SFAを活用するために押さえておきたい4つの機能

市場に流通するSFA（Sales Force Automation／営業支援システム）の基本的機能は、ほぼ共通しています。ただし、ここで重要なのは、それらの機能を「どのように使い、どのように役立てるか」ということです。 「GENIEE SFA/CRM」を例にとって、SFAの活用法について考えてみましょう。

“SFA”とは？

SFAは、「Sales Force Automation」の略語で、別名「営業支援システム」と言い、テクノロジーを活用して営業活動の生産性を向上させるツールを指します。営業活動で必要になる情報を一括管理してデータ化することで業務を効率化し、データをもとに分析することで営業の質を向上させることができると、近年注目を集めるシステムです。

>>SFAを使ったデータ分析方法とその効果とは？

例えば、営業担当者が商談までの過程で手に入れた顧客情報をSFAに記録すれば、情報を参考にしながら適切なアプローチができます。また、商談情報の管理や共有が可能で、営業担当者の引継ぎ業務もスムーズに行うことができます。さらに、SFAを活用して営業に関するノウハウを共有することで、人材の育成にも効果的です。

SFAと似たシステムにCRMシステムがありますが、CRMシステムは顧客管理と情報活用特化型のシステムで、顧客との関係構築に役立つものです。顧客情報管理を行うという点においては同じシステムですが、顧客情報の活用方法が異なります。

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SFAが注目される背景

日本企業は、国内の経済状況が長期の不況に陥ったことや社会的な背景から、今までの勘や根性でアプローチしていくスタイルの営業では、売上を上げることが難しくなりました。

しかし、案件管理が可能なSFAを活用することで、売上を向上させながらコストを大幅に削減が期待できることからニーズが高まり、注目されるようになりました。ここでは、SFAが注目されている背景にある、人手不足、働き方改革の影響、IT技術の発展の3つについてご紹介します。

人手不足の影響

日本は、高齢化社会における労働人口の減少が問題視されており、企業の人材不足は深刻化しています。特に従業員数の少ない中小企業にとっては深刻な問題で、新たな事業の挑戦や規模拡大に至る人員配置が困難であるばかりか、事業の継続自体が難しくなっているケースも珍しくありません。

また、今までの営業手法は各営業担当者の経験と勘が売上に影響する個人任せの営業が一般的でした。しかし、個人のスキルに依存していると、営業成績のばらつきや営業効率の悪さが目立ち、生産性の悪化が懸念されます。

そこでSFAを導入し、営業情報をまとめて管理・共有することで、営業部門全体の業務プロセスが可視化され、業務の改善点が明確となり、スキルの共有も可能となります。

また、担当者が不在な場合でも、代わりの人間が適切な対応が行えるので、担当者不在に起因するクレームや負担を軽減することができます。

働き方改革の影響

近年は、働き方改革の推進に伴い、残業時間の削減やテレワークの導入が進んでいます。特に、残業時間の削減は人手不足の影響もあり、企業は少人数でいかに効率良く業務を回していくかという課題に取り組む必要に迫られています。

しかし、人の手だけで効率的な営業活動を行うには限界があります。限られた人数と労働時間でも、SFAで情報や進捗状況を管理することで、営業活動全般の管理をSFAに任せることができるため、人は顧客との接触時間（リードタイム）を増やすことに専念できます。

また、テレワークを導入している場合でも、進捗状況が可視化されることで効率的な管理が実現します。

IT技術の発展

SFAが誕生した当時は、導入環境もソフトを買い取る「オンプレミス型」が主流でコストが高額なものが多く、SFAを導入できるのは一部の企業に限られていました。

しかし現在では、「クラウド型」の普及により導入費用が手ごろな価格帯になったばかりか、スマホやタブレットで外出先でも容易に確認できるようになりました。SFAを導入する環境が今までよりも難しいものではなくなったことも、注目されている要因の1つとなっています。

SFAに共通する基本的機能

SFAは、製品によって少しずつ機能に違いが見られます。ですが、ほとんどのSFAに実装されている機能は、次の4つです。

・案件管理機能
・商談管理機能
・活動履歴管理機能
・予実管理機能

これらの機能を上手に活用し、そこから得られるデータを基にアクションを起こすことで、営業業務の効率化につながり、営業力の強化・売上の向上という目標地点に到達することができるのです。

4つの基本的機能を活用することで、何ができるのか

ここからは、SFAに共通する基本機能と、それをどのように活用していくかを見てみることにしましょう。

SFAを活用するために押さえておきたい4つの機能

案件管理機能

営業が扱う案件には、多種多様な要素が含まれています。まず、提案先の企業情報、提案する商品あるいはサービスの情報。さらに、見込み受注額とその時期、受注確度、そして現在の営業フェーズ。

例えば「GENIEE SFA/CRM」では、これらの情報は「商談管理ビュー」という1つの画面で俯瞰することができますから、「あの案件って、どうなっているんだっけ？」と進捗状況を確認する必要がなくなり、今注力すべき案件に必要なアクションをスピーディに起こしていくことができます。

商談管理機能

商談管理機能は案件管理機能と似ていますが、こちらは顧客への訪問予定や商談の内容、その進捗状況、次回のアクション予定など、商談全体の情報を管理する機能です。従来の日報の機能をデジタライズしたもので、コンタクト管理ともいえるものです。

