営業マンが苦手なタスク管理を解決する管理方法やツールを紹介

営業マンは感覚で動く人種と言われますが、「タスク管理が苦手…」「効率的なタスク管理方法がわからない」「誰か私の秘書をしてほしい」「効率的にタスク管理してくれるツールを知りたい」といった悩みを抱えている営業マンも多いのではないでしょうか。

感覚や自分のやり方で営業のtodo管理やタスク管理を行なっている人には必見です。ここでは営業マンが陥りやすいタスク管理の罠とそこから抜け出すためのヒント、更に効率的にタスク管理が行えるおすすめツールを紹介します。

6,000社以上のBtoBビジネス支援を経験してきた当社が、タスク管理の極意やノウハウ、便利なツールを紹介します。

効率的にタスク管理することでの売上アップの方法、属人化対策など営業組織の生産性向上を課題とする営業部長や営業マネージャーの方も特にご覧下さい。

タスク管理とは？

タスク管理とは、日々の業務やプロジェクトを効率的に進めるために必要なタスクを整理し、計画的に実行するプロセスです。このプロセスを通じて、時間やリソースの無駄を減らし、目標達成に向けた効果的なアプローチを実現します。具体的には、タスクの洗い出し、優先順位の設定、進捗のモニタリング、そして必要に応じた調整が含まれます。

多くの営業マンがタスク管理を苦手と感じる理由の一つに、感覚的に仕事を進めることが多いことが挙げられます。しかし、タスク管理をしっかりと行うことで、以下のようなメリットが得られます。

1. 効率的な業務遂行

タスクを整理し、優先順位をつけることで、重要な業務に集中しやすくなり、効率が上がります。

2.ストレスの軽減

やるべきことが明確になることで、無駄なプレッシャーが減り、精神的な負担が軽減されます。

3. ミスの防止

タスクを一つ一つ確認しながら進めることで、見落としやミスを防ぐことができます。

4. チームの連携強化

タスク管理を共有することで、チーム全体の進捗状況が把握しやすくなり、連携が強化されます。

また、適切なツールを活用することで、タスク管理は更に効果的になります。

例えば、タスク管理アプリやプロジェクト管理ソフトを使うことで、タスクの進捗をリアルタイムで確認できるだけでなく、リマインダー機能やコラボレーション機能を活用することで、チーム全体の効率も向上します。

タスク管理を成功させるためのポイントとして、定期的な見直しと柔軟な対応が重要です。計画通りに進まない場合でも、状況に応じてタスクを再評価し、必要な調整を行うことで、常に最適な状態を維持することができます。

これらのポイントを押さえ、タスク管理を実践することで、営業活動の効率化や業績向上を目指しましょう。 また、タスク管理には重要度のウェイトや緊急度を考慮しながら管理し優先順位を付けて処理する必要があります。全てを同時に進めることはできません。

タスク管理ができる営業マンは売上上位者が多いというデータがあります。なぜなら、タスク管理に求められる能力は営業マンにとってとても重要なスキルであるセルフマネジメントに求められるスキルと他ならないからです。

簡単なようですが、それができる営業マンが売上を積み上げていくのです。それだけタスク管理は営業マンにとって重要なスキルであると言えるのです。 

「タスク」とは何のこと？

もともとの意味から考えるその目的とは？

タスクという言葉自体は、英語の「task」から来ており、具体的には「課題」や「仕事」という意味を持ちます。つまり、タスクは何かしらの目標や成果を達成するために行うべき具体的な行動やステップを指します。ビジネスの世界では、タスクはプロジェクトの一部として定義されることが多く、これらを一つ一つ完了していくことでプロジェクト全体を進めていく仕組みとなっています。

そういった語源から、タスク管理は、これらのタスクを効率的に整理し、実行しやすい状態に保つための方法や手法を指すようになりました。具体的には、タスクをリストアップし、優先順位をつけ、期限を設定し、それぞれの進捗状況を確認しながら管理することが一般的です。タスク管理の基本的な目的は、無駄な時間を減らし、重要な業務に集中するための環境を整えることにあります。

営業マンが「タスク管理」成功で得られるメリットとは？

忙しい営業マンがタスク管理を実行することで得られるメリットは何でしょうか。そもそもやる意味はあるのか？そう思う方も多いのではないでしょうか。そこには営業マンにとって重要な要素が含まれています。

