案件管理ツールのメリット・選び方のポイントを詳しくご紹介！

更新日：2024.05.15　/　ツール紹介

みなさんは、案件管理ツールを利用したことはありますか。案件管理ツールとは、顧客情報・スケジュール・営業行動情報・案件進捗・営業結果といった情報を営業部門全体で共有して、サポートするツールです。企業によっては営業活動を担当者の裁量に任せきりで、受注獲得に必要な情報が共有できていないケースもあるようです。テレワークが加速した昨今、今まで以上にこうした属人的な営業手法に限界を感じている企業も多いのではないでしょうか。

そこで、この記事では、案件管理ツールを導入すべき理由やメリット・選び方のポイントをご紹介します。

正しい案件管理を行うべき理由

営業活動を行ううえでは、正しい案件管理が重要です。この章では、正しい案件管理を行う理由を、詳しくご紹介します。

業務効率化につながる

案件管理を行うことで、部門全体での情報共有が進むため、次にすべき仕事を明確に把握できるようになります。また、情報を一元化することで、担当者の確認や資料を探す手間が省けます。このように、案件管理を正しく行うことで、さまざまな情報が可視化され、効率的に業務が進められるようになるのです。

案件情報の共有ができる

案件情報の共有ができることも利点の一つです。案件管理にはチーム単位で行う方法や、部門全体で行う方法、会社全体で行う方法などがありますが、案件管理を健全に行うためには、部門や社全体にまたがって管理できる方法を採るべきです。

特に、規模が大きいプロジェクトや多くの部署が関わる案件では、部署間での連携が必要になる場面も少なくありません。全体での共有が不十分で、案件の進行が滞ってしまうケースもよくあります。しかし、情報共有が徹底されると連携もスムーズに進み、業務の質を高められます。例えば、商談が決まった段階で法務がコンプライアンスチェックをしたり、契約締結時に秘密保持契約を結んだりするなど、他の部署も業務の進行に合わせて、リアルタイムで仕事が進められるようになるでしょう。

ミス・トラブルの防止になる

案件を営業部全体で共有しているため、メンバーの誰かがミスやトラブルを起こしそうな兆候を事前に掴むことができます。そのため、ミス・トラブルを未然に防ぎやすく、仮に問題が生じた際にも初期段階でリカバリーすることができます。特に、確認のし忘れや連絡漏れといったミスはすぐに減らせるはずです。

営業スキルの向上につながる

案件の共有化が進むため、今まで敏腕の営業担当者の中でブラックボックス化していた情報が明確になり、部下に対して適切なアドバイスができるようになります。また、営業に関する情報を部門で共有していれば、若手社員はベテラン社員の営業スキルを確認して学ぶことができます。一見すると、営業管理と社内教育は無関係のように思えますが、社員のスキルを高めたり、業務の質を一定に保ったりするのにも貢献するのです。

案件の思わぬチャンスを発見できる可能性も

案件の共有化が進めば、社員は現在動いている案件の進捗をいつでも確認できるようになります。SFAではシステムにログインさえすれば全ての社員が閲覧できるため、既に先方とつながりを持っている社員を素早く察知し、思わぬビジネスチャンスを生み出す可能性もあります。

先方との関係を迅速に構築することができれば、その後のビジネスネットワークにも大きな影響をもたらしてくれるでしょう。

管理すべき案件情報とは？

では、案件管理で管理すべき案件情報は、どのようなものがあるのでしょうか。

ここでは、「担当者」と「進捗状況」の2つについてご紹介します。

担当者

その案件を誰が担当しているのかを、案件ごとに記録します。担当者を明確にしておけば、担当者がどの案件をどれだけ対応しているのかが分かります。マネージャーが把握しやすくなるので、マネジメントしやすくなるでしょう。

また、営業活動は顧客に対して、適切なタイミングで行うことが大切です。担当者が分かっていれば、見込み顧客に適切なタイミングで適切な商品を紹介できるようになるでしょう。情報共有することで、タイミングを逃すリスクも防げます。

進捗状況

営業の進捗状況を記録します。テレアポ→ヒアリング→商談→受注など、その案件がどのフローにあるのか記録しておきましょう。

進捗状況をマネージャーが把握できるのはもちろん、担当者自身も遅れがないか確認できます。

記録の際は、初回のアポから受注に至るまでのプロセスを洗いだします。そのうち案件がどの段階にあるかを設定すれば、自身も周りも進捗度合いが把握できるでしょう。

進捗状況を記録する際は、営業マン個人が好きな用語を使って管理しないようにしましょう。個人しか分からない言葉を使ってしまうと、他の人が理解できなくなってしまいます。

