2020.06.03 / ツール紹介 

【営業管理ツール選びのポイント】
導入を失敗しないための基礎知識まとめ

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「営業管理など煩雑になりがちな業務を効率化したい」「顧客のデータを分かりやすく管理したい」という悩みを持っている企業は多いのではないでしょうか。

営業に関わる情報の整理に時間をとられると、本来の営業活動に支障が出る場合もあります。そこでこの記事では、営業に関する管理業務を効率化できる「営業管理ツール」についてご紹介します。

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営業管理の基礎知識

営業管理とは、営業に必要な情報や行動などを管理することです。営業活動に関わる情報をしっかり管理することで、営業力を高めることが期待できます。

ここでは、営業管理の目的や指標などについてご紹介します。

 

営業管理の目的とは?

営業管理では、営業に必要なプロセスなどを数値的に管理し、目標と営業活動のギャップを埋めることを目的としています。

案件、顧客、行動、タスク、スケジュールなど営業情報全般を、一元管理することで、営業活動の改善を期待できます。

 

営業管理で用いられる指標

営業管理には、いくつかの達成すべき数値があります。指標とされる主な数値は、以下のようなものがあります。

 

目標管理

営業活動において、まず最初に設定すべきなのが「最終的に達成したい営業目標」です。

具体的には、以下のような指標が設定されます。

・売上高
・受注金額
・販売高
・利益率

目標管理は、部門、担当ごとに行います。達成率と達成見込みの数値を把握し、改善するポイントを発見します。

そこから妥当な目標が設定されているか、営業メンバーに納得してもらえるかを確認しますが、このとき目標は現在より少し上に設定するのがおすすめです。そうすることで、営業メンバーの成長を促すことができます。あまりに達成不可能な目標に設定しすぎると、メンバーのモチベーション低下を招いてしまう可能性があるため、注意しましょう。

 

案件管理

顧客ごとの一つひとつの案件について管理します。主に、以下のようなものを指標とします。

・商談進捗率
・顧客先への訪問回数
・受注確度
・受注見込み金額

商談に至った経緯から受注に至るまでの経緯をステージごとに分けて数値化します。

また、各プロセスの進捗状況と見込み度合いなども管理しましょう。そして案件の重要性や緊急性なども記載しておきます。

営業活動は複数のプロセスに追われることが多いですが、基本的に自分で案件管理を行います。しかし、複数の案件を担当していると、やるべきタスクを忘れてしまうこともあるでしょう。そこで、これからご紹介する営業管理ツールを取り入れると、やるべきタスクを忘れず、効率的に遂行できるようになります。

 

行動管理

案件が成約に至るまでには、多くのプロセスやアクションが発生します。それに伴う情報を管理します。主な指標は、以下のようなものです。

・電話をかけた回数
・アポイント回数(面会の約束を取り付けた回数)
・新規の訪問回数(実際に訪問した回数)
・継続で訪問した回数(商談につながった回数)

リピート営業をした場合には、訪問回数や頻度、商談時間なども記録します。

この行動管理データによって、訪問率や成約までに必要な努力数などを把握できます。それにより、成約の可能性が低い無駄な訪問や商談の時間を削減し、効率的に営業活動が行えるようになるでしょう。

もし成果を出せていない営業メンバーにアドバイスを行う場合は、結果だけを見ないようにしてください。「目標を達成するにはどんな行動すべきか」という点に注目することが重要です。行動管理ができていれば、営業メンバーがどんな行動をとっているかが見える化されるため、目標を達成できない原因を具体的に知ることができます。

また、営業メンバーによって苦手なことが異なるので、その人に合った指導をすることが大切です。

これらの情報管理を一元化することなく、営業メンバーぞれぞれに任せていると、記録の内容や頻度にばらつきが出てしまいます。

そのため、より円滑に効率よく記録するために営業管理ツールが注目されているのです。

 

顧客管理

営業活動における顧客管理とは、顧客の基礎的な情報に加えて、趣向や行動履歴といった多面的なデータを管理することを指します。顧客管理を徹底することで、営業活動を効率化させたり、その後の業務改善フローに役立てたりすることが可能です。顧客管理は、顧客との関係強化や収益の最大化を図るために、以下のような指標を掲げて管理します。

・顧客維持
・関係強化
・売上拡大

実際に、売上の8割は2割の顧客が生み出しているというデータがあるように、新規顧客に注力するよりも、既存顧客に契約更新やアップセルを働きかける方が利益を向上できます。しかしながら、顧客との関係性を維持して新たなビジネスの機会を設けるには、営業担当者からの適切なタイミングで的確なアプローチを行い、商品・サービスの価値を伝えていく必要があります。

