SFAとは?搭載機能などの基本から運用ポイント、おすすめSFAまでご紹介!

2021.01.28 / SFA 

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SFAは営業活動の効率化や生産性向上が期待できるツールです。しかし、導入するうえで、何のために導入するのか、どんなメリットがあるかを知っておかないと、定着しない可能性があります。

本記事では、SFAにどんな機能が搭載されているのか、運用ポイントは何かなどをご紹介します。

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「SFA」とは?

SFAとは「Sales Force Automation」の略称で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。商談の進捗状況、成約状況などを蓄積・管理・共有できます。

SFAが企業の多く導入される理由のひとつが「効率化」です。

顧客情報や営業活動を一元管理し、共有できれば、業務効率化や生産性向上が期待できます。

たとえば、営業担当者が最新の顧客情報を常にチェックできれば、それをベースに商談が可能です。

 

SFAとCRMの違い

CRMは「Customer Relationship Management」の略称です。日本語では、「顧客管理システム」や「顧客関係管理システム」と呼ばれているツールです。

顧客の氏名や年齢、属性などの基本的情報や、購入履歴やアクセス解析など、顧客に関するさまざまな情報を一元管理・共有できます。

SFAとCRMの主な違いは、管理する対象です。

SFAは「営業活動」、CRMは「顧客管理」に特化しています。そのため、管理したい対象が「顧客」であればCRM、「営業活動」ならSFAを利用したほうがよいといえるでしょう。

近年は、SFAとCRMどちらの機能も併せ持つツールも登場しています。

 

SFAの歴史

SFAは、もともとアメリカで生まれたツールです。1980年代のアメリカは、OA(Office Automation)が全盛の時代でした。この時代、営業マンは外出が多く、なかなか外で顧客情報や営業活動の管理ができなかったのです。

そうした営業活動を、効率化するために開発されたのがSFAとされています。1993年には、初期SFAである「シーベル・システムズ」が誕生しました。

 

日本での活用

日本では、1990年代に使われ始めたとされています。しかし、1990代は今のようなGUIベースのパソコンはあまり普及していなかったため、SFAを操作できる人も少なかったとされています。

また、当時はオンプレミスが主流だったので、非常に高価なツールでした。そのため、導入する企業がまだ少なかったといわれています。

現在では、クラウドサービスが普及したとこにより価格も下がり、導入する企業も増えています。パソコンやスマートフォン、そしてインターネットが普及したことにより、ツール導入のハードルも下がったと考えられるでしょう。

 

SFAの導入メリットとは?

SFAの導入には、さまざまなメリットがあります。ここでは、SFAのメリットについてご紹介します。

 

営業活動が可視化される

営業活動は営業マン個人で行うことも多く、活動が見えづらいものです。特に、近年多くの企業で普及しているリモートワークでは、社内での接触もありません。そのため、情報共有がしづらく、どのような営業活動をしているのか見えにくい部分も多々あります。

SFAツールを使えば、いつ、誰が、どんな活動をしているのかなどの日々の営業活動を蓄積できます。データを蓄積し、情報共有を効率的にするだけでなく、勤怠管理にも役立ちます。

以下では、営業活動が可視化されることで期待できる効果を、もう少し詳しく見ていきましょう。

 

属人化を防止できる

営業活動は属人化しやすい分野とされています。営業マンは個々に独自のノウハウを持っていることが多いですが、なかなかそれを共有することは難しい状態にあります。

そこで、SFAを利用すれば、これまで見えづらかった訪問記録や提案内容、商談情報などが共有可能です。そこから営業マンのノウハウがメンバー全体で共有できるようになります。

特に、売れる営業マンのノウハウを共有することは、企業全体の業務効率化や生産性向上につながります。また、SFAに蓄積させることにより、異動や退職などでナレッジやノウハウを失うリスクを減らすことができるのです。

 

営業プロセスの改善が可能

営業活動を可視化することにより、営業プロセスの改善も期待できます。

SFAでは日々の営業情報や、営業活動のプロセスなどを含めたデータを効率的に保管、共有が可能です。

こうした営業活動を記録することで、マネジメントにも役立ちます。営業活動を振り返ることで、営業マンがうまくいかなかったポイントや、受注した案件や失注した案件の比較などが行いやすくなります。

これらの分析を活かして最適な営業プロセスを提案することにより、さらなる営業活動の強化が期待できるでしょう。

 

営業活動が効率化される

SFAの導入により、営業活動の効率化も期待できます。

SFAに搭載されている機能を活用することで、入力時間や必要な情報を検索する時間の削減、営業活動の効率化などが期待できます。具体的には、以下のようなメリットが考えられます。

 

注力すべき業務に集中できる

SFAは本来の業務に集中できる状態にしてくれます。

SFAはツールによってスマートフォンやタブレットから利用できるものも多くあります。また、クラウド型であればどこからでも利用が可能です。時間や場所などを問わず、いつでも情報入力が可能になります。

移動中などのすきま時間に入力することで、ほかの業務にあてる時間をつくり出すことができます。

活動報告をより簡単に入力できたり、必要な情報をすばやく検索できたりもします。その結果、商談準備など注力すべき業務に集中できるでしょう。

 

