スケジュール管理機能を備えるCRM/SFAツールのおすすめ3選

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管理が手間に感じたり、スケジュール管理が煩雑に感じていたりする人は少なくありません。複数ツールでバラバラに管理していると、余計に工数が掛かってしまって業務効率が悪くなってしまうのも事実です。

そのようなときは、スケジュール管理が行えるCRM/SFAツールで一元管理するシステムの構築をおすすめします。

この記事では、スケジュール管理の重要性や、CRM/SFAツールでスケジュール管理を行うメリットについて解説します。スケジュール管理機能を備えたCRM/SFAツールのおすすめ3選も比較したうえでご紹介しますので、あわせてご参照ください。

営業組織のスケジュール管理の重要性

営業組織において、スケジュール管理は非常に重要です。商談や出張、会議をはじめさまざまな「スケジュール」を大前提に動く営業マンは、スケジュール管理ができていないと、それだけで大きなトラブルを招いてしまいます。

場合によっては顧客に大迷惑を掛けてしまい、契約が打ち切りになってしまうリスクがあるのも事実です。
そのような管理漏れを防ぐべく、営業組織では徹底したスケジュール管理体制のもと、営業マンと管理職が双方でヌケモレのないように管理することが求められています。

ここでは、営業組織におけるスケジュール管理の重要性について、目的やメリット、ツールの有用性を解説します。

スケジュール管理の目的やメリットについて

スケジュールをしっかりと管理する目的には、「明確なタスクの割り振りができる」「優先順位を可視化できる」「業務の効率化を期待できる」といったメリットがあります。スケジュール管理が曖昧だと、営業マンのタスクも曖昧になってしまい、業務量過多で効率が悪くなってしまいます。

そこで、明瞭なスケジュール管理を行えば、個々に割り振れるタスク量を把握でき、一人ひとりの業務量を最適化できるのがメリットです。また、時間単位の詳細なスケジュール管理をすべてのタスクに適応すれば、優先順位の可視化により効率よくタスクを進められます。

明瞭なスケジュール管理は担当者の負担を減らすだけでなく、能率的かつ確実なタスクの進行によって、管理者サイドの負担も減らせるのがメリットです。

スケジュール管理の目的は、詰め込みなどによる業務効率の低下を防ぎ、1日でやるべきことをスムーズに終わらせられる作業環境の構築です。そのためにも、タスクを割り振られる側だけでなく、割り振る側にも現状のタスク状況やスケジュール管理を行う能力が求められます。

なぜツールを使う必要があるのか

明瞭なスケジュールは担当者だけでなく管理者にも大きなメリットがあるため、的確なスケジュール管理能力が求められます。しかし、一言でスケジュール管理といっても、メモやエクセルで行われるスケジュールから、専用ツールを用いたスケジュール管理までさまざまです。

メモやエクセルなどもスケジュール管理できるツールのひとつですが、検索性が悪かったり、データが膨大になってしまったりするトラブルもあります。

なかには、「記入に手間が掛かってスケジュール管理に負担がかかる」「共有がスムーズにしづらい」「見づらい」などの課題もあり、気づいたらうまくスケジュール管理ができなくなった経験のある方も少なくないでしょう。

そこで、スケジュール管理機能を備えたCRMなどの専用ツールがおすすめです。スケジュール管理に優れたツールを導入すれば、「効率的な記入」「スムーズなスケジュール共有」「可視性・検索性が高い」「過去の履歴をデータに残せる」といった効果が期待できます。

スケジュール管理機能を備えた専用ツールを使うかどうかで、スケジュール管理業務自体のやりやすさが大きく異なります。また、クラウド対応ツールならリアルタイムでスケジュール管理や進捗状況を更新できるのも特徴です。

明瞭なスケジュール表を作成できれば利活用を促進できるほか、日常の作業負担を軽減して、業務の効率化を実現できます。

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CRM/SFAのスケジュール管理機能を活用するメリット

明瞭で正確なスケジュール管理にはさまざまなメリットがあるものの、管理者に大きな負担が掛かってしまうのも事実です。そこで、CRM/SFAに搭載されたスケジュール管理機能の活用をおすすめします。

CRM/SFAとは、顧客情報を一元管理できるシステムで、複数のツールでばらばらに管理されていたデータを一括管理・分析できる仕組みです。「ツールAで商談や予算進捗を確認」「ツールBで日報を管理」「ツールCで提案資料を保管」「ツールDでスケジュールを…」といったツールの使い分けをなくし、すべてのデータをまとめて管理できます。

ひとつのツールにデータが集約されれば、「◯◯を確認しなきゃ…」といった負担をなくし、「見える化」を「見せる化」に変化させられるのがメリットです。

CRM/SFAにはスケジュール管理機能を備えたツールもあり、各営業担当者のスケジュール報告も、マネージャーにリアルタイムで共有・一元管理できる魅力があります。営業担当とマネージャー間で円滑なタスクを割り振りできるため、必要に応じてサポートに入りやすいのもメリットです。

たとえば、スケジュール管理機能を備えた「GENIEE SFA/CRM」なら、同じイベントの日を何度も別のツールに入力したり、2つのカレンダーを見比べたりする必要もありません。

