する

予実管理表は、予算と実績を比較し、その差異を明確にすることで真価を発揮します。そのため、予実管理では、計画値と実績値を比較するための項目を設けることが不可欠です。

「当月予算」「当月実績」「前年同月実績」といった比較項目を設ければ、計画に対する進捗状況や前年との比較を容易に行えます。

比較項目があれば、目標までどの程度達成できているのか、業績の推移を含めてひと目でチェックできるようになります。目標達成度合いや業績のトレンドを一目で確認でき、問題点の早期発見やスムーズな対策の実現も可能です。

例えば、当月実績が予算を下回っている項目があれば、その原因を分析し、次月以降の改善策を検討できます。また、前年同月比で売上が減少している場合は、市場環境の変化や競合他社の動向など、外部要因の影響を調査する施策へ繋げることも可能です。

比較項目を活用すれば予算と実績の差異を明確に把握でき、経営状況を多角的に分析して、より使いやすい予実管理表を構築できます。

計算式・関数を活用して効率化

使いやすい予実管理表を作成するには、運用を効率化するための計算式や関数を積極的に活用することが大切です。予算や実績の差額、達成率を自動的に計算する仕組みを設ければ、エクセルで予実管理をする際の作業時間を大幅に短縮できます。

また、ヒューマンエラーを防いで正確性を高める効果も期待できます。特にエクセルで予実管理表を作成する際は、関数や論理式を用いることがベストです。

以下は、エクセルで予実管理表を作成する際によく使用される関数と論理式の例です。

よく使われる関数と論理式

IF関数：=IF(論理式,真の場合,偽の場合) 特定の条件を満たすかどうかを判断し、異なる結果を表示させたい場合に用います。例えば、予算達成率が100%以上なら「達成」、そうでなければ「未達成」と表示させることができます SUM関数：=SUM(数値1,数値2,…)指定した範囲の数値を合計します。例えば、月ごとの売上を合計して年間売上を算出する際に使用します AVERAGE関数：=AVERAGE(範囲) 指定した範囲の数値の平均値を求めます。例えば、各月の売上の平均値を算出する際に便利です COUNT関数：=COUNT(範囲) 指定した範囲に含まれる数値データの個数を数えます。例えば、実績データが入力されているセルの数をカウントする際に使用します VLOOKUP関数：=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型) データベースから特定のデータを検索し、対応する値を抽出する際に使用します。例えば、商品コードから商品名や単価を取得する際に便利です ROUND関数：=ROUND(数値,桁数) 指定した数値を指定した桁数で四捨五入します。例えば、計算結果を小数点以下2桁で表示させたい場合に使用します

関数の応用と論理式

SUMIF関数：=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲) 特定の条件を満たす数値だけを合計したい場合に使用します。例えば、「特定の部門の売上だけを合計する」といったことが可能です SUMIFS関数：=SUMIFS(合計対象範囲,条件範囲1,条件1,条件範囲2,条件2,…)複数の条件を満たす数値だけを合計したい場合に使用します。例えば、「特定の部門かつ特定の期間の売上だけを合計する」といったことが可能です SUMPRODUCT関数：=SUMPRODUCT(範囲1,範囲2,…) 複数の範囲の対応する要素の積を求め、さらにその合計を算出します。例えば、単価と数量から総売上を一度に計算する際に使用します

使いやすい予実管理表を作成するうえで、予算と実績の差額や達成率を自動計算する設定は、作業時間の短縮と正確性の向上に大きく貢献します。例えば、達成率（進捗率）を自動計算する関数を設定すれば、目標に対する進捗状況をパーセンテージで視覚的に把握できます。

エクセルで予実管理表作成時の注意点3選

エクセルは、多くの企業で予実管理表の作成に活用されている便利なツールです。しかし、その機能を十分に活かし、効果的な予実管理を行うためには、いくつかの重要なポイントに注意する必要があります。

ここでは、エクセルで予実管理表を作成する際に、特に意識すべき以下3つの注意点を解説します。

予算設定がしっかりと整備されている 予算を年間と月間に分けて管理する 予実差異をわかりやすく表示する

1.予算設定がしっかりと整備されている

エクセルで予実管理を行う際、もっとも大切なポイントがしっかりと整備された予算設定です。予算設定では損益計算書の項目に沿って、「売上高」「売上原価」「販売費」「一般管理費」などの主要な項目について、具体的な数値目標を設定します。

さらに、企業全体の予算だけでなく、部門別や商品・サービス別といった、より細分化された単位での予算を策定することが重要です。

エクセルで細分化された予算を設ければ、問題が発生した際にどの部門や商品に原因があるのかを迅速に特定し、効果的な対策を打ち立てられます。また、各部門や商品ごとの予算達成度を評価すれば、社員のモチベーションや責任感向上に繋がるのもポイントです。