そこで、顧客管理を徹底して行うことで顧客との関係性を強化し、しっかりとファン化していくことで安定的な売上拡大が目指せます。また、顧客の趣味嗜好をリアルタイムで可視化できるようになるので、クロスセルやアップセル、チャーンレートの低減といったアプローチもしやすくなります。

 

営業管理ツールを導入するメリット

営業活動の支援を目的とした営業管理ツールのメリットには、以下のようなものがあります。

 

営業活動が見える化される

口頭やメール、紙だけで報告を行っていると、情報を細かく共有できません。また、リアルタイムで情報を更新できないため、タイムラグが生じてしまうことも多いです。

営業管理ツールがあれば、情報を一元管理し、リアルタイムで共有することができます。

 

ナレッジを蓄積できる

訪問記録や商談情報などを共有できることで、顧客に合わせたアプローチができます。また、過去の成約状況も確認することができるため、類似した案件が出た際にヒントを得られるようになります。

 

営業活動の効率化が図れる

営業活動の結果を、社員がツールにすぐに入力できれば、管理者の負担が減ります。また情報がリアルタイムで社員全体に伝わるので、営業活動の効率化につながります。

 

他部署と連携が図れる

営業担当者それぞれが顧客情報や進捗管理している状態は、さまざまな情報が社内で共有できないため業務が属人化しがちです。情報が共有されていない状態では組織として戦略的な活動ができず、売上が伸ばせるかどうかは営業担当者それぞれのスキル依存してしまいます。 

しかし、営業管理ツールを活用することで、システム上ですべての情報が一元管理できるようになります。一か所に情報を集約することで他部署が情報を利用できるようになり、マーケティング部門と営業部門で協同しながら戦略的な活動ができるようになるのです。 

また、営業担当者の対応漏れや引き継ぎの労力も大きく削減できます。担当者不在時のトラブルにも柔軟な対応が可能です。 

さらに、担当者の退職や異動があったとしても業務を滞りなく行うことができるうえに、新人教育も効率化できるメリットがあります。新人教育では、通常は数ヶ月間のトレーニング期間が必要です。しかし、営業管理ツールがあれば、基礎的な知識を伝えた後は、適宜ツールを確認して応用力を身につけてもらうことで、自身で考える力を培いながらスキルアップを図ることができます。

このように、営業ツールだから営業部門だけで活用するのではなく、各部門同士が営業管理ツールを通して連携していくことで、効率的に業務を進めることができます。

 

顧客満足度の向上につながる

営業管理ツールが業務の効率化に役立つことは、ご紹介してきたとおりです。業務が効率化されれば、浮いた時間は既存顧客へのフォローや商談準備などに割くことができ、顧客満足度の向上を図ることができます。 

また、顧客管理ができるツールであれば、顧客に関するさまざまな情報が一目でわかるため、担当者以外でも問合せ対応が可能になります。一か所に顧客情報が集約されていないと、確認に時間を要したり、担当者に確認して折返し対応していたりと、顧客を待たせるシーンが多く発生しがちです。しかし、ツールに情報を集約していつでも誰もが均一な対応を取れることで、顧客も安心感が得られ、サポートに対する顧客満足度が向上することでしょう。 

さらに、営業管理ツールでは、顧客情報を属性や購買履歴、収益性などさまざまな観点から分析可能です。そのため、顧客それぞれのプロフィールやニーズに合った、適切な商品やサービスを提供できるようになります。

顧客にマッチしたアプローチは、顧客満足度の向上に直結し、自社製品の継続的な購入を促します。こうした対応を続けていくことで、顧客を自社の「ファン」にすることができるのです。1度ファンになった顧客は、継続的な利益をもたらしてくれる存在なので、新たな商品を打ち出したり、新事業を立ち上げたりと長期的な事業計画を策定することができます。

 

社員のモチベーションアップにつながる

営業管理ツールを活用すると、各スタッフの営業活動を誰もが一目で把握できるようになります。行動が可視化されることで目的が明確になるメリットが生まれ、営業活動が効率化されるのです。

営業活動の成否に関わらず、現状や各スタッフの動きが把握できることは、それぞれの営業手法を比較して改善策を見つけるきっかけになります。 

また、行動が可視化されることで、管理者側もスタッフにピンポイントで助言を行うことが可能です。各スタッフの行動の可視化は正当な人事評価にもつながり、スタッフのモチベーションの向上に貢献してくれるでしょう。