イベントは両方のカレンダーで自動的に同期されるため、スケジュールの管理・把握漏れリスクを大幅に低減できる魅力があります。CRM/SFAのスケジュール管理機能を活用すれば、管理工数の削減と業務効率を大幅に向上できるほか、「売上予測」を立てられるメリットもあります。

【比較】スケジュール管理機能を備えるCRM/SFAのおすすめ3選

スケジュール管理機能を備えたCRM/SFAならさまざまなメリットを得られるため、営業担当やマネージャーをスケジュール管理工数を和らげるためにも、ツールの導入をおすすめします。

ここでは、スケジュール管理機能を備えるCRM/SFAのおすすめツール3選を紹介します。

1. GENIEE SFA/CRM

「GENIEE SFA/CRM」は、株式会社ジーニーが提供する国産営業管理ツールです。SFA/CRMツールとしてスケジュール管理機能も備えており、商談タスクとスケジュール管理を効率化させる仕組みによって、チームの負担を大幅に削減できます。

PCやスマホからでもシンプルに操作できる魅力も特徴的で、定着率99％の実績により、「システムの有用性を現場に根付かせたい」といったシーンにも最適です。GENIEE SFA/CRMでは「Googleカレンダー/office365カレンダー」と連携でき、SFA/CRMで割り振られたタスクが自動的にカレンダーへ同期表示できます。

そのため、営業管理者がスケジュール管理で入力すべきフォームはSFA/CRMに限定できるのも魅力です。それぞれに二重入力する手間を省き、スマートなスケジュール管理を実現できるため、業績向上のボトルネックになりがちな管理業務を効率化できます。

ほかにも、「Gmailとの連携で顧客とのやり取りを活動履歴に直接保存」「AIマネージャーが要約作業をお手伝い」「Googleマップとの連携で訪問先・顧客情報をスムーズに確認できる」など、営業マネージャーだけでなく営業マンの負担を軽減するシステムも多数搭載されています。

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2. Salesforce

「Salesforce」は、セールスフォースが提供するスケジュール管理機能付きのSFA/CRMツールです。「Salesforce Scheduler」などのスケジュール管理機能によって、商談やタスク周りの管理進行業務を大幅に効率化できます。

たとえば、アラート機能でタスク予定日を通知したり、処理済みタスクを履歴として残してやるべき対処ができたか明確にしたりできます。また、営業目標の進捗やパイプライン状況も可視化できます。

加えて、Salesforceには専用の「Salesforceカレンダー」が用意されているのも魅力です。カレンダー予定に商談を紐づければ、カレンダーを見るだけで「商談内容・担当者・顧客名」などをスムーズに把握できます。そのため、問い合わせなどの対応も効率化できるのがメリットです。

豊富な拡張製品やAPIを利用した外部カレンダーとの連携力など、Salesforceは拡張力の高さが魅力のCRMツールと言えます。一方で、スケジュール管理の効率化には一定のノウハウが求められ、自社にあわせてカスタマイズできる人材が必要です。

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3. Zoho CRM

「Zoho CRM」は、Zohoが提供するコストに優れたCRM/SFAツールです。タスク・スケジュール管理を効率化する機能が多数搭載されており、進捗管理やスケジューリングを効率的に行えます。

スケジュール管理共有やカレンダー機能では、営業活動に必要なデータを添付したり、コメントを残せたりできるのも魅力です。複数のスケジュールを同時に管理できるほか、何をどうすべきか、タスクとして可視化できるメリットもあります。

また、タスクの完了報告を行えば自動的に次のタスクが割り振られるなど、ワークフローの効率化も実現できます。スケジュール管理の工数削減はもちろん、営業担当がスムーズに次のタスクに移れるため、業務効率を引き上げられるのが魅力です。

スケジュール管理や顧客管理をはじめ、多種多様な業種で活用しやすい機能が搭載されており、非SIerでも手軽にカスタマイズできる操作性も人気を集めています。

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まとめ：重要なのはCRMやSFAを導入した後

スケジュール管理には、営業担当者・管理者双方に大きな負担がかかってしまいます。エクセルやメモ帳だけでスケジュール管理を行っていると、タスクの割り振りに過不足が生まれたり、次のタスクが何かを確認するロスタイムが生まれたりと、業務効率が悪くなってしまうのも事実です。

なかには、スケジュール管理を行っていても、うまく利活用されない現場もあります。そのときは、CRMやSFAツールがおすすめです。顧客情報の一元化やスケジュール管理の明瞭化、タスク割り振りの効率化などさまざまなメリットを得られます。

しかし、もっとも大切なポイントは、CRMやSFAツールを導入した後に「きちんと利活用できるか」どうかです。システムを導入してもスケジュール管理がうまくできなかったり、思ったような業務効率化を実現できなかったりする事例もあります。

ツールが現場に浸透せず歯がゆい思いをする可能性も否定できないため、導入後も徹底にサポートしてくれるSFA/CRMツールのベンダーを選ぶのがおすすめです。必要に応じてトライアル版を利用し、「自社に馴染みそうか」「システムを利活用できそうか」「ストレスなく操作できるか」などの確認をしてみるのをおすすめします。

もし、スケジュール管理機能を備えたCRM/SFAツールの導入をご検討されている場合は、「GENIEE SFA/CRM」のトライアルをご利用ください。手厚いサポートと使い勝手に優れた操作画面によって、定着率99％を誇る「GENIEE SFA/CRM」なら、導入後のシステム利活用を促進できます。

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