2020.08.27 / ツール紹介 

案件管理ツールのメリット・選び方のポイントを詳しくご紹介!

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みなさんは、案件管理ツールを利用したことはありますか。案件管理ツールとは、顧客情報・スケジュール・営業行動情報・案件進捗・営業結果といった情報を営業部門全体で共有して、サポートするツールです。企業によっては営業活動を担当者の裁量に任せきりで、受注獲得に必要な情報が共有できていないケースもあるようです。テレワークが加速した昨今、今まで以上にこうした属人的な営業手法に限界を感じている企業も多いのではないでしょうか。

そこで、この記事では、案件管理ツールを導入すべき理由やメリット・選び方のポイントをご紹介します。

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正しい案件管理を行うべき理由

営業活動を行ううえでは、正しい案件管理が重要です。この章では、正しい案件管理を行う理由を、詳しくご紹介します。

 

業務効率化につながる

案件管理を行うことで、部門全体での情報共有が進むため、次にすべき仕事を明確に把握できるようになります。また、情報を一元化することで、担当者の確認や資料を探す手間が省けます。このように、案件管理を正しく行うことで、さまざまな情報が可視化され、効率的に業務が進められるようになるのです。

 

案件情報の共有ができる

案件情報の共有ができることも利点の一つです。案件管理にはチーム単位で行う方法や、部門全体で行う方法、会社全体で行う方法などがありますが、案件管理を健全に行うためには、部門や社全体にまたがって管理できる方法を採るべきです。

特に、規模が大きいプロジェクトや多くの部署が関わる案件では、部署間での連携が必要になる場面も少なくありません。全体での共有が不十分で、案件の進行が滞ってしまうケースもよくあります。しかし、情報共有が徹底されると連携もスムーズに進み、業務の質を高められます。例えば、商談が決まった段階で法務がコンプライアンスチェックをしたり、契約締結時に秘密保持契約を結んだりするなど、他の部署も業務の進行に合わせて、リアルタイムで仕事が進められるようになるでしょう。

 

ミス・トラブルの防止になる

案件を営業部全体で共有しているため、メンバーの誰かがミスやトラブルを起こしそうな兆候を事前に掴むことができます。そのため、ミス・トラブルを未然に防ぎやすく、仮に問題が生じた際にも初期段階でリカバリーすることができます。特に、確認のし忘れや連絡漏れといったミスはすぐに減らせるはずです。

 

営業スキルの向上につながる

案件の共有化が進むため、今まで敏腕の営業担当者の中でブラックボックス化していた情報が明確になり、部下に対して適切なアドバイスができるようになります。また、営業に関する情報を部門で共有していれば、若手社員はベテラン社員の営業スキルを確認して学ぶことができます。一見すると、営業管理と社内教育は無関係のように思えますが、社員のスキルを高めたり、業務の質を一定に保ったりするのにも貢献するのです。

 

案件管理の方法

次に案件管理の方法について考えてみましょう。ここではExcelで管理する方法と、専用のツールを活用する方法の2種類に分けてご紹介します。

 

Excel(エクセル)

Microsoft社が提供する表計算ソフト、Excelを使った管理方法です。メリット・デメリットを解説します。

 

メリット

業務での活用も多いExcelは、操作への慣れや導入コストを削減できることから、営業管理ツールとして利用されているケースも少なくありません。自社の状況に合わせて管理テンプレートを作ったり、月次でシートを分けたりして管理されているケースなどがあるようです。また、計算式やグラフ機能を使えばダッシュボードのように扱えるほか、マクロを組んで自動化することも可能です。

 

デメリット

エクセルでの案件管理のデメリットは、項目が多くなることによってファイルが重くなったり、見づらくなったりすることです。同じファイルが複数の場所に保存されている場合、最新のファイルや信用すべき情報が分からなくなる可能性もあります。

また、案件数が多くなると他のデータとの紐づけが難しくなるケースも考えられます。表面的な情報管理はできても、データベースとしてデータの蓄積や分析をすることには不向きです。Excelは基本的にPCでの操作を前提にしているため、特に外出が多い営業担当者の方には不向きでしょう。データの更新や共有に手間がかかったり、リアルタイム性に欠けたりすることもデメリットです。