 

営業管理ツールを選ぶときのポイント

営業管理ツールには、さまざまな種類があります。その中で自社に合ったツールを選ぶためのポイントをご紹介します。

 

自社の課題を明確にする

まずは、自社が営業活動においてどんな課題を抱えているのかを明確にしましょう。
課題を明確にすることで、ツールにどんな機能が必要なのか検討がつきます。そのため、失敗せずに自社に適切なツールを導入することができます。

「とりあえず多機能であればいい」と考えがちですが、使わない機能が多いと操作が難しくなる可能性も高いです。そのため、自社の課題を解決するために「絶対に必要」「あると便利」「必要ない」の段階に合わせて機能を仕分けることがおすすめです。

 

画面デザインや操作性を確認する

機能だけでなく、画面デザインや操作性も重要です。

ツールは、基本的に営業に関わる全てのメンバーが利用することを前提としており、中にはITツールの操作に自信がないメンバーもいるでしょう。

いくら機能が豊富でも、管理画面が見づらかったり、操作がしづらかったりすると、社員が使いこなせず、導入失敗に終わってしまう可能性があります。

どんなメンバーでも、直感的に操作ができるシンプルなツールを選ぶことが大切です。また、ツールを導入する前に研修などを行うことも有効でしょう。

 

費用対効果が高いツールを選ぶ

せっかくコストをかけてツールを導入するなら、コスト以上の効果を出したいものです。

単に価格だけでなく、機能・サービスなど総合的に鑑みて、費用対効果の高いツールを選ぶようにしましょう。

営業管理ツールには、無料と有料のものがあります。また支払い方法にも、月額制のものから従量課金制、オーダーメイドのものも存在します。この中から自社にとって最も費用対効果が高いものを選びましょう。

また、利用人数によって費用が変動する場合があるため確認が必要です。

 

分析機能が搭載されているか確認する

営業管理ツールを導入しても、分析機能がなくては課題の発見、改善が行えません。したがって、導入するなら分析機能の有無を確認しましょう。 

ツールに情報を蓄積するだけでも、業務の効率化は可能です。しかし、PDCAサイクルを回していくには、分析結果に基づいた改善と実践を重ねていく必要があります。その際、分析機能がないとスピーディーに分析を行うことができません。 

営業管理ツールは、基本的に特別な知識がなくとも直感的な操作で分析作業を行えるように設計されています。また、ダッシュボード機能による予実の可視化や、毎月発生する定型的な分析の項目を登録し、レポートとして出力する機能を備えているものもあります。 

さらに、営業管理ツールのデータを基に資料を作成するのであればグラフのビジュアルが優れたものを、細かな分析を行うのであればソート機能が優れたものなど、分析機能を最終的にどのように活用していくか検討したうえで選定しましょう。

 

導入実績を確認する

営業管理ツールに関する実際の使い勝手や実情を知るためには、導入実績を確認してみましょう。導入実績数や導入事例が多いツールであれば、良いサービスを継続的に提供しているベンダーの可能性が高いです。また、多くの企業から選ばれ続けるということは、時代のニーズにも適応し、進化し続けている表れでもあります。 

さらに、導入実績に自社と近しい業種や規模の事例が掲載されていれば、抱えている課題や解決したプロセスが参考になる可能性があります。たしかに実績の多さも検討する際に重要な指標ではありますが、もっとも大切なことは自社に適したツールかどうかです。したがって、自社の課題が解決できそうなツールかどうか事例を詳細に確認し、導入後のイメージを掴んでおくようにしましょう。

 

スマホでも利用できるか確認する

特にフィールドセールスが多い企業では、必ずスマホやタブレットで利用できるか確認しましょう。

スマホやタブレット対応であれば、社員が外出先からデータの出入力が可能になります。

例えば、

「顧客への訪問が早く終わったため、近くの顧客もついでに訪問したい。その前に、顧客情報を確認しておきたい」
「商談中に、別の商材についての情報を聞かれたため、すぐにデータを確認したい」

などのケースが起こった場合、スマホやタブレットから情報を確認できるとスムーズです。

また、空いた時間や移動時間に情報の登録から確認までできるため、生産性の向上も期待できます。

 

他システムと連携できるか

すでに他システムを利用している場合は、そのシステムと連携できると便利です。

たとえば、リードの獲得を自動化できるMAツールと連携するれば、リード獲得からリード獲得後の情報管理までスムーズに行うことができるようになります。

営業管理ツールによって、連携できるツール・システムが異なるため、しっかりと確認するようにしましょう。

 

