SFA運用のポイントを押さえて営業活動を成功させよう！定着のコツを掴む

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SFA（営業支援システム）は営業活動の効率化や生産性向上が期待できるツールです。しかし、何のために導入するのかを明確にしておかなければ、社内で定着しない可能性があります。

本記事では、SFAの基礎知識や、多くの企業で導入されている理由、運用の失敗を避けるためのポイントなどをご紹介します。運用のポイントを押さえて、成功を目指しましょう。

SFA（営業支援システム）とは？

SFAとは「Sales Force Automation」の略称で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。

商談の進捗状況、成約状況などを蓄積・管理・共有できます。

SFAは、もともとアメリカで生まれたツールです。1980年代のアメリカは、OA（Office Automation）が全盛の時代でした。この時代の営業パーソンは外出が多く、なかなか外で顧客情報や営業活動の管理がしにくい状況にあったようです。そうした営業活動を効率化するために開発されたのがSFAとされています。1993年には、初期SFAである「シーベル・システムズ」が誕生しました。

日本におけるSFAは、1990年代に使われ始めたとされています。しかし、現代のようなGUIベースのパソコンはあまり普及していなかったため、SFAを操作できる人も少なかったとされています。また、当時はオンプレミスが主流だったので、非常に高価なツールでした。そのため、導入する企業がまだ少なかったといわれています。

現在では、クラウドサービスが普及したことによりSFAの価格が下がり、導入する企業も増えています。パソコンやスマートフォン、そしてインターネットが普及したことにより、ツール導入のハードルも下がったと考えられるでしょう。

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SFAを導入する理由

なぜ多くの企業でSFAが導入されているのでしょうか。ここでは、SFAを導入する3つの理由をご紹介します。

1.営業活動が効率化される

SFAの導入により、営業活動の効率化が期待できます。SFAに搭載されている機能を活用すれば、営業パーソンがデータを入力する時間や必要な情報を検索する時間を削減できます。

また、SFAは企業のワークフローの改善にもつながります。「プロセスに改善点はあるか」「無駄なフローはないか」などの確認が容易になり、社員全体で業務内容を見直すきっかけにもなるでしょう。

営業活動は営業パーソンが個人で行うことも多く、活動が見えづらいものです。特にリモートワークでは、社内での接触もありません。そのため、情報共有がしづらく、どのような営業活動をしているのか見えにくい部分も多々あります。

SFAを使えば、いつ・誰が・どんな活動をしているのか、日々の営業活動を蓄積可能です。データを蓄積し、情報共有を効率的にするだけでなく、勤怠管理にも役立ちます。

2.営業スキルの向上を図れる

SFAでは営業情報の蓄積と分析が簡単に行えるので、成績の良い営業パーソンの行動を分析することが可能です。成功確率の高いアプローチ方法を学ぶことにより、さらなるスキル向上が期待できます。

営業部門全体のスキルが向上すれば、全体の成績アップが見込めます。結果として、売り上げ向上の効果が期待できるでしょう。

また、SFAによる効率化で空いた時間を有効活用すれば、営業パーソンが本来の業務に注力しやすくなります。移動中などのスキマ時間に入力すれば、ほかの業務に充てる時間をつくり出せます。余裕が生じた分、商談準備に注力したり、営業スキルの向上を図ったりするのも一つの手です。

SFAのなかには、スマートフォンやタブレットから利用できるツールもあります。クラウド型であれば、ネット環境さえあればどこからでも利用可能です。時間や場所を問わず、いつでも情報入力が可能となります。

3.属人化を防止できる

営業活動は属人化しやすい分野とされています。営業パーソンは個々に独自のノウハウを持っていることが多いのですが、その技術を社内で共有することは難しい状態にあるためです。

そこでSFAを利用すれば、これまで見えづらかった訪問記録や提案内容、商談情報などを共有できます。営業パーソン個人のノウハウを、メンバー全体で共有できるようになるのです。

特に、売れる営業パーソンのノウハウを共有することは、企業全体にメリットをもたらします。なかには、成績のよい営業パーソン本人も重要と認識していないナレッジが存在する可能性も考えられます。また、異動や退職などで自社がナレッジやノウハウを失うリスクを避けられるでしょう。