定量化しにくい情報でも、時系列で管理でき、商談の現場を可視化することができます。その結果、「売れる営業」のナレッジを共有し、成約しやすい「標準営業プロセス」を構築するのに役立ちます。 また、例えば「GENIEE SFA/CRM」に実装されているワークフロー（自動アラート）機能を使えば、商談のタイミングを逃すことがありません。チャットツールとの連携を活用すれば、営業ノウハウの共有とともに、商談の結果に対するアドバイスを、ほかの人が瞬時に飛ばすこともできます。

活動履歴管理機能

活動履歴管理機能とは、いつ、誰が何をしたのかという活動履歴を記録しておく機能です。現場のメンバーには、「営業の行動管理ではないか」と早合点されがちなのですが、この機能の本来の目的は「活動とその結果を結び付けることで、最善のアクションを探り出す」ことです。

また、チーム全体が活動を共有することで、同じ顧客への対応の重複を避けることができますし、ある行動に対して、チームメンバーやマネージャーがチャットツールなどでアドバイスをすることもできます。 顧客との関係性を重視しながら業務を進めていくために、欠かせない機能です。

予実管理機能

予実管理機能は、案件数、売上額、達成期間などの当初予定と実績を、管理・確認できるものです。

予定と現状に隔たりがどれほどあるのかないのか、それを知るには最新データを集計する必要がありますが、この作業をExcelで行っていたのでは、その都度たいへんな負荷がかかります。

ですが、SFAならそうした正確な情報を瞬時に切り出すことができますから、「目標に届きそうもない」となれば、素早く対応策を打つことも可能です。

例えば「GENIEE SFA/CRM」では、ガジェット、分析、集計機能で、必要な情報をまとめて表示できるダッシュボードを設定できます。これを使えば、過去の日報をめくる必要はありません。

情報入力のモチベーションを維持するためには

優れた機能を持つSFAですが、最新の正確な情報が入力されていないと、何の役にも立ちません。それを徹底するには、初期設定の段階で入力項目を絞り込むこと。そして、組織の上層部が積極的に導入を推し進めていくことです。 同時に、個々のメンバーが「入力することでどんなメリットがあるのか」「この作業が、どんな役に立っているのか」ということを理解することです。

例えば、マネージャーから入力に対するレスポンス（コメント）がないと、「書いてはいるけど張り合いがない」ということにもなりかねません。とはいえ、マネージャー側も数多くの案件入力のすべてにコメントを入れるというのも負荷が大きいでしょう。 このようなときは、チーム内でも注目度の高い案件についてだけ、コメントをつけるというのもひとつの方法です。 ささいなリアクションであっても、メンバーのモチベーションの維持には役立ちます。SFAは「最新の正確なデータ入力」が大前提ですので、そこが崩れない方策は不可欠と考えてください。

ここに挙げたほかにも、SFAには数多くの機能が備えられています。ですが、それらの機能は「ただ使う」ことが目的ではありません。重要なのは、その機能を使って得られるデータを「何のために使うのか」です。 現在の営業チームの課題は何なのか。それを解決するためにどんな情報が必要で、SFAのどんな機能を使えばいいか。そこを見極めておけば、SFAは強い味方になってくれるはずです。

SFAを導入して満足はNG！

SFAの導入において、導入することが目的となってしまい、その後の運用がうまくいかずに成果を挙げられないケースが多くみられます。SFAを導入すれば、自動的に売上が増加したり、業務効率が改善したりするわけではありません。

SFAを導入したら、まずはさまざまな情報をSFAへ集約させることを意識しましょう。バラバラに管理していた情報を一元化することで確認しやすくなり、データが蓄積すればナレッジ共有や教育に活用できるようになります。

SFAには予実管理機能が搭載されているので、データがある程度集まったら現状と目標にどの程度のギャップがあるのかを確認しましょう。現状と目標に大きな乖離がある場合は、何が原因で目標達成ができないのかをSFAを用いて分析するようにしてください。例えば、売上目標が達成できない場合、商談件数が足りていないのか、提案している商品の単価が安いためなのかなど、SFAを活用すれば容易に原因を突き止めることが可能です。

要因を簡単に突き止められるということは、早い段階で改善行動か可能ということになるので、PDCAをスピーディーに回していくことができます。

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シンプルな機能が特徴の国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM」

「GENIEE SFA/CRM」は、株式会社ジーニーが提供している営業管理ツールです。今までExcelで管理していた取引先の情報や営業日報、売上などの情報をWEB上で一括管理し、業務効率化を実現してくれます。「GENIEE SFA/CRM」を運営しているジーニーは、マーケティングオートメーションツールやチャットボットも提供しており、「GENIEE SFA/CRM」を含めた導入実績は、累計9,696社にものぼります。

「GENIEE SFA/CRM」最大の特徴は、シンプルな機能を低価格で提供しているという点です。SFAツールは多様化し、さまざまな機能を搭載したものが多くリリースされています。そんな中、「GENIEE SFA/CRM」はSFAに必要な機能に厳選し、できるだけ費用を抑えて提供しており、特に中小企業様に多く導入いただいています。

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