2.予算を年間と月間に分けて管理する

効果的な予実管理のためには、年間の予算目標だけでなく、それを月ごとの目標に落とし込んで管理することが非常に重要です。年間予算は、前年度の実績データや市場動向、自社の経営戦略等を総合的に考慮して設定します。

前年度の実績をベースに、現状維持ではなく、成長目標を織り込んだ数値に調整することで、企業の前進を促します。さらに、業界全体の成長率や主要な競合企業の業績など、外部のデータも参考にすれば、より現実的で達成可能な目標を設定できるのがポイントです。

月次予算では、年間予算を単純に12分割するのではなく、季節などのシーズン変化や販促計画などを考慮して設定することが重要です。毎月、予算と実績を比較すれば、計画からのズレをタイムリーに把握して迅速に軌道修正を行えます。

年間目標の達成に向けて月次予算を確実に実行し、定期的に進捗を確認することが、予実管理の成功の鍵を握っています。

3.予実差異をわかりやすく表示する

予実管理表の目的は、単にデータを羅列することではなく、予算と実績の差異を分析し、経営改善に活かすことにあります。そのためには、予算と実績の差異を、誰が見ても理解しやすい形で表示する取り組みが必要不可欠です。

具体的に、エクセルで予実管理を分かりやすく表示する方法としては、以下の2点が挙げられます。

1.予実差異を視覚的にわかりやすく強調する

予実差異をわかりやすく表示するためには、数値だけでなく、視覚的な工夫が効果的です。例えば、差異が大きい項目を赤字やハイライトで表示したり、達成率を色分けしたグラフで表現したりすることで、一目で問題点を把握できます。

また、予算超過や未達の状況を矢印などの記号で示すことも有効です。エクセルで視覚的にわかりやすい予実管理表を作成すれば、経営層や関係者との情報共有をスムーズにし、迅速な意思決定を促進します。

2.プラスの差異にも着目する

予実差異の分析では、予算未達などの「悪い」差異に注目しがちですが、予算超過などの「良い」差異にも目を向けることも重要です。「良い」差異が生じた要因を分析すれば、成功パターンを特定し、他の部門や商品に横展開できます。

例えば、特定の商品の売上が予算を大幅に上回った場合、その要因を詳細に分析することで、効果的な販売戦略やマーケティング手法を他の商品にも応用できるかもしれません。「良い」差異を分析することで、企業のさらなる成長につなげられます。

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予実管理表作成のための無料テンプレート3選

エクセルで予実管理表が作れると言っても、「どうすればよいか分からない」「1から関数や計算式を仕込むのは大変」と感じる方も多いでしょう。そこで、スムーズに予実管理表を作れるよう、エクセル向けの無料テンプレートを利用するのもポイントです。

エクセルで予実管理表を作成すれば、自社独自の項目追加やカスタマイズも柔軟性を持って取り組めます。予実管理表作成におすすめの無料テンプレート3選は以下のとおりです。

【Excelフリーソフト館の予実管理表テンプレート】

【経理プラスの予実管理テンプレート】

【マーキャリMediaの予算管理テンプレート】

これらのテンプレートを活用して、まずはエクセルで予実管理をしてみるのも選択肢のひとつです。しかし、事業の成長や管理するデータの増加に伴い、エクセルでの管理に限界を感じるケースも珍しくありません。

データの入力や集計の手間、リアルタイムな情報共有の難しさ、高度な分析への対応などは、エクセルだけでは解決が難しい課題です。

さらに、複数人での同時編集が難しかったり、エクセルの関数が壊れてしまうリスクがあったり、データの蓄積・分析に限界がある点はユーザー・管理者の両サイドにとってもネックです。

そこでおすすめしたいのが、SFA/CRMツールの導入です。特に「GENIEE SFA/CRM」は、営業活動の効率化とデータ活用を強力にサポートする機能を備えており、高度な予実管理をサポートします。

「GENIEE SFA/CRM」では、エクセルで煩雑になりがちなデータ管理を効率化し、売上に直結する営業管理体制を実現するためのコツを提供しています。 エクセル・スプレッドシートで営業管理を効率化するテンプレートを公開していますので、ご興味のある方はぜひ資料請求をご検討ください。

エクセル・スプレッドシートで営業管理を効率化するテンプレートについて

SFAとCRMを兼ね備えた国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」

予実管理を成功に導くための重要なポイント

エクセルでの予実管理は多くの企業で採用されている有効な手法です。しかし、より効果的に予実管理を行い、経営改善に繋げるためには、以下のポイントに着目する必要があります。

定期的な予実管理の実施 必要な情報の明確化 予算と実績の差異分析 分析結果を基にした改善策の提案

定期的な予実管理の実施

予実管理は、一度きりの作業ではなく、継続的に行う取り組みが大切です。月次で予実管理を行えば、スピーディな現状把握と軌道修正を可能にし、年間目標達成への確度を高められます。