営業スキルの向上を図れる

先述の通り、SFAなどのツールを活用することによって空いた時間を使うことで、本来の業務に注力できます。余裕が生まれることで、その分営業スキルの向上を図ることができるでしょう。

営業情報の蓄積と分析も簡単に行えるので、成績のよい営業マンの行動を分析することも可能です。成功確率の高いアプローチ方法を学ぶことにより、さらなるスキル向上が期待できます。

営業部門全体のスキルが向上すれば、全体の成績アップが見込めます。それが売り上げ向上につながることが期待できるのです。

 

ナレッジが共有される

営業活動においては情報の収集と活用が大切です。営業活動でも、顧客情報や営業事例などのナレッジを収集、保管、活用することが求められています。

SFAを利用すれば、簡単に情報の蓄積や活用が可能です。属人的な営業スタイルを脱却することにより、営業活動の強化も期待できます。

また、ナレッジが管理されていることで、教育コストの削減も期待できます。これまで一から教えなくてはいけなかったナレッジですが、ツールに情報が蓄積されているので行いやすくなります。

さらに、成績のよい営業マン本人も、重要と思っていないナレッジがある可能性も考えられます。そうしたナレッジの中に、きわめて有用なものがある可能性もあるのです。そうしたものも含めた情報が蓄積されるので、企業の貴重な財産となるナレッジを失わずに済むでしょう。

そして、ツールを使うことで、より簡単に共有ができるようになります。

 

コスト削減につながる

SFA導入にはコスト削減も期待できます。

SFAを導入すれば、情報収集・共有・分析が簡単に行えるようになります。自社内のプロセス可視化できるため、業務効率化が期待できるでしょう。

またSFAを使用すれば、企業のワークフローの改善にもつながります。「どこか改善点はあるか」「無駄なフローはないか」などの確認が容易になり、社員全体で業務内容を見直すきっかけにもなります。

 

SFAの機能

SFAは、営業活動の効率化や生産性向上が期待できる、さまざまな機能が搭載されています。

ここでは、SFAの主な機能についてご紹介します。

 

案件管理機能

案件ごとの進捗状況、詳細情報を管理・共有できる機能です。営業先企業、営業担当者、扱う商材、営業担当者、受注見込み確度、売上金額なども管理できます。

全体の状況を把握する、個々の案件の詳細を見るなどが可能です。

この情報を分析することにより、見込み顧客から受注を得るために役立ちます。

 

顧客管理機能

顧客情報を管理・共有する機能です。

企業名、担当者名などの基本的情報だけでなく、商談履歴、名刺管理なども管理できます。

これらの情報を適切に管理することにより、営業マン同士でセールスが重複するなどのトラブルを防げます。

また、顧客ごとの対応方法も記入できるため、不適切な対応をするなどの問題も避けられるでしょう。

 

予実管理機能

蓄積・管理したデータをもとに、売り上げ予測や実績を可視化できる機能です。

顧客別、商品別、サービス別など、指定した条件によって売り上げ予測を行うことができます。

見込み受注額を入力することで、売り上げ予測の精度を上げることにつながるでしょう。

 

行動管理機能

営業マンの行動や結果を記録できる機能です。

担当者の訪問回数や、顧客の関心度合い、提案商材数などの情報を管理できます。具体的な提案内容を作成したり、営業マンの評価基準にしたりなどが可能です。

さらに、管理者は営業マネジメントがしやすくなり、必要に応じてアドバイスなどができます。営業マン同士が互いの行動を把握することにより、より効率的な営業活動が実現できるでしょう。

 

分析機能

データの分析を行う機能です。ツールによっては分析や集計レポートなどを自動で行ってくれます。

セグメントごとにレポートを出力可能で、営業部門全体の状況を把握するのに役立ちます。

 

SFAを導入するときのポイント

SFAは、ただ導入するだけでは、機能を活かしきれない可能性があります。導入時は、以下のポイントに気を付けましょう。

 

SFAの導入を目的としない

SFAツールは導入するだけでなく、それを活用することが求められます。しかし、実際にSFAツールを導入したものの、活用できずに失敗してしまっている企業も多いようです。

SFAツールにおける情報収集は第一歩に過ぎません。そこから商談状況などの入力を続け、今後の営業に活用していくことが本来の活用方法です。

ただ、「入力すること」自体がゴールになってしまってはいけません。また、入力方法を教えても、それを活用する方法が十分に周知されていないと「ただ入力するだけ」になってしまいます。

こうした失敗を防ぐには、導入する目的を明確にしておくことが重要です。SFA導入によってどんな課題を解決したいのか、どう活用したいと考えているのかを考えましょう。

たとえば、「案件ごとの進捗管理をしたい」「属人化している情報を共有したい」など、導入目的を明確にして共有しましょう。

 

入力項目を増やし過ぎない

SFAツールは、情報管理に役立つ多くの機能が搭載されています。

しかし、多機能であるがゆえに入力項目が多く、現場が混乱してしまうケースもあります。

特に、ツールの使用方法や運用方法について説明する時間がしっかりとれない場合は要注意です。活用するよりも教育に時間がかかり、結果的にツールを敬遠してしまうケースも考えられます。