1. **営業業務効率の向上**：

タスクが明確に整理され、優先順位が明確になることで、無駄な時間を減らし、効率的に業務を進めることができます。

2. **ストレスの軽減**：

営業マンは日々仕事や上司に追われています。しかし、タスク管理を行い、本来やるべきことが明確になることで、頭の中で散らばっているタスクを整理し、心理的な負担を軽減します。

3. **コミュニケーションの向上**：

営業マンは一人で成果を上げることはできません。チームワークが成否を握ります。

よって、チーム全体でタスクを共有し、進捗を確認することで、情報の共有がスムーズになり、コミュニケーションの質が向上します。

タスク管理を行うことによって、プロジェクト全体の見通しが良くなり、計画的に行動することが可能になります。

4. **時間の有効活用**：

タスク管理を行うことで、どのタスクにどれだけの時間を費やすべきかが明確になります。これにより、無駄な時間を減らし、重要なタスクに集中することができます。

5. **目標達成の促進**：

タスクを細分化して管理することで、ステップごとに目標を達成しやすくなります。大きなプロジェクトも小さなタスクに分けることで、進捗を確認しやすくなり、達成感も得られやすくなります。

6. **リスク管理**：

タスク管理を通じて、潜在的なリスクや問題点を早期に発見することができます。これにより、対策を講じる時間が確保でき、トラブルを未然に防ぐことが可能となります。

以上のようにタスク管理には実行することで営業マンにとっても様々なメリットがあり、ただの業務整理ではなく、全体の生産性を向上させるための重要な要素となります。適切にタスクを管理することで、個人の仕事の質だけでなく、チームや組織全体のパフォーマンスも向上します。これからタスク管理を始める方は、まずはシンプルな方法から試してみて、徐々に自分に合った管理法を見つけていくと良いでしょう。

営業マンにおける「タスク」とは？

先ず「タスク」とは業務の最小単位をいい、それ以上分解できない作業のことを指します。営業マンのタスクとして具体体にあげることでイメージしやすいのではないでしょうか。

営業マンのタスクとしては以下が例として挙げられます。

１，顧客とのアポイント調整

２，顧客からのメール確認・返信

３，営業電話（テレアポ）

４，提案資料の作成

５，オンライン商談、訪問商談

６，日報や週報の作成

７，営業進捗会議の資料作成や準備

などが営業マンには多数のタスクが存在します。

ToDoとタスクの違いとは？

タスクとToDoの違いについても理解しておくと、タスク管理がより効果的に行えます。タスクは具体的な作業を指し、ToDoはそのタスクをリスト化したものです。例えば、「顧客とのアポイント調整」はタスクであり、「顧客Aとのアポイントを月曜日に調整する」はToDoです。これにより、一つ一つのタスクが明確になり、優先順位をつけやすくなります。

営業マンにとって、タスク管理は時間管理と直結しています。限られた時間内で最大の成果を上げるためには、各タスクの重要度や緊急度を見極め、効率的に処理していくことが求められます。例えば、顧客とのアポイントメントは商談の成立に直結するため優先度が高い一方、日報や週報の作成は重要ではあるが、緊急度は低い場合が多いです。このように、タスクを分類し、優先順位をつけることで、業務の効率化が図れます。

さらに、タスク管理には定期的な見直しが必要です。営業活動は常に変化しており、新しいタスクが発生することもあります。そのため、日々の業務終了後にタスクの進捗状況を確認し、翌日の予定を再調整することが重要です。これにより、未完了のタスクが溜まることを防ぎ、次の日の業務をスムーズに開始することができます。

また、適切なツールを使用することもタスク管理の成功に欠かせません。デジタルツールやアプリケーションを活用することで、タスクの可視化が容易になり、進捗状況をリアルタイムで把握することができます。また、チーム内でのタスク共有も可能となり、情報の一元管理が実現します。これにより、営業チーム全体での連携が強化され、業務の効率化と成果の最大化が期待できます。それは後ほど紹介します。