どうしてもExcelを使って管理したい場合には、Googleドライブやドロップボックスといったホあのツールと上手く併用して、リアルタイムで管理できるような工夫をする必要があるでしょう。

このようにエクセル上での案件管理には多くのデメリットがあります。そのため、多くの案件を抱えている企業や、今後の案件増加が見込まれる企業には不向きです。適切な案件管理をするのであれば、専用ツールの導入を検討しましょう。

 

SFA(営業支援)ツール

SFAとは「営業支援システム」のことで、営業部門全体で、営業プロセスや情報の管理・共有を行うツールです。営業支援ツールを活用した管理方法のメリット・デメリットをチェックしてみましょう。

 

メリット

SFAを導入するメリットとして、営業活動の「効率化」「可視化」「標準化」の3点が挙げられます。

一つ目のメリットは営業活動を効率化できる点です。多くのSFAツールは、スマートフォンやノートPCで利用できるため、商談先や出先、移動中でも利用できます。業務の手間や無駄を省き、営業活動の効率化が実現します。二つ目のメリットは、営業活動を可視化できる点です。営業活動をより良くするうえで、業務プロセスを可視化することは非常に重要です。

従来のように口頭や書面による業務管理は、情報の共有性が低く、業務内容がブラックボックス化しやすい問題がありました。しかし、SFAを導入することで、細かな営業情報が可視化され、案件の進捗や業務状況が明瞭になります。一連の営業プロセスを俯瞰して受注成功・失敗の経緯を把握しやすくなるので、適切な助言や指導を行えるなど、教育面でも効果を発揮します。三つ目のメリットは、営業活動を標準化できる点です。これまでに蓄積してきた営業記録や顧客への対応履歴が残せるので、担当者変更や引き継ぎがあっても今まで通りの対応が可能です。 

その他、マネージャーや経営者にとっても、こうしたツールは魅力的なはずです。例えばマネージャーであれば、案件の受注確度を判断したり、タイムリーにアドバイスしたりすることもできます。営業状況が分かるので、人事評価を下す際にも役立つでしょう。

 

デメリット

デメリットとしては、導入費や運用費が発生することが挙げられます。現状の組織の規模や導入の予算を明確にしたうえで、導入によって期待できる効果を考えて導入する必要があります。また、案件管理ツールは導入後の運用面が重要ですが、導入をした後に社内に浸透しなかったり、機能追加で予算が膨らんでしまったりするケースも少なくありません。そのため、もし導入をする場合には、あらかじめ社内で運用体制を組み、無理なく運用が進められるよう準備しておきましょう。特に、導入初期は既存の情報を移し替える作業が発生するので、業務コストもかかりがちです。しかし、そこで諦めてしまえば、導入費だけがかさんでしまって効果が得られないという結果になりかねません。 

上手に活用すれば確実に業務効率化が果たせるので、中長期的な視点を持つようにしましょう。コストパフォーマンスに関しても、ツールの選定にさえ注意すれば、あまり大きな短所にはならないでしょう。では、次の章でツール選びのポイントを確認してみましょう。

 

SFA(営業支援)ツールを選ぶときのポイント

ツールを選ぶ際のポイントはいくつかありますが、具体的にどのような点に気を配るべきなのでしょうか。

 

操作性を確認する

SFAを導入するうえで、操作性を確認しておくことはとても大切です。UIが複雑なツールは入力などに手間がかかり、かえって業務の妨げになります。そのため、マニュアルが無くても使用できるような、簡単に操作性できるツールを選ぶことが重要です。また、機能が多すぎるものよりも、コンパクトにまとまったシンプルなツールを選ぶようにしましょう。いくら機能が充実していても、使いこなせなければ無意味なものになってしまいます。まずは、社内のITリテラシーを把握し、それに合わせた営業支援ツールを選択することが大切です。 