こうした失敗を防ぐには、自社が必要な項目に絞ることが大切です。「多くの企業が使っているから」「多分あったほうが便利だから」など、適当に設定するのは避けましょう。

自社に必要な機能は目的から考えます。目的が明確になっていないと、不要な項目や見当違いの項目を設定してしまう可能性があります。

たとえば、「各フェーズのKPIや実績を比較して改善策を考えたい」とした場合、こうした目的に沿った項目のみを入力しましょう。

「あったら便利」「今後使うかもしれない」というような機能は、かえって業務の妨げになる可能性があるので外します。

最初はシンプルな機能だけに絞り、ツールに慣れてもらうことが大切です。

 

現場に理解を得る

SFAの導入を成功させるには、現場の理解を得ることも大切です。

最終的に導入を決めるのは上層部ですが、その前に現場のヒアリングも行いましょう。

実際に利用する現場の意見を取り入れず、上層部だけでツールを決めてしまうと、現場に必要な機能が搭載されていない可能性があります。また、不要な機能が多く、使いにくい場合があるでしょう。

まず実際に使う現場の社員に「どのような機能があったら便利か」というようなヒアリングを行い、社員にとってメリットのあるツールの中から選びましょう。

さらに、導入前にツールを実際に使用して業務を行う姿がイメージできるかも重要です。

これはツール導入により、業務フローがどう変わるのか、どう効率的になるのかを具体的にイメージできるかどうかを知っておくためです。できるだけ現場の負担を少なくして、必要な情報をしっかり入れられるようなツールを選びましょう。

 

他部署ともデータを共有する

営業部署だけでなく、マーケティング部署、サポート部署など、社内の他部署ともデータを共有しやすくなります。他部署ともデータを共有することで、営業データを参考に、全社的に商品・サービスの改善を図っていくことができるでしょう。

情報共有することで、社内全体で共通認識を持たせられます。共通認識があれば、たとえば会議の場で説明や報告などを省けます。情報共有のために無駄な時間や労力を割かなくてもよくなるため、社員の負担を減らせます。また、余った時間を本来の業務に回すことができるようになるでしょう。

さらに、現場と決定権のある上層部との認識に齟齬が少なくなります。

 

SFAの選び方は?

SFAにはさまざまな種類があり、その中から自社にあったものを選ぶ必要があります。

ここではSFAを選ぶポイントをご紹介します。

 

機能が多ければいいわけではない

SFAは機能が多ければいいというわけではありません。自社に必要な機能が搭載されているかどうかが重要なポイントです。ツールによって搭載されている機能が異なるため、事前に自社に必要な機能が搭載されているかをしっかり確認しましょう。

よくある失敗に「とりあえずたくさんの機能が搭載されているツールを選べば間違いないだろう」と、多機能なツールを選んでしまうことがあります。たくさんの機能が備わっているのは魅力ですが、あまりに多機能だと実際に現場で使いこなせず、持て余してしまうということもあるでしょう。

特にツール専任の担当者がいない企業では、ツールに関する疑問があっても誰に質問していいか分からず、そのまま放置されるというパターンも考えられます。

ツール導入時にはまず自社が解決すべき課題を洗い出し、そのために必要な機能を挙げましょう。そしてツールにそれらが備わっているかを確認します。

「多機能だから」という理由だけで決めてしまうと、コストがかかるばかりで、無駄になってしまう機能が出てきます。自社に必要な機能が備わっているかどうかを重視して決めましょう。

 

費用対効果を重視する 

ツールの導入にはコストがかかります。そのため費用対効果の高いツールを選ぶことが大切です。

多機能なものは便利ですが、それだけコストもかかりますので、慎重に選びましょう。

システムを導入することで、見込み増加が粗利額未満であれば、費用対効果が高いといえます。

逆に粗利額が増加しても、ツールにそれ以上のコストがかかっているのであれば、見直しましょう。

自社の課題を解決できるツールを最優先としながら、費用対効果の良いものを選択します。

またツールのサポート体制も大切です。SFAツールは導入時より、活用したり定着させたりするほうが難しいとされています。「導入したけれど、活用方法が分からない」「どう分析したらいいのか分からない」というトラブルが起きやすいため、サポート体制はとても重要です。

たとえば、SFAツールの導入が初めての企業の場合、導入から運用まで総合的にサポートしてくれるツールを選ぶのがおすすめです。総合的にサポートしてくれるツールは、導入時のサポートはもちろん、導入後の定着方法、活用方法までアドバイスをくれることが多いです。

また、自社がどんなサポート体制を求めているのかも検討しましょう。

「メール、電話、チャットなど対応窓口が多いものが良い」「土日祝日にもサポートが欲しい」など必要なサポート体制を考えてからツールを選ぶのがおすすめです。

また支払い方法もツールごとに異なるので、チェックしておきましょう。支払い方法には月額制、従量課金制、オーダーメイドなどがあります。この中から費用対効果が高いものを選びましょう。

さらに、利用時間や利用人数によっても費用が異なるツールもあるので確認が必要です。

 

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