このようにナレッジが管理されていることで、教育コストの削減も期待できます。営業部門の新人育成において、データを基に結果を出せる営業パーソンから学びやすくなるためです。

営業活動を記録することは、社内のマネジメントにも役立ちます。営業活動を振り返ることで、上手くいかなかった営業活動の課題発見や、受注した案件や失注した案件の比較などが行いやすくなります。

これらの分析を活かして最適な営業プロセスを提案することにより、属人化を解消し、さらなる営業活動の強化が期待できるでしょう。

SFA導入の失敗例

SFAは導入するだけでなく、それを活用することが求められます。しかし、実際に導入したものの、社内で定着できずに失敗してしまっている企業も多いのが現状です。

たとえば、ツールの使いづらさが原因で、現場で使用されなくなってしまうケース。SFAの導入後に業務量が増えたり、システム上のトラブルが発生したりして、業務効率が悪化してしまうことも珍しくありません。

ほかにも、営業活動のデータを蓄積したものの、分析せずに放置されているケースも多く見られます。多くの費用や時間のコストをかけてSFAを導入したのに、ほとんど効果を得られないのが問題点です。

SFAによる情報収集は第一歩に過ぎません。そこから商談状況などの入力を続け、今後の営業に活用していくことが本来の活用方法です。失敗を防ぐには、導入する目的を明確にしておくことが重要です。

SFA導入で気をつける3つのポイント

SFAは、単に導入するだけではメリットを実感しにくい可能性があります。社内で定着させるには、以下のポイントに気をつけましょう。

ポイント1.入力項目を増やし過ぎない

SFAには、情報管理に役立つ多くの機能が搭載されています。しかし、多機能であるがゆえに入力項目が多く、現場が混乱してしまうケースもあります。

特に、ツールの使用方法や運用方法について説明する時間がしっかりとれない場合は要注意です。活用するよりも教育に時間がかかり、結果的にツールを敬遠してしまうケースも考えられます。

初めての導入では、自社が必要な項目に絞ることが大切です。「多くの企業が使っているから」「あったほうが便利だから」のように、曖昧な基準で項目を増やすのは避けましょう。業務の妨げになる機能は、却って外してしまったほうが好ましいケースもあり得ます。

SFAを社内で定着させるには、最初はシンプルな機能だけに絞り、ツールに慣れてもらうことが大切です。

ポイント2.現場の理解を得る

SFAの導入を成功させるには、現場の理解を得ることが大切です。最終的に導入を決めるのは企業の上層部ですが、その前に現場のヒアリングも行いましょう。

現場の意見を取り入れず、上層部だけでツールを選定してしまうと、現場に必要な機能を搭載できないおそれがあります。その反対に、不要な機能が多く使いにくくなってしまうかもしれません。

ポイントは、現場の社員に「どのような機能があったら便利か」といったヒアリングを行い、社員にとってメリットのあるツールを選ぶことです。

さらに、導入前にツールのトライアルを実施し、運用をイメージすることも重要といえます。これは、導入後に業務フローがどう変わるのか、どう効率的になるのかを検証するためです。

できるだけ現場の負担を減らしながらも、必要な情報をしっかり蓄積できるようなツールを選びましょう。

ポイント3.他部署ともデータを共有する

SFAを導入する際は、マーケティング部門やサポート部門など、社内の他部署ともデータを共有することが大切です。他部署とデータを共有すれば、営業データを参考に全社的に商品・サービスの改善を図れるでしょう。

情報共有がスムーズになると、社内全体で共通認識を持てるようになります。こうした共通認識があれば、会議の場での説明や報告などを省けるのがメリットです。情報共有のために時間や労力を割かなくて済み、社員の負担を減らせます。

また、マネジメント層への情報共有が充実すれば、現場と決定権のある上層部との認識に齟齬が少なくなるでしょう。共有されたデータは営業部門に限らず、自社の経営にも活かすことができます。

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まとめ

今回は、多くの企業でSFAが導入される理由や、社内で定着させて運用を成功させるためのポイントをお伝えしました。属人化しがちな営業活動。SFAで可視化するなら、直感的な入力と分析ができる「GENIEE SFA/CRM」がおすすめです。

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