そのため、進捗状況は他の営業マンやマネージャーが見ても分かるようするなど、共通認識を持ちましょう。

受注確度

受注確度とは、営業活動をした場合に、商品を購入してもらえるかどうかの判断基準のことです。つまり、顧客が「どのくらいの確率で購入してくれているのか」という基準です。案件確度、商談確度、契約確度とも呼ばれます。

商談や契約がどの程度確定するのかを表す指標といえます。

受注予定日

受注予定日は、過去の受注にかかった期間を計算し、受注予定日を決定します。予定日から逆算してスケジュールを組みます。

予定日を決めることで、受注までのタスクを管理しやすくなるでしょう。また、1つの案件に時間をかけすぎてしまうことを防げます。

商談はしたものの「また検討して返事したい」という返答をされることも多いです。しかし、営業マンは確度の高い見込み顧客からアプローチするため、検討中の顧客へのフォローは後回しになってしまいがちです。

こうした顧客の見込みを防ぐ意味でも、受注予定日は便利です。受注予定日を設定し、可視化することでいつフォローすればいいのかが分かります。

予想売上額

案件ごとの予想売上額を記載します。見込み受注額と受注率を掛け合わせることで、予想売上額を計算できます。

さらに、予想売上額と実際の売上を比較することで、ギャップを比較できるようになります。なぜそのギャップが出たのかを考えることで、PDCAを回せるようになるでしょう。

また、経営陣は、予想売上額を元に予算や事業拡大のための投資は必要か、などの事業戦略を立てます。

案件管理の方法

次に案件管理の方法について考えてみましょう。ここではExcelで管理する方法と、専用のツールを活用する方法の2種類に分けてご紹介します。

Excel（エクセル）

Microsoft社が提供する表計算ソフト、Excelを使った管理方法です。メリット・デメリットを解説します。

メリット

業務での活用も多いExcelは、操作への慣れや導入コストを削減できることから、営業管理ツールとして利用されているケースも少なくありません。自社の状況に合わせて管理テンプレートを作ったり、月次でシートを分けたりして管理されているケースなどがあるようです。また、計算式やグラフ機能を使えばダッシュボードのように扱えるほか、マクロを組んで自動化することも可能です。

デメリット

エクセルでの案件管理のデメリットは、項目が多くなることによってファイルが重くなったり、見づらくなったりすることです。同じファイルが複数の場所に保存されている場合、最新のファイルや信用すべき情報が分からなくなる可能性もあります。

また、案件数が多くなると他のデータとの紐づけが難しくなるケースも考えられます。表面的な情報管理はできても、データベースとしてデータの蓄積や分析をすることには不向きです。Excelは基本的にPCでの操作を前提にしているため、特に外出が多い営業担当者の方には不向きでしょう。データの更新や共有に手間がかかったり、リアルタイム性に欠けたりすることもデメリットです。

どうしてもExcelを使って管理したい場合には、Googleドライブやドロップボックスといったホあのツールと上手く併用して、リアルタイムで管理できるような工夫をする必要があるでしょう。

このようにエクセル上での案件管理には多くのデメリットがあります。そのため、多くの案件を抱えている企業や、今後の案件増加が見込まれる企業には不向きです。適切な案件管理をするのであれば、専用ツールの導入を検討しましょう。

スプレッドシート

スプレッドシートはGoogleが提供している表計算ソフトです。Excelのようにソフトをパソコンにインストールして使用するのではなく、インターネットを介して使用するWebアプリケーションの一種です。

Excelとスプレッドシートはどちらも表計算ソフトであるため、基本的に機能や使い方に大きな差はありません。見た目もほとんど同じで、表を使った計算方法や関数の呼び出しなども基本的には変わりはないです。リストの作成やグラフ化、文字列操作などは、Excelもスプレッドシートもほとんど同じ操作で、UIのわかりやすさも同レベルです。ですが、スプレッドシートにはExcelとは違ったメリットとデメリットがいくつかあります。