以上のように、営業マンにとっての「タスク」は多岐にわたりますが、効果的なタスク管理を行うことで、業務効率の向上と成果の最大化が実現します。

 タスクとToDoの意味を一緒にされがちですが「期限の有無」が異なります。タスクは期限が定められている作業をいい、ToDoは期限が定められていない作業をいいます。

 タスクには期限が定められており、期限内に終わらせないと他の作業に影響が出てしまうかもしれません。このように期限の有無が異なるため、2つを混合しないようにしましょう。

タスク管理を行う最大のメリットとは？

営業マンにとってタスク管理を行うことで得られるメリットは前述しましたが、最終的な目的、つまり最大のメリットはタスクを明確にし、優先順位をつけて管理することで、無駄な時間を削減し、

重要な業務に集中できるようになること

つまり

売上につながる一番重要な仕事に時間を使うこと

です。

 営業マンは、営業活動を行う上で顧客との商談など重要なコア業務に集中して時間を投下する必要があります。その分タスク管理を行うことで、いまやらなくても良い優先度の低い業務を劣後させ優先度の高いコアタスクを先に入れ替えることで重要な業務により多くの時間を費やすことができます。

営業活動は多岐にわたり、顧客対応や資料作成、訪問計画など、さまざまなタスクが存在します。これらを効率的に管理することで、顧客満足度を高め、売上の向上にもつながります。また、タスク管理を通じて自分の業務の進捗を把握できるため、自己評価がしやすくなり、さらなるスキルアップを目指すことができます。

タスク管理は、個人だけでなく組織全体の成果を大きく左右する重要なスキルです。適切なツールや方法を活用し、タスクを効率よく管理することで、仕事の質と効率が飛躍的に向上します。これからタスク管理を始める方や、既に取り組んでいる方も、この記事を参考にして、より効果的なタスク管理方法を見つけてください。

タスク管理の基本的な流れ、フロー

タスク管理を進めるにあたり、基本的な流れやフローを理解し、実践することで、日々の業務がスムーズに進行し、無駄な時間を削減できます。

まず、タスクの洗い出しを行い、すべての業務をリストアップします。その後、各タスクの重要度や緊急度に応じて優先順位を設定します。次に、スケジュールを立て、各タスクに適切な時間を割り当てます。最後に、進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて計画を見直すことで、常に効率的な業務遂行を維持します。

 効率的なタスク管理の流れは以下のような分類に分かれます。

1. タスクの洗い出しと可視化、想定工数換算
2. 優先順位付け
3. 工数から導き出される各タスクの納期やスケジュールの設定（優先度の高いタスクを先に設定：大きな石を先ず先に置く）
4. 他部署やチームメンバーと協力して行うタスクの場合は他の人のタスクを勘案し設定
5. メンバーアサイン可能スケジュールや確保可能なリソースに応じてリスケジュールして再調整
6. 改善のPDCA活動と仕組み化、平準化への取り組みを行い属人化を排除

それぞれの内容を説明します。

１，タスクの洗い出しと可視化、想定工数換算

 まずは、全タスクを洗い出し可視化します。手順は以下の通りシンプルに業務を細分化し可視化 

• 「業務を抽出し可視化」：リストアップとタスク毎にカテゴライズ・分類
• 「業務単位に細分化」：タスクの内容を業務単位に細分化
• 「工数配分と納期・期限決め」：タスク単位で完結可能な工数換算し、必要工数から日数、期限決め

 ２，優先順位付け

 KGI、KPIから最も近い順からそのKGI、KPIを達成するためにインパクトの大きいタスクから優先順位付けを行う。 以下の判断基準で優先度を決めておくと良いでしょう。

• 重要度高 × 緊急度高 → すぐにやる
• 重要度低 × 緊急度高 → だれかにまかせる
• 重要度高 × 緊急度低 → いつやるか決める
• 重要度低 × 緊急度低 → あとでやる 、またはそもそもやらない

３，納期やスケジュール（優先度の高いタスクを先に）設定

この過程で重要なこと。それは

大きな石を先ず先に置く

ことです。

ポイントは小さな石からスケジュールを引かずに優先順位付けした重要なタスク（大きな石）からスケジュールを引くこと（大きな石を先に置いてしまいはみ出すものは小さな石として捉えて優先度を下げるか、やらないかの意思決定をする）。