併せて、社内での教育体制をあらかじめ敷いておくこともセットで考えるようにしましょう。どんなに操作が簡単なツールであっても、ルール説明やオリエンテーションがなければ、なかなか浸透しません。そのため、どんなに操作しやすいツールであったとしても、運用担当者が率先して研修を開いたり、入力規則などを決めておくことが大切です。ベンダーの中には、サポートや運用支援、コンサルティングといったサービスを提供している会社もあります。まずは社内でのスムーズな運用を実現するために、こうしたサービスを加味して選ぶのも良いでしょう。

 

クラウド型システムを選ぶ

基本的にはクラウド型のシステムを選ぶようにしましょう。クラウド型のシステムには、主に3つのメリットがあります。 

第一に、初期費用を安く抑えることができます。クラウド型であればハードウェアを購入する必要はありません。そのため、オンプレミス型に比べると初期費用を安く抑えられます。なお、月額使用料が発生するため、あらかじめ必要な機能を絞り込み、ストレージも最小限で契約するなど工夫してみましょう。二点目に導入のしやすさが挙げられます。クラウド型は自前でサーバーやハードウェアを用意する必要がありません。まとまった導入費が不要なほか、自社でシステムをカスタマイズするコストも要りません。最後のメリットは、場所を選ばないことです。クラウド型ではインターネット環境さえあれば、どんな場所からでも利用できます。パソコンやタブレット端末のみならず、スマートフォンでも利用可能なので、外出の多い営業担当者にぴったりです。また、在宅勤務やサテライトオフィス、出張にも柔軟に対応できるでしょう。

 

スマホ・タブレットに対応しているか確認する

営業活動は顧客先に訪問する機会が多いものです。そのため、効率的に営業活動を行うには、顧客先への移動時間の有効活用が求められます。直行直帰のような営業スタイルでは、営業活動に充てられる時間を増やすことにもつながるでしょう。その場合、出先からでもSFAへのアクセスができるように、スマホやタブレットへの対応は必須です。リモート環境からでもアクセス可能なツールを選ぶことも重要なポイントです。

 

他ツールと連携できるか確認する

既に導入済の他ツールとの相性を考えることも大切です。全てのツールが他ツールとの連携に対応しているわけではありませんが、中にはツール同士をつなぎ込めるものもあります。メールやチャットツール、カレンダーとの連携ができれば、さらなる業務効率化が見込めます。

導入した企業の中でも、Slackとの連携を活用した結果、コミュニケーション量が増えたり、必要以上に案件に介入する機会が減ったりして、ポジティブな影響が生まれたとのことです。

 

おすすめSFA(営業支援)ツール「ちきゅう」

ここからは、数あるSFAのなかでもおすすめのツールである「ちきゅう」をご紹介します。

営業支援ツールのちきゅうは、純国産のSFA/CRMツールです。シンプルで使いやすく、企業の規模を問わず多くの導入実績を誇っています。ちきゅうは、徹底して営業現場における使いやすさにこだわって作られています。では、詳しい機能についてご紹介します。 

ちきゅうには、大きく分けると「商談管理」「顧客管理」「タスク管理」「データ分析」の4つの機能があります。例えば、まだ案件化されていない見込み客の情報だけでなく、すでに案件化されている顧客情報もまとめて管理することが可能です。入力工数も最小限に抑えられているため、管理業務の負担も削減できます。 

直感的に操作できるデザインを採用しており、ドラッグ&ドロップで案件のフェーズを変更できたり、グラフ機能などを使って受注率などを分かりやすくまとめられたりします。 

他にも、名刺管理機能やカスタムオブジェクト機能も搭載されています。「名刺管理機能」は、専用のアプリで名刺をスキャンして、顧客データを自動で登録できるものです。名刺管理の業務コストを大幅に削減でき、ペーパーレスの名刺管理を実現しました。カスタムオブジェクトは、何か新たなオブジェクトを自らカスタマイズできる機能で、業態・業種に合わせた運用が可能になります。例えば、物件情報の項目を新たに作ったり、商品の登録情報を作成したりできます。 

ちきゅうでは無料トライアルを提供しているので、ツールの導入を検討している方はお試しください。今回ご紹介したように、専用のツールを使えば着実な業務改善が見込めます。ぜひ、案件管理ツールを上手に活用してみてくださいね。

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