では、それぞれの短所と長所を確認してみましょう。

メリット

1つ目のメリットとしてまず挙げられることは、費用がかからないことです。パソコンにExcelが入っていない場合、新たにツールを購入すれば1万円以上の費用が必要となります。ですが、スプレッドシートはGoogleアカウントを取得すれば、誰でも費用をかけることなく使うことができます。

2つ目に、オンライン上で複数人とのデータ共有が可能と言う大きなメリットがあります。同一シート内で複数人が同時編集や更新作業を行うことができ、常に最新の状態で保つことができます。Excelのように、同じ資料が複数できてしまったり、どれが最新のデータかわからなくなってしまったりといった心配は不要です。

そして3つ目は、時間と場所を問わずアクセスが可能という点です。スプレッドシートで作成されたファイルは、オンライン上に保存されます。そのため、スマートフォン・タブレット・パソコンのどこからでもアクセスが可能です。

また、作成・編集・削除も可能で、外出時や先方の訪問先で急に資料が必要になった場合も、Web環境さえあればすぐに開くことができます。Excelではこうした共有機能が手薄で、どうしても情報共有には向きません。特に案件管理など、逐一情報が更新されるようなものであれば、なおさら不向きといえるでしょう。

デメリット

スプレッドシートは、インターネット環境があれば誰でも気軽に利用できるは反面、インターネットにつながらない状態では、一切利用できないというデメリットがあります。通信障害が発生してしまうと更新作業ができず、仕事が全く進まないと言った事態にもなりかねません。

他にも、サーバーの状況によって動作が不安定になったり、データ量が多いと処理スピードが遅くなってしまったりすることもあります。そのため、ビジネスで継続的に運用していくとなると、まだまだシステム面で懸念点が多いのが現状です。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、タスクの進行を分かりやすくするためのツールです。案件の進捗状況を可視化できるため、タスクを忘れたり、遅れたりすることを防げます。

また、タスク管理ツールのメリット・デメリットは以下のようなものがあります。

メリット

タスク管理ツールでは、各担当者が実施すべきタスクを一覧化して可視化するツールです。

タスク進行状況を管理するための使用が想定されているため、ガントチャートなどが実装されているツールも多くあります。

「タスクの管理」の最適化しており、組織内でタスクに関する情報を一元化して管理・共有できます。また、必要なファイルなどを組織内で簡単に受け渡しが可能です。

そのため、行動の迅速や明確化が期待できます。

デメリット

案件管理に最適化されていません。そのため、案件管理で活用するには、入力の際のルールの構築などの手間が発生します。

SFA（営業支援）ツール

SFAとは「営業支援システム」のことで、営業部門全体で、営業プロセスや情報の管理・共有を行うツールです。営業支援ツールを活用した管理方法のメリット・デメリットをチェックしてみましょう。

メリット

SFAを導入するメリットとして、営業活動の「効率化」「可視化」「標準化」の3点が挙げられます。

一つ目のメリットは営業活動を効率化できる点です。多くのSFAツールは、スマートフォンやノートPCで利用できるため、商談先や出先、移動中でも利用できます。業務の手間や無駄を省き、営業活動の効率化が実現します。二つ目のメリットは、営業活動を可視化できる点です。営業活動をより良くするうえで、業務プロセスを可視化することは非常に重要です。

従来のように口頭や書面による業務管理は、情報の共有性が低く、業務内容がブラックボックス化しやすい問題がありました。しかし、SFAを導入することで、細かな営業情報が可視化され、案件の進捗や業務状況が明瞭になります。一連の営業プロセスを俯瞰して受注成功・失敗の経緯を把握しやすくなるので、適切な助言や指導を行えるなど、教育面でも効果を発揮します。三つ目のメリットは、営業活動を標準化できる点です。これまでに蓄積してきた営業記録や顧客への対応履歴が残せるので、担当者変更や引き継ぎがあっても今まで通りの対応が可能です。?