タスクに必要な時間と人員を考えて、スケジュールを設定します。

ガントチャートやカレンダーを使います。専門的なスキルが必要なタスクがある場合はスキルマップと担当表を作成するとよいでしょう。 

４，他メンバーとの共同タスクの場合は他の人のタスクを勘案し設定

５，アサイン可能日程や確保可能なリソースに応じリスケジュール

自分ひとりでは完結しないタスク、連携して１つのタスクとなるものは他メンバーのスケジュールを勘案してスケジュールを再設定する

６，改善PDCA活動と仕組み化、標準化への取り組みを行い属人化を排除

次回同じタスクを行った際に仕組み化され標準化されていれば誰が行ってもスケジュールには大きなブレは発生しづらく、更に効率的且つ短時間でタスクを行うことができるようになります。ツールを使うなども効果的です。

手間取った部分や想定よりも時間が長くかかった部分などはメモしておくと次回スケジュール設定の際にファッファを取るなど役立ちます。

 営業やマーケティング部署の場合は、目標があるはずなので、繁忙期などを考慮した上でタスクを設定しましょう。

その他各担当者のスキルセットや能力を考慮し上で、タイトすぎる日程に詰め込むことは避け、現実的なスケジュールを組むことが重要です。

 プロジェクトチームに参加している場合は、他のメンバーと歩調を合わせながら作業を進めていく必要があります。

 アウトルックやGoogleCalendarを共有設定にしておき全員が全員のスケジュールを共有閲覧管理できるようにしておくこともポイントです。進捗管理も共有しておくと更に良いですね。

タスク管理に活用可能なフレームワークとは？

タスク管理に活用可能な代表的なフレームワークをいくつか紹介します。

「GTD（Getting Things Done）」

GTDは、デビッド・アレン氏によって提唱されたタスク管理の手法で、タスクを「収集」「処理」「整理」「レビュー」「実行」の5つのステップに分けて管理します。この方法は、頭の中のタスクを全てリストアップし、次に何をすべきかを明確にすることで、ストレスを軽減し、効率的にタスクを遂行できるようにするものです。

「パラレルタスク管理」

これは、複数のタスクを同時進行で進めるための方法です。例えば、メールの返信を待っている間に、他のタスクを進めるといった具合です。これにより、時間の無駄を最小限に抑え、効率的に作業を進めることができます。

さらに、プロジェクト管理でよく使われる

「アジャイルフレームワーク」

も有効です。アジャイルは、短期間で繰り返し作業を行い、定期的にレビューを行うことで、柔軟に対応しながら進める方法です。特に、IT業界やスタートアップ企業で多く採用されています。スプリントと呼ばれる短期間の作業サイクルを設定し、その中でタスクを完了させることを目指します。

「カンバン方式」

も人気のあるフレームワークです。カンバンボードを使って、タスクを「To Do」「In Progress」「Done」の3つのステージに分けて管理します。視覚的に進捗を確認できるため、タスクの状況を把握しやすくなります。

「スクラム」

もまた、チームでのタスク管理に優れたフレームワークです。スクラムはアジャイルの一種で、チームがスプリントと呼ばれる短期間の作業サイクルを通じて進行状況を管理します。デイリースクラムと呼ばれる短いミーティングを毎日行い、進捗状況を確認し、障害を取り除くためのアクションを決定します。これにより、チーム全体が一丸となって目標に向かって進むことができます。 

「OKR（Objectives and Key Results）」

は、目標設定とその達成を支援するフレームワークです。OKRでは、具体的な目標（Objectives）を設定し、それに対する主要な結果（Key Results）を定義します。これにより、目標達成のための具体的なアクションプランが明確になり、進捗状況を測定しやすくなります。OKRは、特に大規模な組織やプロジェクトでのタスク管理に有効です。 これらのフレームワークはそれぞれ異なる特徴を持ち、目的や業務内容に応じて選択することが重要です。適切なフレームワークを活用することで、タスク管理の精度と効率が向上し、チーム全体の生産性も高まるでしょう。自分やチームに最も適した方法を見つけ、日々の業務に取り入れてみてください。