サポートサービスの有無を確認する

サポートが充実しているかも大切です。サポートの体制によって、ツールが定着するか否かの分かれ道となることもあります。

例えば、以下のようなときにサポートしてくれれば安心です。

・導入時
・障害とトラブル発生時
・機能の追加や削除
・アップデート

できれば、導入から運用まで総合的にサポートしてくれるかを確認しましょう。特に初めてツールを導入する場合、ツールの使い方はもちろん、有効な活用方法が分からない場合もあるはずです。そんな時に、サポートを受けることができれば安心できます。

より、営業管理ツールを効果的に活用するために、サポート体制の確認は必須です。

 

無料トライアルを活用する

多くの営業管理ツールでは、無料トライアル期間を設けているため、導入前に利用することがおすすめです。実務に沿った形で使ってみると、操作性に問題が無いか、使いやすいデザインであるか確認できます。

特にデータの出入力やパソコンやタブレット、スマホで使う際のレイアウトについてチェックしておきましょう。

 

営業管理ツール「ちきゅう」

ちきゅう」はSFA/CRM部門で成長率No.1のツールです。シンプルな機能と低価格が特徴のSFA/CRMツールで、中小企業を中心とした多くの企業に導入されています。

これまで紙やExcelなどで管理していた営業活動に関する情報を一元管理することで、より業務を効率化できます。また属人化しがちな活動を、ツールによって可視化が可能になります。

 

シンプルで使いやすい機能

「ちきゅう」は、シンプルで直感的に使えるインターフェースが特徴です。

最小限の入力作業で済み、データの一元管理を簡単に行うことができます。ここでは、「ちきゅう」の代表的な機能についてご紹介します。

 

・商談管理ビュー
商談をかんばん方式で確認できます。一覧で表示できるため、商談の進捗具合を直感的に確認できます。

また、各商談はドラッグ&ドロップで簡単に変更可能です。

・グラフ作成機能
売上実績や着地見込み、達成率などのさまざまな情報を、棒グラフや円グラフなどで把握できます。予実管理やメンバー別の進捗率、受注率などの分析にも役立ちます。

・レポート管理
登録したデータは、人気の項目と条件で抽出可能です。さらに設定した項目や条件は保存できるので、定期的にデータを確認する際に便利です。

・名刺管理機能
「ちきゅう」アプリは名刺をスキャンすることで、自動でデータを登録できます。

・項目設定
プログラミングなどの専門知識が無くても、簡単に入力項目をカスタマイズできます。また、営業方針などの変更に合わせ、柔軟な項目設定が可能です。標準オブジェクトだけでなく、新しいオブジェクトも作成できます。

・タスク管理
自社の担当者や顧客ごとにタスクを設定できます。たとえば管理職が部下のタスクを把握すれば、アクションの改善や制度の高いマネージメントを実現可能です。

・アプリに対応
スマホアプリにも対応しており、情報の閲覧や更新が可能です。

・他システムと連携も可能
「Slack」や「Chatwork」と連携可能です。営業に関する状況が更新された時や見込み顧客を確認した時などに、通知を自動で送ることができます。それ以外にも、メールやカレンダー、Googleマップとの連携も可能です。

 

使いやすい低価格

「ちきゅう」では、料金プランが4つ用意されています(※1)(※2)。

・ライト 1,480円
・スタンダード 2,980円
・プロ 4,980円
・エンタープライズ 9,800円

上記の4つのプランがあり、その中かから最適なプランを選ぶことができます。

(※1)2020年4月現在の金額です
(※2)最低10ユーザーからの契約で、契約期間は1年です

 

セキュリティ対策

「ちきゅう」は技術的・組織的とさまざまな観点からセキュリティ対策が施されています。

・定期的に脆弱性診断を行っている
定期的にネットワークやシステムの脆弱性診断を行っています。脆弱性が見つかった場合は即座に対応しています。

・業界トップクラスのクラウド環境
業界トップクラスとされるAWS環境を採用しており、常に最新のセキュリティ状態を保っています。

・プライバシーマーク認証
「ちきゅう」はJISQ15001に適合しています。

 

無料トライアル期間も用意

「ちきゅう」は、全ての機能を30日間無料で試せるトライアル期間が設けられています。トライアル期間中でも不明な点があれば迅速にサポートしてもらえるため、営業管理ツールの導入をお考えの企業は、ぜひ試してみてはいかがでしょうか?

 

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