その他、マネージャーや経営者にとっても、こうしたツールは魅力的なはずです。例えばマネージャーであれば、案件の受注確度を判断したり、タイムリーにアドバイスしたりすることもできます。営業状況が分かるので、人事評価を下す際にも役立つでしょう。

デメリット

デメリットとしては、導入費や運用費が発生することが挙げられます。現状の組織の規模や導入の予算を明確にしたうえで、導入によって期待できる効果を考えて導入する必要があります。また、案件管理ツールは導入後の運用面が重要ですが、導入をした後に社内に浸透しなかったり、機能追加で予算が膨らんでしまったりするケースも少なくありません。そのため、もし導入をする場合には、あらかじめ社内で運用体制を組み、無理なく運用が進められるよう準備しておきましょう。特に、導入初期は既存の情報を移し替える作業が発生するので、業務コストもかかりがちです。しかし、そこで諦めてしまえば、導入費だけがかさんでしまって効果が得られないという結果になりかねません。?

上手に活用すれば確実に業務効率化が果たせるので、中長期的な視点を持つようにしましょう。コストパフォーマンスに関しても、ツールの選定にさえ注意すれば、あまり大きな短所にはならないでしょう。では、次の章でツール選びのポイントを確認してみましょう。

以下のコラムでも、SFAについてさらに詳しくご紹介しています。案件管理にお悩みの方は、ぜひこちらもチェックしてみてください。

そもそもSFAとは何か？基本から徹底解説

現在さまざまなSFAツールが流通しており、今後積極的に導入を考えている企業も多いのではないでしょうか。ですが、一度導入を考え始めると、「どのツールを選ぶべきか」という点だけに固執してしまう企業も多いのが現状です。コスト的にもシステム的にも、その会社に合ったツールを選ぶことは重要ですが、SFAツールの良し悪しで導入の成否が決まるわけではありません。

選定の前に、まずは企業としてSFAツール導入の準備体制を万全にしておく必要があります。導入を考えている企業は以下の2点を先に形にする必要があります。では、ポイント毎に確認していきましょう。

案件管理の課題を洗い出す

まず一つ目のポイントは、あらかじめ課題を洗い出しておくことです。自社の案件管理の課題が曖昧なままツールを導入しても、失敗することは日を見るより明らかです。

導入後に失敗してしまうことが多いのは、導入の目的意識が甘いケースや、動機が漠然としているケースです。「社長の一存で導入することになった」「何となく便利で時代の流れに沿っているから」といった理由では、逆にツールに惑わされてしまい、かえって業務効率が悪くなることがあります。自社が現在抱えている課題を明確にし、関係者全員で共通認識として足並みを揃える必要があるのです。課題が明白になってくると、どのような性能を兼ね備えたツールが必要になってくるかも明確になります。そのため、数あるツールの中から迷わず最も必要な物を選びやすくなります。

案件管理の項目を決める

課題が見えてきたら、次は案件管理の項目を決めましょう。一口にSFAツールといっても、営業管理や顧客管理など備わっている機能はさまざまです。どのツールでどの項目を管理したいのか、細かい基準を設けることが重要になります。

ただ、あくまで営業のゴールは売上・利益目標を達成することです。SFAツールは営業活動を支援するシステムである以上、営業組織の目標達成をサポートするものでなければいけません。そのため、営業活動の効率・パフォーマンスを高め、売上・利益に最大限貢献できるものという観点から、管理項目を設定するよう気をつけましょう。

担当者を決める

SFAツールを導入する際は担当者を決めておきましょう。導入を成功させるには、運用体制を明確にしておくことが大切です。どのようなツールでも、1人以上の担当者かチームを置きましょう。

特に、初めてITツールを導入する場合、使い方などの疑問などが社内で発生することも多いでしょう。担当者が決まっていないと、誰に質問していいのか分からず混乱が発生してしまいます。

すると、現場でストレスがたまってしまい、ツールを使うのが億劫になってしまう可能性があるでしょう。

使い方などに関する質問に対して答えられる担当者設定しておけば、導入がスムーズに進むでしょう。

現場にヒアリングを行う

最終的にツールの導入を決めるのは経営陣や上層部ですが、その前に現場にヒアリングを行いましょう。

ツールを導入した際に、実際に使うのは現場の社員です。勝手にツールを決めてしまうと、必要な機能がなかったり、不要な機能が多かったりして、使いにくい場合があるでしょう。

そうならないために、実際に使う社員にどのような機能があったらいいかなどのヒアリングを行う必要があります。「どのような機能が欲しいか」「どのようなことに困っているか」「何があれば便利か」などをヒアリングし、必要な機能を選定します。