最後に、

「Eisenhower Matrix（アイゼンハワーマトリックス）」

このフレームワークは、タスクを「緊急度」と「重要度」の2軸で分類し、それぞれに応じた対応を行います。例えば、緊急かつ重要なタスクはすぐに実行し、重要だが緊急でないタスクは計画的に進めます。

これらのフレームワークを活用することで、タスク管理の精度が向上し、業務効率も大幅にアップすることが期待できます。自分に合ったフレームワークを見つけ、日々の業務に取り入れてみましょう。

タスク管理に役立つツール３選

１，エクセルやSpreadsheet を使ったタスク管理

エクセルやSpreadsheetを使ったタスク管理は、多くの人にとって馴染み深い方法です。これらのツールは、タスクをリスト化し、期限や優先順位を設定するのに非常に便利です。セルを色分けしたり、条件付き書式を使ったりすることで視覚的にタスクの進捗状況を確認できるため、特に個人や小規模なチームでの利用に適しています。

マイクロソフト公式サイトで無料ダウンロードできるエクセルテンプレートの一部で、タスクリストやガントチャート、スケジュールなどがあります。

エクセルをタスク管理に使うメリットは、テンプレートが用意されていることです。テンプレートを使えばタスク管理表を簡単に作れます。

ただし、大規模なプロジェクトや複数のメンバーが関与する場合、情報の更新や共有が煩雑になる可能性があるため、次に紹介する専用ツールの利用も検討してみてください。

２，ITツールを使った効率的なタスク管理方法

タスク管理ツール

1. TrelloTrello

カンバン方式を採用した視覚的に分かりやすいタスク管理ツールです。各タスクをカードとして管理し、ボード上に配置することで、タスクの進行状況を一目で把握できます。ドラッグ＆ドロップで簡単にタスクの移動ができ、チームメンバーとのコラボレーションもスムーズに行えます。コメント機能や添付ファイル機能もあり、情報の共有が容易です。無料版でも十分な機能が提供されているため、初めてタスク管理ツールを使う方にもおすすめです。 

2. AsanaAsana

プロジェクト管理に特化した強力なツールで、タスクの作成から進捗管理、報告までを一元管理できます。タスクをプロジェクトごとに整理し、サブタスクや依存関係を設定することで、複雑なプロジェクトも効率的に管理できます。また、ガントチャートやカレンダービューを使って、スケジュールの管理も簡単です。チームでの利用を前提として設計されているため、大規模なプロジェクトや複数のチームが関与する場合に特に有効です。

3. TodoistTodoist

シンプルで使いやすいタスク管理ツールとして人気があります。基本的なタスクの追加や期限設定に加えて、プロジェクトごとにタスクを整理し、ラベルやフィルターを使って細かく管理できます。また、日ごとのタスクリストを自動生成することで、日々の業務を効率的にこなせるようサポートします。プラットフォーム間の同期がスムーズで、パソコンやスマートフォンからいつでもアクセスできるのも大きな魅力です。

これらのツールを活用することで、タスク管理が格段に効率化され、業務の生産性向上やストレスの軽減に繋がります。自分やチームのニーズに最適なツールを選び、業務の効率化を図りましょう。

ただそれぞれ良い部分がありますが、前述した営業マンの行うべきタスク管理業務を全て兼ね備えたツールとは言い難いのが難点としてあります。

営業のタスク管理課題をワンストップで解決可能な「SFA」

営業組織が導入すべきツールとしては、顧客管理だけでなく営業が行うタスク管理として重要となる商談管理や営業進捗管理、タスク管理、名刺管理、スケジュール管理など営業にとって必要なタスク管理要素が全てインクルードされた「SFA（セールスフォースオートメーション）ツール」が最適です。

ExcelやSpreadsheetでの情報管理にはデータ量や検索性、誤入力、データ紛失などのリスクがありますが営業管理支援ツール「GENIEE SFA/ CRM」を導入することでそれらの課題は全て解決します。

GENIEE SFA/ CRMのタスク設定機能やアラート機能によって営業担当者が自分自身でセルフマネジメントすることが可能になり、お客様からの依頼毎の失念やタスク管理漏れによる案件の取りこぼしをなくします。実際に導入した企業様では各営業マンの動きを見える化した結果、会議資料の準備や会議時間自体の時間短縮にもつながり、結果営業マンが商談にかけるコア業務に集中することができました。

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