例えば、月次での差異分析を行うことで、特定の部門やプロジェクトで発生している問題に迅速に対応したり、季節的な要因による売上の変動を把握したりすることが可能です。定期的な予実管理のサイクルを確立すれば、年間予算の達成に向けた進捗管理を実施しやすくなるメリットがあります。

予実管理を成功に導くためには、定期的に実施して進捗や現場を細かく把握する取り組みが欠かせません。

必要な情報の明確化

効果的な予実管理を行うためには、闇雲にデータを集めるのではなく、本当に必要な情報を明確にすることが重要です。「見るべき情報」と「見たい情報」を区別し、経営判断に直結する重要なデータに焦点を当てることが求められます。

そのためには、予実管理の目的を明確にし、どの情報が目標達成や問題解決に貢献するのかを定義する必要があります。そのうえで関係部署と連携し、必要な情報を過不足なく収集・提供できる体制を構築することが大切です。

例えば、「営業部門は売上や受注に関するデータ」「製造部門は生産量や在庫に関するデータ」など、各部門が持つ情報を効果的に活用できる仕組みづくりが求められます。

事前に「何のための情報か」を明確化し、情報共有のルールを定めることで、効率的かつ効果的な予実管理を実現できます。

予算と実績の差異分析

予実管理の成功においてもっとも重要なプロセスのひとつが、予算と実績の差異を詳細に分析する作業です。単に差異の有無を確認するだけでなく、「なぜ差異が生じたのか」と根本原因を徹底的に追求しなければ、効果的な改善策を導き出すことができません。

例えば、人件費が予算を上回った場合、その原因が残業時間の増加によるものなのか、人員の過剰配置によるものなのかを明確にすれば、効果的な対策が異なります。また、部門別や製品別に差異を分析すれば、問題点をより詳細に把握しやすくなるのもポイントです。

差異の原因を特定することで、初めて適切な対策を講じることができ、次回の予算策定や経営戦略の見直しに活かせます。そのためにも、予実管理は差異分析をしっかりと行ったうえで、その結果を関係部署と共有し、組織全体で問題解決に取り組むことが重要です。

分析結果を基にした改善策の提案

予実管理は、分析して終わりではありません。分析結果に基づいた具体的な改善策を立案し、実行することで初めてその価値を発揮します。予算と実績の差異分析から明らかになった問題点に対して、具体的な解決策を提案・実行する取り組みが重要です。

例えば、売上が目標に届いていない場合は、「営業活動の強化」「販売促進キャンペーンの実施」「ターゲット顧客の見直し」「新商品の開発」など、具体的なアクションプランを検討します。

一方で、特定の経費が予算を超過している場合は、コスト削減策の立案が必要です。具体的には、業務プロセスの見直しによる効率化、調達先の変更によるコストダウン、不要な経費の削減などが考えられます。

また、当初の予算設定に無理があった場合や、市場環境が大きく変化した場合には、予算自体の見直しも必要です。現実的な目標に修正すれば、社員のモチベーションを維持し、より効果的な経営管理を実現できます。

重要なポイントは、PDCAサイクルを回し続けた改善策の立案です。計画（Plan）・実行（Do）・評価（Check）・改善（Action）のサイクルを予実管理で繰り返し実施することで、継続的な経営改善と目標達成を実現できます。

まとめ：営業の予実管理を効率化するなら「GENIEE SFA/CRM」

予実管理とは、予算や実績の乖離をチェックして現状を分析し、課題の発見から改善策のプランを打ち立てるための重要なプロセスです。その具体的な方法として、予実管理をエクセルで行う手法も多くの企業で採用されています。

しかし、エクセルでの予実管理は、データの入力や集計、分析に多くの手間と時間を要するだけでなく、属人化やヒューマンエラーのリスクも伴います。そのため、より効率的かつ高度な予実管理を実現するためには、専用ツール、特にSFA/CRMの導入が効果的です。

そこでおすすめなのが、高いカスタマイズ性とデータ連携能力を持つ「GENIEE SFA/CRM」です。営業活動の効率化と、予実管理の高度化を同時に実現できます。企業のニーズに合わせて柔軟にシステムを構築できるため、自社に最適な予実管理体制を構築できるのが魅力です。

また、他システムとのデータ連携もスムーズで情報の一元管理が可能となり、分析の精度と効率が格段に向上できるのも特長です。営業現場の使いやすさにも徹底的にこだわって開発されているため、99％を超える定着率の高さも高く評価いただいています。

「データドリブンな営業組織に成長したい」とお考えの方は、エクセルでの予実管理ではなく、ぜひこの機会に「GENIEE SFA/CRM」の導入をご検討ください。

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