そして、必要な機能を搭載したツールの中から、実際に使用する社員にとってメリットのあるものを選びます。

また、導入前に、ツールを利用して業務を行う姿がイメージできるかもヒアリングしておきましょう。

ツールを導入することにより、業務フローがどう変化するのか、どう効率的になるのかを具体的にイメージします。そのイメージの中から、できるだけ現場の負担が少なく、案件管理として必要な情報をきちんと入力できるツールを選びましょう。

さらに、入力する際は社内ルールを決めておきましょう。最初はどのようなデータを入れていいのか悩み、あらゆるデータを入力したくなります。しかし、最初から多くのデータを入力すると、管理や分析するのが難しくなってしまいます。

まずは、営業活動に必要な簡単な情報を入力するだけにしましょう。現場の社員の負担を最小限にできます。負担を減らしSFAを活用する癖をつければ、継続して使いやすくなるでしょう。

最初から入力項目が多かったり、入力方法が複雑だったりするツールは、社員の負担になります。できるだけ簡単に入力ができるツールを選びましょう。

SFA（営業支援）ツールを選ぶときのポイント

ツールを選ぶ際のポイントはいくつかありますが、具体的にどのような点に気を配るべきなのでしょうか。

搭載機能を確認する

先ほどSFAの導入時に陥りやすい失敗例として、目的意識の甘さを挙げましたが、その他の例として、SFAツールは多機能であるほど効果があると考えがちな側面があります。

大は小を兼ねるとばかりに多くの機能を実装したSFAツールを導入したところ、運用現場ではその機能を持て余してしまう、という失敗は多々あります。

まずは、自社が解決したいと考えている営業上の課題を解決するために、必要最低限の機能をピックアップすると良いでしょう。導入を検討しているSFAツールにそうした機能が備わっているかを見極め、不必要な機能を盛り込まない判断が必要です。

操作性を確認する

SFAを導入するうえで、操作性を確認しておくことはとても大切です。UIが複雑なツールは入力などに手間がかかり、かえって業務の妨げになります。そのため、マニュアルが無くても使用できるような、簡単に操作性できるツールを選ぶことが重要です。また、機能が多すぎるものよりも、コンパクトにまとまったシンプルなツールを選ぶようにしましょう。いくら機能が充実していても、使いこなせなければ無意味なものになってしまいます。まずは、社内のITリテラシーを把握し、それに合わせた営業支援ツールを選択することが大切です。?

併せて、社内での教育体制をあらかじめ敷いておくこともセットで考えるようにしましょう。どんなに操作が簡単なツールであっても、ルール説明やオリエンテーションがなければ、なかなか浸透しません。そのため、どんなに操作しやすいツールであったとしても、運用担当者が率先して研修を開いたり、入力規則などを決めておくことが大切です。ベンダーの中には、サポートや運用支援、コンサルティングといったサービスを提供している会社もあります。まずは社内でのスムーズな運用を実現するために、こうしたサービスを加味して選ぶのも良いでしょう。

クラウド型システムを選ぶ

基本的にはクラウド型のシステムを選ぶようにしましょう。クラウド型のシステムには、主に3つのメリットがあります。?

第一に、初期費用を安く抑えることができます。クラウド型であればハードウェアを購入する必要はありません。そのため、オンプレミス型に比べると初期費用を安く抑えられます。なお、月額使用料が発生するため、あらかじめ必要な機能を絞り込み、ストレージも最小限で契約するなど工夫してみましょう。二点目に導入のしやすさが挙げられます。クラウド型は自前でサーバーやハードウェアを用意する必要がありません。まとまった導入費が不要なほか、自社でシステムをカスタマイズするコストも要りません。最後のメリットは、場所を選ばないことです。クラウド型ではインターネット環境さえあれば、どんな場所からでも利用できます。パソコンやタブレット端末のみならず、スマートフォンでも利用可能なので、外出の多い営業担当者にぴったりです。また、在宅勤務やサテライトオフィス、出張にも柔軟に対応できるでしょう。

スマホ・タブレットに対応しているか確認する

営業活動は顧客先に訪問する機会が多いものです。そのため、効率的に営業活動を行うには、顧客先への移動時間の有効活用が求められます。直行直帰のような営業スタイルでは、営業活動に充てられる時間を増やすことにもつながるでしょう。その場合、出先からでもSFAへのアクセスができるように、スマホやタブレットへの対応は必須です。リモート環境からでもアクセス可能なツールを選ぶことも重要なポイントです。